初始化设置

第二节　初始化设置

一、设置账套参数

在使用固定资产系统前，必须将其安装在计算机硬盘上，安装完后，还应以系统管理员的身份进入“系统管理”建立会计账套。

在正式使用固定资产系统前，还需要整理、核算一下固定资产管理资料，以便使用系统时，保持管理和核算的正确性和连续性。准备工作主要包括以下内容：卡片项目整理、卡片项目样式整理、折旧方法整理、资产类别整理、建账期初数据整理、报表整理和其他信息整理，这些基础设置是利用固定资产系统进行资产管理和核算的基础，其中，除资产类别整理和建账期初数据整理外，其他各部分都有缺省的内容，在设置时只需根据系统要求和本单位的情况，查看这些缺省设置是否符合要求，如不符合要求，可通过报表自定义功能或自定义查询表进行设置。

在“系统管理”中建立了账套后，还要建立一个适合本单位的固定资产子账套，设置账套参数，在此要设置的主要内容包括：开始使用期间设置、折旧设置、类别和资产编码方式设置、类别和资产编码方式设置、对账设置，以及不可修改选项和可修改选项设置。

单击“开始”按钮，选择菜单“程序→固定资产系统”进行启动。第一次利用固定资产系统打开在“系统管理”下建立的账套时，系统自动提示进行账套初始化，单击“是”按钮，系统将自动运行初始化向导，用户可根据向导提示进行设置，如图7－2所示。

整个建立账套的过程分6步：约定及说明、设置启用月份、设置折旧信息、设置编码方式、设置账务接口和完成建立账套。用户需仔细阅读各向导窗口内的说明，根据向导进行设置。

初始化过程中各项目说明如下。

（1）本账套计提折旧：如果选用的是行政、事业单位应用方案，按照制度规定，单位的所有资产并不计提折旧，那么该项不打钩，表示本账套不提折旧。一旦确定本账套不计提折旧，则账套内与折旧有关的功能就不能操作，该选项结果在保存初始化设置后不能进行修改。如果选用企业单位应用方案，就应在该项内打钩。本书是以企业为例的，故在判断框内打钩。

（2）主要折旧方法：选择本系统常用的折旧方法，缺省时，系统认为是“平均年限法（一）”，即常用的直线法。对于具体的固定资产可重新定义折旧方法。

图7－2　设置账套参数

（3）折旧汇总分配周期：企业在实际计提折旧时，不一定每个月计提一次，例如，保险行业每3个月计提和汇总分配一次折旧，所以本系统提供1、2、3、4、5、6、12几种分配周期，选择时可按实际情况，确定计提折旧和将折旧归入成本和费用的周期。系统具体的处理办法是：每个期间均计提折旧，但折旧的汇总分配按设定的周期进行，把该周期内各期间计提的折旧进行汇总分配。

（4）资产类别的编码方式：资产类别是单位根据管理和核算的需要，对资产所做的分类，可参照国家标准分类，也可根据需要自己分类。本系统类别编码最多可设置4级10位，系统推荐采用国家规定的4级位（2112）方式：类别编号＋序号、部门编号＋序号。

（5）固定资产的编码方式：固定资产编号是资产的管理者给资产设置的编号，可以在输入卡片时手工输入，也可以选用自动编码的形式自动生成。

选择了“手工输入”方式后，则在卡片输入时只能通过手工输入的方式录入资产编号。选择了“自动编号”方式后，可单击下拉键，从“类别编号＋序号、部门编号＋序号、类别编号＋部门编号＋序号、部门编号＋类别编号＋序号”中选择一种形式，自动编号中序号的长度可自由设定。自动编号的好处在于输入卡片时简便，更重要的是便于资产管理，根据资产编号很容易了解资产的基本情况。资产类别编码方式设定好以后，一旦某一级设置了类别，则该级的长度不能修改，没有使用过的各级的长度可修改。每一个账套资产的自动编码方式只能为一种，一经设定，该自动编码方式不得修改。

（6）与账务系统进行对账：在使用总账系统的情况下，对账的含义是将固定资产系统内所有资产的原值、累计折旧和账务系统中的固定资产科目和累计科目的余额进行核对，比较数值是否相等。在系统运行中，任何时候执行对账功能，如果出现偏差，都应引起注意，并予以调整。如果不想与账务系统对账，可不选择该选项，表示不对账。

（7）固定资产对账科目和累计折旧对账科目：参照账务系统的科目选择，所选择的对账科目应与账务系统内的一级科目一致。

（8）对账不平允许月末结账：如果希望严格控制系统间的平衡，并且做到两个系统录入的数据没有时间差异，则可选中该选项，否则可不选。

二、基础设置

基础设置包括：卡片项目、卡片样式、折旧方法、部门、资产分类、使用状况、增减方式等，这些基础设置是利用固定资产管理系统进行资产管理和核算的基础。在系统的各项基础设置中，除资产分类必须由用户设置外，其他各部分都有缺省的内容，如果没有特殊需要，可不再设置。

（一）定义卡片项目

卡片项目是资产卡片上用来记录资产资料的栏目，如原值、资产名称、使用年限、折旧方法等，它是卡片最基本的项目。不同行业或单位，固定资产卡片项目可能不同，可以通过增加、删除、修改，得到自己所需要的卡片项目，新增加的项目称为自定义项目，定义卡片样式时，可把这些增加项目选择到样式中，得到真正属于自己的卡片样式。

例7－1

增加的三个项目包括主要使用者、负责人和固定资产折旧率。其中，主要使用者和负责人是字符型项目，固定资产折旧率是数值型项目，其计算公式为：固定资产折旧率＝（原值－累计折旧）／原值。

操作步骤如下。

（1）单击“卡片”菜单或单击桌面“设置”，选中“卡片项目定义”，进入“卡片项目定义”界面，如图7－3所示，可以看到左侧分为系统项目和自定义项目两类。

图7－3　定义卡片项目和输入公式

（2）单击工具栏上的“增加”按钮，或右击后选择“增加”功能。

（3）输入增加的卡片项目的各项内容，包括名称、数据类型、字符数、是否参照常用字典、项目数据关系等。

（4）由于项目“固定资产折旧率”是数值型项目，并且要定义和其他项目的数据关系，则单击“定义项目公式”按钮，屏幕显示“定义公式”界面，通过选择左侧项目和输入数字、运算符等组成计算公式，如选中“原值”项，单击“→”符号，可把“原值”送入右侧窗口中，照此方式可进行其他项目的输入。

（5）单击“保存”按钮或右击选择“保存”功能即能保存设置。可以看到上述三个项目已增加到自定义项目之下了。

（二）定义卡片样式

卡片样式指卡片的整个外观，它包括格式（是否有表格线、对齐方式、字体大小等）、所含的项目和项目的位置。不同的企业或不同的资产类别，由于管理的内容和侧重点不同，固定资产卡片项目可能不同，为此，系统提供了卡片样式定义功能。系统提供通用样式，在使用自定义卡片样式之前，建议用户先查看一下系统提供的样式，看是否适合，也可以在此基础上定义新的样式。其方法是：选择菜单“卡片→卡片样式”，屏幕显示“卡片样式”界面，如图7－4所示。

图7－4　固定资产卡片

例7－2

新建一个卡片样式，其中包括“负责人”，并将其命名为“常用样式”。

操作步骤如下。

（1）选择菜单“卡片→卡片样式”，屏幕显示“卡片样式管理”界面。单击工具栏上的“增加”按钮，或右击后选择“增加”功能，系统将提示“是否以当前卡片样式为基础建立新样式”，单击“是”按钮。

（2）输入卡片样式的名称“常用样式”。

（3）定义所需的卡片样式，根据需要可设置以下几部分内容。

①项目设置：它是对卡片样式中所包含的项目的设置。可通过“编辑”功能下的项目移入、项目移出达到增加或删除项目内容的目的。项目位置的调整可选中项目（被蓝色的框线圈位），然后单击“剪切”按钮或直接拖曳鼠标来完成。在本例中单击左侧的“负责人”项目，将其选中，然后将其拖到右侧的空单元上或选取“编辑”下的项目移入功能来完成。

②格式设置：它是对卡片样式的行、列进行设置，包括行高设置、列宽设置、均行或均列、插入行或列、删除行或列等设置。

③文字格式设置：它是对卡片显示出的文字的字体、格式、在单元格中的位置等进行设置，主要包括字体设置、大小设置、字形设置、折行设置、文字位置设置。

④边框设置：它是对样式上各单元格的边框进行的设置，主要包括边框类型设置、边框线线型设置。

（4）分别调整各标签内表格的行高、列宽、字体。

（5）单击“保存”按钮或右击后选择“保存”功能，即完成该样式的定义。

（三）设置资产类别

固定资产的种类繁多，规格不一，要强化固定资产管理，及时、准确地做好固定资产核算，必须科学地对固定资产进行分类，为核算和统计管理提供依据。企业可根据自身的特点和管理要求，确定一个较多的资产分类方法。如果使用者以前对资产没有明确分类，可参考《固定资产分类与代码》一书，来选择本企业的资产类别。

例7－3

增加固定资产类别，如表7－1所示。

表7－1　固定资产表

资产类别设置的操作步骤如下。

（1）选择菜单“设置→资产类别”或单击桌面“设置”，选中“资产类别设置”，进入资产类别设置界面，如图7－5所示。

图7－5　设置资产类别

（2）单击工具栏的“增加”按钮，或右击后选择“增加”功能。

（3）系统显示单张视图界面，类别编码长度及位数在建账套时已定义好，系统自动给出编号。用户可修改该项设置结果。

（4）按要求输入或选择编码、名称、使用年限、净残值率、计量单位、计提属性、折旧方法、卡片样式，单击“保存”按钮，选中“房屋”类别，重复以上操作进行下级类别设置。

（四）设置部门对应折旧科目

对应折旧科目是指计提折旧时所对应的成本或费用科目。资产计提折旧后必须把折旧归入成本或费用，根据不同使用者的具体情况，有按部门归案的，也有按类别归案的。当按部门归案折旧费用时，一般情况下，某一部门内的资产的折旧费用将归案到一个比较固定的科目，在此对每个指定一个折旧科目，录入卡片时，该科目自动缺省，不必一个一个输入。

因在录入卡片时，只能选择明细级部门，所以设置折旧科目时，只有对明细级科目的设置才有意义。如果对某一上级部门设置了对应的科目，下级部门将继承上级部门的设置。

例7－4

设置部门对应折旧科目，如表7－2所示。

表7－2　折旧科目表

操作步骤如下。

（1）首先选择菜单“设置→部门对应折旧科目设置”或单击桌面“基础设置”，选中“资产类别设置”。

（2）在部门列表或部门目录中选择要设置科目或要修改科目的部门。

（3）单击工具栏的“修改”按钮。

（4）可参照选择输入，或输入科目编码自动显示科目名称，最终结果如图7－6所示。

图7－6　设置部门对应折旧科目

（5）单击工具栏的“保存”按钮或右击选择“保存”功能即可。

（五）设置增减方式

增减方式的设置主要是在固定资产有增减业务时使用，类似于一个摘要，系统内置了六种增加方式和七种减少方式，也可根据需要自行增减。

增加的方式主要有：直接购买、投资者投入、接受捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租赁。减少的方式主要有：出售、盘亏、投资转出、捐赠、报废、毁损、融资租赁转出等。增、减方式所对应的入账科目是指增加或减少资产时所对应的科目，例如，在直接购入方式中，可将其对应科目设为“现金”或“银行存款”。

单击“设置”菜单或单击“设置”，选中“增减方式”，进入“增减方式”界面，如图7－7所示。

图7－7　设置增减方式

例7－5

设置一种固定资产增加方式——联营方调入，设置一种减少方式——联营方调出。

操作步骤如下。

（1）选择菜单“增减方式目录表→增加方式”。

（2）单击工具栏上的“增加”按钮，或右击后选择“增加”功能。

（3）输入增加方式的名称和以该增加方式增加的资产的对应入账科目。本例为“联营方调入”。

（4）单击“保存”按钮，或右击后选择“保存”即可。

用类似的方法将“联营方调出”加入。

此处设置的对应入账科目是为了在生成凭证时缺省，例如，增加资产时，如果采用购入方式，则该科目可能是“银行存款”；如果采用投资者投入，则该科目可能是“实收资本”，该科目将缺少在贷方。资产减少时，该科目可能是“固定资产清理”，将缺省在借方。

（六）设置使用状况

从固定资产核算和管理的角度来看，需要明确资产的使用状况，这样一方面可以正确地计算和计提折旧，另一方面便于统计固定资产的使用情况，提高资产的利用效率。主要的使用状况有：在用、停用、大修理、不需用、未用等。

使用状况设置的操作步骤如下。

（1）单击“设置”菜单或单击“设置”，选中“使用状况”，进入如图7－8所示的界面。

（2）从目录中选中要增加使用状况的选项。

（3）单击工具栏上的“增加”按钮，或右击后选择“增加”功能。

（4）输入增加的使用状况的名称。

（5）确定该使用状况的资产“是否计提折旧”。

（6）单击“保存”按钮，或右击后选择“保存”功能。

图7－8　设置使用状况

（七）设置折旧方法

折旧方法的设置是系统自动计算折旧的基础。系统给出了常用的六种方法：不提折旧、平均年限法（一）、平均年限法（二）、工作量法、年数总和法和双倍余额递减法，并列出了它们的折旧计算公式，这几种方法是系统缺省的折旧方法，只能选用，不能删除和修改。但在实际应用中由于各种原因，这几种方法仍不能满足需要，系统提供了折旧方法的自定义功能，用户可以根据需要定义自己合适的折旧方法的名称和计算公式。

系统提供了当月折旧额小于直线法计提的折旧额时，采用直线法计提的功能。

折旧方法设置的操作步骤为：单击“卡片”菜单或单击桌面“设置”，选中“折旧方法”，进入“折旧方法”界面，如图7－9所示。

图7－9　设置折旧方法

对于一般企业来讲，以上折旧方式已基本上能满足需要。另外，系统还提供了自定义折旧方法，单击“增加”按钮，即可定义新的月折旧率和月折旧额的计算公式。

（八）原始卡片录入

当固定资产账套建立完成，下一步就是录入原始卡片的内容，即将建账日期以前的数据录入到系统中。卡片是固定资产核算和管理的基础和依据，因此将手工管理下的固定资产卡片的数据录入系统，将保持历史资料的连续性。

原始卡片不必在第一个期间结账前进行录入，任何时候都可以录入。

例7－6

录入固定资产原始卡片（卡片－录入原始卡片）。

编号：01001

固定资产名称：办公楼

类别名称：房屋建筑物

使用部门：业务部，财务部，采购部，仓储部使用比例25%

增加方式：在建工程转入

使用状况：在用

使用年限：360

折旧方式：平均年限法（一）

开始使用日期：2006－2－1

原值：500　000

累计折旧：16　000

对应折旧科目：管理费用－折旧费

该卡片是原始卡片，该卡片应通过“原始卡片录入”功能向系统录入数据。

操作步骤如下。

（1）单击工具栏“原始卡片录入”或选择菜单“卡片→原始卡片录入”。

（2）屏幕出现资产类别选择界面，选择要录入的卡片所属的资产类别。选择资产类别的目的是为了确定卡片的样式。

（3）选择最低级的固定资产类别“房屋及建筑物”后，单击“确定”按钮，屏幕显示卡片界面。该界面处于编辑状态，除了缺省的内容外，其他各项空白。

（4）录入或参照选择各项目的内容。当光标位于该项目时，按F1键可以得到一些主要项目的在线帮助信息。录入结果如图7－10所示。

图7－10　原始卡片录入

（5）资产的主卡片录入后，单击其他标签页，输入附属设备和录入以前卡片发生的各种变动。附属设备标签页上的信息只供参考不参与计算。

（6）单击“保存”按钮后，录入的卡片保存到系统中。

固定资产卡片中主要项目的功能说明如下。

（1）卡片编号：系统根据建账时定义的编码方案自动给出编号（在选项中查询），不能修改。如果要删除一张卡片，该张卡片又不是最后一张时，系统将保留空号，并且不能再使用（制度规定删除固定资产资料须保存5年）。

（2）开始使用日期：指资产进入本单位开始使用的日期，它直接影响到资产以哪种方式录入系统，也直接影响到录入系统当月的折旧计提。

当开始使用日期中的月份小于录入月份时，此卡片视为原始卡片，只能利用原始卡片的录入功能录入数据，录入当月如符合计提折旧的条件，则该月计提折旧；当开始使用日期中的月份等于录入月份时，此卡片视为新卡片，只能通过资产增加功能录入系统，录入当月不计提折旧。

（3）已计提月份：已经计提过折旧的月份数，当录入卡片时必须正确填写该项目，以后每计提折旧期间结账后，系统自动在该项加“1”。

（4）累计工作量：（只有在工作量法时，卡片上才有此项）指资产累计已完成的工作量，每一期间结账后将该期间的工作量自动累加到期初的数量上，录入时输入的数据应是录入当期期初的值，不包括录入当月的工作量。

（5）累计折旧：不包括本期应计提的折旧。

（6）原值：可以是原始价值、重置完全价值或评估价值。账套使用过程中发生原值变动的资产，其原值为变动后的值，包括资产评估造成的原值变动。

（7）单位折旧：（只有在工作量法时，卡片上才有此项）指每一单位工作量在一个期间应提的折旧额。

（8）项目：资产所服务或从属的项目，为企业按项目辅助核算归案费用或成本提供方便。

其他标签页说明如下。

（1）附属设备表：用来管理资产的附属设备，附属设备的价值应已包含在主卡的原值中。附属设备可在资产使用过程中随时添加和减少，附属设备的价值不参与折旧的计算。

（2）大修理记录表：以列表的形式显示资产的大修理历史，第一次结账后或第一次做过与大修理相关的变动后，根据变动单自动填写，不能手工输入。

（3）资产转移记录表：以列表的形式显示资产部门转移的历史，第一次结账后第一次做过部门转移后，根据变动单自动填写，不能后工输入。

（4）停启用记录表：以列表的形式显示资产使用状况的变动，第一次结账后或第一次做过与停启用相关的变动后，根据变动单自动填写，不能手工输入。

（5）原值变动表：以列表的形式显示资产原值的各项变动，录入卡片的内容不参与计算，第一次结账后或第一次做进原值变动后，根据变动单自动填写，不能手工输入。

（6）减少信息表：资产减少后，系统根据用户输入的清理信息，自动生成该表格的内容，该表格中只有清理收入和费用可以手工输入，其他内容不能手工输入。

以上附属标签上的信息，在录入原始卡片时，只供参考，系统处理时不涉及该部分内容。