应付款管理系统初始设置

第三节　应付款管理系统初始设置

图6－5　应付款管理与其他系统的关系

一、采购业务处理参数设置

采购业务处理参数设置有多种，本节主要介绍常规参数设置、凭证选项设置、权限与预警设置的主要内容。

（一）常规选项设置

进行常规参数的设置，见图6－6。

图6－6　应付款管理常规选项设置

1．应付款核销方式

应付款管理系统提供两种应付款的核销方式，即按单据、按产品两种方式。

（1）按单据核销。系统将满足条件的未结算单据全部列出，由你选择要结算的单据，根据你所选择的单据进行核销。

（2）按产品核销。系统将满足条件的未结算单据按产品列出，由你选择要结算的产品，根据你所选择的产品进行核销。如果企业付款时，没有指定支付某个具体存货，则可以采用按单据核销。对于单位价值较高的存货，企业可以采用按产品核销，即付款指定到具体存货上。一般企业，按单据核销即可。

选择不同的核销方式，将影响到账龄分析的精确性。一般而言，选择按单据核销或按产品核销能够进行更精确的账龄分析。

在账套使用过程中，你可以随时修改该参数的设置。

2．单据审核日期依据

系统为你提供两种确认单据审核日期的依据，即单据日期和业务日期。

（1）选择单据日期。如果选择单据日期，则在单据处理功能中进行单据审核时，自动将单据的审核日期（即入账日期）记为该单据的单据日期。

（2）选择业务日期。如果选择业务日期，则在单据处理功能中进行单据审核时，自动将单据的审核日期（即入账日期）记为当前业务日期（即登录日期）。

因为单据审核后才能记账，故单据审核日期依据单据日期还是业务日期，决定业务总账、业务明细账、余额表等的查询期间取值。在账套使用过程中，可以随时将选项从按单据日期改成按业务日期。在账套使用过程中，若需要将选项从按业务日期改成按单据日期，则需要判断当前未审核单据中有无单据日期在已结账月份的单据。若有，则不允许修改；否则才允许修改。

3．汇兑损益方式

系统为你提供两种汇兑损益的方式，即外币余额结清时计算和月末计算两种方式。

（1）外币余额结清时计算。仅当某种外币余额结清时才计算汇兑损益。在计算汇兑损益时，界面中仅显示外币余额为0且本币余额不为0的外币单据。

（2）月末计算。每个月末计算汇兑损益。在计算汇兑损益时，界面中显示所有外币余额不为0或者本币余额不为0的外币单据。

在账套使用过程中你可以修改该参数。

4．应付账款核算模型

系统提供两种应收系统的应用模型，用户可以选择：简单核算、详细核算。用户必须选择其中一种方式，缺省系统选择详细核算方式。

（1）选择简单核算。应付只是完成将采购传递过来的发票生成凭证传递给总账这样的模式（在总账中以凭证为依据进行往来业务的查询）。如果你的采购业务以及应付账款业务不复杂，或者现结业务很多，则你可以选择此方案。

（2）选择详细核算。应付可以对往来进行详细的核算、控制、查询、分析。如果你的采购业务以及应付款核算与管理业务比较复杂，或者你需要追踪每一笔业务的应付款、付款等情况，或者你需要将应付款核算到产品一级，那么你需要选择详细核算。

该选项在系统启用时或者还没有进行任何业务（包括期初数据录入）才允许从简单核算改为详细核算；从详细核算改为简单核算随时可以进行，但用户要慎重，一旦有数据，简单核算就改不回详细核算。

5．是否自动计算现金折扣

可以选择自动计算现金折扣和不自动计算现金折扣两种方式。

（1）选择自动计算现金折扣方式。如果供应商为你提供了在信用期间内提前付款可以优惠的政策，你可以选择自动计算现金折扣，系统会在“核销处理”中显示“可享受折扣”和“本次折扣”，并为你计算可享受的折扣。

（2）选择不自动计算现金折扣方式。如果你选择了“不显示现金折扣”，则系统既不计算也不显示现金折扣。

在账套使用过程中你可以修改该参数。

6．是否进行远程应用

如果选择了进行远程应用，则系统在后续处理中提供远程传输收付款单的功能。但必须在此填上远程标识号，远程标识号必须为两位01～99。

如果选择了不进行远程应用，则系统在后续处理中将不提供远程传输收付款单的功能，且也不需要填上远程标识号。

7．是否登记支票

是否登记支票是系统提供给用户自动登记支票登记簿的功能。

选择登记支票，则系统自动将具有票据管理的结算方式的付款单登记支票登记簿。若不选择登记支票登记簿，则用户也可以通过付款单上的登记按钮，进行手工填置支票登记簿。

需要在总账系统选项中选择进行支票控制。该选项可以随时修改。

（二）凭证选项设置

进行凭证控制参数的设置，见图6－7。

图6－7　应付款管理凭证选项设置

1．受控科目制单方式

受控科目制单方式有明细到供应商、明细到单据两种方式。在账套使用过程中，可以随时修改该参数的设置。

（1）明细到供应商。当你将一个供应商的多笔业务合并生成一张凭证时，如果核算这多笔业务的控制科目相同，系统将自动将其合并成一条分录。这种方式的目的是你在总账系统中能够查看到每一个供应商的详细信息。

（2）明细到单据。当你将一个供应商的多笔业务合并生成一张凭证时，系统会将每一笔业务形成一条分录。这种方式的目的是让你在总账系统中也能查看到每个供应商的每笔业务的详细情况。

受控科目在合并分录时若自动取出的科目相同，辅助项为空，则不予合并成一条分录。

2．非控科目制单方式

非控科目制单方式有三种供你选择，即明细到供应商、明细到单据和汇总制单的方式。在账套使用过程中，可以随时修改该参数的设置。

（1）明细到供应商。当你将一个供应商的多笔业务合并生成一张凭证时，如果核算这多笔业务的控制科目相同，系统将自动将其合并成一条分录。这种方式的目的是让你在总账系统中能够查看到每一个供应商的详细信息。

（2）明细到单据。当你将一个供应商的多笔业务合并生成一张凭证时，系统会将每一笔业务形成一条分录。这种方式的目的是你在总账系统中也能查看到每个供应商的每笔业务的详细情况。

（3）汇总制单。当你将多个供应商的多笔业务合并生成一张凭证时，如果核算这多笔业务的控制科目相同，系统将自动将其合并成一条分录。这种方式的目的是精简总账中的数据，你在总账系统中只能查看到该科目的一个总的发生额。

非受控科目在合并分录时若自动取出的科目相同，辅助项为空，则不予合并成一条分录。

3．控制科目依据

应付控制科目指所有带有供应商往来辅助核算并受控于应付系统的科目。在会计科目中进行设置。本系统为你提供三种设置控制科目的依据，即按供应商分类、按供应商、按地区分类三种依据。

（1）按供应商分类设置。供应商分类是指你根据一定的属性将你的往来供应商分为若干大类，例如你可以将你的供应商根据时间分为长期供应商、中期供应商和短期供应商；你也可以根据你的供应商的行业将你的供应商分为零售供应商、批发供应商等。在这种方式下，你可以针对不同的供应商分类设置不同的应付科目和预付科目。

（2）按供应商设置。你可以针对不同的供应商在每一种供应商下设置不同的应付科目和预付科目。这种设置适合特殊供应商的需要。

（3）按地区分类设置。你可以针对不同的地区分类设置不同的应付科目和预付科目。例如，你将你的供应商分为华东、华南、东北等地区，你可以在不同的地区分类下设置科目。

按供应商分类，则在【设置科目】—【控制科目设置】中系统列示供应商分类，进行控制科目设置。按供应商设置，则在【设置科目】—【控制科目设置】中系统列示供应商明细，进行控制科目设置。按地区设置，则在【设置科目】—【控制科目设置】中系统列示地区分类，提供你进行控制科目设置。在账套使用过程中，可以随时修改该参数的设置。

4．采购科目依据

本系统为你提供了两种设置产品采购科目的依据，既按存货分类和按存货设置存货采购科目。账套使用过程中，可以随时修改该参数的设置。

（1）按存货分类设置。存货分类是指根据存货的属性对存货所划分的大类，例如，你可以将存货分为原材料、燃料及动力、在产品及产成品等大类。你可以针对这些存货分类设置不同的科目。

（2）按存货设置。如果你的存货种类不多，你可以直接针对不同的存货设置不同的科目。

5．月末结账前是否全部制单

增加月末结账前是否需要完全制单选项。如果你选择了是，则月末结账时，没有完全制单不可以结账。如果你选择了否，则月末结账时，没有完全制单也可结账。

6．方向相反的分录是否合并

科目相同、辅助项相同、方向相反的凭证是否合并？缺省系统选择不合并分录，该选项可以随时修改。

选择合并：在制单时若遇到满足合并分录的要求，且分录的情况如上所描述的，则系统自动将这些分录合并成一条，根据在哪边显示为正数的原则来显示当前合并后分录的显示方向。

选择不合并：则在制单时若遇到满足合并分录的要求，且分录的情况如上所描述的，则不能合并这些分录，还是根据原样显示在凭证中。

7．核销是否生成凭证

核销是否需要生成凭证，你有“否”、“是”两种选择。缺省为否，可以随时修改。

选择否时，不管核销双方单据的入账科目是否相同均不需要对这些记录进行制单。

选择是，则需要判断核销双方的单据其当时的入账科目是否相同，不相同时，需要生成一张调整凭证。

8．预付冲应付是否生成凭证

预付冲应付是否需要生成凭证，你有“需要”、“不需要”两种选择。缺省系统选择需要进行制单，该选项可以随时修改。

选择需要：对于预付冲应付的业务，当预付、应付科目不相同时，需要生成一张转账凭证。

选择不需要：对于预付冲应付的业务不管预付、应付科目是否相同均不需要生成凭证。

选择需要生成凭证的情况下，月末结账时需要对预付冲应付进行分别检查有无制单的记录；在选择不需要生成凭证的情况下，月末结账时不需要检查预收冲应收、预付冲应付记录有无制单。

9．红票对冲是否生成凭证

红票对冲是否需要生成凭证，你可以选择需要或选择不需要。缺省系统选择需要进行制单，该选项可以随时修改。

选择需要：则对于红票对冲处理，当对冲单据所对应的受控科目不相同时，需要生成一张转账凭证。

选择不需要：则对于红票对冲处理，不管对冲单据所对应的受控科目是否相同均不需要生成凭证。

选择需要生成凭证的情况下，月末结账时需要对红票对冲处理分别检查有无需要制单的记录；在选择不需要生成凭证的情况下，月末结账时不需要检查红票对冲处理制单情况。

（三）权限与预警设置

进行权限与预警参数设置，见图6－8。

图6－8　应付款管理权限与报警选项设置

1．是否启用供应商权限

在应付系统中才有该选项。只有在账套参数中设置对供应商进行记录集数据权限控制时该选项才可设置；账套参数中对供应商的记录集权限不进行控制时应付系统中不对供应商进行数据权限控制。你有“启用”、“不启用”两种选择。系统缺省不需要进行数据权限控制，该选项可以随时修改。

选择启用：在所有的处理、查询中均需要根据该用户的相关供应商数据权限进行限制。

选择不启用：在所有的处理、查询中均不需要根据该用户的相关供应商数据权限进行限制。

启用供应商数据权限，且在应付款管理系统中查询包括对应客户数据时可以不考虑该用户对对应客户是否有权限，即只要该用户对供应商有权限就可以查询包含其对应客户的数据。

2．是否启用部门权限

应付系统中才有该选项，需要进行设置、控制。只有在账套参数设置对部门进行记录集数据权限控制时该选项才可设置；在账套参数中对部门的记录集权限不进行控制时应付系统中不对部门进行数据权限控制。选择启用：在所有的处理、查询中均需要根据该用户的相关部门数据权限进行限制。选择不启用：在所有的处理、查询中均不需要根据该用户的相关部门数据权限进行限制。

系统缺省不需要进行数据权限控制，该选项可以随时修改。

3．是否根据单据自动报警

是否根据单据自动报警有如下三种选择：根据信用期自动报警、根据折扣期自动报警、不进行自动报警。在账套使用过程中你可以修改该参数。

（1）根据信用期自动报警。如果你选择了根据信用期自动报警，则你还需要设置报警的提前天数。每次登录本系统时，系统自动将单据到期日－提前天数≤当前注册日期的已经审核的单据显示出来，以提醒你哪些款项应该付款了。按信用方式报警其单据到期日根据客户档案中信用期限而定。

（2）根据折扣期自动报警。如果你选择了根据折扣期自动报警，则你还需要设置报警的提前天数。每次登录本系统时，系统自动将单据最大折扣日期－提前天数≤当前注册日期的已经审核的单据显示出来，以提醒你哪些采购业务再不付款就不能享受现金折扣待遇。按折扣期则根据单据中的付款条件最大折扣日期全部计算。

（3）不进行自动报警。如果你选择了不进行自动报警，则每次登录本系统时不会出现报警信息。

4．是否根据信用额度自动报警

用户可以选择是否需要根据供应商的信用额度进行自动报警。系统缺省选择需要自动报警，该选项可以随时修改。该参数的作用范围仅限于在本系统中增加发票和应付单的时候。信用额度控制值选自供应商档案的信用额度。

信用比率＝信用余额／信用额度，信用余额＝信用额度－应付账款余额选择根据信用额度进行自动报警时，需要输入报警的提前比率，且可以选择是否包含信用额度＝0的供应商。

（1）选择自动报警。当选择自动报警时，系统根据设置的报警标准显示满足条件的供应商记录。即只要该供应商的信用比率小于等于设置的提前比率时就对该供应商进行报警处理。若选择对信用额度＝0的供应商也报警，则当该供应商的应付账款＞0时即进行报警。若登录的用户没有信用额度、报警单查看权限时，就算设置了自动报警也不显示该报警单信息。选择自动报警的其他条件：供应商全部、已经审核过的所有单据、截至日期为登录日期、币种为全部。

（2）不选择自动报警。当不选择需要自动报警时，任何用户登录时均不显示按信用额度进行报警的信息。

二、初始设置

初始设置的重点是进行科目的设置，见图6－9。

（一）凭证科目设置

由于本系统业务类型较固定，生成的凭证类型也较固定，因此为了简化凭证生成操作，可以在此处将各业务类型凭证中的常用科目预先设置好。系统依据制单业务规则将设置的科目自动带出。

图6－9　应付款管理初始设置

1．基本科目设置

用户可以在此定义应付系统凭证制单所需要的基本科目，如应付科目、预付科目、采购科目、税金科目等。若用户未在单据中指定科目，且控制科目设置与产品科目设置中没有明细科目的设置，则系统制单依据制单规则取基本科目设置中的科目设置。

2．控制科目设置

进行应付科目、预付科目的设置。应付控制科目指所有带有供应商往来辅助核算并受控于应付系统的科目。在会计科目中进行设置。本系统为你提供三种设置控制科目的依据，即按供应商分类、按供应商、按地区分类三种依据。在账套使用过程中，可以随时修改该参数的设置。

（1）按供应商分类设置。供应商分类指你根据一定的属性将你的往来供应商分为若干大类，例如你可以将你的供应商根据时间分为长期供应商、中期供应商和短期供应商；你也可以根据你的供应商的行业将你的供应商分为零售供应商、批发供应商等。在这种方式下，你可以针对不同的供应商分类设置不同的应付科目和预付科目。按供应商分类，则在【设置科目】－【控制科目设置】中系统列示供应商分类，进行控制科目设置。

（2）按供应商设置。你可以针对不同的供应商在每一种供应商下设置不同的应付科目和预付科目。这种设置适合特殊供应商的需要。按供应商设置，则在【设置科目】－【控制科目设置】中系统列示供应商明细，进行控制科目设置。

（3）按地区分类设置。你可以针对不同的地区分类设置不同的应付科目和预付科目。例如，你将你的供应商分为华东、华南、东北等地区，你可以在不同的地区分类下设置科目。按地区设置，则在【设置科目】－【控制科目设置】中系统列示地区分类，提供你进行控制科目设置。

3．产品科目设置

产品科目设置是指进行采购科目、应交增值税科目的设置。本系统为你提供了两种设置产品采购科目的依据，既按存货分类和按存货设置存货采购科目。账套使用过程中，可以随时修改该参数的设置。

（1）按存货分类设置。存货分类是指根据存货的属性对存货所划分的大类，例如，你可以将存货分为原材料、燃料及动力、在产品及产成品等大类。你可以针对这些存货分类设置不同的科目。按存货分类设置，则在【设置科目】－【产品科目设置】中系统列示存货分类，进行产品科目设置。

（2）按存货设置。如果你的存货种类不多，你可以直接针对不同的存货设置不同的科目。按存货设置，则在【设置科目】－【产品科目设置】中系统列示产品明细，进行产品科目设置。

4．结算方式科目设置

结算方式科目设置是指进行结算方式、币种、科目的设置。对于现结的发票、收付款单，系统依据单据上的结算方式查找对应的结算科目，系统制单时自动带出。

（二）账龄区间设置

为了对应付账款进行账龄分析，你应首先在此设置账龄区间。

设置账龄区间的操作方法：选择【设置】菜单下的【初始设置】项，在左边的树型结构列表中点击“账龄区间设置”。

1．增加账龄区间

你可以点击鼠标右键，选择弹出菜单中的【增加】项；或者点击工具栏中的【增加】按钮，即可在当前区间之前插入一个区间。插入一个区间后，该区间后的各区间起止天数会自动调整。

2．修改账龄区间

你可以修改输入的天数，系统会自动修改该区间以及其后的各区间的起止天数。最后一个区间不能修改。

3．删除账龄区间

你可以点击鼠标右键，选择弹出菜单中的【删除】项；或者点击工具栏中的【删除】按钮，即可删除当前区间。删除一个区间后，该区间后的各区间起止天数会自动调整。最后一个区间不能删除。

（三）报警级别设置

报警级别设置的【操作步骤】：选择【设置】菜单下的【初始设置】项，在左边的树型结构列表中点击“报警级别设置”。

1．增加报警级别

你可以点击鼠标右键，选择弹出菜单中的【增加】项；或者点击工具栏中的【增加】按钮，即可在当前级别之前插入一个级别。插入一个级别后，该级别后的各级别比率会自动调整。

2．修改报警级别

你可修改你输入的比率，系统会自动修改该级别以及其后的各级别的比率。最后一个区间不能修改。

3．删除报警级别

你可以点击鼠标右键，选择弹出菜单中的【删除】项；或者点击工具栏中的【删除】按钮，删除当前级别。删除一个级别后，该级别后的各级别比率会自动调整。最后一个区间不能删除。

（四）单据类型设置

单据类型设置指用户将自己的往来业务与单据类型建立对应关系的工作，达到快速处理业务以及进行分类汇总、查询、分析的效果。系统提供了发票和应付单两大类型的单据。

如果你同时使用采购系统，则发票的类型包括采购专用发票、普通发票、运费发票和废旧物资收购凭证等。如果你单独使用应付系统，则发票类型只包括前两种。发票是系统默认类型，不能修改删除。

应付单记录采购业务之外的应付款情况。在本功能中，由你设置应付单的不同类型。你可以将应付单划分为不同的类型，以区分应付货款之外的其他应付款。例如，你可以将应付单分为应付费用款、应付利息款、应付罚款、其他应付款等。

单据类型设置的【操作步骤】：选择【设置】菜单下的【初始设置】项，在左边的树型结构列表中点击“单据类型设置”。

（1）增加：你可以点击鼠标右键，选择弹出菜单中的【增加】项；或者点击工具栏中的【增加】按钮，就可以增加一个新的单据类型。

（2）修改：你可以修改一个单据类型的名称。

（3）删除：你可以点击鼠标右键，选择弹处菜单中的【删除】项；或者点击工具栏中的【删除】按钮，删除当前的单据类型。

应付单中的“其他应付单”为系统默认类型，你不能删除、修改。你只能增加应付单的类型，发票的类型是固定的，不能修改删除。你不能删除已经使用过的单据类型。

三、期初余额

通过期初余额功能，用户可将正式启用账套前的所有应付业务数据录入到系统中，作为期初建账的数据，系统即可对其进行管理，这样既保证了数据的连续性，又保证了数据的完整性。当你初次使用本系统时，要将上期未处理完全的单据都录入到本系统，以便于以后的处理。当你进入第二年度处理时，系统自动将上年度未处理完全的单据转成为下一年度的期初余额。在下一年度的第一个会计期间里，你可以进行期初余额的调整。参见图6－10。

（一）录入期初余额的要求

1．录入期初余额

录入期初余额包括未结算完的发票和应付单、预付款单据、未结算完的应付票据。这些期初数据必须是账套启用会计期间前的数据。

2．与总账对账、记账

3．对期初发票、应付单、预付款、票据进行后续的核销、转账处理

4．在应付业务账表中查询期初数据

图6－10　应付款管理期初余额设置

（二）期初新增单据业务规则

期初发票是指还未核销的应付账款，在系统中以单据的形式列示，已核销部分金额不显示。期初应付单是指还未结算的其他应付单，在系统中以应付单的形式列示，已核销部分金额不显示。期初预付单是指提前支付的供应商款项，在系统中以付款单的形式列示。期初票据是指还未结算的票据。

年终结算时，系统将所有单据的原始单据编码结转到下年，新增的期初单据其单据编码根据编码方案自动生成。

上年结转下来的期初单据可以删除，但不允许修改。用户可新增期初单据。

期初余额与总账对账：根据受控科目进行一一对账。