总账系统初始设置

学习任务4－2　总账系统初始设置

一、实训任务

1．设置总账系统参数。

2．外币设置。

3．定义会计科目，定义项目档案，定义凭证类别。

4．录入期初余额。

5．定义结算方式，定义常用摘要。

6．数据权限与金额权限。

二、任务目标

1．了解总账系统的功能，熟悉总账系统的工作流程和数据流程。

2．理解总账系统初始设置的内容，掌握总账系统初始设置的要求及流程。

3．掌握在初始设置中录入期初余额的方法。

4．掌握设置辅助核算的技巧。

三、准备工作

1．修改计算机时间为2011年1月31日。

2．引入“3－3基础设置”账套备份。

四、实训引例

（一）总账系统的参数

1．支票控制，取消“现金流量科目必录现金流量项目”。

2．可以使用应收受控科目、应付受控科目、存货受控科目。

3．制单权限控制到科目，凭证审核控制到操作员，不允许修改、作废他人填制的凭证。

4．其他选项按默认值。

（二）外币

符号：USD，名称：美元，固定汇率方式，汇率小数位数：4，记账汇率7．0000，调整汇率6．6295。

（三）会计科目

表4－1　　　　会计科目

续表

续表

1．根据表4－1增加不存在的科目和修改已有的会计科目，不在本表中的科目不用删除。

2．指定“1001库存现金”为现金总账科目，“1002银行存款”为银行存款总账科目；指定“1001库存现金”、“100201工商银行”、“100202建设银行”为现金流量科目。

3．“1121应收票据”、“1122应收账款”、“2203预收账款”、“122102其他单位应收款”科目辅助账类型为“客户往来”，受控系统：应收系统。

4．“2201应付票据”、“220201应付货款”、“1123预付账款”科目辅助账类型为“供应商往来”，受控系统：应付系统。

（四）项目目录

项目大类：工程管理（普通项目，项目级次：1级长度为2，其他级次长度为0）

核算科目：“1605工程物资”及其下级所有明细科目

项目分类：01停车棚　　　02仓库

（五）凭证类别

（六）期初余额

续表

1．“1122应收账款”明细账

2010年12月6日，金蝶集团购联想电脑100台，每台无税售价8 200元，增值税销项税额为139 400元，款未收，合计959 400元，凭证号：转－0218。

2．“122101其他个人应收款”明细账

2010年12月8日，总经理办公室郎某借差旅费6 000元，凭证号：转－0288。

3．项目明细

4．“220201应付货款”明细账

2010年12月10日，向戴尔集团购入戴尔电脑100台，每台无税价5 000元，计500 000元；增值税为85 000，合计585 000元，款未付，凭证号：转－0318。

（七）结算方式

对应票据类型全部为空。

（八）常用摘要

（九）数据权限定义

1．科目权限：操作员02具有所有科目的查账和制单权限。

2．用户权限：操作员03对应操作员01、02具有查询、审核、弃审权限。

五、学情关注

在本实训中，重点要研究科目的属性，特别是客户、供应商、部门、个人、项目、日记、银行、数量、外币、指定现金、指定银行、指定现金流量。这12个属性是总账系统的核心内容，总账系统的高级功能主要通过这12个属性展开，对每个属性都要研究基础数据定义、期初值的录入方式、制单时额外录入的内容、查询输出以及报表取数的方法。另一个需要注意的是功能权限、数据权限和金额权限三者的不同。

六、过程指导

总账系统的初始化操作全部以账套主管01的身份完成，登录日期为2011年1月1日。

（一）设置总账系统参数

由于每个企业的运作模式与内控方式等实际情况不尽相同，而用友软件是一个通用型软件，为了解决这个问题，需要通过本功能修改相应参数。操作步骤如下：

1．启动总账的“设置”功能。双击【业务工作】—【财务会计】—【总账】—【设置】—【选项】菜单，进入总账的参数设置界面，如图4－3所示。

图4－3

2．进入修改状态。点击“编辑”按钮，进入参数的修改状态。

3．修改总账参数。根据实训资料修改总账的参数，如图4－4所示。

4．保存设置。单击“确定”按钮，自动保存设置，并关闭选项界面。

【友情提示】

制单序时控制：指下一张凭证的制单日期必须大于等于上一张凭证的制单日期。

支票控制：在制单过程中使用银行科目编制凭证时，系统针对票据管理的结算方式进行登记，如果录入支票号在支票登记簿中已存在，系统提供登记支票报销的功能。否则，系统提供登记支票登记簿的功能。

赤字控制：在制单时，当“资金及往来科目”或“全部科目”的最新余额出现负数时，系统将予以提示。提供了提示、严格两种方式。

受控科目：系统提供应收受控、应付受控、存货受控三种受控科目。如果选择可以使用受控科目，那么此类型的科目即可在总账和其他模块制单过程中使用；如果不可以使用受控科目，那么此类型的科目就不可以在总账制单过程中使用，只可以在其他模块制单时使用。

现金流量科目必录现金流量项目：选择此项后，在录入凭证时如果使用现金流量科目，会自动弹出现金流量项目录入窗口，必须输入现金流量项目及金额，否则无法保存。如果不选择，只能通过手工方法，点击工具栏上的“流量”弹出窗口。

图4－4

同步删除业务系统凭证：选中此项后，业务系统删除凭证时，自动将总账的凭证同步删除。否则，只将总账凭证作废，不予删除。

制单权限控制到科目：此选项将启用科目数据权限，在制单时，操作员只能使用具有相应制单权限的科目。

操作员进行金额权限控制：此选项将启用金额权限，在制单时，金额的大小受金额权限控制。凭证审核控制到操作员：此选项将启用用户数据权限，在审核时，只能审核有对应关系的操作员填写的凭证。通过此功能可以实现小组内审核。

【注意事项】

修改受控参数时，会出现“受控科目被其他系统使用时，会造成应收系统与总账对账不平”的提示，单击确定即可。

（二）外币设置

在制单过程中，如果有外币业务，一定会用到外币，月末还要进行外币的汇兑损益结转。此功能用于定义外币的种类以及汇率。操作步骤如下：

1．启动“外币设置”功能。双击【基础设置】—【基础档案】—【财务】—【外币设置】菜单，进入外币设置界面，如图4－5所示。

2．增加外币种类。点击工具栏上的“增加”按钮，进入增加状态，根据实训资料录入币符“USD”、币名“美元”、汇率小数位“4”，核对折算方式，并单击“确认”按钮，完成增加。

3．设置外币汇率。选择“美元”，在第一行（2011．01）处录入记账汇率：7．0000，调整汇率：6．6295并回车。

图4－5

4．关闭界面。单击工具栏上的“退出”按钮，关闭当前界面。

【友情提示】

记账汇率在制单过程中使用，调整汇率在月末结转汇兑损益中使用。

既可以设置固定汇率，也可以设置浮动汇率；固定汇率按月设置，浮动汇率按日设置。

此处仅供用户录入固定汇率与浮动汇率，并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率，在总账【选项】中“汇率方式”的设置决定制单使用固定汇率还是浮动汇率。在制单时可以修改汇率，如果外币×（或／）汇率－本位币＞最大折算误差，则系统给予提示，如果不想出现提示，可以将最大误差设为一个比较大的数值，如1000000即可。

【注意事项】

录完调整汇率后，一定要回车，或者用鼠标单击一次其他位置，然后才能关闭，否则会导致最后一个数据丢失。回车可以理解为对录入数据的确认。

（三）定义会计科目

会计科目是填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表的基础，是对会计对象具体内容分门别类进行核算所规定的项目，它是一个完整的体系，它的完整性影响着会计过程的顺利实施，它的层次深度直接影响会计核算的详细、准确程度。本功能完成对会计科目的设立和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、插入、修改、查询、打印会计科目。具体操作如下：

1．打开“会计科目”管理界面。双击【基础设置】—【基础档案】—【财务】—【会计科目】菜单，打开“会计科目”窗口，如图4－6所示。

【友情提示】

如果在新建账套时选择了“按行业预置科目”，那么此处就有系统已增加的标准科目；反之，如果没有选择，那么此处不会存在任何科目。

2．增加会计科目。对于不存在的科目编码，需要通过新增的方法来增加科目。

图4－6

（1）进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，打开新增科目界面，如图4－7所示。

图4－7

（2）输入科目信息。录入科目编码“100201”，科目名称“工商银行”，选择“日记账”、“银行账”复选框。

（3）保存新增数据。单击“确定”按钮，数据自动保存，“确定”按钮自动变成“增加”按钮。

（4）继续增加其他科目。单击“增加”按钮，重复步骤二、三，根据实训资料录入其他明细科目。

（5）退出增加状态。单击“关闭”按钮，关闭增加界面，退回到浏览状态。

【友情提示】

科目编码必须符合编码规则，须从一级科目开始逐级增加，科目编码必须唯一，编码只能由数字、英文字母、减号（－）、正斜杠（／）组成，其他字符禁止使用。

科目名称分为中文名称和英文名称，可以由汉字、数字、英文字母、减号（－）、正斜杠（／）组成。

当行业性质为2007新会计制度时，科目类型分为资产、负债、所有者权益、共同、成本、损益。

账页格式用于定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。

助记码用于帮助记忆科目，在制单或查账中可以使用助记码快速输入科目。

外币核算选择后，将启用该科目的外币核算功能，并要设置币种，月末可进行汇兑损益结转。

数量核算选择后，将记录该科目的数量信息，并需要输入数量的计量单位，如件、千克、台等。

汇总打印是指在打印输出时该科目的金额汇总到指定科目进行打印。

封存是指对已使用的科目进行停用。

科目性质（余额方向）是指科目默认的余额方向（借或贷），下级科目的余额方向必须与一级科目的余额方向相同。在UFO报表中只能按默认余额方向取期初值和期末值。

辅助核算包括客户往来、供应商往来、部门核算、个人往来、项目核算和自定义项，巧妙使用辅助核算可以简化科目体系，增强账务的扩展性。管理费用一般设置部门核算，生产成本一般设置项目核算，其他应收款一般设置个人往来，应收账款、应收票据、预收账款一般设置客户往来，应付账款、应付票据、预付账款一般设置供应商往来。

日记账设置后，可以按日记账格式查询打印科目，指定现金、指定银行科目自动选择日记账选项。

银行账设置后，该科目具有银行对账功能，在制单时可录入结算方式、结算号和票据日期。受控系统用于定义在其他模块使用的特殊科目，受控科目一般不允许在制单时使用，而是在其他业务模块根据原始业务生成凭证。

【注意事项】

科目编码的长度必须符合编码规则。

已经存在的科目不能重复增加。

必须存在上一级科目，才能增加下一级科目。

增加下级科目时，自动将原科目的所有账全部转移到新增的下级第一个科目中，此操作不可逆。同时要求新增加的下级科目的所有科目属性与上级科目一致。

3．修改会计科目。已存在的科目定义不完整或存在错误时，需要通过修改功能对科目的定义进行修改。操作步骤如下：

（1）选择修改对象。在“会计科目”界面找到并单击需要修改的科目“1001”。

（2）进入修改状态。单击工具栏上的“修改”按钮，打开修改界面，如图4－8所示。

图4－8

（3）修改定义。在修改界面中单击“修改”按钮，选择“日记账”复选框。

（4）保存修改。单击“确定”按钮，保存修改数据，再单击“返回”按钮，关闭修改界面。

（5）修改其他科目。重复第一至四步，根据实训资料，将辅助项不全的科目全部进行修改。

【友情提示】

只有在修改状态才能设置汇总打印和封存。

【注意事项】

未使用的科目编码可以修改，建议不要轻易修改编码。

科目编码一旦使用，将被锁定，不能修改，但科目名称可以随时修改，注意理解原因。

已录入期初余额的科目不要强行修改科目，建议先清除该科目的余额，然后再修改。

4．删除会计科目。对于多余的科目，可以通过此方法进行删除。

（1）选择删除对象。在“会计科目”窗口单击选择需要删除的会计科目。

（2）删除科目。单击工具栏上的“删除”按钮，系统给出安全提示。

【友情提示】

只能删除末级科目，非末级科目不能删除。已被指定的科目不能删除。

已录入期初余额的科目不能删除。已制单的科目不能删除。

【注意事项】

已使用的科目，如果以后不想使用，可能通过封存实现停用。

5．指定会计科目。指定会计科目是指定出纳的专管科目。对于会计科目，计算机通过科目代码进行识别，而科目名称对于计算机来说没有任何意义。指定科目的目的是为了让某些科目与相应的功能建立关联，以方便出纳人员从事出纳工作。说通俗一点，计算机并不知道每个科目的用途，通过指定操作，可以让计算机“认识”哪个科目是库存现金，哪个科目是银行存款。

（1）打开“指定科目”界面。在“会计科目”窗口单击【编辑】—【指定科目】菜单，打开“指定科目”窗口，如图4－9所示。

图4－9

（2）指定现金科目。选择“现金科目”单击框，将“1001”从待选科目移至“已选科目”。

（3）指定银行科目。选择“银行科目”单击框，将“1002”从待选科目移至“已选科目”。

（4）指定现金流量科目。选择“现金流量科目”单击框，将“1001、100201、100202”从待选科目移至“已选科目”。

（5）保存并退出。单击“确定”按钮，保存指定的科目，并自动关闭窗口。

【友情提示】

指定现金科目与指定银行科目指定的都是一级科目，而指定现金流量科目指定的是末级科目。

只有进行指定现金科目与指定银行科目后，才能进行出纳签字工作，否则，无法查到出纳凭证。

只有进行指定现金科目与指定银行科目后，才能查询现金日记账和银行存款日记账。

指定现金科目后，相应科目自动具有“日记账”属性。

指定银行科目后，相应科目自动具有“日记账”与“银行账”属性。指定现金流量科目的目的是为了编制现金流量表，指定后，相应科目自动与现金流量项目关联，在制单时可以录入现金流量，编制现金流量表时只需汇总即可。

【注意事项】

在指定现金科目时，只能将“1001”移到已选区，千万不要将“1002”移过去，否则指定银行科目时会找不到科目。

（四）定义项目档案

企业在实际业务处理中会对多种类型的项目进行核算和管理，如在建工程、对外投资、技术改造项目、项目成本管理、合同等。可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类，一个项目大类可以核算多个项目。为了便于管理，我们还可以对这些项目进行分类管理。可以将存货、成本对象、现金流量、项目成本等作为核算的项目分类，也可以自由设置任何具有相同经济性质的一类经济业务组成一个项目大类，例如一份合同、一张订单、一个建筑项目、一个投资项目等。

定义项目档案的内容包括四个方面：定义项目大类、定义项目核算科目、定义项目分类、定义项目目录。操作步骤如下：

1．启动“项目档案”管理功能。双击【基础设置】—【基础档案】—【财务】—【项目档案】菜单，进入项目档案设置界面，如图4－10所示。

图4－10

2．定义项目大类，具体步骤如下：

（1）打开增加项目大类向导。单击工具栏上的“增加”按钮，系统打开向导，进入增加状态。

（2）定义项目大类名称。在新项目大类名称处录入“工程管理”，并选择“普通项目”，如图4－11所示，然后单击“下一步”按钮，进入下一个设置界面。

图4－11

【友情提示】

系统提供5个可选项：普通项目、存货项目、成本对象、现金流量项目、项目成本核算大类。普通项目是可以自由定义的项目，是一个通用型的项目；其他几个类型是专用型的项目，会按项目内容自动增加项目栏目，或者增加项目目录，有一定的使用条件限制，在此，我们仅以普通项目为例进行学习。

（3）录入项目级次。在项目级次一级处将“1”改成“2”，如图4－12所示，然后单击“下一步”按钮，进入下一个设置界面。

图4－12

【友情提示】

此处的级次是指项目分类编码的长度，项目分类编码必须符合此处定义的编码规则。

（4）定义项目栏目。此处无需增加新的栏目，因此单击“完成”按钮，完成项目大类的定义，返回到项目档案界面，如图4－13所示。

【友情提示】

定义项目栏目的本质是定义表结构，也可以理解为定义项目的属性，相当于数据库表的字段。

图4－13

项目栏目还可通过“项目结构”页签进行补充和修改。

3．定义项目核算科目。此处用于定义项目大类与科目的关系，也就是说什么样的科目使用什么样的项目，如图4－14所示。

图4－14

（1）选择项目大类。选择“核算科目”页签，在右上角选择项目大类“工程管理”。

（2）选择科目。将左边的“1605”及其明细科目从待选科目区全部移到已选科目区。

（3）保存设置。单击右下角的“确定”按钮，保存科目。

【注意事项】

在此处的操作中，最容易出错的地方有两个，一个是没有修改项目大类，错将科目关联到现金流量项目；另一个错误就是设置好科目后，没有点“确定”按钮保存数据。

如果错将科目关联至其他项目，需要将科目移回到待选科目，单击确定后，重新设置。

单击“确定”按钮后，没有“保存数据”等任何提示，这是软件设计的失误。

4．定义项目分类。此处用于定义项目目录的分类。

（1）进入增加状态。选择“项目分类定义”页签，选择项目大类“工程管理”，单击“增加”按钮，系统进入增加状态（系统默认已进入增加状态）。

（2）录入分类数据。在分类编码中录入“01”，在分类名称中录入“停车棚”。

（3）保存结果。单击“确定”按钮保存录入的数据，在左边的树状结构中会显示保存结果，如图4－15所示。

图4－15

（4）录入其他分类数据。重复步骤二、三，完成其他分类数据的录入。

【友情提示】

分类编码必须符合编码规则。

编码规则在定义项目大类时录入，可以通过项目大类进行修改，已使用的规则不能修改。

在实际工作中，如果不想分类，可以在此建立一个大类。

【注意事项】

在录入时，注意观察项目大类是否“工程管理”，项目大类是操作的对象，要确保正确。

在录入编码和名称后，要单击“确定”按钮保存数据，单击“增加”不能保存数据。

录入完成后，在左边没有出现录入的数据，说明操作错误，结果没有保存，需要重新录入。

5．定义项目目录。此处用于录入具体的项目明细。

（1）打开“项目目录维护”功能。选择“项目目录”页签，选择项目大类“工程管理”，单击右下角的“维护”按钮，打开“项目目录维护”界面。

（2）进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，在表体处自动增加一个空行。

（3）录入项目目录数据。在项目编码中录入“01”，在项目名称中录入“办公区停车棚”，在所属分类码中选择“01”，回车后，自动增加一个空行，依次录入其他内容，如图4－16所示。

图4－16

（4）关闭当前界面。单击工具栏上的“退出”按钮，关闭当前窗口，返回到上一界面。

【友情提示】

“是否结算”是指此项目是否已结算完成，在新增时无需选择，如果选择，那么在以后的录入中将无法参照到此项目。

此界面中无“保存”按钮，退出时自动保存。

多余的空行可按两次Esc键取消。

【注意事项】

在项目目录页签无法直接新增记录，需要单击“维护”按钮后在新窗口中录入数据。

（五）定义凭证类别

在填制凭证时，需要确定凭证类别，许多单位为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制，但各单位的分类方法不尽相同，通过凭证类别的定义，用户可以按照本单位的需要对凭证进行分类。操作步骤如下：

1．启动“凭证类别”功能。双击【基础设置】—【基础档案】—【财务】—【凭证类别】菜单，进入凭证类别管理界面。

2．选择分类方式。根据实训资料要求，选择“收付转”分类方式，然后单击“确定”按钮，如图4－17所示，系统自动打开凭证类别明细列表界面，并自动增加三条记录。

3．设置限制类型和限制科目。单击工具栏上的“修改”按钮，再双击第一行的限制类型，选择“借方必有”，在限制科目中输入或参照录入“1001，1002”，并依次录入第二行与第三行，如图4－18所示。

4．关闭界面。单击工具栏上的“退出”按钮，关闭当前界面。

【友情提示】

如果已定义了凭证类别，第二次进入时将直接打开凭证类别明细列表界面。

已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字。

若选有科目限制（即“限制类型”不是“无限制”），则至少要输入一个限制科目。

图4－17

图4－18

若限制类型选“无限制”，则不能输入限制科目。

若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。

表格右侧的上下箭头按钮可以调整凭证类别的前后顺序，它将决定明细账中凭证的排列顺序。例如：凭证类别设置中凭证类别的排列顺序为收、付、转，那么，在查询明细账、日记账时，同一日的凭证将按照收、付、转的顺序进行排列。对限制类型的理解：

·借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目发生。

·贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目发生。

·凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目发生。

·凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目发生。

·无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。

·借方必无：制单时，此类凭证借方不能出现限制科目。

·贷方必无：制单时，此类凭证贷方不能出现限制科目。

若将凭证分为收、付、转三种常用凭证类别，设置限制类型与限制科目如下：

含义如下：

·填制收款凭证时，借方必须有1001或1002科目中的至少一个科目，如果没有，则为不合法凭证，不能保存。

·填制付款凭证时，贷方必须有1001或1002科目中的至少一个科目，如果没有，则为不合法凭证，不能保存。

·填制转账凭证时，借方和贷方都不能出现1001和1002科目。

如果一张凭证中借方出现了1001或1002，那么就应该选择收款凭证；如果贷方出现了1001或1002，那么就应该选择付款凭证；如果借方和贷方都没有出现1001或1002，那么就应该选择转账凭证；如果借方和贷方都出现了1001或1002，那么既可以是收款凭证，也可以是付款凭证，但我们一般习惯把这种凭证作为付款凭证处理。

【注意事项】

限制科目“1001，1002”中的数字和逗号都是半角符号，如果录入错误，会出现“科目编码有误！”的提示。

当不小心增加了空行时，将无法退出，解决的方法是按Esc键两次。

（六）录入期初余额

在期初余额管理中主要完成两项工作：一是录入科目的期初余额和科目辅助账的期初明细，二是核对期初余额，并进行试算平衡。操作步骤如下：

1．打开“期初余额录入”界面。双击【业务工作】—【总账】—【设置】—【期初余额】菜单，进入期初余额录入窗口。

2．录入基本科目余额。单击工商银行的期初余额区域，录入1200000，根据实训资料，用同样的方法录入其他白色区域科目的余额，如图4－19所示。

【友情提示】

没有辅助项的科目为基本科目，可以直接录入期初余额。

期初余额只能在末级科目上录入，非末级科目不能录入，由计算机根据末级科目自动计算。

期初余额录入后，该科目处于已使用状态，如果要修改科目，需要将此科目的余额改成0，还原到未使用状态，然后再修改科目。

3．录入辅助项科目余额（以应收账款为例）。具体步骤如下：

（1）打开“辅助期初余额”界面。双击“应收账款”科目的期初余额区域，系统自动打开“辅助期初余额”窗口，如图4－20所示。

图4－19

图4－20

（2）进入“期初往来明细”录入界面。单击工具栏上的“往来明细”按钮，系统自动打开“期初往来明细”录入窗口。

（3）录入往来明细。单击工具栏上的“增行”按钮，增加一个空行，根据实训资料录入日期，参照录入凭证号，参照录入客户，录入摘要，选择方向，录入金额，如图4－21所示。

图4－21

（4）汇总往来明细。单击工具栏上的“汇总”按钮，将明细数据根据客户和业务员分类汇总到辅助期初余额中（上一窗口），并给出提示，单击“确定”按钮即可。

（5）返回至“期初余额录入”界面。单击工具栏上的“退出”按钮，关闭“期初往来明细”窗口，在“辅助期初余额”窗口中可以看到已增加了一行汇总数据，单击工具栏上的“退出”按钮，关闭“辅助期初余额”窗口，返回到“期初余额录入”窗口。（6）录入其他辅助数据。以相似的方法录入其他辅助项科目数据。

【友情提示】

具有辅助属性的科目所在区域都以黄色显示。辅助科目需要录入明细记录。

辅助科目的期初余额会根据录入的明细数据自动汇总，不能直接录入。

【注意事项】

如果发现别人的科目是黄色区域，而自己的科目不是黄色区域，说明你的相应科目的辅助属性没有设置，需要到“会计科目”功能中修改科目，补上相应的辅助项。

4．期初对账。具体步骤如下：

（1）打开“期初对账”界面。单击工具栏上的“对账”按钮，系统打开“期初对账”窗口，如图4－22所示。

图4－22

（2）开始对账。单击“开始”按钮，系统自动开始对账，并在界面上显示对账结果。（3）退出对账。单击“取消”按钮，关闭“期初对账”窗口，返回至上一界面。

【友情提示】

对账的内容有：核对总账科目的上下级数据、核对总账与辅助账汇总数据以及核对辅助账与辅助明细账数据。

如果有对账错误，可以通过“对账错误”按钮查看错误原因。

5．试算平衡。具体步骤如下：

（1）试算平衡计算。单击工具栏上的“试算”按钮，系统自动开始进行试算平衡计算，然后显示“期初试算平衡表”界面，如图4－23所示。

（2）关闭界面。单击“确定”按钮，关闭当前界面，返回到上一界面。

【友情提示】

期初余额不平，可以制单，但不能记账。记账后期初余额不能修改。

（七）定义结算方式

企业与银行的业务往来需要很多票据作为联系方式，比如现金支票、转账支票等，为了方便银行对账，在制单过程中或其他往来业务单据中，需要记录这些结算方式，因此，在使用结算方式前，需要进行结算方式的定义。该功能就是用来建立和管理用户在经营活动中所涉及的结算方式。操作步骤如下：

图4－23

1．启动“结算方式”功能。双击【基础设置】—【基础档案】—【收付结算】—【结算方式】菜单，进入结算方式管理界面。

2．进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，界面右边进入增加状态。

3．根据实训资料录入数据。在结算方式编码中录入“1”，在结算方式名称中录入“现金”，取消是否票据管理复选框。

4．保存数据。单击工具栏上的“保存”按钮，保存当前记录。

5．依次录入其他数据。重复步骤二、三、四，根据实训资料录入其他结算方式，结果见图4－24。

图4－24

6．关闭界面。单击工具栏上的“退出”按钮，关闭当前界面。

【友情提示】

结算方式编码必须符合编码规则。结算方式名称最多可写6个汉字（或12个字符）。

启用票据管理的结算方式将参与支票控制。

【注意事项】

注意编码规则是否有误。对应票据类型不用填写。

（八）定义常用摘要

企业在处理日常业务数据时，在输入单据或凭证的过程中，因为业务的重复性发生，经常会有许多摘要完全相同或大部分相同，如果将这些常用摘要存储起来，在输入单据或凭证时调用，必将大大提高业务处理效率。调用常用摘要可以在输入摘要时直接输入摘要代码或按F2键或参照输入。新增常用摘要的操作方法如下：

1．启动“常用摘要”管理功能。双击【基础设置】—【基础档案】—【其他】—【常用摘要】菜单，打开常用摘要管理界面。

2．增加一条常用摘要。点击工具栏上的“增加”按钮，进入增加状态，根据实训资料录入摘要编码“1”、摘要内容“出差借款”，如图4－25所示，回车确认。

图4－25

3．录入其他常用摘要。重复第二步操作，根据实训资料录入其他常用摘要。

4．关闭界面。单击工具栏上的“退出”按钮，关闭当前界面。

【友情提示】

摘要编码既可以是数字，也可以是字母，没有固定长度，可以采用摘要首字母进行编码，方便记忆和使用。摘要编码和摘要内容无论是否使用，都可以随意修改和删除，是一个特例，因为它仅仅起到一个参考作用。

【注意事项】

在退出前，如果最后一行是空行或者是不完整的行，将无法退出，解决的方法是按两次Esc键。第一次是退出录入状态，第二次是退出增加状态。

（九）数据权限与金额权限

用友软件中的权限分为功能权限、数据权限和金额权限三种，其中功能权限在系统管理中已涉及。

1．数据权限

数据权限分为记录级数据权限和字段级数据权限，记录级数据权限可以理解为对一个数据表中行的使用权限，比如科目表中部分科目的使用权限或用户表中对部分用户的审核权限；而字段级数据权限可以理解为对一个数据表中列的使用权限，如限制仓库保管员看到出入库单据上的有关产品的价格信息。记录级数据权限的操作方法如下：

（1）启动“数据权限分配”。双击【系统服务】—【权限】—【数据权限分配】菜单，进入数据权限分配界面，如图4－26所示。

（2）选择权限分配对象和业务对象。选择用户“02李业务”，业务对象下拉列表选择“科目”，单击工具栏上的“授权”按钮，系统打开记录权限设置界面，如图4－27所示。

图4－26

图4－27

（3）设置权限并选择记录。核对权限，保证“查账”和“制单”权限处于选择状态，根据资料要求，将全部科目从左边的禁用区移至右边的可用区。

（4）保存设置。单击“保存”按钮，弹出提示信息，单击“确定”按钮关闭提示，再单击窗口右上角的“关闭”按钮，关闭当前界面，返回到前一界面。

（5）重复操作，完成操作员的数据权限设置。根据实训资料，重复步骤二、三、四，需要将第二步中的业务对象改成“用户”，其他操作方法基本相同，如图4－28所示。

（6）关闭数据权限分配界面。点击工具栏上的“退出”按钮，关闭当前界面。

【友情提示】

可对用户进行权限分配，也可对角色进行权限分配。

账套主管不受此功能限制。

当角色与用户权限相冲突时，以用户权限为准。

业务对象可以通过“数据权限控制设置”功能进行管理。

“主管”复选项表示具有当前业务对象所有记录的全部权限，无需再设置记录。

【注意事项】

在操作过程中一定要先设置权限，再移动记录，最后保存，否则权限会出现错误。

图4－28

2．金额权限

本功能用于设置用户可使用的金额级别，比如某操作员在填写凭证时对于某科目只能填写5 000元以内的金额。金额级别分为科目级别和采购订单级别，分别对科目的金额和采购订单中的金额大小进行控制。操作主要分两大步，一是定义某级别所对应的金额，二是定义用户所对应的级别。操作方法如下：

（1）启动“金额权限分配”。双击【系统服务】—【权限】—【金额权限分配】菜单，进入金额权限设置界面，如图4－29所示。

图4－29

（2）打开设置级别界面。单击工具栏上的“级别”按钮，打开金额级别设置界面，如图4－30所示。

（3）设置级别明细。选择“科目级别”或“采购订单级别”，增加级别明细，并保存。（4）返回金额权限设置界面。单击“退出”，返回上一界面。

（5）设置用户对应级别。单击工具栏上的“增加”按钮，选择用户编码，选择级别，单击保存。

（6）关闭。单击工具栏上的“退出”按钮，关闭当前功能。

【友情提示】

可对用户进行权限分配，也可对角色进行权限分配。

图4－30

账套主管不受此功能限制。

当角色与用户权限相冲突时，以用户权限为准。

【注意事项】

从级别一至级别六，金额必须逐级递增，不允许中间为空的情况存在，但允许最后有不设置的级别存在。

没有定义级别的科目或科目对应金额为空的科目不受金额大小限制。

在启用金额权限控制时，若用户没有金额权限记录，则该用户没有任何金额权限。

金额权限控制中有三种情况不受控制：调用常用凭证生成的凭证、期末结转生成的凭证、外部系统生成的凭证。

（十）账套备份

将账套输出至“4－2总账系统初始设置”文件夹，压缩后保存到U盘。

七、疑难解答

1．如果应收账款没有定义客户属性，然后又直接录入了科目的期初余额，现在想设置该科目的客户属性，该如何处理？

答：需要先将该科目的期初余额改为0，然后再将该科目客户往来属性选中，再录入该科目的客户往来明细即可。

2．为什么定义完项目大类后，在待选科目区没有科目？

答：有两种可能性，一是已将科目与其他项目大类关联，二是没有定义相应的科目为项目核算属性。如果是第一个错误，需要在其他项目大类中将科目移回待选区；如果是第二个错误，只需要修改相应科目为项目核算属性即可。

◎思考与练习

1．录入期初余额后，试算不平衡怎么办？

2．录入代码时，提示不符合编码规则，如何处理？

3．新增科目时有何限制？

4．功能权限、数据权限与金额权限三者之间有何区别？