应付款管理系统

第三节　应付款管理系统

一、应付款管理系统概述

（一）应付款管理系统的应用方案

应付款管理系统主要是对企业与供应商业务往来账款进行核算与管理，在应付款管理系统中以采购发票、其他应付单等原始单据为依据，记录采购业务及其他业务所形成的应付款项，处理应付款项的支付、冲销等情况；提供票据处理功能，实现对应付票据的管理。根据对供应商往来款项的核算和管理的程度不同，系统有“详细核算”和“简单核算”两种方案。不同的应用方案，其系统功能、产品接口、操作流程等均不相同。

1．“详细方案”应用方案

如果在企业采购业务中应付款核算与管理内容比较复杂，需要追踪每一笔业务的应付款、付款等情况，并希望对应付款项进行各种分析或需要将应付款核算到产品一级，那么可以选择该方案。其功能主要包括以下几个方面。

（1）如果与采购管理系统集成使用，系统根据由采购管理系统传递过来的单据记录应付款项形成，非商品交易形成的应付项目在应付款管理系统中记录；若应付款系统不与采购管理系统集成使用，采购发票和应付单都在应付款管理系统中直接记录。

（2）处理应付项目的付款及转账业务。

（3）对应付票据进行记录和管理。

（4）在应付项目的处理过程中生成凭证，并向总账系统进行传递。

（5）对外币业务及汇兑损益进行处理。

（6）根据查询条件，提供各种查询及分析。

2．“简单核算”应用方案

如果在企业采购业务中应付款业务并不十分复杂，或者采购业务不多，则可以选择“简单核算”方案，在该方案中应付系统只是连接总账与采购业务系统的一座桥梁，即只是对采购系统生成的发票进行审核并生成凭证传递到总账，而不能对发票进行其他的处理，也不能对往来明细账进行实时查询、分析。此时，往来明细只能在总账中进行简单的查询。其功能主要包括以下几个方面。

（1）接受采购系统的发票，对其进行审核。

（2）对采购发票进行制单处理。

（二）应付款管理系统的主要功能

（1）应付单据处理功能。它主要是对应付票据（采购发票、应付单）进行管理，包括应付单据的录入和审核。

（2）付款结算功能。它主要是对结算票据（付款单、收款单及红字付款单）进行管理，包括收款单、付款单的录入和审核。

（3）核销处理功能。它主要是确定付款单与原始凭证发票之间的对应关系。

（4）票据管理功能。它主要是对银行承兑汇票和商业承兑汇票进行记录和管理。

（5）转账处理功能。它主要用于处理日常业务中涉及的应付冲应付预付冲应付等业务。

（6）制单处理功能。它主要根据采购发票、应付单等原始单据生成相应的记账凭证，并将凭证传递到总账系统。

（三）应付款管理系统操作流程

应付款管理系统的操作流程如图8－17所示。

图8－17　应付款管理系统的操作流程

二、应付款管理系统初始设置

（一）选项设置

在“U8－应付款管理”窗口中，选择菜单“系统菜单→设置→选项”，打开“账套参数设置”窗口。如图8－18所示，单击“编辑”按钮进行修改设置。

图8－18　“账套参数设置”窗口

1．“常规”标签页

（1）应付款核销方式：若选择“按单据”核销，系统将满足条件的未结算单据全部列出，由操作员选择要结算的单据，根据所选择的单据进行核销。若选择“核销”，系统将满足条件的未结算单据按产品列出，由操作员选择要结算的产品，根据所选择的产品进行核销。

（2）单据审核日期依据：若选择“单据日期”，则在单据处理功能中进行单据审核时，自动将单据的审核日期记为该单据的单据日期。若选择“业务日期”，则在据处理功能中进行单据审核时，自动将单据的审核日期记为当前业务日期。

（3）应付账款核算模型：简单核算、详细核算。系统默认选择详细核算方式。若选择“简单核算”，应付款管理系统只是完成将采购传递过来的发票生成凭证传递给总账，如果企业的采购业务以及应付账款业务不复杂，或现付的情况比较多，则选择此种核算方式最简单。若选择“详细核算”，应付款管理系统可以对往来进行详细的核算、控制、查询、分析。如果企业的采购业务以及应付账款核算与管理业务复杂，或需要追踪每一笔的应付款、付款等情况，或者需要将应付款核算到产品一级，需要选择详细核算。

2．“凭证”标签页

（1）受控科目制单方式：若选择“明细到供应商”，则在将一个供应商的多笔业务合并生成一张凭证时，如果核算这多笔业务的控制科目相同，系统将自动将其合并成一条分录。这种方式的目的是企业在总账系统中能够根据供应商来查询其详细信息。若选择“明细到单据”则在将一个供应商的多笔业务合并生成一张凭证时，系统会将每一笔业务形成一条分录。这种方式的目的是在总账系统中也能查看到每个供应商的每笔业务的详细情况。

（2）控制科目依据：若选择“按供应商分类”，系统根据一定的属性将供应商分为几个大类，在不同的方式下，针对不同的供应商设置不同的应付科目和预付科目。若选择“按供应商”，系统则根据不同的供应商设置不同的应付科目和预付科目。若选择“按地区”，系统则只对地区分类的不同设置不同的应付科目和预付科目。

（3）采购科目依据：按存货分类和按存货设置存货采购科目。

3．“权限与预警”标签页

通过对报警级别的设置，将供应商按照对其欠款余额与其授信额度的比例分为不同的类型，以便于掌握在各个供应商处的信用情况，提高公司的信用度。

（二）初始设置

1．科目设置

（1）基本科目设置。在“U8－应收款管理”窗口中，选择菜单“系统菜单→设置→初始设置”，打开“初始设置”窗口。基本科目的设置如图8－19所示。

图8－19　基本科目设置

在基本科目设置中所设置的应付科目中的“应付账款”、预付科目中的“预付账款”和银行承兑科目与商业承兑科目中的“应付票据”，应在总账系统中设置其辅助核算为“供应商往来”，并且受控系统为“应付系统”，否则在这里不能使用。只有在这里设置了基本科目，在生成凭证时才能直接生成凭证中的会计科目，否则凭证将没有会计科目，相应的会计科目只能手工再录入。

（2）控制科目设置。如果应付科目、预付科目按不同的供应商或供应商分类分别设置，则可在“控制科目设置”中设置，在“基本科目设置”中不进行设置，控制科目如图8－20所示。

图8－20　控制科目设置

（3）产品科目设置。如果针对不同的存货分别设置采购核算科目，则在“产品科目设置”中进行设置，在“基本科目设置”中不进行设置。

（4）结算方式科目设置。结算方式科目设置是针对已经设置的结算方式设置相应的结算科目，即在付款或收款时只要告诉系统结算时使用的结算方式，就可以由系统自动生成该种结算方式所使用的会计科目。如果在此不设置结算方式科目，则在付款或收款时可以手工输入不同结算方式对应的会计科目。结算方式科目设置如图8－21所示。

图8－21　结算方式科目设置

2．账龄区间设置

在“初始设置”窗口中，单击“账龄区间设置”命令，打开“账龄区间设置”窗口，在此窗口中的总天数栏中输入账龄天数后，按回车键即可，序号由系统自动生成，不能修改和删除。最后一个区间不能修改和删除。账龄区间设置如图8－22所示。

图8－22　账龄区间设置

3．报警级别设置

在“初始设置”窗口中，单击“报警级别设置”命令，打开“报警级别设置”窗口，在此窗口的“总比率”栏中输入比率，在“级别名称”栏输入名称，按回车键，序号由系统自动生成，不能修改。应直接输入该区间的最大比率及级别名称。系统会根据输入的比率自动生成相应的区间，删除一个级别后，该级别的各级比率会自动调整。在最后一个级别的“总比率”栏不能输入比率，否则系统将不能退出。报警级别设置如图8－23所示。

图8－23　报警级别设置

4．单据类型设置

在应付款管理系统中，系统默认的单据编号为机器自动编号，为了便于手工录入各种单据的编号，应进行设置，其的操作步骤如下。

（1）注册加入“企业门户”窗口，打开“控制台”标签页。

（2）在“基础信息”菜单中，单击“单据设置”命令，打开“单据设置”窗口。

（3）双击“单据编号设置”命令，打开“单据编号设置”窗口。

（4）选择菜单“采购→采购专用发票”，打开“单据编号设置－（采购专用发票）”窗口，如图8－24所示。

图8－24　单据类型设置

（5）单据“修改”按钮。

（6）单击“允许手工修改”复选框。

（7）单击“保存”按钮。

（三）期初数据录入

1．期初余额录入

在初次启用应付款管理系统时，应将启用应付款管理系统时未处理完的应付账款、预付账款、应付票据录入到本系统。当第二年度时，系统自动将上年度未处理完的单据转为下一年度的期初余额。期初余额的录入包括采购发票、应付单、预付款、应付票据四种，方法相似。下面以采购专用发票为例，其操作步骤如下。

（1）在“U8－应收款管理”窗口中，选择菜单“系统菜单→设置→期初余额”，打开“期初余额——查询”窗口。

（2）单击“确认”按钮，打开“期初余额明细表”窗口。

（3）单击“增加”按钮，打开“数据类别”窗口。

（4）选择需要增加的期初单据类型，单据名称选择“采购发票”，单据类型选择“采购专用发票”，方向选择“正向”，如图8－25所示。单击“确认”按钮，打开“U8－应付款管理－（采购发票）”窗口。

图8－25　期初余额录入

（5）输入开票日期、发票号、供应商，在“存货编号”栏中输入存货编码，在“数量”栏输入数量，在“原币单价”栏中输入单价。

（6）单击“保存”按钮。

2．应付款系统与总账系统对账

在录入完成应付款的期初余额后，应进行“期初对账”工作。当保存了期初余额结果，或在第二年使用需要调整期初余额时可以进行修改。当第一个会计期已结账后，期初余额只能查询不能再修改。应付款系统与总账系统对账，必须要在总账与应付系统同时启用后才可以进行。在“期初余额明细表”窗口中，单击“对账”按钮，打开“期初对账”窗口，如图8－26所示。

三、应收款管理系统日常业务处理

日常业务处理是应付款管理的重要组成部分，是经常性的应付业务处理工作。日常业务主要完成企业日常的应付款业务的录入，应付、付款业务的核销等处理，及时记录应付、付款业务的发生，为查询和分析往来业务提供完整、正确的资料，加强对往来款项的监督管理，提高工作效率。

图8－26　应付款系统与总账系统对账

（一）单据处理

单据处理主要是对应付单据、付款单据进行管理，包括应付单据、付款单据的录入与审核。

1．单据录入

单据的录入包括应付单据与付款单据。在应付单据中包括采购发票与应付单的录入；在付款单据录入中包括付款单与预付单，其操作步骤相似。下面以录入采购专用发票为例，讲解其操作步骤。

（1）在“U8－应收款管理”窗口中，选择菜单“系统菜单→日常处理→应付单据处理→应付单据录入”，打开“单据类别”窗口。

（2）在该窗口中，选择单据名称为“采购发票”，单据类型为“采购专用发票”，方向为“正向”。单击“确认”按钮，打开“U8－应付款管理－（采购发票）”窗口。

（3）输入开票日期、发票号、供货单位、税率、部门名称，在“存货编号”栏中输入存货编码，在“数量”栏输入数量，在“原币单价”栏中输入单价。

（4）单击“保存”按钮。

采购发票与应付单都是应付款日常核算的原始单据，在用友软件中如果应付款管理系统可以与采购管理系统同时启用，则采购发票在采购管理系统填制，并传递到应付款管理系统中，在应付款管理系统中增加应付款单据只能增加应付单，而不能增加采购发票，但可进行查询、核、制单等操作。如果该账套只是启用可应付款管理系统，而没启用采购管理系统，则应付款管理中增加应付款单据既可以增加应付单，也可以增加采购发票。应付单据的修改、删除也可以在“U8－应付款管理－（采购发票）”窗口中进行。

2．单据的审核

单据的审核可以采用两种方法。以应付单据的审核为例，讲解操作步骤。

第一种方法：在填制单据进行保存后，可不用退出该单据界面，直接单击“审核”按钮，进行单据的审核操作。

第二种方法：在“U8－应付款管理”窗口中，选择菜单“系统菜单→日常处理→应付单据处理→应付单据审核”，打开“单据过滤条件”窗口。在该窗口中输入过滤条件，单击“确认”按钮之后，在需要进行审核的记录选择“选择”栏上双击，然后单击“审核”按钮。

（二）核销处理

核销处理是指用户日常进行的付款核销的工作，单据核销的作用是处理付款核销的应付款，建立付款与应付款的核销记录，监督应付款及时核销，加强往来款项的管理。

用友系统提供两种核销方式：手工核销和自动核销。手工核销是指用户手工确定系统内付款与应付款的对应关系，选择进行核销。自动核销是指系统自动确定系统内付款与应付款的对应关系，选择进行核销。

（三）转账处理

应付款管理系统提供的转账处理功能可以处理日常业务中涉及的应付冲应付、预付冲应付等业务。其操作步骤与应收款管理系统一样，读者可参阅应收款管理系统中的转账部分。其中，应付冲应付是指将某一供应商的应付账款转入另一供应商账中；预付冲应付可将预付供应商款项和所欠供应商的货款进行转账核销处理；应付冲应收是用于对某供应商的应付账款，冲抵对某客户的应收账款；红票对冲是指将同一供应商的红票和蓝票进行冲销。

（四）票据管理

票据管理功能可以对银行承兑汇票和商业承兑汇票进行记录和管理，在应付款系统中可对银行承兑汇票和商业承兑汇票进行管理，包括记录票据详细信息、记录票据处理情况。如果进行票据登记簿管理，必须将应付票据科目设置成为带有供应商往来辅助核算的科目。保存一张商业汇票之后，系统会自动生成一张付款单，这张付款单还需经过审核之后才能生成凭证。由票据增加后生成的付款单不能修改。其中商业承兑汇票不能有承兑银行，银行承兑汇票必须有承兑银行。

1．票据结算

票据结算是指票据的兑现。其操作步骤是：在“U8－应付款管理－（票据登记簿）”窗口中，选择一张票据，然后选择菜单“工具→结算”，打开“票据结算”窗口，输入；本次结算的金额就可以对当前的票据进行结算处理；输入完毕后，单击“确认”按钮。

2．票据转出

票据转出是由于某种原因导致票据到期没有结算，需要重新恢复为应付账款。其操作步骤为：在“U8－应付款管理－（票据登记簿）”窗口中，选中一张票据，然后单击“转出”按钮，打开“票据转出”窗口，单击“确认”按钮，确认转出金额，保存操作；票据转出后，将不能再对其进行其他处理。

（五）制单处理

应付系统根据采购发票、应付单等原始单据生成相应的记账凭证，并将凭证传递到总账系统。系统提供两种制单方式，一种是立即制单，即单据填制并审核后，系统提示“是否立即制单”，单击“是”按钮可以就这一张单据立即制单。另一种是批量制单。

（六）单据查询

单据查询的操作步骤是：在“U8－应付款管理”窗口中，选择菜单“系统菜单→单据查询”，在此可对应付款系统中的各种单据进行查询，如选择“应付单查询”命令，则打开“应付单查询”窗口；条件录入完毕，单击“确认”按钮，打开“U8－应付款管理－（单据查询结果列表）”窗口，系统列出所有符合条件的记录。

（七）账表管理

1．业务账表

业务账表的操作步骤如下。

（1）在“U8－应付款管理”窗口中，选择菜单“系统菜单→账表管理→业务账表”，选择不同的业务账表查询，如单击“业务明细账”选项，打开“应付明细账”窗口，如图8－27所示。

图8－27　“应付明细账”窗口

（2）输入查询条件，单击“确认”按钮，打开“应付明细账”窗口，系统列出所有符合条件的记录。

（3）双击记录，打开“联查对话框”窗口进行选择，在此可以选择与该记录相对应的单据。

2．统计分析

统计分析的操作步骤如下。

（1）在“U8－应付款管理”窗口中，选择菜单“系统菜单→账表管理→统计分析”，选择不同的统计分析，如单击“付款账龄分析”选项，打开“付款账龄分析”窗口，如图8－28所示。

（2）输入分析条件，单击“确认”按钮，打开“U8－应付款管理（应付账龄分析）”窗口。

3．科目账表查询

科目账表查询的操作步骤如下。

（1）在“U8－应付款管理”窗口中，选择菜单“系统菜单→账表管理→科目账查询”，选择不同的科目账表，如“科目明细表”，打开“供应商往来科目明细账”窗口。

（2）首先选择查询表，然后输入查询条件，单击“确认”按钮，打开“U8－应付款管理（单位往来科目明细账）”窗口。

（3）单击“总账”按钮，可联查相应的科目总账；单击“凭证”按钮，可联查当前光标所知道的对应凭证。

图8－28　“付款账龄分析”窗口

四、应付款管理系统月末处理

期末处理指用户进行的期末结账工作，如果当月业务已全部处理完，就需要执行“月末结账功能”。只有当月结账后，才可以开始下月工作。进行月末业务处理时，一次只能选择一个月进行结账；前一个月未结账，则本月不能结账；在执行了月末结账功能后，该月将不能再进行任何处理。

【本章小结】

应收款管理系统主要实现企业与客户之间业务往来账款的核算与管理，在管理系统中，以销售发票、费用单、其他应收单等原始单据为依据，记录销售业务及其他业务所形成的往来款项，处理应收款的收回、坏账、转账等情况，提供票据处理的功能，实现对应收款的管理。根据对客户往来款项的核算和管理的程度不同，系统提供了“详细核算”和“简单核算”的两种应用方案。不同的应用方案，其系统功能、产品接口、操作流程等均不相同。

详细核算应用方案的功能主要包括记录应收款项的形成（包括由商品交易和非商品交易所形成的所有的应收项目）、处理应收项目的收款项及转账情况、对应收票据进行记录和管理、随应收项目的处理过程自动生成凭证并传递给总账系统，对外币业务及汇兑损益进行处理以及提供针对多种条件的各种查询和分析。

简单核算应用方案的功能，主要包括接收销售系统的发票、对其进行审核以及对销售发票进行制单处理并传递给总账系统。

应付款管理系统主要实现企业与供应商之间业务往来账款的核算与管理，在应付款管理系统中，以采购发票、其他应付单等原始单据为依据，记录采购业务及其他业务所形成的往来款项，处理应付款项的支付、转账等情况，提供票据处理的功能，实现对应付款的管理。根据对供应商往来款项的核算和管理的程度不同，系统提供了“详细核算”和“简单核算”的两种应用方案。不同的应用方案，其系统功能、产品接口、操作流程等均不相同。

详细核算应用方案的功能主要包括记录应付款项的形成（包括由商品交易和非商品交易所形成的所有的应付项目）、处理应付项目的收款项及转账情况、对应付票据进行记录和管理、随应付项目的处理过程自动生成凭证并传递给总账系统，对外币业务及汇兑损益进行处理以及提供针对多种条件的各种查询和分析。

【思考与练习】

一、单项选择题

1．在应收款管理系统中不能随时修改的账套参数是（　　）。

A．应收款核销方式　　B．单据审核日期依据

C．坏账处理方式　　D．代垫费用类型

2．应收款管理系统的启用时间应满足如下条件（　　）。

A．大于等到于业务日期　　B．大于等于账套的启用时间

C．小于等于账套的启用时间　　D．小于等于定务日期

3．在应收款管理系统的预收冲应收转账处理功能中，以下说法正确的是（　　）。

A．红字预收款不能与红字应收单进行冲销

B．每一笔应收款的转账金额不能大于其余额

C．每一笔应收款的转账金额应大于其余额

D．应收款管理的转账金额合计应该等于应付款的转账金额合计

4．应收款管理系统中所使用的“应收票据”科目不需要满足如下哪项条件（　　）。

A．应付款系统受控科目　　B．应收款系统受控科目

C．本币科目　　D．末级科目

5．在应收款管理系统中，如果使用应收余额百分比法计提坏账准备，当坏账发生时不必完成以下（　　）操作。

A．在“坏账发生”窗口中输入“客户”信息

B．输入本次坏账发生金额

C．打开“坏账发生”对话框

D．输入应收账款余额

6．在应收款管理系统中，核销时，结算单列表中款项类型为预收款的记录其默认的内容为（　　）。

A．本次结算金额等于该记录的原币金额

B．系统将当前结算单列表中的本次结算金额合计自动分摊

C．直接冲减应收款

D．本次结算金额为空

7．在应收款管理系统中选择结算类型为付款单时，被核销单据列表中可以显示的记录有（　　）

A．红字应收单　　B．蓝字发票　　C．付款单　　D．蓝字应收单

8．在应收款管理系统的账单功能中，以下说法错误的是（　　）。

A．制单后可以增加、删除分录

B．系统生成的分录不允许删除

C．可以修改附单据数

D．制单后可以增加、删除分录，但增加、删除的分录科目不能为受控科目

9．在应收款管理系统中，可以将“应收款核算模型”设置为（　　）。

A．详细核算　　B．按客户　　C．月末处理　　D．按单据

10．在应收款管理系统的坏账处理功能中，以下说法错误的是（　　）。

A．本次坏账发生金额只能等于单据金额

B．坏账收回时所填制的收款单不需要审核

C．坏账收回单不受系统选项中“方向相反分录是否合并”选项控制

D．如果使用应收余额百分比法，一年只能计提一次坏账准备

11．在应付款管理系统采用“简单核算”应用方案下，应付款管理系统应具有（　　）。

A．填制采购专用发票　　B．查询往来明细账

C．填制采购普通发票　　D．审核采购专用发票

12．在应付款管理系统中，关于账龄区间设置，以下说法错误的是（　　）。

A．序号由系统自动生成

B．系统会根据输入的总天数自动生成相应的区间

C．账龄区间不能修改和删除

D．最后一个区间不能修改和删除

13．在应付款管理系统中，关于制单日期，以下说法错误的是（　　）。

A．制单日期系统默认为单据日期　　B．制单日期系统默认为当前业务日期

C．制单日期应小于等于当前系统日期　　D．制单日期应大于等于所选单据的最大日期14．在应付款管理系统中，取消操作的类型应不包括（　　）。

A．取消转账　　B．取消记账　　C．取消并账　　D．取消核销

15．在应付款管理系统中，业务账表应不包括（　　）。

A．凭证汇总表　　B．业务明细账　　C．业务余额表　　D．业务总账

二、简答题

1．应收款管理系统的主要功能有哪些？

2．如何进行应收款管理系统初始化？

3．应收款管理系统日常业务处理包括哪些内容？

4．如何进行应付款管理系统初始化设置？

5．应付款管理系统日常业务处理包括哪些内容？