采购订单管理

任务一　采购订单管理

任务引入

学校网络机房计划要购买一批电脑，经过市场调查之后，现决定采购长沙美承数码有限责任公司销售的联想台式机——扬天M2610N500台，并且由教师小李完成采购任务。小李与美承公司的业务员小王经过了反复协商之后，最终以每台2500元的价格成交，并由美承公司在三天内送货上门并进行安装。

【任务1】　请大家讨论，业务谈成之后，小王与小李之间是不是要生成书面单据？

【任务2】　这种书面单据是什么？

任务分析

很明显，业务谈成之后，是要生成书面单据的，这个书面单据一方面要记录商品的相关信息，另一方面也是公司发货和学校收货验收时的凭据，当然这个书面单据也是当双方出现争议时处理纠纷的原始凭证。这个书面单据就是本任务要解析的采购订单。

知识链接

一、采购订单概述

采购订单伴随着订单和物料的流动贯穿了整个采购过程。订单的目的是实施订单计划，从采购环境中购买物料项目，为生产过程输送合格的原材料和配件，同时对供应商群体绩效表现进行评价和反馈。

1．采购订单的定义

采购订单有时也被称为采购合同，一般在选择供应商之后订立采购订单。采购部门拟定采购合同时必须特别注意用词，因为它是具有法律效力的文件。几乎所有的采购订单都包括与违约相关的标准法律条款。采购订单描述了采购所需的重要细节信息：采购订单号码、物料规格、数量、质量要求、价格、交货日期、交货方式、送达地址，位于订单的正面。通常在采购订单的背面，多会有附加条款的规定，也构成订购条件的一部分，其主要内容包括以下几点。

（1）验收方式：检验设备、检验费用、不合格品退换等规定，超交或短交数量之处理。

（2）罚金：延迟交货或品质不符之，扣款或取消合约之规定。

（3）履约保证金：按合约总价百分之几，退还或没收的规定。

（4）品质保证：保用或保固期限，无偿或有偿换修等规定。

（5）仲裁或诉讼：买卖双方之纷争，仲裁的地点或诉讼之法院。

（6）其他：例如卖方保证买方不受专利权分割之控诉。

2．采购订单样本

表8－1所示为一份采购订单样本。

表8－1　采购订单

3．采购订单的格式

采购订单就其样式和在公司内的传递路线而言各不相同。不过，任何实用的采购订单所必备的要素均包括头部、正文和尾部。

订单头部：订单名称、订单编号、采供双方的企业名称、签订地点、签订时间。

订单正文：物料名称与规格、物料的数量条款、物料的质量条款、物料的包装条款、价格条款、运输方式、支付条款、交料地点、检验条款、保险条款、违约责任条款、仲裁条款、不可抗力条款等。

订单尾部：订单份数及生效日期、签订人的签名、采供双方公司的公章。

我们经常会提出要注意采购订单的主要条款的签订，这里的采购订单的主要条款其实就是采购订单正文的内容。下面详细探讨订单正文的内容。

1）质量条款

质量是指物料所具有的内在质量与外观形态的综合，包括各种性能指标和外观造型。条款的主要内容有技术规范、质量标准、规格、品牌名。

在采购作业中，须以最明确的方式去界定物料可接受的质量标准，一般有三种方式来表达物料的质量：第一种是用图纸或技术文件来界定物料的质量标准；第二种是用国际标准、国家标准或行业标准来界定物料的质量标准；第三种是用样品来界定物料的质量标准，当用文字或图示难以表达时，常用样品来表示，同时样品也可作为物料的辅助性规格，与图纸或技术文件结合使用。

2）价格条款

价格是指交易物料每一计量单位的货币数值。价格条款的主要内容有价格术语的选用、结算币种、单价、总价等，具体为计量单位的价格金额、货币类型、交料地点、国际贸易术语、物料定价方式等。

3）数量条款

数量是指采用一定的度量制度对物料进行量化，以表示出物料的重量、个数、长度、面积、容积等。数量条款的主要内容是交料数量、单位、计量方式，必要时还应清楚说明误差范围。

4）包装条款

包装是为了有效地保护物料在运输存放过程中的质量和数量要求，并利于分拣和环保，把物料装进适当容器的操作。包装条款的主要内容有包装材料、包装方式、包装费用和运输标志等，具体为标志、包装方式、材料要求、环保要求、规格、成本、分拣运输标志等。

5）装运条款

装运是指把物料装上运载工具并运送到交料地点。装运条款的主要内容有运输方式、装运时间、装运地与目的地、装运方式（分批、转运）、装运通知等。

6）检验条款

在一般的买卖交易过程中，物品的检验是指按照合同条件对交货进行检查并验收，涉及质量、数量、包装等条款，主要包括检验时间、检验机构、检验工具、检验标准及方法等。

7）支付条款

支付是指采用一定的手段，在指定的时间、地点，使用确定的方式支付货款。这里首先要说明支付手段，可以有货币和汇票两种方式，一般是汇票；其次要说明付款方式，可以是银行提供信用方式（信用证），银行不提供信用但可作为代理（如直接付款和托收）方式；最后要说明支付时间，包括预付款、即期付款、延期付款；第四要说明支付地点，一般是付款人或指定银行所在地。

8）保险条款

保险是企业向保险公司投保，并交纳保险费的过程。物料在运输过程中受到损失时，保险公司会依据投保单向企业提供经济上的补偿。保险条款的主要内容包括：确定保险类别及其保险金额，指明投保人并支付保险费。

9）不可抗力条款

不可抗力是指在合同执行过程中发生的、不能预见的、人力难以控制的意外事故，如战争、洪水、台风、地震等，致使合同执行过程被迫中断。遭遇不可抗力的一方可因此免除合同责任。不可抗力条款的主要内容包括：不可抗力的含义、适用范围、法律后果、双方的权利义务等。

10）仲裁条款

仲裁条款以仲裁协议为具体体现，是指买卖双方自愿将其争议事项提交第三方仲裁机构进行裁决。仲裁协议的主要内容有仲裁机构、适用的仲裁程序、运用地点、裁决效力等。

4．采购订单的使用

对于尚未使用电脑系统的公司，一份订单通常有7～9份副本。而在计算机化的条件下，将一份采购订单的副本送到每个部门的电子邮箱就可以了。供应商在原件上签字后将其送回买方，这表明供应商已收到订单并同意订单的内容。用法律术语讲，发送订单的采购部门构成了合同提供者，而确认订单的供应商构成合同接受者，提交和接受是具有法律约束力的合同的两个重要组成部分。

采购部门将一份订单副本送达会计部门（例如应支付账款），提出需求的部门接收并进行交易（电子或人工）。采购部门通常保留有几份订单的副本及相关收据，其他部门应对采购订单和收款收据有很高的透明度。

（1）会计部门能够得知未来的支付条件，它还持有一份订单副本，以便在物料到达时对付款收据进行核对。

（2）采购订单有订单编号以便相关部门备案。

（3）接收部门持有与物料收据相匹配的订单副本，该部门还可以用特殊的采购订单帮助预测进货的作业量。

（4）提出需求者在需要查询一份订单状况时可参考的采购订单数字。

（5）运输部门明确交货要求，针对每一次交货时应安排承运人或使用公司内部运输。

（6）采购部门使用订单副本来进行后续调查和监控开放式订单。

（7）订单将在所有的部门长期有效，直到买方公司确认货物已收且符合质量及数量要求为止。

二、采购订单操作规范

在认证环节为企业准备好了采购的环境之后，订单人员便可进行物料的采购，订单操作一般包括以下几个过程。

1．订单准备

订单合同是采购方与供应商之间达成的成文性协议，具有法律效力。订单人员在接到采购计划部门的订单计划之后，不要立即向供应商下达订单，而先要进行订单准备工作。订单准备过程如图8－1所示。

图8－1　订单准备过程示意图

1）熟悉物料项目

订单的种类很多，有的可能是从来没有采购过的物料项目，其采购环境不一定熟知，需要采购人员花时间去了解物料项目的技术资料等。

2）确认价格

由于采购环境的变化，作为订单人员应对采购最终的价格负责，订单人员有权利向采购环节（供应商群体）价格最低的供应商下达订单合同，以维护采购的最大利益。

3）确认质量标准

订单人员日常与供应商的接触较多，由于供应商实力的变化，前一订单的质量标准是否需要调整，订单人员应随时掌握。

4）确认项目需求量

订单计划的需求量应等于或小于采购环境订单容量，如果大于则提醒认证人员扩展采购环境容量；另外对计划人员的错误操作，订单人员应及时提出以保证订单计划的需求量与采购换环境订单容量相匹配。

5）制定订单说明书

订单说明书主要内容包括项目名称、确认的价格、确认的质量标准、确认的需求量、是否需要扩展采购环境容量等方面，另附有必要的图纸、技术规范、检验标准等。

2．选择供应商

订单准备工作完毕后，订单人员的下一步工作就是最终确定某次采购活动的供应商。确定某次具体采购活动的供应商，其过程如图8－2所示。

图8－2　选择供应商的过程示意图

1）查询采购环境

订单人员在完成订单的准备后，要查询采购环境信息系统，以寻找适应本次物料供应的供应商群体。认证环节结束后会形成公司物料项目的采购环境，用于订单操作，对小规模的采购，采购环境可能记录在认证报告文档上；对于大规模的采购，采购环境则使用信息系统来管理。一般来说，一项物料应有三家以上的供应商，特殊情况下也会出现一家供应商。

2）计算供应商容量

如果向一个容量已经饱和的供应商下单，那么订单很难被正常执行，最后导致订单操作的失败。订单人员首先要计算一下采购环境中供应商的容量，哪些是饱和的，哪些有空余容量。如果全部饱和，请立即通知相关认证人员，并进行紧急处理。

3）与供应商确认订单

从主观上对供应商的了解需要得到供应商的确认，供应商组织结构的调整、设备的变化、厂房的扩建等都影响供应商的订单容量，有时需要进行实地考察，尤其要注意谎报订单容量的供应商。

4）确定意向供应商

订单人员在权衡利弊（既考虑原定的订单分配比例，又要考虑现实容量情况）后可以初步确定意向供应商，以便确定本次订单由哪一家供应商供应，这是订单操作实质性进展的一步。

5）发放订单说明书

既然是意向，就应该向供应商发放相关技术资料，一般来说，采购环境中的供应商应具备已通过认证的生产工艺文件。供应商在接到技术资料并分析后，即向订单人员做出“接单”还是“不接单”的答复。

6）确定物料供应商

通过以上过程，订单人员就可以决定本次订单计划所投向的供应商，必要时可上报主管审批。

3．签订订单

在选定供应商之后，接下来要做的工作就是同供应商签订正式的采购订单。签订采购订单一般需要经过以下过程，如图8－3所示。

图8－3　订单签订过程示意图

1）制作订单

拥有采购信息管理系统的企业，订单人员直接在信息系统中生成订单，在其他情况下，需要订单制作者自行编排打印。通常企业都有固定标准的订单格式，而且这种格式是供应商认可的，订单人员只需要在标准合同中填写相关参数（物料名称代码、单位、数量、单价、总价、交货期等）及一些特殊说明书后，即完成订单制作操作。

2）审批订单

审批订单是订单操作的重要环节，一般由专职人员负责。审查内容主要为以下几点。

（1）合同与采购环境的物料描述是否相符。

（2）合同与订单计划是否相符。

（3）确保订单人员仿照订单计划在采购环境中操作。

（4）所选供应商均为采购环境之内的合格供应商。

（5）价格在允许价格之内，到货期符合订单计划的到货要求等。

3）与供应商签订订单

经过审批的订单，即可传至供应商确定并盖章签字，签订订单的方式有以下四种。

（1）与供应商面对面签订订单，买卖双方现场盖章签字。

（2）订单人员使用传真将打印好的订单传至供应商，并且供应商以同样的方式传回。

（3）使用E－mail进行合同的签订，买方向供应商发订单E－mail，则表示接受订单并完成签字。

（4）建立专用的订单信息管理系统，完成订单信息在买卖双方之间的传递。

4）执行订单

在完成订单签订之后，即转入订单的执行时期。加工型供应商要进行备料、加工、组装、调试等过程，存货型供应商只需从库房中调集相关产品及适当处理，即可送往买家。

4．订单跟踪

1）跟踪供应商工艺文件的准备

工艺文件是进行加工生产的第一步，对任何外购件（需要供应商加工的物料）的采购，订单人员都应对供应商的工艺文件进行跟踪。如果发现供应商没有相关工艺文件，或者工艺文件有质量、货期问题，应及时提醒供应商修改，并提醒供应商如果不能保质、保量、准时到货，则要按照合同条款进行赔偿。

2）确认原材料的准备

备齐原材料是供应商执行工艺流程的第一步，有经验的订单人员会发现供应商有时说谎，如有可能必须实地考察。

3）跟踪加工过程进展状态

不同物料的加工过程不同，为了保证货期、质量，订单人员需要对加工进行监控。有些物料采购，其加工过程的监工小组要有订单人员参加，如一次性、大开支的项目采购、设备采购和建筑采购等。

4）跟踪组装调试检测过程进展状态

组装调测是产品生产的重要环节，这一环节的完成表明订单人员对货期有一个结论性答案。订单人员需要有较好的专业背景和行业工作经验，否则，即使跟踪也难以达到效果。

5）确认包装入库

此环节是整个跟踪环节的结束点，订单人员可以向供应商了解物料最终完成的包装入库信息。如果有可能，最好去供应商现场考察。

三、采购订单的监控管理

订单监控是采购人员的重要职责，订单监控的目的有三个方面：促进订单合同正常执行、满足企业的物料需求、保持合理的库存水平。在实际订单操作过程中，合同、需求、库存三者之间会产生相互矛盾，突出的表现为：由于各种原因合同难以执行、需求不能满足导致缺料、库存难以控制。采购订单监控过程如图8－4所示。

图8－4　采购订单监控过程图

1．采购订单执行前监控

当制定完一个订单合同之后，订单人员要及时了解供应商是否接受订单，是否及时签订等情况。

在采购环境里，同一物料往往有几家供应商可供选择，独家供应商的情况很少。尽管每个供应商都有分配比例，但在具体操作时可能会遇到因为各种原因的拒单现象，由于时间变化，供应商可能要提出改变“认证合同条款”，包括价格、质量、货期等。作为订单人员应充分与供应商进行沟通，确定本次物料可供应的供应商，如果供应商按时签返订单合同，则供应商的选择正确；如果供应商确定难以接受订单，可以再采购环境里另外选择其他供应商，必要时要求认证人员协助办理。与供应商正式签订过的订单合同要及时存档，以备后查。

2．采购订单执行过程监控

与供应商签订的订单合同具有法律效力，订单人员应全力监控，确定需要变更时要征得供应商的同意，不可一意孤行。订单合同监控应把握以下几个事项。

1）紧密监管合同供应商准备物料的详细过程，保证订单正常执行

发现问题要及时反馈，需要中途变更的要立即解决，不可贻误时间。不同种类的物料，其准备也不同，总体上可分为两类：一类是供应商需要按照样品或图纸定制的物料，需要加工过程，周期长、变数多；另一类是供应商有存货，不需要加工过程，周期短。前者监控过程复杂，后者相对比较简单。

2）紧密响应生产需求形势

如果因市场生产需求紧急，要本批物料立即到货，应马上与供应商协商，必要时可帮助供应商解决疑难问题，保证需求物料的准时供应，常把供应商比作企业的战略合作伙伴，这时正是需要伙伴出力的时候。有时市场需求出现滞销，企业经研究决定延缓或取消本次订单物料供应，订单人员也应尽快与供应商进行沟通，确定其可承受的延缓时间，或者终止本次订单操作，给供应商相应的赔款。

3）慎重处理库存控制

库存水平在某种程度上体现了订单人员的水平。既不能让生产缺料，又要保持最低的库存水平，这确实是一项难以对付的问题，订单人员的经验表现在何处，在此一见高低。当然，库存问题还与采购环境的柔性有关，这个方面反映出认证人员的水平，库存问题也与计划人员有关。

4）控制好物料验收环节

物料到达订单规定的交货地点，对国内供应商一般是企业原材料库房，对境外交货是企业国际物流中转中心。境外交货的情况下，供应商在交货前会将到货情况表单传真给订单人员，订单操作者应按照原先所下的订单对到货的物品、批量、单价及总金额进行确认，并进行录入归档，开始办理付款手续。境外的付款条件一般不采用延期付款，与供应商进行一手交钱、一手交货的方式，因此订单人员必须在交货前把付款手续办妥。

3．采购订单执行后监控

应按合同规定的支付条款对供应商进行付款，并进行监控。订单执行完毕的柔性条件之一是供应商收到本次订单的货款，如果供应商未收到货款，订单人员有责任督促付款人员按照流程规定加快操作，否则会影响企业信誉。

物料在使用过程中，可能会出现问题，偶发性的小问题可由采购人员或现场检验者联系供应商解决，重要问题可由质检人员、认证人员解决。

课后实训

山东食品机械生产公司意向武钢发出以下物料采购订单，物料需求信息见表8－2。

表8－2　物料需求信息表

续表

实训要求：

请根据表8－2中信息编制采购订单。