明细分类账的格式和登记方法

三、明细分类账的格式和登记方法

明细分类账是根据二级账户或明细账户开设账页，分类、连续地登记经济业务以提供明细核算资料的账簿。明细分类账是总分类账的明细记录，它是按照总分类账的核算内容，按照更加详细的分类，反映某一具体类别经济活动的财务收支情况，它对总分类账起补充说明的作用，它所提供的资料也是编制会计报表的重要依据。

不同类型经济业务的明细分类账，可根据管理需要，依据记账凭证、原始凭证或汇总原始凭证逐日逐笔或定期汇总登记。固定资产、债权、债务等明细账应逐日逐笔登记；库存商品、原材料收发明细账以及收入、费用明细账可以逐日逐笔登记，也可定期汇总登记。库存现金、银行存款账户由于已设置了日记账，不必再设明细账，其日记账实际上也是一种明细账。

明细账的格式有三栏式、多栏式、数量金额式等多种，详细情况如下：

（1）三栏式明细分类账。三栏式明细分类账是设有借方、贷方和余额三个栏目，用以分类核算各项经济业务，提供详细核算资料的账簿，其格式与三栏式总账格式相同，由会计人员根据审核后的记账凭证，按经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的。日期栏登记经济业务发生的具体时间，与记账凭证的日期一致；凭证字、号栏登记原始凭证或记账凭证的种类和编号；摘要栏登记业务的简要内容，通常也和记账凭证中的摘要内容是一致的；借方、贷方金额栏登记账户的借方、贷方发生额；借或贷栏登记余额的方向；余额栏登记每笔业务发生后该账户的余额，如图5-11所示。

图5-11　三栏式明细账登账图例

三栏式明细账适用于只进行金额核算的账户，如应收账款、应付账款、应交税费等往来结算账户。

（2）多栏式明细分类账。多栏式明细分类账将属于同一个总账科目的各个明细科目合并在一张账页上进行登记，即在这种格式账页的借方或贷方金额栏内按照明细项目设若干专栏。这种格式适用于成本费用类科目的明细核算。按照明细分类账登记的经济业务的特点不同，多栏式明细分类账账页又可分为借方多栏式、贷方多栏式和借贷方多栏式三种格式。

①借方多栏式明细分类账的设置。

借方多栏式明细账，在账页中设有借方、贷方和余额三个金额栏，并在借方按照明细科目或明细项目分设若干栏目，或者单独开设借方金额分析栏。这种格式的账页适用于借方需要设置多个明细科目或明细项目的成本或费用类账户，如“材料采购”明细账、“生产成本”明细账、“管理费用”明细账及“制造费用”明细账等。

借方多栏式明细账依据审核后的记账凭证和原始凭证，按照业务发生的时间先后顺序进行登记。借方多栏式明细账适用于一般在平时只有借方项目的发生额，而贷方只在月末发生一次且与借方项目相同的账户的明细分类核算。因此，借方多栏式明细账一般为每一个明细项目设置一个金额栏，登记该项目一个方向（借方）的发生额，对于另一个方向（贷方）的发生额，则在该栏目内用“红字”记录，以表示对该项目金额的减少数或转出数，如图5-12所示。

图5-12　多栏式明细账登账图例

②贷方多栏式明细分类账的设置。

贷方多栏式明细分类账是在账页中设有借方、贷方和余额三个金额栏，并在贷方按照明细科目或明细项目分设若干栏目，或者单独开设贷方金额分析栏。它适用于贷方需要设多个明细科目或明细项目进行登记的账户，如“营业外收入”明细账和“产品销售收入”明细账等。

贷方多栏式明细分类账是根据审核后的记账凭证和原始凭证，按照业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的。贷方多栏式明细账适用于一般在平时只有贷方项目的发生额，而借方只在月末发生一次且与贷方项目相同的账户的明细分类核算。因此，贷方多栏式明细账一般为每一个明细项目设置一个金额栏，登记该项目一个方向（贷方）的发生额，对于另一个方向（借方）的发生额，则在该栏目内用“红字”记录，以表示对该项目金额的减少数或转出数。

③借贷方多栏式明细分类账（特种明细账）。

借贷方多栏式明细分类账是在账页中设有借方、贷方和余额三个金额栏，并同时在借方和贷方栏下设置若干个明细科目或明细项目进行登记的账簿。它适用于借贷方均需要设置多个栏目进行登记的账户，如“本年利润”明细账、“应交税金——应交增值税”明细账、“材料采购”明细账及“材料成本差异”明细账等。

（3）数量金额式明细分类账。数量金额式明细分类账适用于既要进行金额核算又要进行数量核算的账户，如原材料、库存商品等存货账户，其借方（收入）、贷方（支出）和余额（结存）都分别设有数量、单价和金额三个专栏。

采用数量金额式明细分类账提供了企业有关财产物资的数量和金额收、发、存的详细资料，从而能加强财产物资的实物管理和使用监督，可以保证这些财产物资的安全完整。

数量金额式明细账可以由会计人员根据原始凭证按照经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记，也可以由仓库保管员根据原始凭证按照时间先后顺序逐日逐笔进行登记。具体登记方法如下：

①日期栏登记经济业务发生的具体日期，应与原始凭证的日期一致。

②凭证字、号栏按证明业务发生或完成的原始凭证进行登记，一般情况下，原材料增减业务的原始凭证叫做收料单（简称“收”字）、领料单（简称“领”字）和限额领料单（简称“限领”字）；产成品增减业务的原始凭证叫做入库单（简称“入”字）、出库单（简称“出”字）。

③摘要栏登记业务的简要内容，文字力求简练，但要能说明问题。

④入库、出库栏中的数量栏登记实际入、出库的财产物资的数量；入库单价栏和金额栏按照所入库材料的单位成本登记；出库栏和结存栏中的单价栏和金额栏，登记时间及金额取决于企业所采用的存货计价方法。在采用月末一次加权平均法下，出库单价栏和金额一个月只在月末登记一次。