录入期初余额

4.2.2　录入期初余额

为了保证新系统的数据能与原系统的数据衔接，保持账簿数据的连续完整，在应用总账系统前，需要将一些基础数据输入到系统中。首先将各账户的年初余额或启用月份的月初余额，以及年初到该月的累计发生额计算清楚，然后输入到总账系统中。

“期初余额”功能包括：

(1)输入科目期初余额，用于年初输入余额或调整余额。

(2)核对期初余额，并进行试算平衡。

1.确定方向输入余额

当第一次使用总账系统时，首先应将原系统的账户余额整理好，编制科目余额表，然后通过键盘输入到系统中。输入的内容主要包括余额方向和余额。

主要要求如下：

(1)输入余额时必须注意调整有关科目余额的方向。如果借贷标志不能改变，余额可用“－”符号表示。

(2)只要求用户输入最末级科目的余额，非末级科目的余额系统自动计算。

(3)如果在年中某月开始建账，就需要输入启用月份的月初余额，以及年初到该月的借贷方累计发生额。

(4)在输入期初余额时，如果某科目涉及辅助核算，则必须输入辅助账的期初数据。如，往来科目(即含个人往来、客户往来、供应商往来账类的科目)应输入期初往来未达项；某科目为数量核算，系统会自动要求输入期初数量余额。

在期初余额录入时，需要注意以下几个方面：一是总账科目与其下级明细科目的方向必须一致。二是余额的方向应以科目属性或类型为准，不以当前余额方向为准。在录入某科目余额时，还可以对某科目的余额方向进行调整。

2.试算平衡

期初余额输入后，必须进行上下级科目间余额的试算平衡和一级科目余额试算平衡，以保证初始数据的正确性，检验过程直接由计算机自动进行。

系统的“试算”功能可显示期初试算平衡表，显示试算结果是否平衡。如果不平衡，需重新调整。

试算是否平衡，对以后业务处理有较大影响。一般说来，如果期初余额试算不平衡，则本期不能记账，但可以填制凭证。