固定资产管理系统的业务处理

第二节　固定资产管理系统的业务处理

一、固定资产管理系统的业务处理流程

固定资产管理系统的业务处理流程分为初始设置、日常处理和期末处理三个流程。在初次启用固定资产管理系统时，需要根据企业的具体业务情况和需要，进行相关的初始设置。设置的内容包括控制参数的设置、核算规则的设置以及期初固定资产卡片的录入。

完成了对固定资产管理系统的初始设置后，在每个核算周期内对固定资产的各项业务进行核算。固定资产的业务主要包括固定资产的增加、减少、变动和折旧。对于各项业务中需要生成记账凭证的，需要生成记账凭证并传递给总账系统。

在每期期末，需要完成数据的对账和结账工作。对账工作以保证数据的完整性和正确性，结账工作在完成本月所有业务核算后进行，一旦进行将不能再对本月数据进行修改。

初始设置一般只在第一次启用固定资产管理系统时进行设置，不是每个月都需要进行的工作，在以后的工作中，如有具体设置需要变动，可以进行相应的调整。日常处理和期末处理是每个月都需要完成的。固定资产管理系统的业务处理流程图如图5－2所示。

图5－2　固定资产管理系统的业务流程图

不同软件系统的具体实现界面、菜单等会有差异，但主要功能结构和业务处理流程是类似的。图5－3给出用友软件固定资产管理系统业务流程界面，很清楚地指导用户业务内容和业务流程。

二、固定资产管理系统初始设置

系统初始化是使用固定资产系统管理资产的首要操作，是根据企业的具体情况，进行原始数据录入和相关参数的设置工作。其设置内容主要包括：启用月份、折旧信息、编码方式、账务接口、基础设置和期初固定资产卡片录入等。

（一）启用月份设置

启用月份设置是指定固定资产管理系统的开始使用期间。固定资产管理系统的启用月份不得晚于系统中该套账建立的期间。启用月份设置属于固定资产管理系统初始化工作，是第一次进入固定资产管理系统时进行的。用友软件固定资产管理系统启用月份设置如图5－4所示。

（二）折旧信息

如果是行政事业单位应用方案，则按照会计制度规定所有固定资产不计提折旧。一旦确定不计提折旧，账套内与折旧有关的功能不能操作。如果是企业单位应用方案，则根据制度规定资产需要计提折旧。

图5－3　用友软件固定资产管理系统业务流程界面

图5－4　用友软件固定资产管理系统启用月份设置

（三）选择和设置主要折旧方法

选择常用的折旧方法，以便在资产类别新增设置时选择主要折旧方法以提高录入速度，但可以修改。一般折旧方法包括：平均年限法、工作量法、年数总和法和双倍余额递减法。用友软件固定资产管理系统折旧信息设置如图5－5所示。

（四）折旧汇总分配周期

企业在实际计提折旧时，不一定每个月计提一次，可能因行业和自身情况的不同，每季度、半年或一年计提一次，折旧费用的归集也按照这样的周期进行，如保险行业每3个月计提和汇总分配一次折旧。所以，系统允许用户可根据所处的行业和自身实际情况确定计提折旧和将折旧归集入成本和费用的周期。系统在每个会计月期间仍然计提折旧，但折旧的汇总分配按设定的周期进行，把该周期内各会计月计提的折旧汇总分配，按分配周期制作记账凭证。

图5－5　用友软件固定资产管理系统折旧信息设置

（五）固定资产需要设置类别编码和具体编码

固定资产类别是用户根据管理和核算的需要给固定资产所作的分类，可参照国家标准或自己的需要建立分类体系。固定资产编号是为了方便管理给固定资产确定的唯一标识。如在用友软件中，有两种输入方法：可以在输入卡片时手工输入，也可以选用自动编码的形式根据编码原则自动生成。如果选择了“手工输入”，则在卡片输入时通过手工输入的方式录入资产编号。如果选择了“自动编号”，则需要设置自动编号的方式，如“类别编号＋序号”、“部门编号＋序号”、“类别编号＋部门编号＋序号”、“部门编号＋类别编号＋序号”等。系统根据用户选择的编码原则自动生成固定资产编号。自动编号的好处在于输入卡片时简便快捷，并可根据资产编号了解资产的基本情况，便于资产管理。用友软件固定资产管理系统编码方式设置如图5－6所示。

（六）财务接口设置

财务接口设置主要是进行固定资产管理系统和账务处理系统相关联数据的接口设置。设置固定资产管理系统中固定资产对账科目和累计折旧对账科目。数据关系上，固定资产管理系统中所有资产的原值、累计折旧的总额和总账系统中的固定资产科目和累计折旧科目的余额应该相一致。用友软件固定资产管理系统财务接口设置如图5－7所示。

（七）基础设置

基础设置的工作主要包括：部门设置、部门对应折旧科目、使用状况、增减方式、卡片项目、卡片样式、折旧方法定义等。

图5－6　用友软件固定资产管理系统编码方式设置

图5－7　用友软件固定资产管理系统财务接口设置

1．部门设置

设置固定资产使用部门的编码和名称。在企业中，各部门分别使用和管理固定资产，系统在进行固定资产原值、折旧等数据处理时，需要按照部门进行汇总、分析、处理等。因此，部门信息的设置是启用固定资产管理系统必须完成的工作。在实际工作中，如果在启用固定资产管理系统之前，ERP系统中已经启用了其他子系统，如账务处理系统、工资管理系统等，可能在ERP系统初始化时已经进行了企业部门信息的设置，那么，在启用固定资产管理系统时就不再需要设置部门信息了，直接共享已经设置好的企业部门信息就可以了。

2．部门对应折旧科目设置

部门对应折旧科目是指折旧费用的入账科目。固定资产计提折旧数据后，需要把折旧金额计入相应的成本或费用科目。固定资产根据其使用用途的不同，其折旧费用应该计入相应的成本或费用科目。固定资产的用途往往和其使用部门是密切相关的。一个部门的固定资产的折旧一般较为固定地计入某个成本或费用科目，设置部门对应折旧科目就是为每个部门设置固定的折旧费用入账科目。这样，在为固定资产输入原始卡片时，设置了固定资产的使用部门，在期末进行折旧计提时就能自动将折旧金额计入部门对应的折旧科目，进行折旧费用的分配，生成记账凭证。

3．使用状况设置

固定资产的使用状况主要包括：在用、经营性出租、大修理停用、季节性停用、不需要和未使用。企业需要明确固定资产的使用状况，加强对固定资产的核算和管理。同时，不同使用状况的固定资产在折旧计提处理上也是有区别的，设置使用状况，并为每个使用状况设置相应的折旧规则是有必要的。

4．增减方式设置

增减方式主要是指企业固定资产增加和减少的方式。企业的固定资产增加或减少的具体方式不同，从企业管理的角度来说，需要记录和汇总具体的增减方式数据，同时不同的增减方式下的业务，其固定资产的确认和计量的方法也不同。固定资产增加的方式主要有：直接购买、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入等。固定资产减少的方式主要有：出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出等。

5．卡片项目设置

卡片项目是指固定资产卡片上需要记录的数据项目。企业可以根据自己的需要，定义固定资产卡片上需要记录和保留的数据项目。

6．卡片样式设置

卡片样式设置主要是对固定资产卡片的显示格式、布局进行设置，符合单位一贯的格式和习惯，保持与企业手工方式下卡片相同或相近的样式。一般系统会提供标准的样式，用户可以在标准样式上修改，或者自己重新定义新的样式。

7．折旧方法定义

折旧方法设置是系统自动计算折旧的基础。一般包括的折旧方法有：不提折旧、平均年限法、工作量法、年数总和法和双倍余额递减法。系统会列出每种折旧计算方法的默认折旧计算公式。企业也可以根据自己的需要定义自己合适的折旧方法的名称和计算公式。

以用友软件系统为例，系统默认的折旧计算公式如下（见图5－8）：

（1）不提折旧：月折旧率R＝月折旧额＝0。

（2）平均年限法（一）：月折旧率R＝（1－净残值率）／（使用年限×12）；月折旧额＝（月初原值－月初累计减值准备金额＋月初累计转回减值准备金额）×R。

（3）平均年限法（二）：月折旧率R＝（1－净残值率）／（使用年限×12）；月折旧额＝（月初原值－月初累计减值准备金额＋月初累计转回减值准备金额－月初累计折旧－月初净残值）／（使用年限×12－已计提月份）。

（4）工作量法：单位折旧R＝（月初原值－月初累计减值准备金额＋月初累计转回减值准备金额－月初累计折旧－月初净残值）／（工作总量－累计工作量）；月折旧额＝本月工作量×R。

（5）年数总和法：月折旧率R＝剩余使用年限／（年数总和×12）；月折旧额＝（月初原值－月初累计减值准备金额＋月初累计转回减值准备金额－净残值）×R。

（6）双倍余额递减法：月折旧率R＝2／（使用年限×12）；月折旧额＝（期初账面余额－期初累计减值准备金额＋期初累计转回减值准备金额）×R。

图5－8　用友软件固定资产管理系统折旧方法设置

8．资产类别设置

固定资产的种类繁多，规格不一，要强化固定资产管理，及时准确做好固定资产核算，必须科学地对固定资产进行分类，为核算和统计管理提供依据。企业可根据自身的特点和管理要求，确定一个较为合理的资产分类方法。在较为普遍的情况下，同类固定资产通常会有相同的残值率、使用年限、计提方法等。用友软件固定资产类别设置如图5－9所示。

图5－9　用友软件固定资产管理系统类别设置

（八）固定资产期初原始卡片录入

固定资产卡片是固定资产核算和管理的数据基础。在初始使用固定资产管理系统时，应该录入当期期初（即为上期期末）的固定资产数据，作为后续固定资产核算和管理的起始基础。固定资产卡片保留每台固定资产的详细信息，一般包括：固定资产编号、名称、类别、规格型号、使用部门、增加方式、使用状况、预计使用年限、残值率、折旧方法、开始使用日期、原值、累计折旧等。用友软件固定资产卡片示例如图5－10所示。

图5－10　用友软件固定资产管理系统固定资产卡片

三、固定资产管理系统日常业务处理

在企业日常运营中，会发生固定资产相关业务，一般包括固定资产增加、减少、原值的变动，固定资产的内部转移、使用状况变动等。在每个会计期间，固定资产管理系统对相关日常业务进行管理和核算。

（一）固定资产增加

固定资产增加是指购进或通过其他方式增加了企业固定资产，需要为增加的固定资产新建一张固定资产卡片，录入增加的固定资产的相关信息、数据。

（二）固定资产减少

固定资产减少主要是固定资产在使用过程中，由于各种原因，如毁损、出售、盘亏等原因造成固定资产价值的减少。固定资产减少业务的核算不是直接减少固定资产的价值，而是需要输入资产减少卡片，说明减少原因，记录业务的具体信息和过程，保留审计线索。

（三）固定资产变动

固定资产变动主要包括固定资产原值变动、部门转移、使用状况变动、使用年限调整、折旧方法调整、净残值（率）调整、工作总量调整、累计折旧调整、资产类别调整、变动单管理。固定资产变动要求输入相应的“变动单”来记录固定资产调整的始末状态。其他项目的修改，如名称、编号、自定义项目等的变动可以直接在卡片上修改。

1．原值变动

固定资产在使用过程中，其原值增减一般有5种情况：根据国家规定对固定资产重新估价，增加补充设备或改良设备，将固定资产的一部分拆除，根据实际价值调整原来的暂估价值，发现原记录固定资产价值有误。原值变动包括原值增加和原值减少两种情况。用友软件固定资产原值增加和原值减少变动单如图5－11、图5－12所示。

图5－11　用友软件固定资产管理系统固定资产原值增加变动单

图5－12　用友软件固定资产管理系统固定资产原值减少变动单

2．部门转移

固定资产在使用过程中，会根据企业需要在企业内部各部门之间进行调配。发生在内部部门间的转移，可能会使固定资产的用途发生变化，会影响期末折旧费用分配。部门转移在业务发生的时候，登记变动单记录转到的详细部门，业务发生当时不需要填制记账凭证，只会影响期末折旧费用的具体分配。用友软件固定资产部门转移变动单如图5－13所示。

图5－13　用友软件固定资产管理系统固定资产部门转移变动单

3．使用状况的变动

固定资产使用状况主要包括在用、经营性出租、大修理停用、季节性停用、不需要和未使用。固定资产在使用过程中，其使用状态会发生改变，使用状态的改变会影响到设备折旧的计算。因此，在其发生变化时，应及时进行调整。用友软件固定资产使用状况调整变动单如图5－14所示。

图5－14　用友软件固定资产管理系统固定资产使用状况调整变动单

4．资产使用年限的变动

固定资产在初始入账时会确定其使用年限以供折旧计提使用。在使用过程中，固定资产的使用年限会由于资产重估、大修等原因发生变化而需要调整原来确定的使用年限。对使用年限进行调整的固定资产在调整当月就按照调整后的使用年限计提折旧。用友软件固定资产使用年限调整变动单如图5－15所示。

图5－15　用友软件固定资产管理系统固定资产使用年限变动单

5．固定资产折旧方法变动

在某些情况下，固定资产的折旧方法需要变动，如从平均折旧法变换到加速折旧法时。发生变动时，需要录入变动单进行改变。用友软件固定资产折旧方法调整变动单如图5－16所示。

图5－16　用友软件固定资产管理系统固定资产折旧方法调整变动单

6．变动单管理

变动单管理主要是对系统中的变动单进行查询、修改、制单、删除等处理。

（四）固定资产评估

根据业务需要或国家要求，在企业经营过程中，有可能需要对部分资产或全部资产进行评估或重估，固定资产是资产评估中的重要部分。固定资产管理系统提供对固定资产评估的管理，评估的内容包括原值、累计折旧、净值、使用年限、工作总量、净残值率等。主要包括以下步骤：

1．将评估机构的评估数据手工录入或定义公式录入到系统中；

2．根据国家要求手工录入评估结果或根据定义的评估公式生成评估结果；

3．对评估单进行管理。

（五）固定资产盘点

对于固定资产盘点的管理主要包括在卡片管理中打印输出固定资产盘点单；在资产盘点中按照部门或类别等对固定资产进行盘点，录入盘点数据，与账面记录的盘点单进行核对，检查固定资产的完整性。

（六）自动生成记账凭证

固定资产管理系统对于需要填制记账凭证的业务能够自动完成凭证的填制，并传递给账务处理系统。例如资产增加、减少、累计折旧计提等业务。制作记账凭证可以在业务发生的同时立即制单，生成记账凭证，也可以选择批量制单，在月末一次性将需要制单的业务制作记账凭证，然后传递给账务处理系统。固定资产管理系统的自动转账机制以及机制凭证传递给账务处理系统正是保持固定资产管理系统和账务处理系统数据共享、数据一致的保障。如果生成的凭证在账务处理系统中发现存在错误，需要修改，则凭证只能在固定资产管理系统中修改，而不能在账务处理系统中修改。

四、固定资产管理系统期末处理

固定资产管理系统的期末处理工作主要包括计提减值准备、计提折旧、对账、月末结账等内容。

（一）计提减值准备

企业在期末或至少在每年年度末，需要对固定资产进行逐项检查，如果由于市价变动或技术发展等因素导致固定资产的可回收金额低于账面价值的，应当将可回收金额低于账面价值的差额作为固定资产减值准备。固定资产减值准备应该按单项资产计提。固定资产管理系统对资产减值准备的计提金额，保留在每项固定资产卡片上，计提业务需要生成记账凭证传递给账务处理系统。

（二）计提折旧

固定资产管理中重要的一项工作是期末固定资产折旧的计提，固定资产管理系统提供折旧的自动计提。在固定资产初次录入原始卡片时，将固定资产相关的信息和数据存入系统，包括原值、使用年限、残值（率）以及使用的折旧计提方法。在期末，利用系统提供的折旧计提功能，系统对各项资产按照每期计提的金额计提折旧，并将当期的折旧额自动累计到每项资产的累计折旧项目中。然后对折旧金额进行分配，生成折旧分配表，制作记账凭证。系统还提供折旧清单，显示所有应计提折旧的资产所计提的折旧数据。折旧分配表是将计提的折旧金额依据每项固定资产的用途归属到对应的成本、费用项目中，并据以作为折旧计提的记账凭证确定记账科目的依据。

（三）对账

固定资产管理系统对账功能主要是指与账务处理系统进行对账，对账工作主要是为了保证固定资产管理系统的资产价值、折旧、减值准备等与账务处理系统中对应科目的数值一致，也是保证两个子系统数据正确的一个前提条件。

（四）月末结账

固定资产管理系统完成了本月全部业务和制单并对账正确后，可以进行月末结账。月末结账每月只能进行一次，结账后本月不能再修改和录入数据；本月不结账，将不能处理下期的数据。在具体应用系统中，如果在结账后发现错误需要修改，需要使用系统提供的反结账功能取消结账后才能操作，操作完成后，需要再进行结账。

固定资产管理系统是成本管理系统和账务处理系统的数据上游，成本管理系统获得固定资产管理系统参与成本核算的折旧费用后，进行当期成本计算和分配；账务处理系统获得固定资产管理系统传递来的记账凭证后，完成审核、记账，进行期末处理、结账等操作。如果成本管理系统或账务处理系统已经结账，则固定资产管理系统若进行反结账操作并对已有数据进行修改，则会引起修改后数据状态与成本管理系统和账务处理系统的数据状态不一致的现象，所以若成本管理系统和账务处理系统已经结账后，固定资产管理系统将不能进行反结账操作。数据上游系统和数据下游系统之间的关系可以总结为两个方面：首先，在结账次序上，数据上游系统结账后，数据下游系统方能结账；其次，在反结账操作上，如果数据下游系统已经结账，则数据上游系统不能反结账。这两个原则可以推广应用到ERP系统中所有的子系统中。