什么是账务处理系统初始设置包括哪些功能模块

3.什么是账务处理系统初始设置？包括哪些功能模块？

答：目前账务处理软件较多，一般比较成熟，它们均适合现行的会计准则和会计制度。虽然不同软件公司的软件产品在账务处理系统中各功能模块的称呼不同，但从功能上看是大致相同的。主要功能如图4-1所示。

图4-1　账务处理系统

初始设置主要有“设置凭证类型”、“设置会计科目”、“期初余额的录入”、“设置原币及汇率”、“设置辅助核算项目（往来单位、部门、项目、计划、人员、现金流量类型、非法对应科目、个人类编码等）”等模块。

（1）建立账套

利用计算机进行账务处理工作，必须建立账套文件，以存放有关会计信息及业务资料。账套中存放的内容包括：会计科目、记账凭证、各种账簿、会计报表，以及固定资产、工资信息等。一个账套只能保存一个公司或一个独立核算单位的会计资料。在实际工作中可以根据需要建立多个账套，通过合理组织账套文件，及时掌握各子公司或下属独立核算单位的财务状况，为加强企业管理和经济核算提供必要的信息。建立账套通常是在建账向导指引下进行的，主要确定：账套文件名、账套名称、记账本位币、会计科目级次及每级科目代码的长度、会计期间和账套启用期间。

（2）设置操作员及其权限

设置操作员及其权限是按照会计信息化的要求，设置操作人员，并规定其操作权限。会计信息化必须建立岗位责任制、操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、会计档案管理制度。凡是允许操作计算机系统的会计人员应该首先设置为操作员，成为系统的合法用户，然后按照内部控制制度对岗位分工的要求，赋予不同操作员相应的权限。每个操作员进入系统时，系统将根据其姓名、密码及操作权限限制其操作内容，从而避免无权操作、越权操作情况的发生，保证系统的安全性、保密性。

（3）设置会计科目

设置会计科目功能用于输入账务处理系统所有科目编码及其编码属性内容。该功能的运行时序应是在“设置凭证类型”功能前进行。

①设置会计科目。必须按照账套设置中会计科目编码方案设定的级次和位长进行。科目体系一旦开始使用，就不能在末级科目下再增加下级科目，只能增加末级科目的同级科目。

A.设置会计科目编码。科目编码必须唯一，科目编码必须按照其级次的先后次序建立科目编码用数字、英文字母等表示，并且一级科目编码应当按照会计制度的规定统一编制。

B.设置会计科目名称。科目名称不能为空。与科目编码具有一一对应的关系。

C.设置科目类型。根据会计制度中规定的科目类型，定义每个科目的类型。

D.设置科目性质。根据核算和管理的需要设置科目的性质。如单位往来、部门、外币等。这样在今后的处理中就可以根据性质完成对账、外币业务处理、辅助核算等功能。

E.设置会计科目的余额方向。根据会计科目的性质确定该科目的余额是“借”或“贷”。

F.设置辅助核算科目。

G.设置外币核算科目。

H.设置数量核算科目。

②会计科目正确性的控制。

A.设置会计科目中的控制。科目编码、科目名称、科目类型不能为空，且科目编码与科目名称要一一对应。

B.科目增加的控制。

a.当新增科目为明细科目时，其上级科目必须存在。应首先设置上级科目，再输入下级科目，否则会导致明细科目没有总账科目。

b.如果一个科目是明细科目，且已经有发生额或余额，不能为其增加下级科目，只能在年初进行调整，否则会导致上下级科目金额不符。

c.科目类型必须上下级一致。

C.科目修改的控制。

a.科目已经使用，科目编码不能修改。科目如果已经有余额、发生额，表明已有业务发生，并且已经记账，如果科目在未记账凭证已经使用，也表示该科目已使用。

b.如果一个科目有下级科目，科目编码不能修改。否则，会造成其下级没有上级科目。

c.若科目设有辅助账，辅助账使用后科目编码不能修改，如果修改，会造成其辅助账信息不完整。

D.科目删除的控制。

a.科目已经使用，不能删除。

b.科目有下级科目，不能删除。如果删除，会造成其下级科目没有上级科目。为便于科目调整，在科目没有使用的情况下，当科目有下级科目时，也可以同时删除其下级科目，但必须给出提示，确认后方可删除。

c.若科目设有辅助账，辅助账启用后科目不能删除。

（4）设置辅助核算项目

设置辅助核算项目功能是输入账务处理系统所有的辅助编码数据。为了便于管理和控制，辅助核算项目一般都归类设置。许多会计软件都预设了核算类别，如往来单位、部门、职员等。

（5）期初余额的录入

①期初余额的录入。其功能用于输入所有明细科目的年初余额和启用会计期间月份前各月的发生额和按照会计制度的要求进行余额试算平衡。该功能应在“输入凭证”功能前、“设置会计科目”后进行，并且只能在建账会计期间使用一次。

②期初数据录入的控制。

A.平衡检查控制。在所有期初数据转入后，计算机应自动进行平衡检查，内容主要包括：

a.上、下级科目数据要一致，即“总账数据＝下属明细科目数据之和”；

b.满足“资产＝负债+所有者权益”；

c.余额要与科目类型相符，如银行存款科目必须有余额，月初费用类科目无余额等。

B.退出该模块时的控制。每次退出该模块时，应自动进行平衡检查。由于科目较多，其余额不可能一次转入完毕，因而平衡检查出现问题时，应提示并允许退出。

C.第一次记账时的控制。只有平衡检查通过后才能记账，同时应封锁该模块，不允许再使用。

（6）设置凭证类型

设置凭证类型功能用于定义账务处理系统软件所用的各种凭证类型及其编码，即定义制单时允许使用的记账凭证类型。如收款、付款、转账凭证三类凭证；现收、现付、银收、银付、转账五类等。凡是在“凭证处理”功能中所涉及的凭证类型，都应在该功能中定义相应的凭证类型编码。该功能的运行时序应在“输入凭证”功能前进行。

（7）设置原币及汇率

设置原币及汇率是专为外币核算服务的，该功能用于对本账套所使用的外币进行定义。

（8）其他设置

系统初始需要进行的其他设置。例如，“自动转账分录定义”，该功能用于定义在会计业务中每月重复地有规律出现的凭证。这一类凭证多为转账类凭证，例如：每月提取折旧费、按月上交税金、按月发放工资、月底结转管理费到损益账户等。这些凭证的摘要、借贷方科目每月基本不变，金额的来源或计算方法也基本不变。