会计账簿的设置与登记方法

第二节　会计账簿的设置与登记方法

一、账簿构成基本要素与记账规则

（一）账簿构成的基本要素

为了适应记录不同经济业务的需要，账簿的组织结构也不完全一样，但无论何种账簿，也不论其格式如何，都应具备以下基本要素。

1.封面

封面主要用来载明账簿的名称。账簿名称如：现金日记账、银行存款日记账、总分类账、材料采购明细账和原材料明细账等。

2.扉页

扉页也称“账首”或“账簿启用及经管人员一览表”,主要用来记载账簿名称、编号、页数、启用日期、经管人员姓名、交接日期及主管人员签章，其背面还要登记账户目录。

3.账页

账页是账簿的主体。经济业务不同，记录经济业务内容的账页格式也有所不同。但其基本内容应包括：

（1）账户的名称，指使用某种账页的会计科目，包括总账科目以及二级明细等不同级次的明细科目；

（2）年月日栏，指用来记载编制记账凭证的日期；

（3）凭证种类和凭证号数栏，指处理经济业务的凭证种类和字号；

（4）摘要栏，指用来记载记账凭证上记录经济业务的简要说明；

（5）借方和贷方金额栏，指经济业务事项的金额；

（6）借或贷栏，指余额是借或是贷的属性；

（7）余额栏，指记载账户的余额数的栏目；

（8）总页次和分户页次，总页次是指该整本账的帐页顺序号，分页次是指该账户的账页顺序号。

4.封底

（二）登记账簿的基本要求

根据《会计法》相关规定，会计账簿登记，必须以经过审核的会计凭证为依据，并符合有关法律、行政法规和国家统一的会计制度的规定。会计人员进行账簿登记，一般应遵循以下基本要求。

1.登记账簿时，应将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项登记入账，做到记录完整、数字准确、摘要清楚、字迹工整。

2.账簿登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的账页页码，在登账符号栏内划“√”，表示已经登账。

3.账簿中文字和数字的书写上面要留适当的空隙，不要写满格，一般只占格子的1/2—2/3，留有余地是便于更正的需要。

4．登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔或者铅笔。但下列情况可以用红色墨水记账：

（1）以红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；

（2）在不设置借或贷的多栏式账页中，登记减少数；

（3）在未注明“借或贷”余额方向的账页中，在余额栏内登记负数金额；

（4）根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计分录。

5.各种账簿应按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果出现跳行、隔页，应当将空行、空页的金额栏由右上角向左下角用红笔划一条对角斜线注销，同时在摘要栏内注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。

6.每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，记录在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只记录在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。

7.账簿记录发生错误时，不得刮、擦、挖、补，也不得随意涂改或用退色药水更改字迹，不准重新抄写，应根据错误的情况，按规定的方法进行更正。

二、日记账的设置及登记方法

日记账是企业账簿体系的重要的组成部分，对于连续、系统、全面地反映企业经济活动情况，及时提供经营管理所需要的会计信息起着十分重要的作用。根据各单位不同的需要，日常设置使用的日记账有普通日记账和特种日记账。

（一）普通日记账

普通日记账是按照经济业务发生的先后顺序，逐日逐笔登记全部经济业务的账簿。它的特点是把每笔经济业务及其借、贷两方科目同时列入日记账内，便于全面反映一定时期单位的全部经济业务的情况，并作为登记总分类账的依据。普通日记账登记方法如下：

1.日期栏记录经济业务发生的日期，应按业务发生的时间顺序逐项登记，如业务发生日期和记账日期不一致时应以记账日期为准。

2.摘要栏应概括经济业务的内容，填写要求与记账凭证摘要栏相同。

3.会计科目栏记录借方和贷方会计科目名称，借方会计科目记在上一行，并与借方金额相对应；贷方会计科目记在下一行并退后两格，与贷方金额相对应。

4.每页日记账记满，应将借贷双方金额分别加计汇总，填入金额栏，并检验借贷双方的合计数是否平衡。同时在摘要栏注明“过次页”字样，在下一页日记账的第一行，应将上一页的合计数抄录，并在摘要栏内注明“承上页”字样；如果日记账仅多余一行，不够记载一个分录地位，应换新页，多余空白行次，可以划一红色斜线，将空白处注销。

5.每月月终时，应将全月累计的借贷方发生额分别记入金额栏，并在摘要栏填写“本月合计”字样，在合计金额之下，划一条红线，表示结束。

普通日记账的格式及记账举例见图表7-1所示。

图表7-1　普通日记账

普通日记账的优点是可以集中、序时地登记企业的全部经济业务，但由于这种日记账只能由一个人进行登记，不便于记账工作的合理分工；同时将日记账中每一组会计分录逐笔过入总分类账的各个账户，工作量又很大。在会计实务中，这种日记账目前已很少采用。

（二）特种日记账

由于现金和银行存款的收付是绝大部分单位发生频率较高的经济业务，而货币资金又是单位财务管理与监督的重点，为了逐日反映现金、银行存款的收支及结余情况，在普通日记账的基础上发展了记录特定类别经济业务的特种日记账。在实务中最常设置的特种日记账是现金日记账和银行存款日记账，转账业务较多的单位还可以设置转账日记账。

1.现金日记账

现金日记账是用来记录和核算单位库存现金收入、支出和结存情况的账簿。现金日记账必须使用订本式账簿，其常用的账页格式主要有“三栏式”现金日记账，即现金收入和支出同在一个账页上，各个对应科目不另设专栏反映的一种日记账格式，其三栏分别为“收入”、“支出”和“结存”。其格式见图表7-2所示。

现金日记账登记时由出纳人员根据审核后的现金收、付款凭证，按时间顺序逐日逐笔登记的。其中“年月日”栏登记经济业务发生的日期；“摘要”栏对经济业务作简要说明；“对方科目栏”登记现金收入或支出的对应账户名称；“金额”栏登记会计分录的借方金额和贷方金额；每日终了，应计算当天的现金收入及现金付出的合计数；“余额”栏在登记每笔现金收入或现金支出金额后，应逐笔结出现金余额，每日终了，应结出当日现金余额。

对于从银行提取现金的业务，为防止重复记账，只填制银行存款付款凭证，不填制现金收款凭证，因而针对现金的收入数额，应根据审核后的银行存款付款凭证登记现金日记账。为了及时掌握现金收付和结余情况，每日终了，必须结出现金日记账的账面余额，并将其与库存现金实存金额相核对。

【例7—1】北海公司2009年1月1日至5日发生下列现金收支业务，编制会计分录并登记现金日记账。

（1）1月1日提取备用金2000元；

（2）1月3日业务员张永新因公出差预借差旅费500元；

（3）1月3日林奕华报销差费460元；

（4）1月5日收到零售销售款160元；

（5）1月5日王小华交回借款310元；

（6）1月5日总务部报销购入办公用品400元。

上述经济业务编制会计分录为：

（1）借：库存现金　　　　　　2000

　　　　 贷：银行存款　　　　　2000

（2）借：其他应收款　　　　　500

　　　　 贷：库存现金　　　　　500

（3）借：管理费用　　　　　　460

　　　　 贷：库存现金　　　　　460

（4）借：库存现金　　　　　　160

　　　　 贷：主营业务收入　　　160

（5）借：库存现金　　　　　　310

　　　　 贷：其他应收款　　　　310

（6）借：管理费用　　　　　　400

　　　　 贷：库存现金　　　　　400

根据所编制的会计分录登记现金日记账见图表7-2所示。

图表7-2　现金日记账

2.银行存款日记账

银行存款日记账是用来反映银行存款的增减变化和结余情况的特种日记账。通过银行存款日记账的设置和登记，可以加强对银行存款的日常监督和管理，还可与开户银行进行账项的核对。银行存款日记账应按单位在银行开立的账户和币种分别设置，每个银行账户设置一本日记账。此外，银行存款日记账必须采用订本式账簿，不得用银行对账单代替日记账。

银行存款日记账的格式和登记方法与现金日记账基本相同。但由于银行存款的收、付业务，是根据特定的银行结算凭证进行的，因此银行存款日记账设置有“结算凭证种类和号数”栏。三栏式银行存款日记账的格式见图表7-3所示。

图表7-3　银行存款日记账

3.转账日记账

除设置现金、银行存款日记账外，有的单位因管理需要还设置转账日记账，用来逐日逐笔序时登记转账凭证。转账日记账既能将每日发生的转账业务集中反映出来，同时，还利用转账日记账的记录，检查转账凭证有无散失，保证账证相符。由于转账日记账是根据有关转账凭证登记的，账页中需要增设“转账凭证号数”栏，其账页格式与普通日记账类似。转账日记账的格式见图表7-4所示。

图表7-4　转账日记账

三、分类账的设置及登记方法

分类账按其所记录经济业务的详细程度划分，分为总分类账和明细分类账。

（一）总分类账的设置与登记

总分类账是根据总分类会计科目开设的账户，用以记录全部经济业务总括核算资料的分类账簿。因为总分类账能分类、连续、全面、总括地反映企业经济活动的情况，并为编制会计报表提供资料，所以，每个单位必须设置总分类账簿。总分类账的格式，一般采用借方、贷方、余额三栏式的订本账。其具体格式又可分为两种，一种是只有借、贷、余三个栏次，在借方金额栏和贷方金额栏不设“对方科目”专栏，其格式见图表7—5所示；另一种则是在借方金额栏和贷方金额栏设“对方科目”专栏，以便能够反映经济业务的全貌，其格式见图表7-6所示。

总分类账可以直接根据各种记账凭证逐笔登记，也可以通过一定的汇总方式，把各种记账凭证进行汇总，编制汇总记账凭证或科目汇总表，再据以登记。总分类账采用什么格式，如何登记，取决于单位所采用的账务处理程序。

图表7-5　总分类账

图表7-6　总分类账

（二）明细分类账的设置与登记

明细分类账又称明细账，是根据总账科目所属的明细科目设置的账簿，用以记录某一类经济业务明细核算资料的分类账。明细分类账是总分类账的明细记录，也是总分类账的辅助账。通过明细分类账的登记，可以详细地反映资产、负债及所有者权益增减变化情况及其实有数额，这对于加强财产物资管理、债权债务的结算以及费用开支的监督等起着重要作用。同时，明细分类账也是编制财务报表的重要依据，因此，任何单位都应该根据经营管理的需要，对于那些需要详细分类并逐笔反映其经济业务的财产物资、债权债务、收入、费用及利润等有关总分类账户设置各种明细分类账进行会计核算。

明细分类账一般采用活页式账簿，也有的采用卡片式账簿。根据财产物资管理的要求和各种明细分类账记录的经济业务内容，明细分类账主要有“三栏式明细账”、“数量金额式明细账”和“多栏式明细账”三种格式。

1.三栏式明细分类账

三栏式明细分类账的格式同三栏式总分类账相同，即账页只设借方、贷方和余额三个金额栏，不设数量栏。这种格式适用于只需进行金额核算，而不需要进行数量核算的所有者权益、债权、债务等账户，如“应收账款”、“应付账款”、“其他应收款”、“其他应付款”、“短期借款”、“长期借款”、“实收资本”等科目的明细分类核算。三栏式明细账是根据记账凭证和有关原始凭证逐笔进行登记的。三栏式明细分类账的格式见图表7-7所示。

图表7-7　明细分类账（三栏式）

2.数量金额式明细分类账

数量金额式明细分类账的账页，是在收入、发出和余额三栏下，分别设置数量、单价和金额三个小栏次，这种账页格式适用于既要进行金额核算，又要进行实物数量明细核算的财产物资，比如，“原材料”、“产成品”、“库存商品”等。此外，这种格式的明细账为了明确有关人员的经济责任，更好地满足管理上的需要，在格式上端，还根据实际需要，设置和登记一些必要的项目，如：类别、名称、规格及型号、存放地点、计量单位、储备定额和最高和最低储备量等。通过这种明细账的核算资料，便于管理者了解财产物资的流动及其结存状况，便于进行日常的会计监督。数量金额式明细账应根据材料物资等收发凭证逐笔登记。数量金额式明细账的格式见图表7-8所示。

图表7－8　明细分类账（数量金额式）

3．多栏式明细分类账

多栏式明细分类账是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在一张账页内按有关明细项目分设若干专栏，以便在同一张账页上集中反映各有关明细项目的详细资料。这种账页适用于只记金额，不记数量，而在管理上需要了解其构成内容的账户，例如费用、收入、利润类账户的明细分类账多采用多栏式明细分类账。多栏式明细账按其适用的经济内容和登记方法的不同分为以下几种。

（1）成本费用类明细账

由于成本费用类明细账户在会计期间内发生的经济业务主要都应登记在借方，因此成本费用支出类明细分类账一般为借方设置多栏、贷方设一栏的格式，若有需要冲减有关费用的事项，可在明细账中以红字在借方登记。会计期末将借方发生额合计数从贷方一笔结转到有关账户。成本费用类明细账格式见图表7-9所示。

图表7-9　______________明细分类账（成本费用类）

（2）收入类明细账

由于收入类明细账户在会计期间内发生的经济业务主要应记在贷方，因此收入类明细分类账一般为贷方设多栏、借方设一栏的格式，若有需要冲减有关收入的事项，可在明细账中以红字在贷方登记。会计期末将贷方发生额从借方一笔结转到有关账户。收入类明细账的格式见图表7-10所示。

图表7-10　___________明细分类账（收入类）

（3）财务成果类明细账

财务成果类科目，在会计期间内既发生贷方经济业务，也发生借方经济业务。为反映财务成果的构成，一般在借方、贷方均设多栏，即按财务成果构成项目设多栏记录。财务成果类明细账格式见图表7-11所示。

图表7-11　___________明细分类账（财务成果类）

（三）总分类账与明细分类账的平行登记

总分类账户与明细分类账户尽管反映经济业务的详细程度不同，但二者核算的内容是相同的，登记的原始依据也是共同的，因此总分类账户与明细分类账户采取平行登记的方法。通过平行登记，并相互核对，才能保证总分类账户的记录与明细分类账户的记录形成统驭的关系，才能及时检查错误和更正错误。

总分类账户与明细分类账户平行登记的要点和方法如下：

1.登记的会计期间相同

对于发生的每项经济业务，一方面要在有关总分类账户中进行总括的登记；另一方面要在总分类账户所属的明细分类账户中进行明细登记，如果涉及的明细账户不止一个，则应分别在有关的几个明细账户中进行登记。总分类账户与所属的明细分类账户登记的会计期间应该一致。

2.登记的借贷方向一致

如果在总分类账户中登记借方，在所属明细分类账户中也应登记借方；如果在总分类账户中登记贷方,在所属明细分类账户中也应登记贷方。但是，这一要点也有例外，当采用不同的账务处理程序时，总分类账户和明细分类账户的登记方向就可能不一致。

3.登记的金额相等

记入总分类账户中的金额必须与记入各个有关明细分类账户的金额之和相等。

采用平行登记法处理经济业务后，其平行登记的结果，必然使总分类账户与所属明细分类账户之间形成相等的数量关系，其公式如下：

总分类账户本期发生额=该总分类账所属明细分类账户本期发生额之和

总分类账户期末余额=该总分类账户所属明细分类账户期末余额之和

利用上述相等的数量关系，可以检查核对总分类账户和明细分类账户记录的完整性和正确性。

现以“原材料”和“应付账款”两个账户为例，说明总分类账户及其所属明细分类账户的平行登记方法。

【例7—2】曙光工厂“原材料”总分类账户2009年7月初余额为借方余额78000元，其所属明细分类账户的甲材料月初借方余额60000元，乙材料明细账户借方余额18000元。

“应付账款”总分类账户2009年7月初贷方余额9500元，其所属明细分类账户W工厂月初贷方余额5500元，M工厂的月初贷方余额4000元。

曙光工厂本月发生的材料收发业务以及与供应单位的结算业务如下：

（1）7月6日，向N工厂购入乙材料400公斤，每公斤20元，计8000元；购入丙材料1000件，每件5元，计5000元。以上材料均已验收入库，货款未付。

（2）7月12日，以银行存款偿还W工厂货款3000元。

（3）7月18日，向M工厂购入丙材料200件，每件5元，货款计1000元，材料已验收入库，货款尚未支付。

（4）7月22日，仓库发出以下原材料投入生产。甲材料200吨，每吨200元，计40000元；乙材料500公斤，每公斤20元，计10000元；丙材料700件，每件5元，计3500元．

本月经济业务编制会计分录如下：

（1）借：原材料——乙材料　　　　8000

　　　　　　　 ——丙材料　　　　5000

　　　　 贷：应付账款——N工厂　　　13000

（2）借：应付账款——W工厂　　　　3000

　　　　 贷：银行存款　　　　　　　3000

（3）借：原材料——丙材料　　　　　1000

　　　　 贷：应付账款——M工厂　　　1000

（4）借：生产成本　　　　　　　　　53500

　　　　 贷：原材料——甲材料　　　40000

　　　　　　　 ——乙材料　　　　　10000

　　　　　　　 ——丙材料　　　　　3500

根据上述月初余额资料和会计分录，登记“原材料”和“应付账款”两个总分类账户及其所属明细分类账户，步骤如下：

第一步，将月初余额分别记入“原材料”和“应付账款”两个总分类账户以及它们各自所属的明细分类账户；

第二步，根据上述会计分录，平行登记“原材料”和“应付账款”两个总分类账户以及它们各自所属的明细分类账户，并分别计算各账户的本期发生额和期末余额。

“原材料”和“应付账款”总分类账户分别见图表7-12、7-13所示。

图表7-12　原材料　总分类账

图表7-13　应付账款　总分类账

“原材料”明细分类账户的记录分别见图表7-14、7-15、7-16所示。

图表7-14　原材料明　细分类账

图表7-15　原材料　明细分类账

图表7-16　原材料　明细分类账

“应付账款”明细分类账户的登记分别见图表7-17、7-18、7-19所示。

图表7-17　应付账款　明细分类账

图表7-18　应付账款　明细分类账

图表7-19　应付账款　明细分类账

（四）备查账簿及其登记方法

备查账簿是在日记账、分类账登记范围之外，对单位某些经济业务进行补充登记的账簿，它是主要账簿的补充。与前面介绍的几种账簿不同之处是：

1.备查账簿不是根据记账凭证登记的；

2.备查账的格式与前面介绍的几种账簿格式不同；

3.备查账簿登记方式是注重用文字记叙某项经济业务的发生情况。

备查账簿可根据各单位的具体情况和需要设置，其格式、登记方法由各单位自定。例如，某单位为了反映租入固定资产经济业务的情况，需要设置“租入固定资产登记簿”，其格式见图表7-20所示。

图表7-20　租入固定资产登记簿