离职档案与人事档案的区别

人事档案是在人事管理活动中形成的记述和反映个人经历、思想品德、业务能力、工作状况以及所受奖励、处罚等方面情况并以个人为单位归档保存的原始记录。人事档案可分为干部档案和企业职工档案。中共中央组织部、国家档案局印发的《干部档案工作条例》（组通字〔1991〕13号）和劳动部、国家档案局颁发的《企业职工档案管理工作规定》（劳力字〔1992〕33号）分别对干部档案和企业职工档案作了规定。

《干部人事档案材料收集归档规定》对干部人事档案的归档范围作了明确界定，包括以下内容：

（1）履历材料：履历表和属于履历性质的登记表等材料。

（2）自传材料：自传和属于自传性质的材料。

（3）报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。

（4）考察、考核、鉴定材料：考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。

（5）审计材料：经济责任审计结果报告。

（6）学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。

（7）培训材料：为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。

（8）职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。

（9）评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。

（10）反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。

（11）政审材料：上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。

（12）更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。

（13）党、团组织建设工作中形成的材料：中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；中国共产主义青年团入团志愿书；加入或退出民主党派的材料。

（14）表彰奖励材料：县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。

（15）涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。

（16）招录、聘用材料：录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。

（17）任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料：干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表；公务员调任审批（备案）表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表等材料。

（18）辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。

（19）工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。

（20）出国（境）材料：因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。

（21）党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。

（22）健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。

（23）治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。

（24）干部人事档案报送、审核工作材料：干部人事档案报送单；干部人事档案有关情况说明等材料。

（25）其他材料：毕业生就业报到证（派遣证），人事争议仲裁裁决书（调解书），公务员申诉处理决定书（再申诉处理决定书、复核决定），再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。

干部人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续。干部人事档案管理部门应当建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。干部人事档案管理部门必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。符合归档要求的材料，必须在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档。

归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织（人事）部门审改（或出具组织说明）并加盖公章。归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织（人事）部门公章。干部人事档案材料的载体使用16K型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，材料左边应当留有20～25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。

人事档案的鉴定不同于其他专门档案的鉴定，人事档案的鉴定主要是从价值性、完整性、真实性等方面进行的鉴定。

1.价值性鉴定

所谓价值性鉴定，就是鉴定人事材料是否属于人事档案的范围，有无归档保存的价值。要按照人事档案的归档范围，对人事材料逐一进行鉴别，把具有保存价值的人事档案材料按规定归档，把没有保存价值的人事材料剔除出去。如个人履历表、简历表等应归入人事档案，而个人回忆录等则不属于人事档案。

2.完整性鉴定

所谓完整性鉴定，就是鉴定人事档案材料是否完整、齐全。主要有三个方面：一是检查人事档案整体内容的完整性。对照人事档案的归档范围，检查反映一个人学习、工作、生活各个阶段“德、能、勤、绩”各个方面的人事材料是否都已归档，如发现缺少某方面材料的，应及时收集补充。二是检查每一项归档的材料是否完整、齐全。人事档案中反映个人的某一问题往往不是一份材料，而是一套材料。如处分材料一般包括处分决定、调查报告、上级批复、个人对处分的意见等。鉴定完整的材料才能归档，不完整的要加以补充。三是检查每一份归档材料的手续是否完备。归入人事档案的材料，要严格履行登记、审查、批准手续。凡规定需组织盖章的，要有组织盖章。审查结论、处分决定、年度考核等材料，要有本人签署意见。凡手续不完整的，都要补齐相关手续后才能归档。

3.真实性鉴定

所谓真实性鉴定，就是鉴别人事材料是否真实、可靠，是否真实反映一个人的政治思想表现、文化专业水平、工作态度和工作表现、工作业绩和贡献等方面的情况。首先，是要判别归档材料是否属于该人的档案材料，如果不小心把别人的材料归进来，那么无疑就影响了该人事档案的真实性。中国人一人多名和一名多人的情况都存在，如果发现同名异人、张冠李戴的，应及时清理出来。其次，凡是似是而非、诬陷诽谤、夸大事实的材料都应剔除出来，使人事档案能准确反映当事人的本来面目。第三，凡没有定论、起不了说明作用的旁证材料，也不应作为人事档案保存下来。

1.人事档案的分类

对归档的材料必须按照《干部档案工作条例》中关于正、副本十类内容的划分进行分类。干部人事档案的内容分为以下十类：第一类，履历材料；第二类，自传及属于自传性质的材料；第三类，鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料；第四类，学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料；第五类，政审材料；第六类，加入党团的材料；第七类，奖励（包括科技和业务奖励）材料；第八类，干部违犯党纪、政纪、国法等材料；第九类，录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；第十类，其他可供组织参考有保存价值的材料。

2.人事档案的排列

每一类内材料的排序是根据材料内容的形成时间及主次关系来进行排列的，具体排列方法有以下三种：

（1）时间排序法。按材料形成时间先后进行排列，如履历材料、自传材料、考核材料、学历材料、奖励材料（但应将组织的审批材料放在前面）、其他材料等。

（2）主次关系排序法。按材料重要程度来进行排列，主要的、重要的材料放在前面（如上级批复、审查结论或最终结果等材料）。如政审材料，参加中国共产党、共青团及民主党派的材料，处分材料等。

（3）层次排序法。同一个大类的档案材料，利用二次分类，将材料区分归类。如第9类录用、任免、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会登记表等材料：先将第1个层次分为3小类：9.1工资；9.2任职；9.3录用、退离休（职）、出国等。再将第2层次内的每小类按时间顺序先后排列。

3.人事档案的编目

人事档案的编目包括编大类号、顺序号及页号，编制方法如下：

（1）人事档案材料以一份为单位，每份材料独自编流水号。已有页码标记的，可不再编页号（履历表、党团志愿书等）；无页码标记的用铅笔在材料每一页正面的右下角（背面为左下角）注明页码，每单面为一页，表格中凡有填写项目的，不论是否填写了内容，均应计页，封面封底不计页。

（2）用铅笔在每份材料的右上角编写类号、顺序号、总页码。如1-1-5表示第一大类第一份材料共有5页。

（3）每份材料首页的类号、顺序号、总页码号必须与目录登记相符。

人事档案目录包括类号、材料名称、材料制成时间和材料份数。一是类号，即填写大类号及顺序号。二是人事档案材料名称，根据每份材料题目（标题）填写，无题目的应拟定，题目过长可适当简化。三是材料制成时间，一般填写材料落款标明的最后时间。四是填写材料份数，以每份完整的材料为一份。

4.人事档案的装订

人事档案的卷盒有牛皮纸袋和塑料卷盒两种形式，一般要求人事档案须装入塑料卷盒。档案封面书写规范、一致，卷皮、档案袋目录符合规定式样。

人事档案的利用应遵守以下规定：

（1）查阅单位应填写《查阅干部（职工）人事档案审批表》，按照查阅人事档案的规定办理审批手续。

（2）人事档案管理单位要根据规定，确定是否提供和提供什么材料。

（3）凡查阅干部档案，利用单位应派中共党员干部到保管单位查阅室查阅。

（4）人事档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。

（5）任何个人不得查阅和借用本人及其直系亲属的档案。

（6）各级人事档案管理部门，应制定查阅注意事项。查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。

（7）借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示人事档案主管部门审查批准后才能复制拍摄。

流动人员人事档案的管理是人事档案管理工作中的新问题。1996年12月，中共中央组织部、国家人事部发布了《流动人员人事档案管理暂行规定》，对流动人员人事档案的管理作了具体规定。

1.流动人员人事档案的范围

流动人员人事档案主要包括以下七类：一是辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案；二是与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案；三是待业的大中专毕业生的人事档案；四是自费出国留学人员的人事档案；五是外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案；六是外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案；七是其他流动人员的人事档案。

2.流动人员人事档案管理机构

流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案。人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作，认真做好与流动人员人事档案管理有关的流动人员身份认定、档案工资记载、出国（出境）政审工作，经授权做好相关的职称资格考评、合同签证、社会保险等社会化服务工作。

3.流动人员人事档案的转递

人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书，向流动人员原单位开具调档函，原单位接到调档函十五天内，将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构。转递的流动人员人事档案必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后，及时将档案转递通知单回执退回原单位。人才流动服务机构发现转来的档案材料不齐全或不清楚的，应要求原单位补齐或查清楚。

流动人员人事档案转递，应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。对流动人员本人自带的人事档案，人才流动服务机构不得接收。人才流动服务机构接管流动人员人事档案，须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。人才流动服务机构应与流动人员或其现所在单位签订档案管理合同书，合同书须明确双方的权利义务等内容。