总分类账和明细分类账的账页格式

各个单位的经济业务特点和管理的要求不同,所设置的账簿种类及格式也不同,这些账簿可以按不同的标准进行分类,常见的分类方法有以下几种:

(一)账簿按用途分类

会计账簿按其用途不同可分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。

1.序时账簿

序时账簿,也称日记账,是指根据经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行连续登记的账簿。序时账簿按其记录的经济业务内容不同又分为普通日记账和特种日记账。用来登记全部经济业务的日记账称为普通日记账;专门用来登记某一类经济业务的日记账称为特种日记账,如现金日记账和银行存款日记账。

2.分类账簿

分类账簿,也称分类账,是对全部经济业务进行分类登记的账簿。分类账按其所反映内容详细程度的不同,又分为总分类账和明细分类账。

(1)总分类账簿。总分类账簿,也称总分类账,简称总账,是指根据总分类科目(一级会计科目)开设,用于分类记录全部经济业务,提供总括核算资料的分类账簿。它对明细分类账簿具有统驭和控制作用。

(2)明细分类账簿。明细分类账簿,也称明细分类账,简称明细账,是根据总分类账所属的二级或明细科目设置的,详细记录某一类经济业务,提供比较详细核算资料的分类账簿。明细分类账簿对总分类账簿具有辅助和补充的作用。

3.备查账簿

备查账簿,也称辅助账簿,是对某些未能在序时账和分类账等主要账簿中登记的经济业务进行补充登记的账簿。备查账簿主要是为某些经济业务的经营决策提供一些必要的参考资料,如租入固定资产登记簿、应收票据备查簿、代管商品物资登记簿、受托加工物资登记簿等。这种账簿属于备查性质的辅助账簿,与其他账簿之间不存在严密的依存、勾稽关系。

(二)账簿按外表形式分类

账簿按其外表形式不同,分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。

1.订本式账簿

订本式账簿,也称订本账,是在账簿启用之前,就把若干顺序编号的、具有专门格式的账页固定装订成册的账簿。一般情况下,一些重要的、具有统驭作用的账簿,如现金日记账、银行存款日记账、总分类账等,都采用订本式账簿。应用订本式账簿的优点是,可以避免账页散失,防止任意抽换账页。但是,它也有一些缺点:在使用时,必须为每一账户预留账页,这样可能会出现某些账户预留账页不足的情况,影响账户连续登记,不便查阅,而有些账户预留账页过多,造成浪费。另外,采用订本式账簿,在同一时间里,只能由一人负责登记,不便于分工。

2.活页式账簿

活页式账簿也称活页账,是把若干张具有专门格式、零散的账页,根据业务需要自行组合而成,并装在活页夹内的账簿。一般情况下,一些明细账采用活页账的形式。应用活页式账簿的优点是,账页不固定装订在一起,可根据业务的需要随时加入、抽出或移动账页,这样可以适当避免浪费,使用起来灵活,而且可以分工记账,有利于提高工作效率。但是,它也有一些缺点。由于账页是分开的,因此账页容易散失或被任意抽换。所以,使用时应将账页顺序编号,置于账夹内,并在账页上由有关人员签名或盖章,以防止产生一些舞弊行为。在年度终了时,更换新账后,应将使用过的账页装订成册,作为会计档案予以保管。

3.卡片式账簿

卡片式账簿,也称卡片账,是由若干张分散的、具有专门格式的存放在卡片箱中的卡片组成的账簿。这种账簿主要适用于内容比较复杂、变化不大的财产明细账,如固定资产卡片、低值易耗品卡片等。卡片式账簿具有活页式账簿的特点,便于随时查阅,便于归类整理,不容易损坏,但也容易出现账页散失或被任意抽换的问题。因此,在使用时,需要将卡片式账页连续编号,并在卡片上由有关人员签名或盖章,放在卡片箱内,由专人保管。更换新账后,也需要封扎起来,作为会计档案妥善保管。

(三)账簿按账页格式分类

会计账簿按账页格式分类,可分为三栏式账簿、数量金额式账簿、多栏式账簿等。

1.三栏式账簿

三栏式账簿的基本结构是借方、贷方和余额三栏。它适用于总分类账、日记账,也适用于只进行金额核算而不需要数量核算的债权、债务结算账户的明细分类账。

2.数量金额式账簿

数量金额式账簿包括借方(收入)、贷方(发出)、余额(结存)三栏。在每一大栏内,又设置数量、单价、金额三个小栏目。这种账簿适用于既要进行金额核算,又要进行实物数量核算的各种财产物资账簿。比如,原材料、库存商品明细账。

3.多栏式账簿

多栏式账簿是指由三个以上金额栏的账页所组成的账簿。这种账簿根据经济业务特点和经营管理的需要,把同一个一级账户所属的明细账户,集中在一张账页上设置专栏,反映各有关明细账户的核算资料。它适用于生产成本、主营业务收入、管理费用和本年利润、利润分配等账户。

综上所述,会计账簿分类如图7-1所示。

图7-1　会计账簿的分类