明细账的设置与登记

第五章　登记账簿

第一节　账簿的分类和一般登记方法

一、会计账簿的概念

会计账簿是按照会计科目开设，由一定格式账页组成，以会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍。会计账簿将会计凭证收集的会计信息进行进一步的加工整理形成汇总信息，这是会计信息的加工和整理过程。登记账簿是会计实务的中心环节，为最终形成有用的会计信息提供了直接依据。

二、账簿的分类

由于记录的经济业务不同，会计账簿的格式也不相同，按照不同的标准可以分为不同的种类。

（一）按用途不同，分为日记账、分类账和备查账

1．日记账

日记账，也称序时账，是指按照经济业务发生的前后顺序逐日逐笔登记的账簿。该种账簿按照所记录的经济业务范围的不同，又分为普通日记账是和特种日记账。普通日记账是用于序时记录所有经济业务，而特种日记账则用来序时记录某种经济业务，如现金日记账、银行存款日记账等都是特种日记账。

2．分类账

分类账，是按照账户分类记录各项经济业务的账簿。按照分类详细程度的不同，可分为总分类账簿和明细分类账簿。总分类账簿，简称总账，是根据一级会计科目设立的总分类账户，按照总括分类记录全部经济业务。明细分类账簿，简称明细账，是按照二级或明细会计科目设立的分类账户。总分类账与明细分类账的关系十分密切，总账是所属明细账的概括，对明细账起着控制的作用；明细账是总账的详细记录，对总账起着补充的作用。

3．备查账

备查账，是用于记录序时账簿和分类账簿不能记录，但又需要记录的经济业务的内容。如租入、租出固定资产登记簿等。

（二）按外在形式不同，分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿

1．订本式账簿

订本式账簿是指使用前按照顺序编号，将特定数量的账页装订成册的账簿。此类账簿不能随意抽换账页。此种账簿适用于总分类账和特种日记账。

2．活页式账簿

活页式账簿是指由若干单页组成，在一定会计期间登记结束后再进行装订的账簿。该类账簿的账页可以随用随添，但由于账页容易抽换，不利于财产物资的保管。该类账簿适用于一般明细分类账。

3．卡片式账簿

卡片式账簿，是由若干记录会计事项的卡片组成并将其组合形成的账簿。卡片随用随添，记录内容灵活，但账页卡片不利于保管，实务中必须由专人保管。固定资产一般采用这种格式。

（三）按账页格式不同，分为三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿

1．三栏式账簿

三栏式账簿，账页设借方、贷方和余额三个栏目，适用于只进行金额核算的账户。总分类账、日记账和部分明细账一般采用三栏明细账簿的格式。

2．多栏式账簿

多栏式账簿，账页一般设“借、贷、余”三栏，但在“借”“贷”下又可按明细科目或项目设置若干栏，在同一账页上集中反映各有关明细科目或明细项目的明细核算资料。又可细分为借方多栏、贷方多栏和借方贷方多栏三种格式。借方多栏账适用于成本、费用类账户的明细分类账；贷方多栏账适用于收益类账户的明细分类账。

3．数量金额式账簿

数量金额式账簿，账页中也设置“借、贷、余”或“收、支、余”三栏，在每栏下又分别设置“数量、单价和金额”。适用于既需要金额核算又需要数量核算的账户，有利于核对财产物资账面记录与实际数量是否相符，有利于加强财产物资的保管。

三、账簿启用和登记的一般规则

（一）账簿启用的规则

会计账簿一般应按年进行更换（固定资产明细账可不进行更换）。账簿使用时，首先按照税法规定粘贴印花税票。启用新账或更换账簿时，应当在账簿内扉页“账簿启用和经管人员一览表”中写明单位名称、启用时间、共计页数（活页和卡片账应在装订成册后标明页数）、记账人员姓名，加盖单位公章，并由记账人员签名盖章。中途更换记账人员时，应在扉页注明更换日期和接办人员姓名，并由接办人员签名盖章。

（二）登记账簿的一般原则

（1）新的一年开始，要在本会计年度新建有关会计账簿的第一行摘要栏注明“上年结转”字样，在余额栏内填写上年结转的余额。

（2）会计人员应当根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。

（3）登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。

（4）登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号，表示已经记账。

（5）账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格，一般应占格距的1／2。

（6）登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔或者铅笔书写。

（7）下列情况，可以用红色墨水记账：

①按照红字冲账的记账凭证，冲减错误记录；

②在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；

③在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；

④根据相关的规定可以用红字登记的其他会计记录。

（8）各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。

（9）凡需要结出余额的账户，给出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“0”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。

（10）每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，将本页合计数及余额写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。

第二节　日记账的设置与登记

一、实验指导

（一）现金日记账的设置和登记

现金日记账必须采用订本式账簿，账页一般为借、贷、余三栏式。为清晰反映现金收付业务的对应关系，在借方栏之前设“对应科目”栏，以便了解现金的来龙去脉。

现金日记账由出纳人员经管，根据现金收付款凭证或通用记账凭证按时间顺序逐日逐笔进行登记。每日终了，应分别计算当日现金收入和支出合计以及账面余额，并将现金日记账余额与库存现金实存数进行核对，以检查现金收付是否准确无误。

（二）银行存款日记账的设置和登记

银行存款日记账的设置与现金日记账基本相同，通常采用借、贷、余三栏订本账。为监督银行结算凭证的使用，在“摘要”之前增设“结算凭证种类及号数”一栏。

银行存款日记账一般也由出纳人员经管，按时间顺序逐日逐笔进行登记。每日终了，分别计算当日银行存款收入和付出合计以及账面余额，以便随时掌握资金的使用情况，并定期与银行对账单进行核对。

二、实验要求

启用现金日记账、银行存款日记账。根据第一章期初余额、第四章的记账凭证，结转上年余额，序时、逐笔登记日记账，并结余额。

三、账簿格式

（1）“账簿启用和经管人员一览表”格式。

（2）现金日记账账页格式。

（3）银行存款日记账账页格式。

第三节　明细账的设置与登记

一、实验指导

明细分类账通常按照明细会计科目设立账户，用来分类登记某一类经济业务，提供明细核算资料。明细分类账一般采用活页式账簿，有的也采用卡片式账簿。一般根据记账凭证、原始凭证或原始凭证汇总表登记，有三栏式、数量金额式、多栏式等多种格式。

通常，原材料、库存商品、周转材料（包装物、低值易耗品）等存货类账户所属明细账采用数量金额式账页；生产成本、制造费用、主营业务收入、其他业务收入、营业外收入、主营业务成本、其他业务成本、销售费用、管理费用、财务费用、营业外支出等成本和损益类账户所属明细账采用多栏式账页；固定资产、应交增值税明细账采用专用账页；其他账户所属明细账一般采用三栏式账页。

二、实验要求

按照第一章所列期初余额选用合适的账页格式，结转各明细账上年余额，根据第四章已编制的记账凭证及所附原始凭证，登记各明细账，结出各明细账余额。

三、账簿格式

（1）三栏式明细分类账格式。

（2）多栏式明细分类账格式。

（3）数量金额式明细分类账格式。

（4）固定资产明细账格式。

（5）应交增值税明细账格式。

第四节　科目汇总表编制与总账登记

账务处理程序也称会计核算组织程序或会计核算形式，是指在会计核算过程中会计凭证、会计账簿、会计报表相结合的方式，包括会计凭证和账簿的种类、格式，会计凭证与账簿之间的联系方法，由原始凭证到编制记账凭证、登记明细分类账和总分类账、编制会计报表的工作程序和方法等。

各个单位会计工作一般都遵循“凭证—账簿—报表”这一基本模式，但在具体环节，尤其是登记总分类账的直接依据上有所不同，为提高会计核算工作效率，各会计主体可根据本单位的具体情况，选择不同的账务处理程序。

在我国，常用账务处理程序包括记账凭证账务处理程序、科目汇总表账务处理程序和汇总记账凭证账务处理程序。记账凭证账务处理程序是直接根据记账凭证逐笔登记总分类账，程序较为简单，在此不进行详述。本节主要介绍科目汇总表账务处理程序，下一节将介绍汇总记账凭证账务处理程序的应用。

一、实验指导

科目汇总表账务处理程序又称记账凭证汇总表账务处理程序，先定期根据记账凭证编制科目汇总表，然后再根据科目汇总表登记总分类账。

科目汇总表是一种表格，填制方法是：每隔一定时期将本单位本期会计核算所使用的会计科目排成一列，将此期间记账凭证各个科目的借方发生额加总填入科目汇总表该科目的借方，将各个科目的贷方发生额加总填入科目汇总表该科目的贷方，最后进行纵向加总并试算平衡。平衡以后，即可作为登记总账的依据。

科目汇总表账务处理和基本程序：

（1）根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证；

（2）根据记账凭证登记现金日记账、银行存款日记账；

（3）根据记账凭证、原始凭证或原始凭证汇总表逐笔登记各明细分类账；

（4）根据记账凭证，定期编制科目汇总表；

（5）根据科目汇总表登记总分类账；

（6）月末，总分类账簿各科目余额与现金日记账、银行存款日记账以及各明细分类账的余额进行核对；

（7）月末，根据总分类账、各种明细分类账的有关资料编制会计报表。

根据科目汇总表登记总账，可以简化总分类账的记账工作；通过编制科目汇总表，还可以进行本期发生额的试算平衡，及时发现凭证和记账错误。科目汇总表账务处理程序的缺点是在汇总时不反映账户之间的对应关系，不利于查对账目、分析经济业务的来龙去脉。

科目汇总表账务处理程序适应用于生产经营规模较大，经济业务较多的单位。

二、实验要求

按照第一章所列期初余额结转总账各科目上年余额，将第四章所填制的凭证进行定期科目汇总（分为1—15日、16—30日、31日3期），填制科目汇总表。根据科目汇总表登记总账，结出各科目余额并进行试算平衡。

三、科目汇总表及总账账页格式

（1）科目汇总表格式。

（2）总账账页格式。

∗第五节　汇总记账凭证账务处理程序及总账登记

一、实验指导

汇总记账凭证账务处理程序，是定期根据记账凭证分类汇总记账凭证，然后再根据汇总记账凭证登记总分类账。

采用汇总记账凭证核算形式，除设置记账凭证（收款、付款、转账凭证）之外，还应设置汇总记账凭证（包括汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证），作为登记总账的直接依据。

汇总收款凭证，按“现金”和“银行存款”科目的借方分别设置，按有关对应的贷方科目归类汇总编制，用来汇总一定时期内现金和银行存款的收款业务。

汇总付款凭证，按“现金”和“银行存款”科目的贷方分别设置，按有关对应的借方科目归类汇总编制，用来汇总一定时期内现金和银行存款的付款业务。

汇总转账凭证，按照除“现金”“银行存款”以外的每一贷方科目分别设置，按相应的借方科目进行归类汇总，用来汇总一定时期内的全部转账业务。

在编制转账凭证和付款凭证时，只能编制一借一贷或一贷多借的凭证，而不能编制一借多贷的凭证；编制收款凭证时，则只能编制一借一贷或一借多贷的凭证，不能编制一贷多借的凭证。

基本步骤说明：

（1）根据经审核的原始凭证或汇总原始凭证，编制收款凭证、付款凭证和转账凭证；

（2）根据收款凭证和付款凭证，登记现金日记账、银行存款日记账；

（3）根据各种记账凭证与所附原始凭证、汇总原始凭证，登记有关明细账；

（4）根据一定时期内的全部记账凭证，分类汇总编制汇总记账凭证；

（5）根据定期编制的汇总记账凭证，登记总分类账；

（6）月末，将现金日记账、银行存款日记账以及各种明细账的余额，分别与总账中相应账户的余额进行核对；

（7）月末，根据经核对无误的总账和有关的明细账记录，编制会计报表。

汇总记账凭证账务处理程序按照账户对应关系汇总编制记账凭证，有利于了解账户间的对应关系。但按照每一贷方科目编制汇总记账凭证，加大了编制汇总转账凭证的工作量，并且转账凭证按贷方科目而不是经济业务进行分类、汇总，不利于日常会计核算的合理分工。

二、实验要求

根据第四章所填制记账凭证编制汇总收款凭证、汇总付款凭证、汇总转账凭证，并登记总账，结出余额，试算平衡（本节与上节科目汇总表编制是间接根据记账凭证登记总账的不同方法，不可以重复，从中选取一种方法即可）。

三、汇总记账凭证格式

第六节　错账更正

一、实验指导

会计账簿发生错误时，应当按照规定的更正方法进行更正。更正方法一般有划线更正法、补充登记法和红字更正法。

1．划线更正法

如果发现会计账簿记录文字或数字错误，而记账凭证没有错误，可采用划线更正法。方法是：先在错误的数字或文字上划一条红线以示注销，然后在错误数字或文字上方空白处填写正确的数字或文字，并由更正人员在更正处的旁边盖章以示负责。对于文字更正，可以不盖章。对于文字错误，可以只划去错误部分并进行更正；对于数字错误必须全部划掉，不能只划掉错误数字。

2．红字更正法

如果记账后发现账簿记录错误是由于记账凭证所列会计科目有误，或者科目无误，只是所记金额大于应记金额引起的，可采用红字更正法。方法是：若原记账凭证中会计科目有误，先用红字编制一张与原错误记账凭证完全相同的记账凭证，在摘要栏内注明“冲销×月×日×号凭证”，并据此用红字登记入账，以冲销原有的错误记录；同时用蓝字填制一张正确的记账凭证，并据此入账。若原记账凭证中科目无误，只是所记金额大于应记金额，用红字编制一张借贷科目与原记账凭证相同，金额为所记金额与应记金额之差的记账凭证，并据以登记有关账簿，将该账户中多记金额冲销。

3．补充登记法

如果记账后发现账簿记录错误是由于记账凭证金额小于应记金额引起的，但记账凭证中所列科目及对应关系正确，可采用补充登记法进行更正。方法是：用蓝字编制一张借贷科目与原来凭证相同，金额为应记金额与所记金额的差额的记账凭证，并据以登记有关账簿，从而将少记金额补充登记到该账户中。

二、实验要求

根据实验资料，选用正确的方法进行错账更正（假定本节所列错账与前面实验无关）。

三、实验资料

（1）3日，发现1日错账：销售部张力借差旅费（现金）2000元，所填现付字第1号凭证中，把应借科目“其他应收款”误为“管理费用”，并已记入有关日记账和明细账。

（2）4日，根据现付字第3号凭证登记现金日记账时，把贷方金额100元，误记为贷方金额1000元。

（3）6日，根据现收第2号凭证登记现金日记账时，把借方金额104元误记入贷方，当日余额也随之结错。

（4）15日，发现9日错账，根据用银行存款偿还1月9日所购鸿利型钢有限公司的货款263250元所填银付字第4号凭证中，金额误为262350元，并已登记有关日记账和明细账。

（5）15日，发现11日收到重庆兰花轴承厂经销处汇来的上月所欠款40000元所制凭证中误为石家庄轴承设备厂，并已根据凭证登记日记账与明细账。

第七节　对账与结账

一、实验指导

（一）对账

对账是指为了保证账簿记录的完整和正确，为编制会计报表提供真实可靠的数据资料，在记账之后、结账之前所进行的有关账项的核对工作。

对账工作主要包括以下内容：

1．账证核对

账簿是根据经过审核之后的会计凭证登记的，但实际工作中仍可能发生账证不符的情况，记账后，要将账簿记录与会计凭证进行核对，做到账证相符。账证核对是账账相符、账实相符、账表相符的前提条件。

期末，如果发现账证不符，有必要重新进行账证核对，这时账证核对是通过试算平衡发现记账错误之后再按一定的线索进行的。

2．账账核对

会计账簿是一个有机整体，既有分工，又有衔接。最终目的是全面、系统地反映单位的经济活动和财务收支情况，各账簿之间的这种衔接就是会计上常说的勾稽关系。利用勾稽关系，通过各种账簿的相互核对可以发现账簿是否有误，一旦发现错误，应立即更正，做到账账相符。

账账核对包括以下内容：

（1）核对总分类账的记录。按照“资产＝负债＋所有者权益”的会计等式、“有借必有贷、借贷必相等”的记账规律，总分类账各账户的期初余额、本期发生额和期末余额之间存在平衡关系。账户的期末借方余额和贷方余额也存在平衡关系，通过这种平衡关系，可以检查总账记录是否正确、完整，通常可以采用“试算平衡表”来进行核对。

（2）总分类账与所属明细分类账核对。总分类账各科目的期末余额应与其所属各明细分类账的期末余额之和核对相符。

（3）总分类账与日记账核对。检查现金总账和银行存款总账的期末余额，与现金日记账和银行存款日记账的期末余额是否相符。

（4）明细分类账之间的核对。会计部门有关实物资产的明细账与财产物资保管部门或使用部门的明细账定期核对，以检查余额是否相符，核对方法一般是由财产物资保管部门或使用部门定期编制收发结存汇总表报会计部门核对。

3．账实核对

账实核对是指各项财产物资账面金额与实有数额之间的核对，账实核对的详细内容在后面“财产清查”一章中进行介绍。

（二）结账

结账是把一定时期（月份、年度）内所发生的经济业务登记入账后，按照规定的方法对该期内的账簿记录进行小结，结出本期发生额合计和余额。

结账的标志是画线。结账工作通常按月进行，年度终了，还要进行年终结账。

结账程序如下：

（1）将本期发生的经济业务全部登记入账，并保证其正确性。

（2）根据权责发生制的要求调整有关账项，合理确定本期应计的收入和费用。本期内所有的转账业务，均应编制记账凭证记入有关账簿，如费用的摊销和预提、制造费用的分配、完工产品成本的结转等。

（3）将损益类科目转入“本年利润”科目，结平所有损益类科目。

（4）结算出资产、负债和所有者权益科目的本期发生额和余额，并结转下期。

结账方法如下：

对不需要按月结计本期发生额的账户，如各种应收应付明细账和各项财产物资明细账等，每次记账后应随时结出余额，每月最后一笔余额即为月末余额。也就是说，月末余额应是本月最后一笔经济业务记录的同一行内余额。月末结账时，只需在最后一笔经济业务记录之下通栏画单红线，不需要再次结计余额。

现金日记账、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细账，每月结账时，要在最后一笔经济业务记录下面通栏画单红线，结出本月发生额和余额，若月末无余额，在“借或贷”栏内与“平”字，并在余额栏内用“0”表示。在摘要栏内注明“本月合计”字样，在下面通栏画单红线。

需要结计本年累计发生额的明细账户，每月结账时，应在“本月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计发生额，登记在月份发生额下面，在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面再通栏画单红线。12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下面通栏画双红线。

总账账户月末需结计当月发生额和月末余额。年终结账时，要将所有总账账户结出全年发生额和年末余额，在摘要栏内注明“本年合计”字样，并在合计数下通栏划双红线。

年度终了，有余额的账户要将其余额结转下年，并在摘要栏注明“结转下年”字样。在下一会计年度新建有关会计账簿的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。

二、实验要求

本月所有记账凭证记账完毕后，总分类账余额与各日记账、明细分类账进行账账核对，全部核对无误之后，进行月末结账。