1.项目财务管理概念
财务管理是根据财经法规制度，组织企业资金运作或财务活动，处理和协调企业财务关系的一种管理活动。它具有价值管理、综合管理和动态管理的特点，其实质是以价值形式对企业的生产经营全过程进行综合性的管理。财务管理基本环节包括财务预测、财务决策、财务预算、财务控制及财务分析等。
项目财务管理就是遵循客观经济规律，通过对项目资金的筹集、运用和分配的管理，利用货币价值形式对会展项目的经营状况进行综合性的管理。
2.项目财务管理的内容
（1）投资管理
投资是指项目组织者为项目正常开展而进行的资金投入活动。如为举办体育赛事兴建体育场馆。在投资活动中，投资规模的大小与多少要与项目的规模结合起来，由于项目是一次性的项目，投资的固定资产价值高，特别是不动产，要充分考虑项目的使用效率，尽量提高利用率。如为1999年昆明世界园艺博览会兴建的世博园不仅保证了世界园艺博览会成功举办，而且作为世界园艺博览会的历史遗产目前还是云南昆明的一个标志性旅游景区。
（2）筹资管理
筹资是指项目组织者为满足项目投资和资金营运需要，筹集所需资金的行为。要考虑筹资的数量、筹资的方式和时间进度。不同的项目，资金筹集方式不同，一般有主办单位拨款、赞助收入、捐赠收入、会议参会费、活动现场广告收入、活动门票收入、提供服务收入、借款等。财务管理的目标就是要选择合理的筹资方式，以最小的资金成本筹集到项目所需要的资金。
（3）营运资金管理
营运资金是指流动资产减流动负债的余额。营运资金在活动项目资金流量中占有相当大的比重，而且周转速度快，形态易变，所以是财务管理工作中一项重要内容。由于许多参与方在活动举办前期才支付参加费用的款项，很多服务项目在签订外包合同时只预付一部分订金的情况也时常发生，造成活动项目的应收账款增加，而活动项目的周期一般需要数月，甚至数年，在这期间，需要预订活动项目场馆、广告宣传、邮电费、差旅费、经营人员工资、交际应酬费、水电费、折旧费及其他费用开支。
因此，为了保证资金的正常周转，活动项目组织者必须重视营运资金的管理，要合理预测活动项目的规模和成本费用，确保营运资金需求量；在保证活动项目顺利进行的前提下，节约使用资金；加速营运资金周转，提高资金使用效率；合理安排流动资金和流动负债的比例关系，降低偿债风险。项目在运行过程中，会产生一系列的资金收付行为，项目组织者需确定营运资金的管理策略，从以下几个方面进行管理。
①应收账款的管理
许多项目通常是在实施期间才能获得收入，如大部分活动的观众和参与者只有到现场才会购买活动的相关产品；一些展会项目活动参与方一般事先只预付订金，在展会提供时或结束时才支付尾款，有时甚至会拖欠，这导致在项目持续期间应收账款的形成。应收账款减少了项目的现金流入量，增加了管理成本，并且会给项目带来财务风险。
②应付账款的管理
应付账款是项目组织者应支付给商品供应商或服务提供者的款项，它构成了项目的资金来源。项目组织者可在不影响自己商业信用的前提下推迟应付账款的支付时间，在没有现金折扣的情况下，这种方式没有资金成本，是项目一种较好的筹资方式；如果有现金折扣，就要分析资金周转情况和放弃现金折扣的代价，通过比较最终作出决策。
③现金的管理
大型项目前期需垫付大量的现金，为保证项目的顺利开展，应在前期通过各种措施进行资金筹措。并且在整个项目持续期间，根据项目所处阶段的需要量对现金进行安排，预防各种不测因素的影响，保证现金的供给。另外，对于周期长的大型项目，在现金充足的情况下可将暂时不用的现金进行投资活动，以取得更大的收益。但进行投资应充分考虑投资的风险，避免造成投资损失，影响项目的正常运行。
④收益分配
项目组织者通过举办活动取得收入，实现资金的增值。全部收入在补偿成本费用和交纳税金后，还应将剩余的收益在主办方（投资者）之间进行分配。项目组织者要依据法律的有关规定，确定合理的分配方式和分配金额。
（4）成本费用管理
成本费用管理也就是对资金耗费的管理，降低成本费用是提高会展项目利润的根本途径。会展项目的成本费用管理，就是指项目组织者为保证项目目标的实现而制定成本预算，并对项目实施过程中发生的成本费用进行检查、监督和控制，努力将实际成本控制在预算范围内的管理过程。
会展企业的商品说到底就是服务，而服务具有无形性的特点，会展企业“商品”的特殊性，使成本控制的复杂程度提高，因此成本控制管理中要正确处理成本、服务质量和服务价格三者之间的关系，在保证服务质量的前提下，合理控制成本，努力提高经济效益。
（5）利润管理
利润是一定时期内的经营成果，是会展项目在经营期内的收入减去成本后的总额，提高经济效益是一切经济工作的出发点和归宿点。会展项目组织者通过合理制定项目的目标利润规划，采取各种有效措施，挖掘各项资源的潜力，尽可能提高项目的营利水平。
利润管理要综合分析和预测会展项目的规模、各项成本和价格定位等因素对目标利润的影响，合理制定目标利润；注意开源节流、讲求实效，采取各项措施增收节支，提高经济效益；同时认真进行税务策划，依法履行纳税义务，在兼顾各方利益、正确处理眼前利益和长期利益的前提下，制定合理利润分配政策。如某会展项目在创办之初不一定是以营利为目的，而是要通过优质的服务等创建品牌。
3.项目财务管理的环节
（1）规划和预测
根据项目的目标与规划，结合未来形势预测，确立项目财务的目标和规划。
（2）财务决策
根据项目的财务目标，利用专门的方法对各种财务方案进行决策。如某活动组织者想组织举办一场影响较大的相亲大会，筹集资金方式有多种方案，可采用向政府争取拨款、向社会拉赞助、销售活动现场户外广告位等方式进行筹资，财务决策就是要从制订的多个方案中选取最优方案。
（3）财务预算
根据所预测的项目规模、收入和支出情况编制财务计划。
①预算的含义
预算是一种将资源分配给特定活动的数字性计划工具。在筹备活动的过程中，用货币形式表示各项活动的花费是必不可少的一个环节，掌握了活动预算就掌握了整个项目。
②预算的类型
项目预算分为收入预算和费用预算（包括固定费用和可变费用预算）两种。收入预算是收入预测的一种特定类型，是规划活动未来收入来源的预算；费用预算是指列出活动举办方为实现目标而开展的各个项目的投入费用，并且将费用额度分配到各种活动（子项目）中的行为。在收入确定的情况下，较低的费用投入意味着较高的项目收益。一般固定费用都是活动举办时必须支付的费用，如给予承办者的报酬、广告宣传等费用；可变费用预算是根据不同业务量水平（如参会人数多少），分别确定相应预算以反映不同业务量所应开支的费用水平。
③预算的方法
编制预算的主要依据是：主办方和承办方的利润目标，上一年同类项目的预算情况及评估报告，项目市场情况及预算情况，公司在活动方面的政策和策略（如促销策略、广告投入等），公司外部环境的变化（如不同季节、竞争对手的变化、供求关系的平衡、政府部门的政策和规定、整个行业的发展波动以及其他影响因素）。在筹划活动的过程中还要留出一定比例的不可预见费用（一般为总费用的10%），该部分预算主要以支付因天气或其他不确定因素而产生变化需要临时增加的费用，以确保项目顺利进行。人工成本、餐饮费用等都是随着业务量的变化而变化的，因此可变费用的预算计划尤其重要。
（4）财务控制
对预算和计划的执行情况进行监督、调整和控制，以保证预算的实现。
（5）财务分析、业绩评价与激励
对项目的财务成果进行分析，评比相关责任人并进行奖励与惩处。
4.项目财务管理预测的内容
（1）项目财务预测的概念
预测是用科学的方法，根据过去和现在推测事物未来的发展趋势。预测是编制预算的基础，准确的预测是保证项目成功举办的前提。
（2）项目财务预测的内容
①规模的预测
项目的规模预测是对参加人数、预计活动所需场地的面积、出席活动的嘉宾人数等所做的预测。规模预测是收入预测与支出预测的基础。规模预测一般通过分析历史数据、市场调查、发放邀请函和收到回执等方式综合确定。
②收入的预测
根据项目规模以及收费项目、收费标准来预测项目收入。项目收入多少决定着项目投入规模的大小。除了争取上级拨款等确定性收入外，项目管理团队要努力通过市场化运作来增加项目收入，以提高项目运作的营利能力。
③成本的预测
根据项目的规模，依据掌握的经济信息、历史成本资料以及成本与各种技术经济因素的相互依存关系，采用科学的方法，对项目未来成本水平及其变化趋势作出的科学推测。
④风险的预测
预测由于资金不到位导致项目工作受到影响的可能性（如表3.2）。
表3.2 上海游艇展财务预算实例
（续表）
5.项目盈亏分析
盈亏平衡点计算和量本利分析方法，是项目盈亏分析的主要工具。衡量一个项目能否盈利或亏本，主要取决于项目销售收入和成本费用：当销售收入大于总的成本费用时，项目就有盈利，否则就亏损。当销售收入等于总的成本费用，即项目利润为零时的销售量，财务管理上称之为“盈亏平衡点”，也称保本点。项目利润、收入、费用（成本）之间的关系如下（如图3.7）。
图3.7 盈亏平衡点计算和量本利分析方法
项目利润＝销售收入－总成本费用
＝单价×销售量－（固定成本＋单位变动成本×销售量）
＝（单价－单位变动成本）×销售量－固定成本
＝单位边际贡献×销售量－固定成本
项目组织者可以根据活动项目广告牌位、摊位、门票等销售数量、成本和利润之间的依存关系来预测活动项目销售利润。具体方法可用下列公式测算目标利润数额：
项目利润＝售价单位×标准广告牌位（摊位、门票等）销售量
－单位变动成本×标准广告牌位（摊位、门票等）销售量
－固定成本
＝（销售单价－单位变动成本）
×标准广告牌位（摊位、门票等）销售量－固定成本
盈亏平衡点即利润为零时的销售数量，根据上述关系，盈亏平衡点的销售量用下列公式表示：
项目利润＝单位边际贡献×销售量－固定成本
假设项目利润为零，即0＝单位边际贡献×销售量－固定成本
盈亏平衡点销售量＝固定成本/单位边际贡献
＝固定成本/（销售单价－单位变动成本）
盈亏平衡点销售收入＝盈亏平衡点销售量×销售单价
公式中，固定成本是指在一定的销售量（业务量）范围内，其发生总额不随销售量（业务量）的变动而变动，而是保持相对稳定的那些成本费用支出。固定成本总额在一定时期内保持不变，但是随着销售量（业务量）的增加，单位销售量（业务量）所分摊的固定成本将会减少。
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