薪资管理系统初始设置

第二节　薪资管理系统初始设置

使用计算机进行工资核算之初，需要做一次初始设置，以建立系统的应用环境。具体包括：部门、人员类别、工资项目、计算公式、个人工资、个人所得税、银行代发、各种表样的定义。

一、建立工资账套

运行薪资管理系统，必须先建工资账套。通过系统提供的建账向导，完成整套工资的建账工作。该项工作共分为四步：参数设置、扣税设置、扣零设置、人员编码。操作过程如下。

（一）参数设置

（1）启动工资管理系统，操作员注册完毕后，系统自动进入建账向导一，如图6－2所示。

图6－2　参数的设置

（2）选择所建账套所需处理的工资类别个数。

工资类别有“单个”和“多个”两类，如果单位中所有人员的工资按统一标准进行管理，而且人员的工资项目、工资计算公式全部相同，则选择“单个”工资类别；如果单位每月发放工资的工资项目、工资计算公式不相同，但月末需统一核算的企业，则选择“多个”工资类别。

（3）选择工资账套的核算币种。

系统提供币别参照供用户选择，若选择账套本位币以外的其他币别，则还须在工资类别参数维护中设置汇率，核算币种经过一次工资数据处理后即不能再修改。

设置完毕后，单击“下一步”按钮，进入建账向导二——扣税设置。

（二）扣税设置

扣税设置即选择在工资计算中是否由单位进行代扣个人所得税处理。

如果要从工资中代扣个人所得税，则选择“是否从工资中代扣个人所得税”复选框，打上选择标记，如图6－3所示。

图6－3　扣税设置

设置完毕后，单击“下一步”按钮，进入建账向导三——扣零设置。

（三）扣零设置

扣零处理通常在发放现金工资时使用，如果单位采用银行代发工资则很少做此设置，如图6－4所示。

图6－4　扣零设置

（四）人员编码

人员编码即单位人员编码长度。以数字作为人员编码。用户根据需要可自由定义人员编码长度，但总长度不能超过10位字符。一旦设置了人员档案，则人员编码长度不能再做修改，人员编码长度一定要考虑以后人数的增长情况。

二、基础信息设置

建立工资账套后，需对整个系统运行所需的一些基础信息进行设置，包括部门设置、人员类别设置、人员附加信息设置、工资项目设置、计算公式定义、银行名称设置。薪资管理系统界面如图6－5所示。

图6－5　基础信息设置

（一）部门设置

企业所有人员都应有所属部门，因此设置部门档案是按部门核算人员工资的基础。部门信息是企业共享数据，应该在没有打开“工资类别”的前提下进行。

例6－1

企业设置如下部门。

　　　　部门编码　　　　部门名称

　　　　01　　　　　　　销售中心

　　　　0101　　　　　　销售一部

　　　　0102　　　　　　销售二部

　　　　02　　　　　　　行政中心

　　　　0201　　　　　　财务部

　　　　0202　　　　　　人事部

　　　　03　　　　　　　生产中心

　　　　0301　　　　　　一车间

　　　　0302　　　　　　二车间

　　　　0303　　　　　　运输处

　　　　0304　　　　　　机修处

操作步骤如下。

（1）选择菜单“基础设置→部门设置”，进入如图6－6所示的部门设置界面。

图6－6　部门设置

（2）单击“增加”按钮。

（3）输入部门编码“01”；部门名称“销售中心”。其他内容选择输入。

（4）单击“保存”按钮，重复步骤2、3将各部门档案资料输入。

（5）单击“退出”按钮，返回主界面。

（二）人员类别设置

人员类别是指按某种特定的分类方式将企业职工分成若干类型，不同类别的人员工资水平可能不同，从而有助于实现工资的多级化管理。人员类别的设置还与工资费用的分配、分摊有关，合理设置人员类别，便于按人员类别进行工资的汇总计算，为企业提供不同人员类别的工资信息。

例6－2

本企业人员类别划分如下：管理人员、生产人员、供销人员、后勤人员。

操作步骤如下。

（1）选择菜单“基础设置→人员类别设置”，进入如图6－7所示的类别设置界面。

（2）单击“增加”按钮，鼠标指针停在“类别”栏处，即可设置本企业的人员类别，如管理人员。

（3）单击“删除”按钮，可删除光标所在行的人员类别。

图6－7　人员类别设置

（4）设置完毕单击“返回”按钮，完成并退出人员类别设置操作。

注意：人员类别名称可以随时修改，系统目前仍在使用的人员类别不允许删除。

（三）人员附加信息设置

薪资管理系统一般可以兼具人员档案管理的基本功能，各管理要求及精细程度不同，对人员档案管理的具体内容、项目也有区别。用友ERP－U8薪资管理系统提供了与工资核算有关的人员附加信息的设置功能，从一定程度上丰富了人员档案管理的内容，便于对人员进行更加有效的管理。

例6－3

增加性别、年龄、技术职称为人员附加信息内容。

操作步骤如下。

（1）选择菜单“基础设置→人员附加信息设置”，进入如图6－8所示的人员附加信息设置界面。

图6－8　人员附加信息设置

（2）单击“增加”按钮，鼠标指针停在信息名称栏，即可输入人员附加信息。系统提供了常用人员附加信息供参考，如年龄、性别、技术职称等，可选择输入。对于没有提供的，可在输入框内直接输入。

（3）如果要删除某一附加信息，将鼠标指针放在该行上，单击“删除”按钮。

（4）设置完毕单击“返回”按钮，完成并退出附加信息设置操作。

注意：已使用过的人员附加信息不可删除，但可以修改，不能对人员附加信息设置进行数据加工，如公式的设置等。

（四）工资项目设置

工资项目设置即定义工资核算所涉及的项目名称、类型、宽度等。工资管理系统中提供了一些固定的工资项目，它们是工资账中不可缺少的。主要包括：“应发合计”、“扣款合计”、“实发合计”；若在工资建账时设置了“扣零处理”，则系统在工资项目中自动生成“本月扣零”和“上月扣零”两个指定名称的项目；若选择了“扣税处理”则系统在工资项目中自动生成“代扣税”项目，这些项目不能删除和重命名。其他项目可根据实际情况定义或参照增加。如基本工资、岗位工资、奖金等。

在此设置的工资项目对于多工资类别的工资账套而言，是针对所有工资类别所需要使用的全部工资项目；对于单工资类别而言，就是此工资账套所使用的全部工资项目。

例6－4

本企业工资项目如表6－1所示。

表6－1　工资项目

操作步骤如下。

（1）选择菜单“基础设置→工资项目设置”，进入如图6－9所示的工资设置界面。

（2）单击“增加”按钮，即可设置工资项目。系统提供了常用工资项目供参考，可单击名称参照下拉列表按钮选择输入。对于没有提供的，可在输入框内直接输入。

（3）定义工资项目的类型、长度、小数位数和工资增减项。

（4）如果要修改、删除某一工资项目，将光标放在该工资项目上，单击“重命名”或“删除”按钮。

（5）设置完毕单击“确认”按钮，完成并退出工资项目设置操作。

图6－9　工资项目设置

（五）计算公式定义

设置计算公式即定义工资项目之间的运算关系，计算公式设置的正确与否关系到工资核算的最终结果。定义公式可通过选择工资项目、运算符、关系符、函数等组合完成。对系统固定的工资项目“应发合计”、“扣款合计”、“实发合计”几项，系统根据工资项目中设置的“增减项”自动给出计算公式，不需用户再定义。其他计算公式需要自行定义。

定义公式时要注意先后顺序，先得到的数应先设置公式。应发合计、扣款合计和实发合计公式应是公式定义框的最后三个公式，且实发合计的公式要在应发合计和扣款合计公式之后。

例6－5

定义病假扣款和事假扣款的计算公式。单位规定：病假一天，扣款5元；事假一天，扣款15元。

操作步骤如下。

（1）单击“工资项目设置”窗口中的“公式设置”标签页，进入如图6－10所示的公式设置界面。

（2）单击“增加”按钮，从工资项目下拉列表中选择“病假扣款”。

（3）单击公式定义区，出现编辑光标，选择工资项目“病假天数”，在运算符区域单击“＊”，继续输入“5”，计算公式定公式定义完成后，单击“公式确认”按钮，系统将对公式进行逻辑合法性检查，不符合逻辑的系统将给出错误提示。

（4）可通过单击公式框的上下箭头调整计算公式顺序。

图6－10　公式设置

例6－6

交通补贴计算公式的设置。该公式规定人员类别是供销人员的交通补贴为500元，除供销人员以外其他各类人员的交通补贴为150元。

计算公式为：交通补贴＝iff（人员类别＝“供销人员”，500，150）。

操作步骤如下。

（1）单击“增加”按钮，从工资项目下拉列表中选择“交通补贴”。

（2）单击“函数公式向导输入”按钮，打开“函数向导——步骤之1”窗口。

（3）在“函数名”列表中选择“iff（）”函数，右侧出现对应的函数说明及范例。

（4）单击“下一步”按钮，打开“函数向导——步骤之2”窗口。

（5）单击“逻辑表达式”右侧的参照按钮，打开“参照”窗口。

（6）从下拉列表中选择“人员类别”，从人员类别列表中选择“供销人员”，单击“确认”按钮，打开函数向导——步骤之2。

（7）在“算术表达式1”文本框中输入“500”，在“算术表达式2”文本框中输入“150”，单击“完成”按钮，返回“公式设置”界面。

（8）公式定义完成后，单击“公式确认”按钮，系统将对公式进行逻辑合法性检查，不符合逻辑的系统将给出错误提示。

注意：函数公式向导只支持系统提供的函数。

例6－7

奖金计算公式的设置。

奖金＝iff（人员类别＝“生产人员”．and．部门＝“制造中心”，800，iff（人员类别＝“管理人员”，500，450））

该公式表示如果是制造中心的生产人员，奖金是800元，如果是制造中心的管理人员，奖金是500元，其他部门的各类人员奖金均为450元。

（六）银行名称设置

当企业发放工资采用银行代发形式时，需要确定银行名称及账套长度。发放工资的银行可按需要设置，这里银行名称设置是指所有工资类别涉及的银行名称。例如，同一工资类别中的人员由于在不同的工作地点，需由不同的银行代发工资；或者不同的工资类别的银行代发工资，均需将相应的银行名称在此处一并设置。

操作步骤如下。

（1）选择菜单“基础设置→银行名称设置”，进入如图6－11所示的银行名称设置界面。

图6－11　银行名称设置

（2）在工资项目单击“增加”按钮，光标停在“银行名称”栏处，输入银行名称，如工商银行，在“账号长度”输入框可修改账号长度，修改后要按回车确认。

（3）单击“删除”按钮，可删除光标所在行的银行名称。

（4）设置完毕单击“返回”按钮，完成并退出银行名称设置操作。

银行名称不允许为空，长度不得超过20个字符。银行账号不允许为空，长度不得超过30个字符。