应付款系统初始设置

学习任务7－2　应付款系统初始设置

一、实训任务

1．设置应付款系统参数。

2．设置基本科目，设置结算方式科目。

3．设置账龄区间，设置报警级别。

4．录入期初余额。

二、任务目标

1．理解应付款系统的功能、与其他系统的主要关系和业务处理流程。

2．掌握应付款系统参数的设置方法。

3．掌握应付款系统的相关基础资料的设置方法。

4．掌握应付款系统的期初余额的录入及与总账对账的方法。

三、准备工作

1．修改计算机时间为2011年1月31日。

2．引入“6－2应收款系统初始设置”账套备份。

四、实训引例

（一）600账套应付款系统的参数

启用供应商权限，并且按信用方式根据单据提前7天自动报警。

（二）基本科目

应付科目为“220201应付账款——应付货款”，预付科目为“1123预付账款”，采购科目为“1401材料采购”，采购税金科目为“22210101应交税费——应交增值税——进项税额”，银行承兑科目为“2201应付票据”，商业承兑科目为“2201应付票据”，现金折扣科目为“6603”，票据利息科目为“6603”，票据费用科目为“6603”，收支费用科目为“660109”。

产品科目设置如表7－1所示。

表7－1

（三）结算方式科目

（四）账龄区间

逾期账龄区间设置总天数分别为30天、60天、90天和120天。

账期内账龄区间设置总天数分别为10天、30天、60天和90天。

（五）报警级别

A级时的总比率为10%，B级时的总比率为20%，C级时的总比率为30%，D级时的总比率为40%，E级时的总比率为50%，总比率在50%以上为F级。

（六）单据编号设置

修改采购专用发票和付款单的单据编号方式，采用完全手工编号。

（七）期初余额

单据类型为采购专用发票，方向为正向，存货税率均为17%。

五、学情关注

应付款系统初始化应该说比较简单，只有三个小问题：系统参数的设置、相关基础资料的设置和期初余额的设置，第二个内容已在总账基础档案中详细讲解。本任务能谈上重点的应该是系统参数设置中的“基本科目”的设置，如果定义不当，会影响记账凭证的自动生成。所以应该提醒学生，有些内容并不难，但同样会影响整个系统的使用，一定要养成谨慎细致的习惯。

六、过程指导

（一）设置系统参数

设置应付模块的运行参数，操作步骤如下：

1．以操作员01身份登录企业应用平台。

2．打开应付款管理“选项”设置。双击【业务工作】—【财务会计】—【应付款管理】—【设置】—【选项】菜单，打开账套参数设置界面，如图7－3所示。

3．修改参数。单击“编辑”按钮，根据实训资料修改参数。

图7－3

4．保存设置。单击“确定”按钮，自动保存设置，并关闭界面。

【友情提示】

在进入应付款系统之前应在企业应用平台中启用应付款系统。应付款系统的启用期间必须大于或等于账套的启用期间。

在账套使用过程中可以随时修改账套参数。

如果选择单据日期为审核日期，则月末结账时单据必须全部审核。

（二）设置基本科目

用于设置生成凭证时所需要的基本科目，当有的产品或客户使用特殊科目时，需要在控制科目和产品科目中进行单独定义。操作步骤如下：

1．打开“初始设置”功能。双击【应付款管理】—【设置】—【初始设置】菜单，打开初始设置界面。

2．录入基本科目数据。选中“设置科目”下的“基本科目设置”，根据实训资料录入参数，如图7－4所示。

3．录入产品科目数据。选中“设置科目”下的“产品科目设置”，根据实训资料录入参数，如图7－5所示。

4．关闭窗口。单击工具栏上的“关闭”按钮，关闭当前界面。

【友情提示】

在设置基本科目的应付科目、预付科目时，应在总账系统中设置其辅助核算内容为“供应商往来”，并且受控系统为“应付系统”，否则在这里不能被选中。

在控制科目设置、产品科目设置中定义的科目，不再使用基本科目，如果没有定义，生成凭证时取基本科目。

只有设置了科目，在生成凭证时才能直接生成凭证中的科目，否则凭证中将没有会计科目，需要手工输入。

图7－4

图7－5

（三）结算方式科目

不同的付款方式对应不同的会计科目，定义此内容后，付款时会自动填写凭证的借方科目。操作步骤如下：

1．打开“初始设置”功能。双击【应付款管理】—【设置】—【初始设置】菜单，打开初始设置界面。

2．录入结算方式科目数据。选中“设置科目”下的“结算方式科目设置”，根据实训资料录入参数。录入结算方式“现金”，币种“人民币”，科目“1001”；依次录入其他数据，如图7－6所示。

3．关闭窗口。单击工具栏上的“关闭”按钮，关闭当前界面。

【友情提示】

在付款时只要输入结算方式，就可以由系统自动生成该种结算方式对应的会计科目。

如果在此不设置结算方式科目，则在付款时可以手工输入不同结算方式对应的会计科目。

图7－6

（四）设置账龄区间

用于定义各账龄的区间，分为账期内和逾期（账期外）两种。操作步骤如下：

1．打开“初始设置”功能。双击【应付款管理】—【设置】—【初始设置】菜单，打开初始设置界面。

2．录入逾期账龄区间数据。单击“逾期账龄区间设置”，进入“逾期账龄区间设置”窗口，根据实训资料录入参数，如图7－7所示。

图7－7

3．用同样的方法，录入账期内账龄区间数据。

4．关闭窗口。单击工具栏上的“关闭”按钮，关闭当前界面。

【友情提示】

序号由系统自动生成，不能修改和删除。

总天数栏直接输入截止区间的账龄总天数。

最后一个区间不能修改和删除。

（五）设置报警级别

用于定义应付账款的报警级别。操作步骤如下：

1．打开“初始设置”功能。双击【应付款管理】—【设置】—【初始设置】菜单，打开初始设置界面。

2．录入报警级别数据。单击“报警级别设置”，进入“报警级别设置”窗口。录入总比率“10%”，录入级别名称“A”，依次录入其他数据，如图7－8所示。

3．关闭窗口。单击工具栏上的“关闭”按钮，关闭当前界面。

图7－8

【友情提示】

应直接输入该区间的最大比率及级别名称，系统根据输入的比率自动生成相应的区间。

删除一个级别后，该级别后的各级比率会自动调整。

最后一个级别为某一比率之上，所以在“总比率”栏不能录入比率，否则将不能退出。

最后一个比率不能删除，如果录入错误则应先删除上一级比率，再修改最后一级比率。

（六）单据编号设置

这是指设置单据的编号是由手工录入还是由计算机自动编码，有些单据的编码具有特别的用处，比如发票的编号，特别是采购发票的编号。操作步骤如下：

1．打开“单据编号设置”界面。双击【基础设置】—【单据设置】—【单据编号设置】菜单，打开设置窗口，如图7－9所示。

图7－9

2．选择设置对象。在左边的单据类型中选择“采购管理”—“采购专用发票”。

3．进入修改状态。单击工具栏上的“修改”按钮，详细信息的内容变成有效状态。

4．修改详细信息。选择“完全手工编号”复选框。

5．保存修改。单击“保存”按钮，自动保存修改。

6．修改“付款单”编号设置。重复步骤二至五，将付款单的编号设置改成完全手工编号。

7．关闭窗口。单击“关闭”按钮，关闭当前界面。

【友情提示】

“完全手工编号”是指没有默认值，需要操作员手工录入。

“手工改动，重号时自动重取”是指系统按下面的规则提供默认值，操作员可以修改。

如果没有选择这两项，表示由计算机按下面的规则自动编号，不能修改。

在查看流水号页签中可以查看和设置最后一个流水号。

（七）录入期初采购发票

应付款系统数据的输入有形成应付和付款结算两个方面，因此，其期初值也有这两个方面，比如未核销的采购发票和预付款。操作步骤如下：

1．打开“期初余额”功能。双击【应收款管理】—【应付单据处理】—【应付单据录入】菜单，系统打开“期初余额—查询”对话框，如图7－10所示。

图7－10

2．设置过滤查询条件。单击“确定”按钮，进入“期初余额明细表”窗口。

3．进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，打开“单据类别”对话框，如图7－11所示。

4．选择单据类别。单据名称选择“采购发票”，单据类型选择“采购专用发票”，方向选择“正向”，单击“确定”按钮，进入“采购专用发票”窗口。

图7－11

5．新增一张空发票。单击工具栏上的“增加”按钮，自动增加一张空表。

6．录入发票。将开票日期修改为“2010－12－20”，录入发票号“1012010”，选择供应商“戴尔集团”，选择存货编码“002”，录入数量“100”，录入原币单价“5000”，如图7－12所示。

图7－12

7．保存采购发票。单击工具栏上的“保存”按钮，自动保存数据。8．关闭窗口。单击窗口上的“关闭”按钮，关闭当前界面。

【友情提示】

在初次使用应付款系统时，应将启用应付款系统时未处理完的所有供应商的应付账款、预付账款、应付票据等数据录入到本系统。进入第二年度时，系统自动将上年度未处理完的单据转为下一年度的期初余额。在下一年度的第一个会计期间，可以进行期初余额调整。

在日常业务中，可对期初发票、付款单、预付款、票据进行后续的核销、转账处理。

如果退出了录入期初余额的单据，在“期初余额明细表”窗口中并没有看到新录入的期初余额，应单击“刷新”按钮，就可以列示所有的期初余额的内容。

在录入期初余额时一定要注意期初余额的会计科目，如果科目错误，在应付款系统与总账系统进行对账时，将会导致对账错误。

如果未设置允许修改采购专用发票的编号，则在填制采购专用发票时不允许修改采购专用发票的编号。

（八）应付款系统与总账系统对账

期初数据录入完成后，一定要和总账进行对账，保持数据一致。操作步骤如下：

1．打开“期初余额”功能。双击【应付款管理】—【设置】—【期初余额】菜单，打开“期初余额明细表”界面。

2．进行对账。单击工具栏上的“对账”按钮，打开“期初对账”界面，如图7－13所示。

图7－13

3．关闭窗口。单击“关闭”按钮，关闭当前界面。

【友情提示】

保存了期初余额结果，在结账前或在第二年使用需要调整时可以进行修改。结账后，期初余额只能查询不能修改。

期初余额所录入的票据保存后自动审核。

（九）账套备份

将账套输出至“7－2应付款系统初始设置”文件夹，压缩后保存到U盘。

七、疑难解答

1．为什么在应付款系统“初始设置”时“应付科目”、“预付科目”不能被选中？

答：在设置基本科目的应付、预付科目时，应在总账系统中把“应付科目”、“预付科目”设置为“供应商往来”辅助核算，且受控系统为“应付系统”。否则在这里不能被选中。

2．在应付款系统自动生成凭证时，为什么缺少会计科目？

答：在应付款系统设置“系统参数”时应定义相应的“基本科目”，只有这样，系统自动生成凭证时才会出现相应的会计科目，否则，需要手工输入会计科目。

◎思考与练习

1．如果在应付款系统中不设置基本科目，会造成什么样的影响？

2．如果已经在总账中设置了相应的基础资料，在应付款系统中还需要设置吗？

3．如果总账系统与应付款系统对账时系统提示“余额不平”，应该怎样解决？