账务系统基本设置初始化

第二节　账务系统基本设置初始化

一、建立会计科目

我们在基本业务中已经实际操作过科目设置，有关会计科目具体操作请参见基本业务中的讲解。综合业务与基本业务相比，增加了一些新的内容，主要包括:重新整理科目树和设置科目管理方式。

(一)重新整理科目树

根据目前会计核算软件的实际水平，对企业往来账的核算管理有三种处理方式:第一种方式，只有少量往来业务的单位，将往来客户作为往来账的明细科目设置;第二种方式，往来单位较多且变化较频繁的单位，调用往来管理模块进行管理;第三种方式，往来单位多且变化频繁，要实现更加全面的往来管理等较高层次的功能，选用专门的应收、应付管理软件进行管理。在基本业务中，我们采用了第一种方式，往来业务用明细账户进行管理核算。但此种方式具有很大的局限性，仅适用于那些只有少量往来业务的单位，且给具有较大特殊性的往来业务核算带来较多问题。在综合业务中，我们采用了第二种方式，用客户代码代替明细科目，通过调用往来管理模块专门进行管理，不仅可以比较有效地解决第一种方式的局限性，而且还可以对客户的往来信息进行更详细地管理。

由于一部分原来用科目方式管理的往来账改用往来模块管理，往来类账户下没有了明细科目，所以科目的数量比原来减少了4个。科目的编码、名称、分类以及账户格式等与原来完全一样。建立会计科目的操作过程与基本业务基本相同，参见基本业务相关部分的操作。

(二)设置科目管理方式

综合业务与基本业务相比，科目管理方式比原来复杂了很多。除了一般管理方式外，新增加了许多内容，其中包括一个银行账、三个往来账、四个按部门核算的账户。具体操作如下:打开菜单“系统设置”，进入“建立会计科目”，根据第八章综合业务上机资料准备中的表8-1“会计科目一览表”进行建立会计科目设置，设置完成的科目列表如图9-6所示。

图9-6　设置完成的科目列表

二、设置部门代码、名称

当需要按部门进行独立或半独立核算时，应进行此项设置。此项设置只对科目表中按部门独立或半独立核算的科目有效。进行了该项设置，实际上是将会计科目又划分成若干空间，对每个空间分别管理。另外，计算机也可以很方便地将同一部门的所有科目发生额和余额集中到一起输出，大大提高了会计信息的灵活性。

会计科目和部门可以看作是对同一资金运动空间在不同方向上的分割，不应该看作科目在上，部门在下;反之也不正确。本项工作应在系统启用时进行，系统正式开始运行后不宜进行修改，否则容易发生数据混乱。如必须修改，应在次年初建新账时进行。

单击打开功能菜单“系统设置”，单击“部门代码设置”，部门代码设置窗口被打开。在“代码:”后输入“000”;在“名称:”后输入“公司”;单击“保存”。完成第一个部门的设置。重复操作，根据第八章综合业务上机资料准备中的表8-2依次设置其余部门，“建立部门”窗口如图9-7所示。

图9-7　部门代码设置窗口

审核无误单击“退出”，则将会出现如图9-8所示“是否保存本次操作?”提示信息窗口。注意:在计算机会计核算软件初始化中，经常会出现此提示信息。一般情况下，均应单击“是”，保存本次操作，否则所有此次登录完成的工作都将不会保存，而不论在操作过程中是否已经进行的保存。在此处，应单击“是”，完成部门设置。

图9-8　是否保存本次操作提示信息窗口

三、设置凭证类型

设置的内容分为两个部分:第一部分是各类型的代码、名称和简称;第二部分是各类型凭证的特征。凭证类型的代码与简称，设置前就应通盘考虑，因为一旦凭证使用后，将不再允许修改。各类型凭证特征可以从几个方面描述:凭证必有科目、凭证必无科目、借方必有科目、贷方必有科目等。描述应该准确、全面。不一定每一项都填，但必须能够反映不同类型凭证的区别。

(一)凭证类型的代码、名称和简称

设置凭证类型的代码、名称和简称的目的是为了便于对记账凭证分类管理，这与手工会计完全一样。

1.类型代码是指某类凭证的编号或代号，用四位字符表示。凭证输入或查询打印中，要求输入凭证类型时，都可只输入类型代码，计算机自动翻译成类型简称。

2.类型简称就是凭证类型。业务量少的企业，凭证类型也少，业务量多的企业，凭证类型可以划分得多一些。例如:有些企业将凭证类型划分为“收款”，“付款”，“转账”;有些企业将凭证类型划分为“现收”，“现付”，“银收”，“银付”，“转账”。我们在综合业务中把凭证分为“收款”、“付款”、“转账”、“自动”、“快速”，不仅有利于表示凭证特征，还有利于配合凭证编制方式对凭证进行管理。对于每种类型的凭证，系统将自动每月从1开始连续编号。

特别注意:不划分凭证类型的单位，最好也设置一种凭证类型，比如叫“记账”，这样对将来业务扩大有好处。

(二)各凭证类型的特征

凭证类型设置中的各凭证类型的特征设置是手工会计所没有的，应该理解为利用计算机的特点防止失误的措施。当录入员录入的数据不符合这里描述的特征，计算机将拒绝接受存盘，并发出警告。各凭证类型的特征具体说明如下:

1.借方(或贷方)必有科目用于指明该类凭证借方(或贷方)必须出现的科目(通常是一级科目)。例如:“收款凭证”类凭证，借方必须出现“库存现金”或“银行存款”科目。此处如果定义了借方必有科目，那么凭证输入时涉及此类凭证，会自动检查借方是否出现了该科目。如果未出现，则认为错误。

会计核算软件提供此项功能，增加了防止凭证输错的保护措施。如果出现的科目不确定时，可不定义该项目。如“转账凭证”类凭证，无论借方或贷方都没有必须出现的科目。此处输入科目代码时，可直接输入科目代码，也可按F2键或鼠标右键选择科目代码，而无需设置凭证特征。

2.凭证必有科目指明该类凭证中必须出现的科目，不考虑借贷方向。例如:“银行”类凭证中必须出现“银行存款”科目。

3.凭证必无科目指明该类凭证中不能出现的科目。例如:“转账”类凭证中不能出现库存现金类或银行存款类科目。

单击打开功能菜单“系统设置”，单击“凭证类型设置”，凭证类型列表和凭证类型设置窗口被打开。在凭证类型设置(输入)窗口中，单击“增加”，依次输入第一个凭证类型的名称、简称、代码和特征。单击“保存”，上述输入内容即显示在凭证类型列表中。重复上述操作，将第八章综合业务上机资料准备中的表8-3中的内容全部输入系统。单击“退出”，确认保存本次输入的内容，完成全部凭证类型设置。凭证类型设置窗口如图9-9所示。

图9-9　凭证类型设置窗口

如原输入有错误，可定位到要修改的凭证类型，然后在编辑窗口中进行修改。如需要删除，可通过单击“删除”进行。当然，当年已使用的凭证类型不可以删除。如需放弃当前输入的一个凭证类型信息，可单击“取消”。

特别提醒

凭证类型设置工作必须在输入凭证前将有关的凭证类型代码设置完毕。虽然在系统开始运行后可以进行有限制的修改和增加，但使用过的凭证类型不允许修改或删除。如必须修改，只能在每年年初建新账时进行。

四、核算单位参数管理

核算单位参数指影响本账套功能和操作方法的一些数据。参数分为两类，一类是“普通参数”，一类是“凭证参数”。

(一)设置普通参数

打开功能菜单“系统设置”，单击“核算单位参数设置”，在核算单位参数设置窗口单击左上角的“普通”，即可进行普通参数设置，这些参数的说明如下。

1.记账方式选择

(1)设置为实时记账，在输入一张凭证保存后立即记账，并且在记账后的账簿输出中就可以查到。

(2)设置为成批记账，可在输入一批凭证后，经过审核、记账操作，才能在账簿输出中查到。在通常情况下应该使用“成批记账”。在综合业务中，我们也选择“成批记账”。

2.账簿输出选择

(1)结账时自动结转汇兑损益。外币科目汇兑损益的结转，在结账操作时可由系统自动完成，无须用户干涉。否则，需要由用户编制汇兑损益结转凭证来完成此项操作。

(2)结账时自动结转损益科目。在结账操作时，系统按照科目建立时设定的损益类科目转出方向，自动编制损益类科目损益转出凭证。否则，由用户来编制此类凭证。对于行政事业版，则表示结账时是否自动结转收支科目。

(3)结账后方可输入下月凭证。在本月结账的前提下，才可以输入下月的凭证。否则，可以在本月未结账的情况下，跨月输入下月的凭证。

(4)明细账、日记账每行都要有余额。即在日记账、明细账输出时，每一行经济业务后，都要有余额。否则只在每月合计行有余额。

综合业务的核算单位普通参数设置结果如图9-10所示。

图9-10　核算单位普通参数设置

(二)设置凭证参数

打开功能菜单“系统设置”，单击“核算单位参数设置”，在核算单位参数设置窗口单击右上角的“凭证”，即可进行凭证参数设置，这些参数影响对凭证的操作，具体说明如下:

具体的操作方法是用鼠标单击参数前的方框改变设置即可。(下同。)

综合业务的核算单位凭证参数设置结果如图9-11所示。

图9-11　核算单位凭证参数设置

五、往来客户代码设置

在综合业务中，往来客户管理不再依赖于往来科目，而是采用统一设置往来客户代码，一个往来客户代码可与任意往来科目发生对应关系，或者说，一个往来科目可以对应所有往来客户。在往来账表查询及输出时，既可以以往来科目为主线进行该科目的所对应往来客户的有关内容输出，也可以以客户为主线，输出该客户涉及的所有往来科目的有关内容。同时，建立往来科目与往来客户的交叉关系，也解决了同一核算单位中存在的不同往来科目下同一往来客户的数据汇总及数据统计问题，是以客户为中心的核算管理方法。但在设置往来客户时，还应注意以下几点:

1.往来客户代码采用与科目代码相同的编码方式，即分级编码方式。我们在创建账套时已经定义:往来客户代码分一级，该级的长度为3。即可用3位数字或字母混合编码。

2.并非所有往来明细账户都设置成往来客户。通常只将需要进行专门管理客户的设置成往来客户。例如应收票据、应收账款、预付账款、其他应收款、应付账款、应付票据等科目的明细户头，比较适宜设置成往来客户。而短期借款、应付工资、应付福利费、应交税费、应付利润等仍以按传统的科目方式设置为好。因为后者虽然也属于往来性质，但上述特征大都不甚明显，不需兴师动众，再去调用往来模块，以免弄巧成拙。

3.搞清所用的会计核算软件中往来模块的具体功能和特点，扬长避短，更好地完成本单位的往来业务管理。

在系统启用日期后，往来业务数据仅来自记账凭证，这是特别需要注意的。初始数据只能直接输入和修改，并且要与科目余额核对。一旦输入完成后，该功能应被取消。

往来客户代码设置的具体操作是:单击打开功能菜单“辅助核算”，选择“往来管理”，单击“客户代码设置”，客户代码列表和客户代码设置窗口即被打开。

在往来客户设置窗口中，单击“增加”，依次输入第一个客户的名称、代码和相关资料，单击“保存”，上述输入内容即显示在客户代码列表中。重复上述操作，将第八章综合业务上机资料准备中的表8-4中的内容全部输入系统。单击“退出”，确认保存本次输入的内容，完成全部客户代码设置。综合业务客户代码设置结果如图9-12所示。

图9-12　往来客户设置窗口

一个往来代码本无下级代码而需新增下级代码时称作往来代码升级。当需要进行往来代码升级时，其上级往来代码的余额、发生额将自动带到第一个下级明细往来代码中，升级时，有关账簿中的往来代码亦将同时升级。

当需要删除当前往来客户代码时，单击“删除”。当屏幕出现“提示信息”窗口，询问“真的删除该往来客户?”时，单击“确定”，此时该客户将被删除。否则可以单击“放弃”，则放弃本次操作。如果客户有往来余额，该客户将不允许被删除。如果删除的客户不是明细客户，则删除上级客户时，将下级客户一起删除。

在往来客户代码被使用前，可以修改。首先定位要修改的往来代码:最简单的方法是单击“往来客户列表”窗口，在该窗口中找到要修改的往来代码后，用鼠标或键盘定位于该行代码，然后，用鼠标单击“往来客户设置”编辑窗口，编辑窗口中则为要修改的代码。然后在编辑窗口中进行修改，修改完后按“保存”，则保存本次操作;否则，按“取消”，放弃本次操作。

特别提醒

往来客户代码设置属于基础性数据，必须在编辑输入往来业务和凭证前完成设置。

六、非法对应科目设置

通过功能菜单打开“系统设置”，单击进入“非法对应科目设置”窗口，如图9-13所示。单击“增加”，将编辑窗口“非法对应科目设置”，输入第一对非法对应科目。输入完毕后，单击“保存”，保存刚输入的数据;按“取消”，放弃已输入的一对非法对应科目信息。依次重复，直至输入完成第八章综合业务上机资料准备中的表8-5中的全部内容。

图9-13　非法对应科目设置窗口

在输入非法对应科目时，只需输入一级科目的代码，如果两个一级科目是互斥的，则其下属的明细科目均是互斥的。非法对应科目不能重复设置。

如需修改，应首先定位到要修改的非法对应科目，然后在编辑窗口内进行修改。修改后的科目代码即是输入新的非法对应科目。

如需删除，单击“删除”。出现“删除提示”窗口后，屏幕问:“是否删除此非法对应科目?”，按“确认”则为真删除，否则按“取消”。

在实际工作中或实务操作练习中，可以随时增加或修改非法对应科目。

以上建立会计科目、部门代码设置、凭证类型设置、核算单位参数设置、往来客户代码设置以及非法对应科目设置等所有设置，都属于基础性数据，属于计算机会计核算系统初始化基本设置，应该在输入期初业务数据以前完成。