探析管理心理学在档案管理中的运用

探析管理心理学在档案管理中的运用

吴安平

（平湖市城市管理行政执法局）

摘　要:当前，随着经济、社会的不断发展，社会结构与社会心理也发生了巨大变化，这对档案工作人员的心理造成了较大冲击。因此，对档案管理活动中的心理规律进行分析研究，强化心理管理，提高档案工作人员的素质，是做好档案管理工作的重要途径。

关键词:管理心理学　档案管理

管理心理学作为现代管理学中一门新兴的独立学科，是研究人的心理活动，同时对如何调动、提高人的工作积极性与工作效率进行研究探讨的学科。长期以来，档案管理工作都偏向于对实体档案的管理，却疏于对档案工作人员的管理，导致了档案工作的有效性与良性发展在一定程度上受到制约。针对这一状况，必须对已有的管理模式加以改进，引进新的管理理念，建立新的管理机制。

一、管理心理学在档案管理中运用的必要性

抛开管理活动的最终目的，从管理学角度分析，管理的基本要求都在于使被管理对象有序化。而档案管理的基本要求也在于档案的有序化，这其中既包括了实体档案的有序化，也包含了信息管理的有序化。对数量庞大、内容繁杂的档案进行有序化管理的方法有很多，其中最基本的方法就是对档案加以分类，这是人类活动迄今为止最基本有效的管理方法，它要求档案管理人员不仅要有积极的工作热情，同时要具备高度的保密意识，且熟悉档案管理的专业知识与相关法律法规。然而，由于档案管理工作内容单调、任务烦琐，导致管理人员常常缺乏工作自主性，无法高效地完成工作任务。

管理心理学以组织中的人为特定研究对象，对其进行重点的系统化研究，以最低的成本，最大限度地提高效率，调动人的积极性、创造性，从而达到提高工作效率与工作质量、改善组织结构和领导绩效、提高管理水平的目的。因此，为充分调动档案管理工作人员的工作积极性，应在档案管理工作中引入管理心理学，以弥补档案管理工作中存在的不足。

二、档案管理人员职业倦怠的原因分析

（一）工作负担过重，难以调动工作自主性

要做好档案管理工作，既需要档案管理工作人员对档案管理工作充满热情、具备耐心，同时还要掌握档案专业知识和法律法规。然而，在实际工作中，由于任务过于烦琐、枯燥，工作程式化，常常导致工作人员在工作中缺乏积极性。

（二）工作内容或职场环境失衡

档案管理人员长期面对大量档案材料的收集、整理、鉴定、检索、统计等繁杂工作，工作内容重复单一，导致了工作人员容易产生心理疲劳，处于被动应付的状态。

（三）缺乏成就认可，发展空间较小

现在很多单位对业务人员的发展极为重视，相对忽视了档案管理人员的发展。一些单位由于经费紧张或管理体制等问题，对档案管理人员的重视程度不够，一线部门档案管理人员外出接受培训、进修的机会较少，其专业知识更新相对滞后，导致档案管理人员被边缘化，长此以往难免形成失落感，工作积极性随之下降。

（四）现实与个人理想差距过大

长期以来，工作现实与未来预期存在巨大差距，造成了部分档案管理人员对工作前景产生疑虑，有的甚至对档案管理事业的发展丧失信心，进而也对档案工作岗位失去兴趣。

三、管理心理学在档案管理工作中运用的着力点

（一）激励管理

这里的激励可以理解为调动档案管理人员积极性的一个过程，通过激发工作人员的动机，使档案管理人员能够有一股向期望目标努力前进的内在动力。在实际工作中，通过适当的激励能够使档案管理工作人员更为充分地发挥其技术和才能，转变档案管理工作人员的消极思想，保持积极向上的动力，从而保证高效的工作质量。激励的方式主要有通过外在的福利、晋升、嘉奖等认可奖励，通过工作人员内在的如责任感、光荣感、成就感的激励。通过外在的方法激励，可以显著提高效果，但却无法持久，而内在的激励虽然需要经过较长的过程逐渐熏陶，但是其持久力更强，并且对工作效率的提高也较为显著。

（二）个性差异管理

由于每个人的生活背景不同，成长环境不同，其思考模式与价值观也不同，从而形成了个人之见的差异。这种差异不仅是经验和能力上的差异，也是人的某些情绪因素如信念、气质等的差异。

一方面，人与人之间的个性差异也反映了个体的优势与特长，是组织解决问题、创新发展、获得成就的动力，通过扬长避短，可以有效地对个人知识和技能的差异进行补救。首先应对档案管理工作人员进行专业培训，并适当制定奖惩措施，增强培训效果；其次，要保证档案管理工作人员的心理平衡，让每个档案管理工作人员都能对自己所处的环境有一个清楚的了解，并对自身合理定位，以求个人能力的成长，改善工作态度和行为方式，增强其对环境的适应性。

另一方面，个体间的差异也反映出每个人的缺点与不足。因此，必须对档案工作人员的差异进行了解，并根据其性格特点制订不同的管理办法，既要兼顾个人专长，又要确保每个档案管理工作人员能充分发挥自己的才能，积极高效地创造工作业绩。

四、加大对档案管理心理学专业人员的培养

在将管理心理学引入到档案管理工作中的同时，要注重在档案管理中渗透人性化管理，更多地关注档案管理工作人员的心理需求。为此，需要对档案管理工作人员出现的心理问题进行疏导，这就需要从以下两方面着手。

（一）对优秀档案管理工作人员进行集中专业培训

对优秀的档案管理人员进行培训，在档案管理知识的基础上学习专业性更强的档案心理学、管理学等相关的业务知识，做到理论与实践相结合，从而快速、准确地理解并掌握新的管理知识，能够在短时间内弥补缺乏专业档案管理人才的遗憾。

（二）设立专业学科，培养专业人才

通过在大学设立专门的档案管理心理学学科，培养大量的专业性人才，填补档案管理工作人才的缺口。加大对档案管理心理学专业人才的培养力度，并将之应用于档案管理工作，以有效提高档案管理工作效率，加速档案管理科学现代化进程，践行“以人为本”的科学发展观。

档案管理工作的开展关键在于对“人”的培养，为保证档案管理活动的运行效率及质量，档案管理人员除了要具备良好的政治思想素质与文化业务素质外，还必须具备良好的心理素质。

综上所述，面对经济社会发展、产业结构调整的大背景，档案管理工作面临严峻的考验。通过在管理工作中渗透“以人为本”的精神，可以在很大程度上纠正档案管理工作人员的错误观念。而在档案管理工作当中引入管理心理学，肯定档案管理工作人员的成就，赋予他们一定的成就感、责任感和荣誉感，充分调动档案管理工作人员的工作积极性，能够确保档案管理工作高效、稳定运行。因此，在实际工作中要关注对档案管理工作人员心理素质的培养，注重内部培养与吸收管理心理学方面的人才，努力提升档案管理工作团队的整体素质。

参考文献:

［1］李辉，鄢淇.将管理心理学引入档案管理工作的思考［J］.兰台世界，2009（2）.

［2］戴喜梅.管理心理学在档案管理中的应用［J］.河南理工大学学报（社会科学版），2009（3）.

［3］李宜霞.浅谈档案管理人员的职业倦怠性［J］.图书与档案管理，2007（25）.