采购与应付款管理系统业务处理

第四节　采购与应付款管理系统业务处理

用户可根据实际情况进行采购流程的定制。本系统适用于各类工业企业和商业批发企业，帮助企业对采购业务的全部流程进行管理。

一、采购业务流程

该部分介绍的采购业务流程只包括全面的采购业务流程和财务流程处理、采购业务的常用流程和采购业务流程的常用种类。

（一）全面的采购业务流程和财务流程处理

采购管理系统既可以单独使用、又可以与库存管理系统、销售管理系统、存货核算系统、应付款管理系统集成使用（参见图6－11），提供完整全面的业务和财务流程处理。

（二）采购业务的常用流程

采购业务的常用流程主要包括6项流程：要采购什么？什么时间要？什么时间去采购？如何进行采购？收到货物，检查、确认；支付货款。完整的采购流程如图6－12所示。

图6－11　全面的采购业务流程和财务流程处理

图6－12　完整的采购流程

（三）采购业务流程的常用种类

采购业务流程的常用种类有3种：普通采购业务流程、直运业务流程和受托代销业务流程。

1．普通采购业务流程

普通采购业务通常采用订单必有业务模式，其流程参见图6－13。

2．直运业务流程

直运业务分为必有订单的直运业务和非必有订单的直运业务2种类型。其类型不同，工作流程也有不同。必有订单的直运业务的工作流程（参见图6－14）

3．受托代销业务流程

对于受托代销商品，必须选中【是否受托代销】，并且把存货属性设置为外购。由于受托代销商品一般用于销售，还可设置销售属性。设置为受托代销商品的存货不能用于非受托代销商品的采购业务。采购计划、采购请购单、销售订单可参照生成。受托代销订单，只能参照受托代销存货。

图6－13　普通采购业务流程

图6－14　必有订单的直运业务的工作流程

二、采购业务流程的组合

依据采购业务流程的控制和管理要求，在实际运用采购管理系统时，可以采用采购业务流程的不同组合方式，或者说可以在4种采购业务流程的组合中任选其一。

（一）采购业务流程的组合1

采购业务流程中，最简单的组合是“采购业务流程的组合1”，对采购业务流程的控制少，管理要求也低。采购业务流程的组合1的操作参见图6－15。

图6－15　采购业务流程的组合1的操作

（二）采购业务流程的组合2

采购业务流程的组合2相对于采购业务流程的组合1而言，增加了“到货单”的控制。采购业务流程的组合2的操作参见图6－16。

图6－16　采购业务流程的组合2的操作

（三）采购业务流程的组合3

采购业务流程的组合3相对于采购业务流程的组合1而言，增加了“订单”的控制。采购业务流程的组合3的操作参见图6－17。

（四）采购业务流程的组合4

采购业务流程的组合4是采购业务流程的严格控制和管理要求到位的一种组合。采购业务流程的组合4的操作参见图6－18。

图6－17　采购业务流程的组合3的操作

图6－18　采购业务流程的组合4的操作

三、采购管理业务处理

采购管理业务主要包括采购请购、采购订单、采购到货单、采购入库单、采购发票、采购结算、采购入库单记账、采购入库单生成凭证、月末结账共9个部分。其中，前6个部分属于完整的采购流程的内容，而后3个部分属于财务人员应进行的采购管理的相应业务工作。

（一）采购请购

采购请购是指企业内部向采购部门提出采购申请。请购是采购业务处理的起点，在此描述和生成采购的需求，如采购什么货物、采购多少、何时使用、谁用等内容；同时，也可为采购订单提供建议内容，如建议供应商、建议订货日期等。由总调负责审核请购单，采购部门根据审核后的请购单进行采购，已审核或已执行的单据可以关闭。

【例6．1】201╳年1月28日，业务员徐敏利向上海钻石手表厂询问钻石男表的价格（120元／只），觉得价格合适，向上级主管提出请购要求，请购数量为400只。

【操作流程】

操作路径：【采购管理】—【业务】—【请购】—【请购单】

增加一张采购请购单，按照业务情况填制完毕并进行审核，见图6－19。

图6－19　采购请购单

（二）采购订单

采购订单是企业与供应商之间签订的采购合同、购销协议等，主要内容包括采购什么货物、采购多少、由谁供货、什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。它可以是企业采购合同中关于货物的明细内容，也可以是一种订货的口头协议。企业根据采购需求，与供货单位之间签订采购合同、购销协议，采购部门根据审核后的请购单和供应商接洽成功后，在系统中填制采购订单（合同），如果有对应的请购单或采购计划或销售订单（直运业务）应该参照以上单据生成。由采购主管负责审批。

采购订单可以手工录入，也可以参照请购单、销售订单、采购计划、直运销售订单生成。采购订单可以修改、删除、审核、弃审、变更、关闭、打开。已审核未关闭的采购订单可以参照生成采购到货单、入库单、采购发票。

【例6．2】201╳年1月28日，上级主管同意向上海钻石手表厂订购钻石男表400只，单价为120元／只，要求201╳年1月31日到货。

【操作流程】

操作路径：【采购管理】—【业务】—【订购】—【采购订单】

增加一张采购订单，按照业务情况可手动填制，也可以通过拷贝采购请购单方式填制（见图6－20），填制完毕进行审核。

图6－20　采购订单

（三）采购到货单

采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方通知或送货单填写，确认对方所送货物、数量、价格等信息，以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员收货的依据。

采购到货单是可选单据，用户可以根据业务需要选用；但启用《质量管理》时，对于需要报检的存货，必须使用采购到货单。

【例6．3】201╳年1月31日，收到订购的400只钻石男表。

【操作流程】

操作路径：【采购管理】—【业务】—【到货】—【到货单】

增加一张采购到货单，按照业务情况可以手动填制，也可以通过拷贝采购订单方式填制（见图6－21），填制完毕进行保存。

（四）采购入库单

采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。

对于工业企业，采购入库单一般指采购原材料验收入库时所填制的入库单据。

对于商业企业，采购入库单一般指商品进货入库时所填制的入库单据。

采购入库单按进出仓库方向分为：蓝字采购入库单、红字采购入库单；按业务类型分为：普通采购入库单、受托代销入库单（商业）。参见采购业务类型－普通采购业务、受托代销业务。

红字入库单是采购入库单的逆向单据。在采购业务活动中，如果发现已入库的货物因质量等因素要求退货，则对采购业务进行退货单处理。

图6－21　采购到货单

如果发现已审核的入库单数据有错误（多填数量等），也可以填制退货单（红字入库单）原数冲抵原入库单数据。原数冲回是将原错误的入库单，以相等的负数量填单。

【例6．4】201╳年1月31日，将收到的400只钻石男表入手表仓库。

【操作流程】

操作路径：【库存管理】—【日常业务】—【入库】—【采购入库单】

增加一张采购入库单，在采购入库单界面中单击“生单”，在过滤条件中选择“采购到货单”，现单击“过滤”按钮，找到前面填制的到货单，填写好仓库，自动生成采购入库单。见图6－22，填制完毕进行审核。

（五）采购发票

采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款。

企业在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再输入系统做报账结算处理；也可以先将发票输入系统，以便实时统计在途货物。

1．采购发票按业务性质的分类

采购发票按业务性质分为：蓝字发票、红字发票。

2．采购发票按发票类型的分类

采购发票按发票类型分为：增值税专用发票、普通发票、运费发票。

（1）增值税专用发票。增值税专用发票的单价为无税单价。

（2）普通发票。普通发票包括普通发票、废旧物资收购凭证、农副产品收购凭证、其他收据，这些发票的单价、金额都是含税的。普通发票的默认税率为0，可修改。

（3）运费发票。运费主要是指向供货单位或提供劳务单位支付的代垫款项、运输装卸费、手续费、违约金（延期付款利息）、包装费、包装物租金、储备费、进口关税等。运费发票的单价、金额都是含税的。运费发票的默认税率为7，可修改。

图6－22　采购入库单

【例6．5】201╳年1月31日，收到上述业务的专用发票一张。

【操作流程】

操作路径：【采购管理】—【业务】—【发票】—【专用采购发票】

增加一张采购专用发票，按照业务情况可以手动填制，也可以通过拷贝采购入库单方式填制（见图6－23），填制完毕进行保存。

（六）采购结算

采购结算也称采购报账，是指采购核算人员根据采购入库单、采购发票核算采购入库成本；采购结算的结果是采购结算单，它是记载采购入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。

采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式；另外运费发票可以单独进行费用折扣结算。

【例6．6】201╳年1月31日，进行采购结算。

【操作流程】

操作路径：【采购管理】—【业务】—【采购结算】—【自动结算】（见图6－24）。

（七）采购入库单记账

单据记账用于将用户所输入的单据登记存货明细账、差异明细账／差价明细账、受托代销商品明细账、受托代销商品差价账。

先进先出、后进先出（现已取消）、移动平均、个别计价这四种计价方式的存货在单据记账时进行出库成本核算；全月平均、计划价／售价法计价的存货在期末处理时进行出库成本核算。

图6－23　采购专用发票

图6－24　采购自动结算

【例6．7】201╳年1月31日，采购入库单记账。

【操作流程】

操作路径：【存货核算】—【业务核算】—【正常单据记账】

设定好过滤条件，找到采购入库单，单击选择区域，打上选择标志，再单击“记账”按钮。见图6－25。

图6－25　采购入库单记账

（八）采购入库单生成凭证

生成凭证用于对本会计月已记账单据生成凭证，并可对已生成的所有凭证进行查询显示；所生成的凭证可在账务系统中显示及生成科目总账。

【例6．8】201╳年1月31日，采购入库单生成凭证。

【操作流程】

操作路径：【存货核算】—【财务核算】—【生成凭证】

单击“选择”按钮，设定好过滤条件，找到采购入库单，单击选择区域，打上选择标志，单击“确定”按钮，再单击“生成”按钮，生成入库单记账凭证，系统自动将本凭证传递到总账系统，见图6－26。

图6－26　采购入库单生成凭证

（九）月末结账

月末结账是逐月将每月的单据数据封存，并将当月的采购数据记入有关账表中。采购管理系统月末结账可以连续将多个月的单据进行结账，但不允许跨月结账。月末结账后，该月的单据将不能修改、删除。该月未输入的单据只能视为下个月单据处理。

月末结账的【操作流程】

1．用鼠标单击【业务】下的【月末结账】，屏幕显示月末结账对话框。

2．选择结账的月份，必须连续选择，否则不允许结账。

3．用鼠标单击【结账】按钮，计算机自动进行月末结账，将所选各月采购单据按会计期间分月记入有关账表中。

4．月末结账后，如果发现已月末结账月份的某单据输入有错误，需要取消结账进行修改，那么可以选中【月末结账】中月份，用鼠标单击【取消结账】，将该月的月末结账取消。

四、应付款管理业务处理

采购管理系统产生的采购发票等应付单据将转到应付款管理系统，并进行审核、核销和制单，生成凭证后，传递到总账系统。对于采购系统生成的应收单据，不需要再录入。

注意：上述业务继续在本系统进行处理，只需在应付款管理系统中从【应付单据审核】开始进行业务处理。

（一）应付单据录入

【应付款管理】—【日常处理】—【应付单据处理】—【应付单据录入】

点击【应付单据录入】时，系统弹出“单据类别”选择框，用户需要选择要新增单据的单据类别。选择好单据类别及单据，出现单据界面，按照单据项目录入数据，然后保存并审核。

（二）应付单审核

【例6．9】201╳年1月31日，审核上述业务采购发票。

【操作流程】

操作路径：【应付款管理】—【日常处理】—【应付单据处理】—【应付单据审核】

通过过滤条件的设定，找到已填制的采购发票，在窗口的选择区域双击，打上选定标志“Y”，再单击“审核”按钮，完成审核。见图6－27。

图6－27　应付单据审核

（三）付款单据录入

应付系统的付款单用来记录企业所收到的供应商款项，款项性质包括应付款、预收款、其他费用等。其中应付款、预付款性质的付款单将与发票、应付单、付款单进行核销勾对。应付系统收款单用来记录发生采购退货时，收到的供应商退回款项。该收款单可与应付、预收性质的收款单、红字应付单、红字发票进行核销。

付款单据录入的【操作流程】

第1步：【应付款管理】—【日常处理】—【付款单据处理】—【付款单据录入】

第2步：点击【增加】按钮，录入付款单，录入后，并对其进行审核。

若用户不进行批量制单，系统在此提供用户及时制单功能，即总账系统启用后，在对结算单进行了审核后，系统会询问是否要立即制单。若选择是，则立即显示当前结算单的凭证界面；如果不想立即制单，则可以在“制单处理”功能中集中处理，则选择否，回到当前结算单卡片界面，只是该结算单处于已经审核状态。若希望批量审核收付款单，则也可在【收款单据审核】处进行批量的手工或自动审核。

此时如果希望立即指明付款业务是付的哪几笔采购业务的款项，可以对该收付款单进行核销处理。核销就是指确定收付款单与原始的采购发票、应付单之间的对应关系的操作。若在点击【核销】按钮之前尚未对付款单进行审核，可直接点击【核销】按钮，则系统在后台直接审核该付款单，并提示是否制单。在制单完成或不制单后，进入核销界面，进行核销处理。若希望批量处理核销业务，则不在此进行核销处理，到【核销处理】节点进行统一处理。但【核销处理】节点进行的核销处理，不可以处理异币种间的核销。对于单据核销情况，可到【单据查询】中进行明细查询。

在收付款单及原始的发票、应付单都已制单后，且核销双方的控制科目不同时，在选项中选择核销制单的前提下，可以在【制单处理】节点对核销处理进行制单。

（四）付款单据审核

操作路径：应付款管理→日常处理→付款单据处理→付款单据审核。

单张审核：进入单据界面，系统显示所选的单据格式，及最后一次操作的单据。用鼠标点击【上张】、【下张】、【首张】、【末张】按钮，查找需要审核／弃审的单据；或点击【定位】按钮，利用定位功能查找需要审核／弃审的单据。审核当前单据：点击【审核】按钮，系统将当前单据审核，并将当前操作员写入表尾“审核人”，同时【审核】按钮变为【弃审】按钮。弃审当前单据：点击【弃审】按钮，系统将当前单据弃审，取消“审核人”，同时【弃审】按钮变为【审核】按钮。

批量审核：进入批量处理界面，输入过滤条件。按【批审】或【批弃】则将符合过滤条件的单据带入，如没有则系统提示“没有符合条件的单据”。点击【选择】，则选择当前行；再点击，则取消选择；可【全选】、【全消】。选单完毕，按【确认】则所选单据被审核／弃审，执行完毕系统显示“批量审核（弃审）完毕”。

（五）核销处理

单据核销的作用是解决收回客商款项核销该客商应付款的处理，建立收款与应付款的核销记录，监督应付款及时核销，加强往来款项的管理。

1．手工核销

手工核销指由用户手工确定付款单核销与它们对应的应付单的工作。通过本功能可以根据查询条件选择需要核销的单据，然后手工核销，加强了往来款项核销的灵活性。

点击【核销处理】－【手工核销】，进入核销过滤条件界面。

选择需要进行核销处理的供应商，输入结算单、被核销单据过滤条件，点击【确认】按钮，进入单据核销界面，上边列表显示该供应商可以核销的结算单记录，下边列表显示该供应商符合核销条件的对应单据。结算单列表显示结算单表体明细记录，包括款项类型为应付款和预收款的记录，而款项类型为其他费用的记录不允许在此作为核销记录，核销时可以选择其中一条表体记录进行。余额已经为0的表体记录不用在此列表中显示。

核销时，结算单列表中款项类型为应付款的记录其缺省的本次结算金额＝该记录的原币余额；款项类型为预收的记录其缺省的本次结算金额为空。核销时可以修改本次结算金额，但是不能大于该记录的原币余额。

用户手工输入本次结算金额，本次结算，上下列表中的结算金额合计必须保持一致，点击【保存】按钮，即可完成本次核销操作。用户也可手工输入本次结算金额后，点击【分摊】按钮，系统将当前结算单列表中的本次结算金额合计自动分摊到被核销单据列表的本次结算栏中。核销顺序依据被核销单据的排序顺序。用户可更改当前被核销单据的排序，可通过点击【栏目－单据】按钮，即可进行单据列表顺序的设置。

完成后，点击【保存】按钮，系统自动保存该结算单核销信息。

核销界面中点击【退出】按钮则可退出单据核销功能。

2．自动核销

自动核销指用户确定收款单核销与它们对应的应付单的工作。通过本功能可以根据查询条件选择需要核销的单据，然后系统自动核销，加强了往来款项核销的效率性。

点击【核销处理】－【自动核销】，进入核销过滤条件界面。

输入过滤条件，点击【确认】按钮，自动核销时提供进度条，使能够知道核销进程。

核销完成后，提交自动核销报告，显示已核销的情况和未核销的原因。

（六）转账处理

1．应付冲应付

应付冲应付是指将一家供应商的应付款转到另一家供应商中。通过本功能将应付款业务在客商之间进行转入、转出，实现应付业务的调整，解决应付款业务在不同客商间入错户或合并户问题。

单击【日常处理】菜单项下【转账】中的【应付冲应付】。

在货款、其他应付款和预收款复选框中选择需要处理的单据。输入转出户、转入户等过滤条件，单击【过滤】按钮，系统会将该转出户所有满足条件的单据全部列出。可手工输入并账金额，金额大于0，小于等于余额。

2．预付冲应付

预付冲应付用以处理供应商的预付款和该供应商应付欠款的转账核销业务。

选择【日常处理】菜单项下【转账】中的【预付冲应付】。也可以进行单个供应商的预付冲抵应付款工作，则在“预付款”页签中输入过滤信息。

输入完成后，点击【过滤】按钮，系统会将该供应商所有满足条件的应付款的单据类型、单据编号、单据日期、单据金额、转账金额等项目列出。可以在转账金额一栏里输入每一笔应付款的转账金额。

3．应付冲应收

用某供应商的应付账款，冲抵某客户的应收款项。系统通过应付冲应收功能将应付款业务在供应商和客户之间进行转账，实现应付业务的调整，解决应收债权与应付债务的冲抵。

选择【日常处理】菜单项下【转账】中的【应付冲应收】。

用应付款冲抵应收款，则须选中“应付冲应收”。选择“预收冲预付”，则可选择预收款冲抵预付款操作。如果需要红字应付单冲销红字应收单，则可以将“负单据”复选框选中。点击“应付”页签，输入过滤条件。

输入完成后，点击【过滤】按钮，系统会将该供应商所有满足条件的应付款的单据类型、单据编号、日期、金额等项目全部列出。可以在转账金额一栏里输入每一笔应付款的转账金额。

4．红票对冲

用某供应商的红字发票与其蓝字发票进行冲抵，分为手工冲销和自动冲销：

（1）手工冲销。选择【日常处理】菜单项下【转账】－【红票对冲】－【手工对冲】。

输入需要进行红票对冲的供应商、币种、方向。输入红票过滤条件、蓝票过滤条件后，点击【确认】按钮，屏幕会显示该供应商所有满足条件的红字单据及蓝字单据。

系统自动将红票原币余额带入红票的对冲金额中，用户可修改，但对冲金额不能大于原币余额。用户可在冲销单据中输入对冲金额，点击【保存】按钮，保存对冲操作；用户也可通过【分摊】按钮，将红票金额依据蓝字单据顺序分摊到对冲金额中，蓝字单据顺序可通过点击【栏目－蓝票】进行列表顺序的设置，点击【保存】按钮，保存对冲操作。

（2）自动冲销。选择【日常处理】菜单项下【转账】—【红票对冲】—【自动对冲】。

输入进行红票对冲的过滤条件如日期、供应商、币种。

输入后，点击【确认】按钮，进行自动对冲。自动对冲时提供进度条，显示自动对冲进程，执行完毕后，显示自动红票对冲报告，显示红票对冲金额或错误原因。

（七）制单处理

制单即生成凭证，并将凭证传递至总账记账。系统在各个业务处理的过程中都提供了实时制单的功能；除此之外，系统提供了一个统一制单的平台，可以在此快速、成批生成凭证，并可依据规则进行合并制单等处理。

【例6．10】201╳年1月31日，根据上述已审核的采购发票生成记账凭证。

【操作流程】

操作路径：【应付款管理】—【日常处理】—【制单处理】

通过过滤条件的设定，找到已审核的采购发票，设定好凭证类别，单击“全选”按钮，再单击“制单”按钮，完成制单，见图6－28。

图6－28　制单处理

（八）恢复操作

对原始单据进行了审核、对收款单进行了核销等操作后，发现操作失误，可将其恢复到操作前的状态，进行修改。

在菜单条上选取【其他处理】－【取消操作】。

在“操作类型”下拉框中选择恢复的类型。系统提供了如下类型：

1．恢复单据核销前状态

（1）输入过滤条件后，系统将满足恢复条件的收款单列出；

（2）在恢复标志一栏里双击鼠标，表示要将此张收款单恢复到核销前的状态；

（3）选择完成后，点击【确认】按钮，保存此次操作；点击【取消】按钮，取消此次操作。

【注1】如果付款单日期在已经结账的月份内，就不能被恢复。

【注2】如果付款单在核销后已经制单，应先删除其对应的凭证，再进行恢复。

2．恢复其他转账处理前状态

（1）输入过滤条件后，系统将满足恢复条件的处理列出。

（2）在恢复标志一栏里双击鼠标，表示要将此次业务恢复到处理前的状态；也可以在有标记的一栏里双击鼠标，取消选择。

（3）选择完成后，点击【确认】按钮，保存此次操作；点击【取消】按钮，取消此次操作。

【注1】如果转账处理日期在已经结账的月份内，就不能被恢复。

【注2】如果该处理已经制单，应先删除其对应的凭证，再进行恢复。

（九）月末结账

当月月底结束时，于每月自然月最后一天，在采购管理子系统的月末结账的前提下可以进行应付账款子系统结账，再有新业务则为下月单据。

操作流程：【应付款管理】—【其他处理】—【期末处理】—【月末结账】

选择结账月份，用鼠标单击【确认】按钮，系统开始进行合法性检查。如果检查通过，系统立即进行结账操作，结账后结账月份的已经结账显示为“是”；如果检查未通过，系统会提示不能结账的原因。

当某月结账发生错误时，可以按【取消月结】恢复至结账前，正确处理后再结账。不允许跳月取消月末结账。只能从最后一个月逐月取消。

【注1】应付账款子系统与采购管理子系统集成使用，应付账款子系统应在采购管理子系统结账后，才能对应付账款子系统进行结账处理。

【注2】当选项中设置审核日期为单据日期时，本月的单据（发票和应付单）在结账前应该全部审核。

【注3】当选项中设置审核日期为业务日期时，截止到本月末还有未审核单据（发票和应付单），照样可以进行月结处理。

【注4】如果本月的结算单还有未审核的，不能结账。

【注5】当选项中设置月结时必须将当月单据以及处理业务全部制单，则月结时若检查当月有未制单的记录时不能进行月结处理。

【注6】当选项中设置月结时不用检查是否全部制单，则无论当月有无未制单的记录，均可以进行月结处理。

【注7】如果是本年度最后一个期间结账，建议将本年度进行的所有核销、转账等处理全部制单。

【注8】如果是本年度最后一个期间结账，建议本年度外币余额为0的单据的本币余额结转为0。