在组织中建立畅通沟通渠道的要诀

沟通即信息的交流，是沟通主体将一定的信息传递给特定的对象，并获得预期反馈的整个过程。我们可以这样理解:首先，沟通可以在人与人之间、群体与群体之间、组织与组织之间进行，也可以在人与机器之间、机器与机器之间进行;其次，沟通是信息的传递与理解，与管理的成效密切相关。在知识经济时代，沟通越来越显示出重要作用。

一、沟通的重要性

(一)沟通是协调组织中各个体、各要素之间的关系，使组织成为一个整体的凝聚剂

由于各成员的地位、利益、知识、能力以及对组织目标的理解和掌握信息的不同，会产生不同的个人目标，要使组织目标能顺利实现，就需要相互交流意见，统一思想。没有沟通就没有协调，也就没有组织目标的实现。

(二)沟通是领导者激励下属、实现领导职能的基本途经

领导者要引导追随者为实现组织目标而共同努力，追随者要在领导者的带领下，在实现组织目标的同时实现自己的愿望，而这些都离不开相互之间的沟通。

(三)沟通也是企业与外部环境之间建立联系的桥梁

企业必然要和顾客、供应商、股东、政府、社会团体等发生各种各样的联系，这些都要求企业必须与外部环境进行有效的沟通。而且，由于外部环境永远处于变化之中，企业为适应环境的变化，就必须与外界保持持久的沟通。

二、沟通的功能

在群体与组织中，产生人际冲突的起因往往是由于沟通不足。没有沟通，群体与组织就不可能存在。在群体或组织中，沟通主要有四项功能:信息传递、控制、激励和情绪表达。

(一)沟通的信息传递功能

只有通过人与人之间思想的传递，才能交流信息和观点。然而，沟通不仅仅是传送思想，更重要的是思想还必须被理解。无论管理者或领导者的思想多么正确、多么伟大，如果不传递给别人并被理解，都是毫无意义的。完美的沟通是把思想和观点传递给接收者后，接收者所感知到的心理影像和发出者所发出的信息完全一致。

(二)沟通的控制功能

沟通可以控制员工的行为。他们要遵守公司的各项规章制度，还要按照职务说明书的职责与任务来开展工作，然后他们还要接受直接主管下达的其他指令，另外还有可能与同事或上司交流工作中的不满，等等。通过沟通可以实现这种控制。

(三)沟通的激励功能

组织可以通过以下的沟通来激励员工:明确告诉员工应该做什么，怎么做，达不到标准怎么改进。在组织的运行中，具体目标的设置、实现目标过程中的持续反馈以及对理想行为的强化过程都有激励作用，而这些过程又都需要沟通。360度的绩效管理方式就是通过有效的沟通来激励员工并提高组织的绩效的。

(四)沟通的情绪表达功能

对很多员工来说，工作场所不仅仅是单一的工作的地方，它在一定程度上也是一个社交的场所。员工可以通过群体间的沟通来表达自己的满足感和挫折感。在这种环境里，沟通提供了一种宣泄情感的情绪表达机制，并满足了员工的社交需要。

三、沟通的构成要素

(一)信息源

在沟通的过程中首先要有信息的主动发送者，这便是信息源。发送者需要向信息的接收者传递信息或需要接收者提供某种信息。

(二)信息接收者

在沟通中被动接受信息的一方就是信息的接收者。在沟通的过程中信息的发出者与接收者的身份是在不断变化的。信息发送者发出信息，收到对方的反馈，又成为信息的接收者。

(三)信息

信息即为沟通的具体内容，它包括沟通双方的思想、态度、情感等。所有的信息都必须表现为各种符号才能进行沟通，这些符号既可能是语言的也可能是非语言的，如表情、手势等。

(四)渠道

信息是通过一定渠道进行传递的。信息传递可以是口头的或书面的，也可以通过备忘录、计算机、电话、电报或电视进行传递，还可以用手势、表情等直观提示式的方式进行传递。因为有许多渠道可供选择，每种渠道都各有利弊，所以，选择恰当的渠道对实施有效的信息沟通是极为重要的。

(五)反馈

为了检验信息沟通的效果如何，反馈是必不可少的。在没有证实信息反馈之前，我们绝不可能肯定信息是否已经得到有效的编码、传递、译码和理解。反馈作为信息沟通的结果，同样也表明个人的变化和组织的变化是否已经发生。

(六)环境

环境因素左右着信息沟通过程。从外部环境看，教育、社会、法律、政治和经济的因素，都将对信息沟通产生影响。另外，地理上的距离、时间等因素都可能影响信息沟通。远隔千里的电话交谈、电报和信函往来都不可能与面对面交谈一样;一个业务繁忙的总经理恐怕没有足够的时间准确无误地接收和发送信息。企业内部的环境因素也影响着信息沟通，如组织结构、管理和非管理过程以及技术等。其中，处理大量数据的计算机技术和迅速发展的通信技术对信息沟通有着普遍的影响。

(七)噪音

在沟通过程中会产生各种沟通的障碍，这些沟通的障碍就是“噪音”。噪音可能来自于沟通者不同的文化背景和不同的价值观，也可能来自于语言本身的歧义等。

四、沟通的过程

简单地说，沟通的过程是指信息的发送者通过选定的渠道把信息传递给接收者，具体的沟通过程如图9-1所示。

图9-1　沟通过程的模型

(一)信息的发出

信息沟通开始于有了某种“思想”或想法的发送者，信息源把头脑中的“思想”或想法进行编码而生成信息，然后按发送者和接收者双方都能理解的方式进行信息编码。信息实际上是经过信息源编码后的实体产品。

(二)信息传递

信息是通过联系发送者和接收者的渠道进行传递的。信息传递可以是口头的或书面的，也可以通过备忘录、计算机、电话、电报或电视进行传递，还可以用手势、表情等直观提示式的方式进行传递。因为有许多渠道可供选择，每种渠道都各有利弊，所以，选择恰当的渠道对实施有效的信息沟通是极为重要的。

(三)信息接收

信息接收者接收到信息后，要将信息回译成思想。只有当发送者和接收者对符号的含义抱有相同的，或者至少是类似的理解时，才有准确的信息沟通。理解是指发送者和接收者心心相通。

(四)信息的反馈

信息沟通常受到“噪声”的干扰。无论是在发送者方面，还是在接收者方面，噪声就是指妨碍信息沟通的任何因素，例如，使用模棱两可的符号，用词不当和错用符号，漫不经心的态度，各种成见，传送中受静电干扰等。沟通过程的最后一环是反馈，反馈是检查信息传送是否成功以及传送的信息是否符合本意，并进行核实，它可以确定信息是否被接收者有效地理解。