固定资产管理系统的初始设置

6.2　固定资产管理系统的初始设置

固定资产管理系统的初始设置是使用单位根据其实际情况，建立一个适合本企业实际需要的固定资产账套的过程。它主要包括建立固定资产账套、基础设置和录入原始资产卡片等。

6.2.1　建立固定资产账套

固定资产账套是单位根据实际情况，在已经建立会计核算账套的基础上，建立一个适合企业实际需要的固定资产账套的过程。

1.系统启动

操作步骤如下所述:

选择“设置”、“基本信息”、“系统启用”，进入系统启用界面，在固定资产系统所在行的方框中打“√”，并选择启用日期，系统提示：“确实要启用当前系统吗?”单击【是】按钮，完成固定资产系统启用，如图6-2所示。

图6-2　固定资产管理系统启用

2.建立固定资产账套

操作步骤如下所述:

(1)约定及说明

在用友ERP-U8企业应用平台中，选择“业务”、“财务会计”、“固定资产”，进入固定资产系统，系统会提示：“这是第一次打开此账套，还未进行过初始化，是否进行初始化?”对话框，如图6-3所示。信息提示对话框，单击【是】按钮，进入约定及说明界面，如图6-4所示。

图6-3　固定资产系统初始化提示信息

图6-4　固定资产系统初始化—约定及说明

(2)启用月份

选中并单击【我同意】按钮，再单击【下一步】按钮，打开“固定资产初始化向导—启用月份”对话框，如图6-5所示。

图6-5　固定资产初始化向导—启用月份

提示:

●　在此对话框中所列示的启用月份只能查看，不能修改。在该日期前的所有固定资产都将作为期初数据，在启用月份开始计提折旧。

(3)折旧信息

单击【下一步】按钮，“折旧信息”对话框，如图6-6所示。

图6-6　固定资产初始化向导—折旧信息

提示:

●　主要折旧方法:系统提供了6种折旧方法可供选择，此时，选择的折旧方法只是在以后录入固定资产卡片时默认的折旧方法，并不是所有的固定资产必须采用的折旧方法，对具体的固定资产可以重新定义折旧方法。

●　当(月初已计提月份=可使用月份－1)时，将剩余折旧全部提足(工作量法除外):是指除工作量法外，只要满足上述条件，则该月折旧额=净值－净残值，并且不能手工修改;如果不选该项，则该月不提足折旧，并且可手工修改，但当以后各月按照公式计算的月折旧率或折旧额是负数时，认为公式无效，令月折旧率=0，月折旧额=净值－净残值。

(4)编码方式

设置完毕，单击【下一步】按钮，进入“固定资产初始化向导—编码方式”窗口，如图6-7所示。

图6-7　固定资产初始化向导—编码方式

提示:

●　固定资产编码方式:固定资产编号是资产的管理者给资产所编的编号，包括“手工输入”和“自动编码”两种方式。自动编码方式包括:类别编号+序号、部门编号+序号、类别编号+部门编号+序号、部门编号+类别编号+序号。类别编号中的序号长度可自由设定为1～5位。

●　资产类别编码方式:资产类别是单位根据管理和核算的需要给资产所作的分类，可参照国家标准分类，也可根据需要自己分类。资产类别编码方式设定以后，一旦某一级设置了类别，则该级的长度不能修改，未使用过的各级的长度可修改。每一个账套的资产自动编码方式只能选择一种，一经设定，该自动编码方式不得修改。

(5)账务接口

设置完毕，单击【下一步】按钮，进入“固定资产初始化向导—财务接口”窗口，在“固定资产对账科目”栏录入“1601，固定资产”，在“累计折旧对账科目”栏录入“1602，累计折旧”，如图6-8所示。

图6-8　固定资产初始化向导—账务接口

提示:

●　与账务系统对账:固定资产对账科目和累计折旧对账科目应与账务系统内对应科目一致。

●　对账不平允许月末结账:将此项打“√”，是指当存在对应的账务账套的情况下，本系统在月末结账前自动执行一次对账，给出对账结果。如果不平，则说明两系统之间存在偏差，应予以调整。

(6)完成设置

①设置完成后，单击【下一步】按钮，进入“固定资产初始化向导—完成”对话框，如图6-9所示。

②单击【完成】按钮，系统弹出“已经完成了新账套的所有设置工作，是否确定所设置的信息完全正确并保存对新账套的所有设置?”对话框。

③单击【是】按钮，系统提示“已成功初始化本固定资产账套!”。

④单击【确定】按钮，固定资产建账完成。

图6-9　固定资产初始化向导—完成

提示:

●　建账完成后，当需要对账套中某参数进行修改时，可在“固定资产→设置→选项”中进行重新设置。

6.2.2　基础设置

基础设置是使用固定资产系统进行资产管理和核算的基础，这些设置包括选项设置、部门对应折旧科目设置、固定资产类别设置、增减方式设置等。

1.设置选项

操作步骤:

①选择“固定资产→设置→选项”，打开“选项”对话框。

②单击【编辑】按钮，再单击【与财务系统接口】选项卡，设置固定资产默认入账科目1601;累计折旧默认入账科目1602;固定资产减值准备默认入账科目1603，如图6-10所示。

提示:

●　固定资产、累计折旧、固定资产减值准备缺省入账科目:固定资产系统制作凭证时，凭证中上述科目的默认值将由设置的情况确定，当这些设置为空时，凭证中缺省科目为空。

2.设置部门对应折旧科目

固定资产计提折旧后需把折旧计入相关的成本或费用，根据不同使用者的具体情况按照部门或类别归集。该环节是对各部门选择一个相应的折旧科目，以后录入卡片时可以调用。

图6-10　选项设置

操作步骤:

①在固定资产子系统中，选择“业务→部门对应折旧科目”，进入部门对应折旧科目设置窗口。

②在左侧的固定资产部门编码目录中，选择所给部门的所在行，单击工具栏上的“修改”按钮，系统自动打开“部门编码表—单张视图”窗口。

③单击【折旧科目】右侧的参照按钮，选择该部门对应的折旧科目，系统自动显示科目名称，如图6-11所示。

④单击【保存】按钮。以此方法继续录入其他部门对应的折旧科目。

提示:

●　在设置部门对应的折旧科目时，必须选择末级会计科目。设置上级部门的折旧科目，则下级部门可以自动继承，也可以选择不同的科目，即上下级部门的折旧科目可以相同，也可以不同。

3.资产类别设置

为了强化固定资产管理，及时准确作好固定资产核算，为统计管理提供依据，需科学地对固定资产进行分类。企业可根据自身的特点和管理要求，确定一个较为合理的资产分类方法。对固定资产类别可以分别进行增加、修改和删除的操作:

图6-11　部门对应折旧科目的单张视图

操作步骤:

①执行“设置→资产类别”命令，打开“类别编码—列表视图”窗口。系统提供资产类别的列表视图和单张视图两种显示方式。

②单击工具栏上的【增加】按钮，打开“类别编码—单张视图”窗口。

③输入“类别名称、使用年限、净残值率、计提单位”，选择“计提属性、折旧方法以及卡片样式”，如图6-12所示。

图6-12　类别编码—单张视图

④单击【保存】按钮，继续录入其他固定资产类别，如图6-13所示。

图6-13　已设置的资产类别

⑤单击【放弃】按钮，系统提示“是否取消本次操作”，再单击【是】，返回“类别编码—列表视图”窗口。

提示:

●　类别编码:固定资产类别编码由它的上级类别的编码和本级编码共同组成，选中上级资产类别，上级编码即自动带到本级，不允许修改。

●　使用年限、净残值、计量单位:默认继承其上级类别的设置，可以修改。

●　在定义资产类别时，必须自上而下定义。

●　类别编码、名称、计提属性、卡片样式不能为空。

●　非明细级类别编码不能修改和删除，明细级类别编码修改时只能修改本级的编码。

●　使用过的类别的计提属性不能修改。

●　系统已使用过的类别不再允许增加或删除下级类别。

4.增减方式设置

增减方式包括增加方式和减少方式。通过增减方式设置可为每种方式指定账务处理时的对方入账科目(增加方式的“贷方”科目、减少方式的“借方”科目)。例如，在投资者投入时，该科目设置为“实收资本”，该科目默认在贷方;在出售时，该科目设置为“固定资产清理”，该科目默认在借方。

增加方式主要有:直接购入、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入。减少的方式主要有:出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出等。

操作步骤如下所述:

①执行“设置→增减方式”命令，打开“增减方式—列表视图”窗口。

②在左侧的“增减方式目录表”中选择欲修改的增减方式，单击“修改”，系统自动打开“增减方式—单张视图”窗口，在“对应入账科目”栏录入“100201”，如图6-14所示。

图6-14　增减方式—单张视图

③单击【保存】按钮。以此方法继续设置其他增减方式对应的入账科目。

提示:

●　增加、删除某一种增减方式时，单击“增加”、“删除”按钮即可。但增减方式中的“盘盈、盘亏、毁损”不能修改和删除，因为本系统提供的报表中有固定资产盘盈盘亏报表。

●　在资产增减方式中设置对应入账科目是为了在生成凭证时默认。

●　非明细级增减方式不能删除;已使用的增减方式不能删除。

●　在生成凭证时，如果入账科目发生了变化，则可以进行修改。

6.2.3　原始资产卡片录入

原始卡片是指已经使用过和计提过折旧的固定资产卡片。为了保持历史资料的连续性和完整性，企业在使用固定资产管理系统前，必须将原有固定资产资料输入系统。原始卡片的输入时间没有限制，但是必须在第一个期间结账前开始。

原始卡片包括原值、资产名称、使用年限、折旧方法等项目。系统提供了一些卡片必需的项目，如果这些项目不能满足企业对资产特殊管理的需要，则可以自定义相应的项目。

操作步骤如下所述:

①执行“卡片→录入原始卡片”命令，打开“固定资产类别档案”对话框。选择录入资产所属的固定资产类别，单击【确定】按钮，进入“固定资产卡片—录入原始卡片”窗口，如图6-15所示。

图6-15　录入原始卡片

②在“固定资产名称”栏录入固定资产的名称，选择部门名称栏后，单击【部门名称】按钮，打开“固定资产—本资产部门使用方式”对话框，如图6-16所示。

图6-16　固定资产—本资产部门使用方式

③单击【确定】按钮，打开“部门参照”窗口，选择该资产所属的部门，双击确认。

④按照上述方式录入该张卡片的其他选项，录入完毕后，单击【保存】按钮，系统提示“数据成功保存!”

⑤单击【确定】按钮。以此方法继续录入其他的固定资产卡片。

提示:

●　原值可以是原始价值、重置完全价值和评估价值。原值、累计折旧、累计工作量录入的一定要是卡片录入月月初的价值;否则，将会出现计算错误。

●　在固定资产卡片界面中，除“固定资产”主卡片外，还有若干的附属选项卡，这些附属选项卡的信息只是为管理卡片设置的，不参与计算。

●　固定资产编号如果在参数设置中选择为“自动编号”，则此时的固定资产编号由系统自动填写;否则，由操作员填写。

●　单项资产可以选择多个使用部门。但该项资产卡片上的对应折旧科目不能输入，默认为选择使用部门时设置的折旧科目。

●　当单项资产选择多个使用部门时，可以将其原值、累计折旧等数据在多部门间按设置的比例分摊。