固定资产系统日常处理

4．2．5　固定资产系统日常处理

日常处理主要包括资产增减、资产变动、资产评估、生成凭证和账簿管理。

1）固定资产增加核算

固定资产增加可以分为直接购入、接受捐赠、盘盈、在建工程转入和融资租入等多种方式。在固定资产增加时，首先要添置增加的固定资产卡片，然后再进行凭证处理。

在此，资产增加也是一种新卡片的录入，与原始卡片的录入是相对应的。

提示：

①只有在资产的开始使用日期期间与录入的期间相等时，资产才能通过“资产增加”方式录入。

②新卡片录入的第一个月不提折旧，折旧额为空或者为零，原值录入的必须是卡片录入月月初的价值，否则将会出现计算错误。

③已经计提的月份必须严格参照该资产在其他单位已经计提或者估计已经计提的月份数，不包括使用期间停用等不计提折旧的月份，否则将不能正确计算折旧。

④只有在“设置”→“选项”选项中点选了“业务发生后立即制单”，系统才会在新增加固定资产卡片之后自动弹出“填制凭证”窗口；否则必须在“处理”→“批量制单”子项中进行凭证处理。

操作步骤：

（1）在固定资产系统下，单击“卡片”→“资产增加”子项，打开“资产类别参照”对话框。

（2）选择好增加资产的类别后单击“确定”，打开“固定资产卡片［新增资产］”窗口，输入各项内容后，选择剩余的选项卡，并对其下的各个项目进行相应的输入。

（3）单击对话框上的“保存”按钮，即可对新增加的资产进行保存，如图4．22所示。

2）固定资产折旧核算

（1）计提本月折旧　当开始计提折旧的时候，系统将自动计提所有资产当期折旧额，并将当期的折旧额自动累加到累计折旧项目中。计提工作完成之后，需要进行折旧分配，形成折旧费用，系统除了自动生成折旧清单之外，同时还生成折旧分配表，从而完成本期折旧费用的登账工作。

操作步骤：

①单击“处理”→“计提本月折旧”子项，系统提示“计提折旧后是否要查看折旧清单？”的信息框。

②单击“是”按钮，系统再次弹出另一个消息提示框。

③单击提示框中的“是”，系统将在短时间内完成计提折旧；在完成计提折旧之后，系统自动打开“折旧清单”。

折旧清单显示所有应计提折旧的资产所计提折旧数额的列表，单期的折旧清单中列示了资产名称、计提原值、月折旧率、单位折旧、月工作量、月折旧额等信息，全年的折旧清单中同时列出了各资产在12个计提期间中月折旧额、本年累计折旧等信息。

图4．22　增加固定资产

（2）折旧分配表　折旧分配表是制作记账凭证、把计提折旧额分配到有关成本和费用的依据。折旧分配表有两种类型——类别折旧分配表和部门折旧分配表。

3）固定资产减少核算

操作步骤：

（1）在固定资产系统下，单击“卡片”→“资产减少”选项，打开“资产减少”对话框。

（2）有两种办法选择要减少的资产：

①如果要减少的资产比较少或者没有共同点，则可通过输入资产编号或者卡片号，然后单击“增加”按钮，将资产添加到资产减少表中。

②如果要减少的资产比较多而且有共同点，则可单击“条件”按钮，屏幕显示的界面与卡片管理中自定义查询的条件查询界面是一样的。输入相应的查询条件，然后将系统显示的符合条件集合的资产挑选出来进行减少操作。

（3）在表内输入资产减少的信息——减少日期、减少方式、清理收入、清理费用、清理原因。如果当时清理收入和费用还不知道，以后可以在这张卡片的附表“清理信息”中输入。

（4）单击“确定”可完成该（批）资产的减少。

4）固定资产其他变动核算

（1）使用状况变动　资产使用状况分为在用、未使用、不需用、停用、封存等5种。

使用状况变动可以通过系统提供的“使用状况变动”功能来完成。

（2）使用年限调整　资产在使用过程中，可能会由于资产的重估、大修等原因调整资产的使用年限，进行使用年限调整的资产在调整的当月就按照调整后的使用年限计提折旧。

上述功能可以通过系统提供的“使用年限调整”操作实现。

（3）折旧方法调整　有特殊情况需要进行调整，可以通过系统的“折旧方法调整”来实现。展开“卡片”选项之后，单击“变动单”→“折旧方法调整”子项。

（4）累计折旧调整　ERP－U8只在当月按照新的方法计提折旧，以前期间的数据不能自动调整，只能手动调整累计折旧额。

（5）其他调整

①资产累计折旧的调整：调整后的累计折旧必须保证大于或等于净残值。

②调整资产的工作总量：调整后的工作总量不能小于累计用量。

③调整资产的净残值（率）：调整后净残值必须小于净值。

④调整资产所属的类别：调整后的类别和调整前类别的计提属性必须相同。

5）生成凭证

固定资产管理系统和总账管理系统之间存在着数据的自动传输，这种传输是固定资产管理系统通过记账凭证向总账管理系统传递有关数据，如资产增加、减少、累计折旧调整以及折旧分配等记账凭证。制作记账凭证可以采取“立即制单”或“批量制单”的方法实现。

6）账簿管理

可以通过系统提供的账表管理功能，及时掌握资产的统计、汇总和其他各方面的信息。账表包括账簿、折旧表、统计表、分析表4类。另外，如果所提供的报表种类不能满足需要，系统还提供了自定义报表功能，可以根据实际要求进行设置。

（1）账簿　系统自动生成的账簿有（单个）固定资产明细账、（部门、类别）明细账、固定资产登记簿、固定资产总账。这些账簿以不同方式、序时地反映了资产变化情况，在查询过程中可联查某时期（部门、类别）明细及相应原始凭证，从而获得所需财务信息。

（2）折旧表　系统提供了4种折旧表：（部门）折旧计提汇总表、固定资产折旧计算明细表、固定资产及累计折旧表（一）和（二）。通过该类表可以了解并掌握本企业所有资产本期、本年乃至某部门计提折旧及其明细情况。

（3）统计表　统计表是出于管理资产的需要，按管理目的统计的数据。系统提供了7种统计表：固定资产原值一览表、固定资产统计表、评估汇总表、评估变动表、盘盈盘亏报告表、逾龄资产统计表、役龄资产统计表。

（4）分析表　分析表主要通过对固定资产的综合分析，为管理者提供管理和决策依据。系统提供了4种分析表：价值结构分析表、固定资产使用状况分析表、部门构成分析表、类别构成分析表。管理者可以通过这些表了解本企业资产计提折旧的程度和剩余价值的大小。

（5）自定义报表　当系统提供的报表不能满足企业要求时，用户也可以自定义报表。

7）期末处理

固定资产管理系统的期末处理工作主要包括计提减值准备、计提折旧、对账、月末结账等内容。

（1）计提减值准备　企业应当在期末或至少在每年年度终止，对固定资产逐项进行检查，如果由于市价持续下跌，或技术陈旧等原因导致其可回收金额低于账面价值的，应当将可回收金额低于账面价值的差额作为固定资产减值准备。固定资产减值准备必须按单项资产计提。

如已计提的固定资产价值又得以恢复，应在原计提的减值准备范围内转回。

（2）计提折旧　自动计提折旧是固定资产管理系统的主要功能之一。可以根据录入系统的资料，利用系统提供的“折旧计提”功能，对各项资产每期计提一次折旧，并自动生成折旧分配表，然后制作记账凭证，将本期的折旧费用自动登账。

当开始计提折旧时，系统将自动计提所有资产当期折旧额，并将当期的折旧额自动累加到累计折旧项目中。计提工作完成后，需要进行折旧分配，形成折旧费用。系统除了自动生成折旧清单外，同时还生成折旧分配表，从而完成本期折旧费用登账工作。

系统提供的折旧清单显示了所有应计提折旧资产所计提的折旧数据额。

折旧分配表是制作记账凭证，把计提折旧额分配到有关成本和费用的依据。折旧分配表有两种类型：类别折旧分配表和部门折旧分配表。生成折旧分配表由“折旧汇总分配周期”决定，因此，制作记账凭证要在生成折旧分配表后进行。

计提折旧遵循以下原则：

①在一个期间内可以多次计提折旧，每次计提折旧后，只是将计提的折旧累加到月初的累计折旧上，不会重复累计。

②若上次计提折旧已制单并传递到总账管理系统，则必须删除该凭证才能重新计提折旧。

③计提折旧后，又对账套进行了影响折旧计算分配的操作，则必须重新计提折旧，否则系统不允许结账。

④若自定义的折旧方法月折旧率或月折旧额出现负数，系统自动中止计提。

⑤资产的使用部门和资产折旧要汇总的部门可能不同，为了加强资产管理，使用部门必须是明细部门，而折旧分配部门不一定要分配到明细部门。不同的单位处理可能不同，因此要在计提折旧后、分配折旧费用时做出选择。

（3）对账　当初次启动固定资产的参数设置，或选项中的参数设置选择了“与账务系统对账”参数，才可使用本系统的对账功能。

为保证固定资产系统的资产价值与总账管理系统中固定资产科目的数值相等，可随时使用对账功能对两个系统进行审查。系统在执行月末结账时自动对账一次，并给出对账结果。

（4）月末结账　当固定资产系统完成了本月全部制单业务后，可以进行月末结账。月末结账每月进行一次，结账后当期数据不能修改。如有错必须修改，可通过系统提供的“恢复月末结账前状态”功能反结账，再进行相应修改。

由于成本系统每月从本系统提取折旧费数据，因此一旦成本系统提取了某期的数据，则该期不能反结账。

本期不结账，将不能处理下期的数据。结账前一定要进行数据备份，否则数据一旦丢失，将造成无法挽回的后果。