明细账分类账的格式与登记方法

第七章　会计账簿

教学目的与要求

通过本章学习，要求掌握设置与登记账簿的意义和种类，熟悉日记账、总账、明细账的格式、内容、登记依据和登记方法，明确账簿的启用和登记规则。

第一节　账簿的意义和种类

一、设置账簿和登记账簿的意义

一张会计凭证只能记录某项或某类经济业务，不能记录全部经济业务。要记录全部经济业务，需要若干张会计凭证。从这点来看，会计凭证提供的资料虽然比较具体、详细，但是比较分散，不能连续、系统、全面、完整地反映和监督一个经济单位在一定时期内某类或全部经济业务的变化情况。因此，为了给经济管理提供系统的核算资料，需要运用登记账簿的方法，把分散在会计凭证上大量的核算资料加以集中和归类整理，登记到账簿中去。

账簿是由按一定形式相互联结，并具有账户基本结构的账页组成，用来序时地、分类地记录和反映各项经济业务的簿籍。簿籍是账簿的外表形式，而账户记录是账簿的内容。账簿和账户既有区别，又有联系。账户是在账簿中按规定的会计科目开设的户头，用来反映某一个会计科目所要核算的内容。账簿则是在开设的账户上登记经济业务的簿籍，是账户的载体。

设置和登记账簿是会计核算的基本方法之一，是会计核算工作的一个重要环节，它对充分发挥会计的作用具有如下重要意义：

1．系统地积累会计核算资料。通过登记账簿，可以全面地、系统地记录和反映企业、事业行政等单位资产和权益的增减变化情况和结果，不但提供了总括的经济核算资料，也提供了某些明细的核算资料。因此，它是积累和贮存经济信息的数据库。

2．为分析和检查经济业务提供依据。根据账簿提供的资料数据，按不同经济业务进行分类和汇总，能正确、系统地提供一定时期资金取得与运用情况、费用成本、销售收入和财务成果等资料。结合有关资料，进行经济活动分析，发现经营管理中存在的问题，分析矛盾，找出原因，促使单位加强经济管理，提高经济效益。

3．为编制会计报表提供资料来源。通过登记账簿，可以为编制会计报表提供综合和详细的资料。会计报表中各个项目的数据正确与否，会计报表的编制和报送及时与否，都与账簿的设置与登记密切相关。登记账簿是编制会计报表的前提和依据。

二、设置账簿的基本原则

任何单位都应当根据本单位经济业务的特点和经营管理的需要，设置一定种类和数量的账簿。一般说来，设置账簿应当遵循下列原则：

1．满足需要。每个单位需设置哪些账簿，应根据单位规模的大小，经济业务的特点、繁简及管理上的需要而定，既有总括的核算记录，又有明细的核算记录，不能有任何遗漏。

2．简便适用。设置账簿要在满足实际需要的前提下，考虑人力和物力的节约，力求避免重复设账和重复登账。既要讲究科学合理、简便，又要实用。

3．便于查账。账簿的结构和指标应该通俗易懂，便于领导看账、用账；便于群众算账、查账。只有这样，才能充分发挥账簿的作用，更好地完成工作任务。

三、账簿的种类

在日常会计核算中，各单位运用的账簿是多种多样的，为了便于了解和运用各种账簿，必须对账簿进行分类。

（一）账簿按用途分类

账簿按其用途不同，可分为序时账簿、分类账簿、联合账簿和备查账簿四类。

1．序时账簿。序时账簿亦称日记账，是按照经济业务发生时间的先后顺序，逐日逐笔登记经济业务的账簿。目前，企业使用的序时账簿有现金日记账和银行存款日记账等。这两种日记账，在实际工作中是由出纳员根据审核无误后的会计凭证，按时间的顺序和凭证编号序时进行登记的。利用日记账，可以随时了解货币资金的变动情况，便于加强资金的监督和管理。格式见本章表7-2至表7-5。

2．分类账簿。分类账簿是对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。按照总分类账户进行登记的账簿，称为总分类账，简称总账。按照明细分类账户进行登记的账簿，称为明细分类账，简称明细账。总分类账的余额与其所属的明细分类账的余额之和相等。它们的作用各不相同，但互为补充。格式见本章表7-6至表7-13。

3．联合账簿。在经济业务比较简单，总分类账户不多的情况下，为了简化记账工作，可以把序时记录和总分类记录结合在一本账簿中进行登记。这种同时具备日记账和总分类账两种用途的账簿，一般称为“联合账簿”。日记总账就是兼有日记账和总分类账作用的联合账簿，格式见本章表7-8。

4．备查账簿。备查账簿也称辅助账簿，是对某些在日记账和分类账等主要账簿中未能记载的事项或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。它可以对某些经济业务的内容提供必要的参考资料，如：租入固定资产登记簿、应收票据备查簿、受托加工材料登记簿、代管商品物资备查簿等。备查账簿并没有固定的格式，它可以根据本单位的实际需要自行设计。

（二）账簿按外表形式分类

各种账簿都具有一定的形式，按其外表形式不同可分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿三类。

1．订本式账簿。订本式账簿是把一定数量的账页装订成册的账簿。这种账簿账页固定，按顺序编号，可防止账页的丢失和抽换。但也正由于账页固定，使用起来欠灵活，不便于按需要增减账页。在同一时间内只能由一人登记账簿，不便于分工记账。

2．活页式账簿。活页式账簿是指将零散的账页放置在活页账夹内，可以随取随放的账簿。活页账账页不固定，所以可根据实际需要随时增减账页，使用灵活，便于分工记账和记账工作的电算化。但账页容易散失和被抽换。

3．卡片式账簿。卡片式账簿是指由许多具有一定格式的卡片组成的，存放在卡片箱中可随时取用的账簿。卡片不固定在一起，数量可根据经济业务的需要增减，如固定资产明细账等。使用完毕，不再登账时，则将卡片穿孔固定保管。卡片账的优缺点与活页账相同。

三种账簿形式不同，作用各异。在实际工作中，带有统驭性和比较重要的账簿，如总分类账一般采用订本式账簿，现金日记账、银行存款日记账必须采用订本式账簿。作为对总分类账进行补充说明的明细分类账，常采用活页式账簿或卡片式账簿。

（三）账簿按其格式分类

账簿按其格式的不同，可分为三栏式账簿、多栏式账簿、数量金额式账簿三类。

1．三栏式账簿。三栏式账簿的账页，只设借方、贷方和余额三个金额栏，不设数量栏。

2．多栏式账簿。多栏式账簿的账页，是根据经济业务的特点和经济管理的需要，在一张账页内按有关明细科目或明细项目分设若干专栏，用以在一张账页上集中反映各有关明细科目或明细项目的核算资料。

3．数量金额式账簿。数量金额式账簿是在三栏式账簿格式的基础上，每个栏目内分设数量、单价和金额专栏，既进行金额核算，又进行数量核算的账簿。

账簿的分类见下图：

账簿分类图

第二节　会计账簿的启用及登记规则

一、会计账簿的构成

各种账簿所记录的经济业务不同，账簿格式可以多种多样，但是，会计账簿一般由封面、扉页、账页三部分构成。

1．封面。用于填写账簿名称和记账单位名称。

2．扉页。账簿是每个单位的重要经济档案。为了保证账簿使用的合法性，明确记账人员的责任，保证账簿完整无缺，应该在“账簿启用及接交表”内载明“单位名称”、“账簿名称”、“启用日期”、“账簿页数”，并在印鉴栏加盖公章，单位负责人、主管会计、复核、记账人员均应载明姓名并加盖印章。调换会计人员时，必须办理交接手续，在交接记录内，注明交接日期和交接双方人员姓名，并签字盖章，以明确责任。现将“账簿启用及接交表”的一般格式举例如表7-1所示。

表7-1　账簿启用及接交表

“账簿启用及接交表”的背面一般都有“账户目录”，它是按顺序将每个账户的名称和页数进行登记，便于查账和登账的。如果是订本式账簿，不得跳页、缺号。使用活页式账簿，应当按账户顺序编号，并定期装订成册，装订后再按实际使用的账页顺序编页码。

3．账页。是账簿的主体，用以记录经济业务的发生、完成时间及数额等。一般应包括：账户名称（总账科目及明细科目）、记账日期、记账依据（会计凭证种类及编号）、摘要栏、金额栏、总页次及分户页次等。

二、账簿登记的规则

1．根据审核无误的会计凭证登记账簿。企业单位每天发生各种各样的经济业务都要记账，记账的依据是会计凭证。应将凭证日期、编号、摘要、金额和其他有关资料，逐项过入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。

2．必须用蓝黑墨水或碳素墨水钢笔书写，不得使用铅笔或圆珠笔记账。这是因为，各种账簿的归档保管年限时间较长。有些账簿属于重要的经济资料，还需要永久保管。因此，要求账簿记录保持清晰、耐久，以便长期查核使用，防止涂改。

3．按顺序逐页登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应在空行、空页处划对角线注销，注明“此行空白”或“此页空白”字样，并由记账人员签名或盖章。

4．按制度规定正确使用红色墨水。在会计工作中，红色数字表示对蓝色数字的冲销、冲减数或表示负数。下列情况，可以用红色墨水记账：（1）按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录。（2）在不设借、贷方的多栏式账页中，登记减少数。（3）在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额。（4）根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。

5．记账后，要在记账凭证上注明所记账簿的页数，或划“√”表示已经登记入账，避免重记、漏记。

6．严禁刮擦、挖补、涂改或用药水消除字迹。

7．凡需结出余额的账户，结出余额后，应在“借或贷”栏内写明“借”或“贷”的字样。没有余额的账户，应在该栏内写“平”字，并在余额栏“元”位上用“TM”或“0”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。

8．过次承前，保证账簿记录的连续性。各账户在一张账页记满时，要在该账页的最末一行加计发生额合计数和结出余额，并在该行“摘要”栏注明“过次页”字样。然后，再把发生额合计数和余额填列到下一页的第一行内，并在“摘要”栏内注明“承前页”，以保证账簿记录的连续性。

9．文字清晰，数字规范。记账时书写文字和数码字要清晰、整洁，符合规范。不要写满格，一般应占格距的1／2。不要写怪体字、错别字，不要潦草。

10．实行会计电算化的单位，总账和明细账应当定期打印。

第三节　账簿的设置和登记

各单位应当按照国家统一会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿，既要有科学的严密性和完整性，又要有合理的适用性和可操作性。账簿的设置和登记主要是明确账簿的种类、基本结构、登记内容及登记方法。

下面分别说明日记账、总账、明细账和其他辅助性账簿的基本结构及登记方法。

一、现金日记账和银行存款日记账的设置和登记

各经济单位应设置现金日记账和银行存款日记账，用于序时核算现金和银行存款的收入、支出和结存情况，以加强对货币资金的管理。

（一）现金日记账的设置和登记

现金日记账，是出纳人员根据现金收款凭证、现金付款凭证和银行存款付款凭证（特指从银行提取现金业务），按经济业务发生时间的先后顺序，逐日逐笔进行登记的账簿。现金日记账一般采用三栏式账簿格式与内容，见表7-2，登记方法如下：

1．日期栏：指会计凭证的日期，应与现金实际收付日期一致。

2．凭证栏：指登记入账的收付款凭证种类和编号，如：“现金收（付）款凭证”，简写为“现收（付）”；“银行存款收（付）款凭证”，简写为“银收（付）”。凭证栏还应登记凭证的编号数，便于查账和核对。

表7-2　现金日记账（三栏式）

3．摘要栏：简要说明登记入账的经济业务内容，文字要简练。

4．对方科目栏：填写与现金有关的对方科目，其作用在于了解经济业务的来龙去脉。

5．收入、支出栏：填写现金实际收付的金额。每日终了，应分别计算现金收入和付出的合计数，结出余额，同时将余额与出纳员的库存现金核对，即通常所说的“日清”。如账款不符应查明原因，并记录备案。月终同样要计算现金收、付和结存的合计数，即通常称为“月结”。

（二）银行存款日记账的设置和登记

银行存款日记账，是由出纳人员根据银行存款收款凭证、银行存款付款凭证和现金付款凭证（特指将现金存入银行业务），按经济业务发生时间的先后顺序，逐日逐笔进行登记的账簿。格式与内容见表7-3，登记方法如下：

表7-3　银行存款日记账（三栏式）

1．日期栏：指会计凭证的日期。

2．凭证栏：指登记入账的收付款凭证种类和编号（与现金日记账的登记方法一致）。

3．摘要栏：简要说明登记入账的经济业务内容，文字要简练。

4．现金支票号数和转账支票号数栏：如果所记录的经济业务是以支票付款结算的，应在这两栏内填写相应的支票号数，以便与开户银行对账。

5．对方科目栏：与现金日记账的登记方法一致，其作用在于了解经济业务的来龙去脉。

6．收入、支出栏：填写银行存款实际收付的金额。

（三）多栏式日记账的设置和登记

现金和银行存款日记账，一般采用三栏式账簿，但是也可以采用多栏式账簿。这种账簿是把收入栏和支出栏分别按对方科目设专栏进行登记，把经济业务产生的原因和结果全部反映出来。格式和内容如表7-4、表7-5所示。

表7-4　现金（银行存款）收入日记账（多栏式）

表7-5　现金（银行存款）支出日记账（多栏式）

多栏式现金（银行存款）日记账的登记方法与三栏式现金（银行存款）日记账的登记方法基本相同，主要区别在于现金（银行存款）日记账的收入与支出反映在两本账上。现以多栏式现金日记账为例说明收支登记与余额结算的方法（银行存款日记账的登记、结算方法与此相同）。多栏式现金日记账的登记应根据现金付款凭证在“现金支出日记账”上进行登记，并按时结出每天的现金支出总数，记入“支出合计”栏内，同时再将此支出合计数转记到“现金收入日记账”的“支出合计”栏内。根据现金收入凭证按时在“现金收入日记账”上进行登记，并按时结算出每天现金收入总数，登记在“收入合计”栏内，用“期初结存＋本期收入-本期支出＝期末结存”的计算公式，结算出每日现金余额，并与库存现金核对，以保证现金余额的正确无误。

二、总分类账的设置和登记

总分类账是按照总分类账户分类登记全部经济业务的账簿。在总分类账户中，应按照会计科目的编码顺序分别开设账户，由于总分类账一般采用订本式账簿，所以事先应为每个账户预留若干账页。由于总分类账能够全面、总括地反映经济活动情况，并为编制会计报表提供资料，因而任何单位都必须要设置总分类账。

总分类账的格式因采用的记账方法和会计核算形式不同而不同，一般有三栏式、多栏式等不同格式。

（一）三栏式总分类账的设置

总分类账一般采用三栏式账簿，在账页中设有借方、贷方和余额三个金额栏，格式和内容见表7-6。

表7-6　总　分　类　账

为便于直接从总分类账户中了解经济业务的来龙去脉，根据需要，在总分类账户中的借贷栏内，也可增设对方科目栏，格式和内容见表7-7。

表7-7　总　分　类　账

（二）多栏式总分类账的设置

总分类账也可采用多栏式账簿，它是把序时账簿和分类账簿结合在一起，变成一种联合账簿，通常称为日记总账。将全部科目都集中设置在一张账页上，它具有序时账簿和总分类账簿的双重作用。采用这种总分类账簿，可以减少记账的工作量，提高工作的效率，并能较全面地反映资金运动的情况。它适用于经济业务较少的经济单位，格式和内容见表7-8。

表7-8　多栏式总分类账（日记总账）

采用多栏式总分类账，篇幅较大，账页过长，不便于登记和保管。不过采用电子计算机进行会计核算的单位，采用这种日记总账的格式却有很多优点。

（三）总分类账的登记

总分类账可以直接根据各种记账凭证逐笔登记，也可以将一定时期的各种记账凭证先汇总编制成科目汇总表或汇总记账凭证，再据以登记总账。总分类账的登记方法，取决于所采用的会计核算形式，这一内容将在第十章中作具体介绍。每月应将当月已完成的经济业务全部登记入账，并于月终结出总分类账簿中各账户的本期发生额和期末余额，与明细账余额核对相符后，作为编制会计报表的主要依据。

三、明细分类账的设置和登记

明细分类账是用来详细登记经济业务的账簿，明细分类账一般采用活页式账簿。各种明细分类账是根据实际需要，分别按照二级科目或明细科目开设账户，用来分类，连续地记录有关资产、负债和所有者权益及收入、费用和利润（或亏损）的详细资料。明细分类账所提供的有关经济业务活动的详细资料，也是编制会计报表的依据。因此，各个经济单位在设置总分类账的基础上还应按照总分类科目设置所属的若干必要的明细分类账。这样，既能根据总分类账了解某一科目的总括情况，又能根据明细分类账进一步了解该科目的具体和详细情况。根据经营管理的需要，各个单位，除现金、银行存款等账户外，应为各种材料物资、应收应付款项、费用、成本、收入、利润等总分类账户设置明细分类账，进行明细分类核算。

根据经济管理的要求和各明细分类账记录内容的不同，明细分类账分别采用三栏式、数量金额式和多栏式三种格式进行明细核算。

（一）三栏式明细分类账的设置和登记

三栏式明细分类账账页，只设有借方、贷方和余额三个金额栏，不设数量栏。它适用于只需要反映金额的经济业务，如“应收账款”、“应付账款”、“短期借款”等债权、债务结算账户和“待摊费用”、“预提费用”等账户。三栏式明细分类账账页的格式和内容见表7-9。

表7-9　三栏式明细分类账

三栏式明细分类账是由会计人员根据审核无误的记账凭证或原始凭证，按经济业务发生时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的。

（二）数量金额式明细分类账的设置和登记

数量金额式明细分类账的账页，分别在收入、发出和结存各栏内，又分“数量”、“单价”和“金额”三栏。这种格式适用于既要进行金额核算，又要进行实物数量核算的各种财产物资账户，如“原材料”、“库存商品”等账户的明细分类核算。数量金额式明细分类账账页的格式和内容见表7-10。

表7-10　数量金额式明细分类账

数量金额式明细分类账是由会计人员根据审核无误的记账凭证或原始凭证，按经济业务发生时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的。

（三）多栏式明细分类账的设置和登记

多栏式明细分类账，是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在一张账页内按有关明细科目或明细项目分设若干专栏，用以在同一张账页上集中反映各有关明细科目或明细项目的核算资料。按明细分类账登记的经济业务不同，多栏式明细分类账账页又分为借方多栏、贷方多栏和借贷方均多栏三种格式。

1．借方多栏式明细分类账的设置

借方多栏式明细分类账的账页格式适用于借方需要设多个明细科目或明细项目的账户，如“物资采购”、“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”、“财务费用”和“营业外支出”等科目的明细分类核算。借方多栏式明细分类账账页的格式与内容见表7-11。

表7-11　多栏式明细分类账（一）

2．贷方多栏式明细分类账的设置

贷方多栏式明细分类账的账页格式适用于贷方需要设多个明细科目或明细项目的账户，如“主营业务收入”和“营业外收入”等科目的明细分类核算。贷方多栏式明细分类账账页的格式和内容见表7-12。

表7-12　多栏式明细分类账（二）

3．借方贷方多栏式明细分类账的设置

借方贷方多栏式明细分类账的账页格式适用于借贷方均需要设多个明细科目或明细项目的账户，如“本年利润”科目的明细分类核算。借方贷方多栏式明细分类账账页的格式与内容见表7-13。

表7-13　多栏式明细分类账（三）

4．多栏式明细分类账的登记

多栏式明细分类账是由会计人员根据审核无误的记账凭证或原始凭证逐笔登记的。对于借方多栏式明细账，由于只在借方设多栏，平时在借方登记费用、成本的发生额，月末将借方发生额一次从贷方转出。因而平时如发生贷方发生额，应该用红字在借方多栏中登记。比如生产101＃产品，领用材料剩余2000元，退回仓库。所编制的会计分录为：

根据这笔会计分录，“生产成本”总账登记在账户贷方，“生产成本”多栏式明细账，应该用红字登记在借方，其登记结果见表7-14。

表7-14　多栏式明细分类账（四）

对于贷方多栏式明细账，由于只在贷方设多栏，平时在贷方登记收入的发生额，月末将贷方发生额一次从借方转出。因而平时如发生借方发生额，应该用红字在贷方多栏中登记。比如销售101＃产品，由于质量不合格退回，售价2　000元，增值税销项税额340元，货款此前尚未收到。所编制的会计分录应为：

根据这笔会计分录，“主营业务收入”总账登记在账户借方，“主营业务收入”多栏式明细账，应该用红字登记在贷方。其登记结果见表7-15。

表7-15　多栏式明细分类账（五）

四、备查账簿的设置和登记

备查账可以为某些经济业务的内容提供必要的补充资料，它没有统一的格式，各单位可根据实际工作的需要来设置。备查账的记录不列入本单位的会计报告，进行登记的总原则是：及时、完整，又方便查找。以“租入固定资产登记簿”为例，其格式如表7-16所示，可供参考。

表7-16　租入固定资产登记簿　第　页

第四节　账簿的更换与保管

一、账簿的更换

根据会计制度规定，每到新年度开始时，要在上年年终决算的基础上，更换一次总账、日记账和大部分明细分类账。对于少数尚可继续使用的明细账，不必每年更换，如固定资产明细账等。

更换的新账，要把上年各账户的余额都要转记过来，也就是在旧账中各账户年终余额的“摘要”栏内加盖“结转下年”戳记，在新账的有关账户第一行“摘要”栏内注明“上年结转”字样，并在账户“余额”栏记入上年的对应金额。

二、账簿的保管

会计账簿是重要的经济档案和历史资料，每个单位都必须建立健全账簿管理制度，妥善保管，不可丢失和任意销毁。账簿保管应包括账簿使用中的保管和旧账归档保管两部分内容。

（一）账簿使用中的保管要点

1．各种账簿要分工明确，责任清楚，并指定专人负责保管。既要保证其安全、完整，又要做到使用方便。

2．未经批准，非经管人员不得随意翻阅查看会计账簿。因为会计账簿记录的经济业务资料，有很多属单位的商业秘密。

3．未经批准，一律不准携带账簿外出。因与外单位核对等原因需携带外出的账簿，必须经单位领导和会计主管人员批准，以保证账簿完好无损。

（二）旧账归档的保管要点

1．按要求装订。各种会计账簿年度结账后，除跨年度使用的账簿外，其他账簿应按《会计基础工作规范》的要求装订、整理、立卷、编号。

2．按规定归档。《会计档案管理方法》规定：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

3．按期限保管。1999年1月1日起执行的《会计档案管理方法》规定，会计档案的保管期限分永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年，共5类，从会计年度终了后的第一天算起。企业和其他组织的会计账簿保管期限一般为15年（现金和银行存款日记账保管期限为25年）。保管期满，要按规定的审批程序报请批准后，方可销毁。