采购管理系统

任务二　采购管理系统

任务描述

启用供应链管理系统之后，一笔采购业务的发生，应根据不同情况在各个不同的系统中完成相应的业务处理和账务处理。相关业务人员必须熟悉采购管理系统与其他系统的联系，掌握采购业务的处理流程，对采购业务流程进行可选配置，才能保证供应链管理系统的顺利运行。

任务分析

采购管理系统主要包括采购期初设置、采购日常管理、期末转账以及从请购到账簿分析的全过程管理。采购管理系统管理人员可以通过详细的采购系统初始设置、认真的采购业务处理为企业相关人员提供各种采购明细表、增值税抵扣明细表、各种统计表及采购账簿等资料。

相关知识

一、采购管理系统概述

（一）采购管理系统与其他子系统的关系

采购管理是企业为了实现生产及销售计划，在确保适当的品质条件下，于适当的时期，以适当的价格，从适当的供应厂商那里购入必需数量的物品所采取的一切管理活动。

采购环节是供应链的起始环节，采购活动是企业生产经营活动的开始。企业根据市场的需求制订生产计划，结合库存的情况及管理要求制订采购计划。采购管理系统与其他子系统的关系如图7-8所示。

图7-8　采购管理系统与其他子系统的关系

（二）采购管理系统的功能结构

采购管理系统的主要功能是在下达采购计划后进行采购管理，包括请购、订货、到货、入库、开票、采购结算等业务，并提供采购统计表、采购账簿、采购分析表等账表查询。采购管理系统的业务流程如图7-9所示。

图7-9　采购管理系统的业务流程图

二、采购管理系统初始化设置

（一）采购管理系统的参数设置

系统参数是指在企业业务处理过程中所使用的各种控制参数，系统参数的设置将决定系统的业务流程、业务模式和数据流向。由于有些选项在日常业务开始后不能随意更改，最好在业务开始前进行全盘考虑，尤其是一些对其他系统有影响的选项设置更要考虑清楚。

采购管理系统的参数设置界面有三个页签：“业务及权限控制”页签、“公共及参照控制”页签和“采购预警和报警”页签，如图7-10所示。

图7-10　采购管理系统的参数设置界面

主要参数说明如下。

1．必有订单业务模式

以订单为中心的采购管理是标准、规范的采购管理模式。订单是整个采购业务的核心，整个业务流程的执行都会写到采购订单中，通过采购订单可以跟踪采购的整个业务流程。此选项包括“普通业务必有订单”、“直运业务必有订单”、“受托代销业务必有订单”。

2．超单据控制

超单据控制包括“是否允许超订单到货及入库”和“是否允许超计划订货”两个选项，打钩选择，可以随时修改。

3．入库单是否自动带入单价

只有在采购管理系统不与库存管理系统集成使用时，即采购入库单在采购管理系统填制时，可以设置。

4．录入方式

在“手工录入”、“取自供应商存货价格表价格”、“最新价格”三种方式中选择一种，可以随时修改。

5．权限控制

权限控制包括“检查存货权限”、“检查部门权限”、“检查操作员权限”、“检查供应商权限”、“检查业务员权限”等选项。例如检查、查询时只能显示有查询权限的有关项目及其记录；填制单据时只能参照录入有录入权限的内容。

6．修改税额时是否改变税率

税额一般不用修改，在特定的情况下（如系统和手工计算的税额相差几分钱），用户可以调整税额尾差。

7．结算选项

此项中的“商业版费用是否分摊到入库成本”是根据商业企业的特殊需求，由用户来决定采购费用是否要分摊到存货成本中。只有商业版可选，工业版此项内容显示为灰色。

（二）采购期初数据录入及记账

为了保证账簿数据的连贯性，初次使用采购管理系统时，应先输入采购业务的期初数据，包括：没有取得供货单位的采购发票，不能进行采购结算的期初暂估入库；已取得供货单位的采购发票，但货物没有入库的期初在途存货；没有与供货单位结算完的期初受托代销商品。

如果系统中已有上年的数据，在使用“结转上年”功能后，上年度的采购数据自动结转本年。

期初记账是将采购期初数据记入有关采购账；期初记账后，期初数据不能增加、修改，除非取消期初记账。期初记账后输入的入库单、发票都是启用月份以及以后月份的单据，在“月末结账”功能中记入有关采购账。

三、采购管理系统的日常业务处理

（一）请购

采购请购是指企业内部部门向采购部门提出采购申请，或者采购部门汇总企业内部部门采购需求提出采购清单。请购是采购业务处理的起点，用于描述和形成采购的需求，如采购什么货物、采购多少、何时使用、谁用等内容；同时，请购也可以为采购订单提供建议内容，如建议供应商、建议订货日期等。

采购请购单填制说明如下。

1）采购请购单中可参照录入的栏目有：“业务类型”、“采购类型”、“单据日期”、“部门”、“业务员”、“存货编码”、“供货单位”、“项目编码”、“数量”等内容。其中：“供货单位”为必填栏目；“税率”默认为17，可修改，0≤税率＜100，一张单据中可以有不同的税率；根据“存货编码”，系统带入“存货名称”、“规格型号”、“存货自定义项”等栏目。

2）请购单可以修改、删除、审核、弃审、关闭、打开。已审核未关闭的请购单可以参照生成采购订单或比价生成采购订单。

3）“制单人”、“审核人”、“关闭人”栏目分别在单据保存、审核、关闭时，自动带入当前操作员。

（二）订单

采购订单是企业与供应商之间签订的采购合同、购销协议等，主要内容包括采购什么货物、采购多少、由谁供货、什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。它可以是企业采购合同中关于货物的明细内容，也可以是一种订货的口头协议。通过采购订单的管理，可以帮助企业实现采购业务的事前预测、事中控制和事后统计。

采购订单填制说明如下。

1）采购订单可以手工录入，也可以参照请购单、销售订单、采购计划生成；直运采购订单必须参照直运销售订单生成。

2）采购订单可以修改、删除、审核、弃审、变更、关闭、打开。已审核未关闭的采购订单可以参照生成采购到货单、采购入库单、采购发票。

3）对于已审核未关闭的订单，可能因为意外情况而需要修改业务，此时用订单变更功能实现，变更后即可生效不必再次审核，即状态依然为“已审核”。

4）变更已审核的采购订单有两种方法：一种是在单据卡片界面进行变更；另一种是在单据列表界面选择单据，进入单据卡片界面进行变更。需要注意的是，只能对表体的数量、计划到货日期、价格、金额、备注等内容进行修改操作，不可修改表头内容。

5）已执行的订单行可以修改数量，但变更后的数量必须大于或等于订单累计到货量、订单累计开票量、订单累计入库量中的任何一个。

（三）到货

采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方通知或送货单填写，确认对方所送货物、数量、价格等信息，以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员收货的依据。

采购到货单填制说明如下。

1）采购到货单可以手工新增，也可以参照采购订单生成；但当为必有订单时，采购到货单不可手工新增。采购到货单可以只录入数量，不录入单价、金额。

2）采购到货单可以修改、删除，不需要审核，保存单据即为有效单据，可以参照生成到货退回单、入库单。

（四）入库

采购入库是指通过采购到货、质量检验环节，对合格到货的存货进行入库验收。本月存货已经入库，但采购发票尚未收到，可以对货物进行暂估入库；待收到发票后，再根据该入库单与发票进行采购结算处理。

采购入库单按进出仓库的方向可以分为蓝字采购入库单、红字采购入库单；按业务类型可以分为普通采购入库单、受托代销入库单（商业）。在库存管理系统启用前，可以在采购管理系统中录入入库单据；在库存管理系统启用后，必须在库存管理系统中录入入库单据，在采购管理系统中可以查询入库单据，也可以根据入库单生成发票。

采购入库单填制说明如下。

1）采购入库单可以手工新增，可以参照采购订单、到货单填制，也可以复制其他采购入库单、采购发票。但当为必有订单时，不可手工新增。

2）采购入库单可以修改、删除，也可以参照生成发票，采购入库单与发票可以进行采购结算。

3）在采购入库单中，“入库单号”、“入库日期”、“仓库”、“供货单位”、“存货编码”、“数量”、“件数”等栏目必须填写。“单价”、“金额”栏以手工录入，不能为负数。公式：金额=单价×数量。输入其中两项，系统自动反算第三项。单价改变，反算金额，数量不变；金额改变，反算单价，数量不变；数量改变，反算金额，单价不变。

（五）发票

采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款。

企业在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后再输入系统做报账结算处理；也可以先将发票输入系统，以便实时统计在途货物。

运费发票中的运费主要是指向供货单位或提供劳务单位支付的代垫款项、运输装卸费、手续费、违约金（延期付款利息）、包装费、包装物租金、储备费、进口关税等。运费发票的单价、金额都是含税的；默认税率为7，可以修改。

采购发票按业务性质分为蓝字发票、红字发票，按发票类型分为增值税专用发票和普通发票。增值税专用发票的单价为无税单价；普通发票的单价、金额都是含税的，默认税率为0，可以修改。

采购发票填制说明如下。

1）采购发票可以手工新增，可以参照采购订单、采购入库单（普通采购）填制，也可以复制其他采购发票填制。但当为必有订单时，采购发票（专用、普通）不可手工新增，只能参照生成。采购发票可以修改、删除。

2）采购发票可以现付、弃付。现付业务是指在采购业务发生时立即付款开发票。在采购发票保存后就可以进行现付款处理，已审核的发票不能再做现付处理。

（六）结算

采购结算也称采购报账，它是指采购核算人员根据采购入库单、采购发票核算采购入库成本。采购结算的结果是采购结算单，它是记载采购入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。

采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式。另外，运费发票可以单独进行费用折扣结算。自动结算是由系统自动将符合结算条件的采购入库单记录和采购发票记录进行结算。系统按照以下三种结算模式进行自动结算。

1．入库单和发票结算模式

入库单和发票结算模式是指将供应商、存货、数量完全相同的入库单记录和发票记录进行结算，生成结算单。

2．红蓝入库单结算模式

红蓝入库单结算模式是指将供应商和存货相同、数量绝对值相等、符号相异的红蓝入库单记录进行对应结算，生成结算单。

3．红蓝发票结算模式

红蓝发票结算模式是指将供应商和存货相同、金额绝对值相等、符号相异的采购发票记录对应结算，生成结算单。

手工结算时可拆单记录，一行入库记录可以分次结算；可以同时对多张入库单和多张发票进行手工结算；支持到下级单位采购、付款给其上级主管单位的结算；支持三角债结算，即甲单位的发票可以结算乙单位的货物。

采购结算规则如下。

1）入库单的金额可以与发票金额不等，入库单的金额可以为空。采购结算后，入库单上的单价都被自动修改为发票上的存货单价，即发票金额作为入库单的实际成本。

2）采购结算按照单据记录进行结算，结算后生成结算单，分别记下入库单和发票的相应信息，修改入库单的结算数量，在当前发票的左上角增加“已结算”红色标记。

3）如果需要修改或删除入库单、采购发票等，必须先取消采购结算，即删除采购结算单。取消了结算的入库单、发票，其左上角的“已结算”红色标记消失。

4）已被存货核算系统记账的采购入库单、已在存货核算系统作暂估处理再结算的入库单不能取消结算。

5）如果存在一次入库、多次结算，入库单和发票上的项目（即项目档案的项目）不要求一致，可以均为空，也可以一方为空。结算单项目继承入库单项目；但如果入库单项目为空，发票项目非空，则继承发票项目。

6）如果没有期初记账，则不能进行采购结算。

7）本月已做月末结账后，不能再做本月的采购结算，只能在下个月做。如果采购结算确实应核算在已结账的会计月内，那么可以先取消该月的月末结账后再做采购结算。

四、采购管理系统的月末处理

采购管理系统的月末处理是指逐月将每月的单据数据封存，并将当月的采购数据记入有关账表中。

采购结账后，如果发现错误，还可以取消结账，进行修改。

采购管理系统结账规则如下。

1）没有期初记账，将不允许月末结账。

2）不允许跳月结账，只能从未结账的第一个月逐月结账；不允许跳月取消月末结账，只能从最后一个月逐月取消。

3）上月未结账，本月单据可以正常操作，不影响日常业务的处理，但本月不能结账。

4）月末结账后，已结账月份的采购管理入库单、采购发票不可修改、删除。

5）进行采购管理系统的月末结账后，才能进行库存管理、存货核算、应付款管理等系统的月末结账。

6）如果采购管理系统要取消月末结账，必须先通知库存管理、存货核算、应付款管理等系统的操作人员，要求他们的系统取消月末结账。

7）如果库存管理、存货核算、应付款管理的任何一个系统不能取消月末结账，那么也不能取消采购管理系统的月末结账。

温馨提示

结账前应检查本会计月工作是否已全部完成，只有在当前会计月所有工作全部完成的前提下，才能进行月末结账，否则会遗漏某些业务。

月末结账之前一定要进行数据备份，否则数据一旦发生错误，将造成无法挽回的后果。

任务实施

实例7-5　录入采购期初数据并进行采购期初记账。

1．期初单据录入

操作步骤

1）期初暂估入库单可以通过“基本业务”页签中的“供应链/采购管理/采购入库/入库单”或“供应链/采购管理/采购入库/红字入库单”功能录入。

2）期初在途存货可以通过“基本业务”页签中的“供应链/采购管理/采购发票（蓝字、红字）”功能录入。

2．采购期初记账

操作步骤

在目录区树型列表中选择“设置/采购期初记账”，进入采购期初记账界面，系统显示提示信息。单击【记账】按钮，则系统开始记账。记账后，如取消记账，则单击【取消记账】，系统将期初记账数据设置为未期初记账状态。期初数据以系统启用日期为准，启用日期以前的数据为期初数据。

实例7-6　根据下列资料录入采购请购期初数据。

11月3日，采购部李明请购1 000套三色圆珠笔，即笔芯、弹簧各3 000支，笔壳、笔帽各1 000支。

操作步骤

1）在“业务工作”页签选择“供应链/采购管理/请购/请购单”，进入采购请购单界面，如图7-11所示。

图7-11　采购请购单

2）参照录入业务类型、采购类型、单据日期、部门、业务员、存货编码等内容。

温馨提示

无法参照的原因有二：一是该存货不具有“外购”的属性，二是该存货已停用。此时，可以通过在该存货档案的“基本”页中选中存货属性“外购”或在存货档案的“其他”页中将停用日期栏设为空来修改。

实例7-7　根据下列资料录入采购订单。

11月5日，采购部黄平向南方新达公司采购双色圆珠笔10盒，即笔芯、弹簧各2 000盒，笔壳、笔帽各1 000盒。

操作步骤

1）在“业务工作”页签选择“供应链/采购管理/采购订货/采购订单”，进入采购订单界面，如图7-12所示。

图7-12　采购订单

2）参照录入相应数据，单击菜单栏上的【审核】按钮，审核订单，再单击【保存】按钮保存订单。

实例7-8　根据下列资料录入采购到货单。

11月25日，采购部向佳和公司采购的三色圆珠笔材料到货。

操作步骤

1）在“业务工作”页签选择“供应链/采购管理/采购到货/到货单”，进入采购到货单界面，如图7-13所示。

图7-13　采购到货单

2）在“采购到货单”界面录入相关数据，也可以参照采购订单生成；但选择了必有订单时，采购到货单不可手工新增，只能参照生成。

3）单击菜单栏上的【保存】按钮，保存到货单。

实例7-9　根据下列资料录入采购入库单。

11月5日，收到永益公司发来材料验收入库。

操作步骤

1）在“业务工作”页签选择“供应链/采购管理/采购入库/采购入库单”，进入采购入库单界面，如图7-14所示。

图7-14　采购入库单

2）在“采购入库单”界面录入相关数据，也可以参照采购订单、到货单填制生成，还可以复制其他采购入库单、采购发票。但选择了必有订单时，不可手工新增，只能参照生成。

3）单击菜单栏上的【保存】按钮，保存采购入库单。

实例7-10　根据上例中的采购入库单填制采购专用发票并办理现付、结算手续。

1．填制采购专用发票并办理现付

操作步骤

1）在“业务工作”页签选择“供应链/采购管理/采购发票/专用采购发票”，进入采购专用发票界面，如图7-15所示。

图7-15　采购专用发票

2）在“采购专用发票”窗口录入相关数据，也可以参照采购订单、采购入库单（普通采购）填制，还可以复制其他采购发票填制。但选择了必有订单时，采购发票（专用、普通）不可手工新增，只能参照生成。

3）采购发票可以现付、弃付。现付业务是指在采购业务发生时，立即付款开发票。在采购发票保存后就可以进行现付处理，已审核的发票不能再作现付处理。对当前单据现结时，单击【现付】按钮，系统弹出“采购现付”对话框，如图7-16所示，录入结算方式、结算金额、票据号、银行账号等现付内容。

图7-16　“采购现付”对话框

4）单击【确定】按钮，则对当前单据进行现付，发票左上角注明“已现付”红色标记。在现付处理后，可以在应付款管理系统进行付款核销处理。

2．采购结算

操作步骤

1）如果选用自动结算，在目录区树型列表中选择“业务/采购结算/自动结算”，进入自动结算界面，显示条件过滤窗口。系统根据输入的条件范围自动结算，并产生结算结果列表。如果没有符合条件的单据则提示“没有符合条件的单据，不能继续”。

2）如果选用手工结算，在目录区树型列表中选择“业务/采购结算/手工结算”，进入“手工结算”界面。在“手工结算”界面单击【选单】按钮，进入“结算选单”界面；在“结算选单”界面单击【过滤】按钮，显示“过滤条件”界面，输入过滤条件、过滤高级条件，单击【确定】按钮返回“结算选单”界面。

3）点击【刷票】按钮，系统将符合过滤条件的未结算完毕发票记录带入屏幕上方的发票列表；点击【刷入】按钮，则将符合过滤条件的未结算完毕的入库单记录带入屏幕下方的入库单列表。

4）选择要结算的入库单或要结算的发票，可以打钩“全选”；如果选择了入库单记录，可以单击【按入】按钮，即按入库单匹配发票，系统自动寻找所选入库单记录的匹配记录，提示“可以匹配的发票找到[×]条”，并将匹配的记录打钩，未匹配的记录取消选择。如果选择了发票记录，可以单击【按票】按钮，即按发票匹配入库单，操作同上。

5）选单完毕后单击【确定】按钮返回“手工结算”界面，窗口上方带入发票记录、入库单记录，窗口下方带入费用折扣存货发票记录、运费发票记录，如图7-17所示。

图7-17　手工结算界面

如果有费用需要分摊，可以选择分摊方式：按金额或按数量，然后单击【分摊】按钮则将费用分摊到入库单记录。

6）单击【结算】按钮，系统自动将本次选择的数据进行结算。结算完成后，系统把已结算的单据数据从屏幕上清除。结算的结果可以在结算单列表功能中查看。