采购计划的制订

一、采购计划的制订

采购计划是指企业管理人员在了解市场供求情况，认识企业生产经营活动过程中和掌握物料消耗规律的基础上对计划期内物料采购管理活动所做的预见性的安排和部署。它包括两个方面的内容：一是采购计划的制订，二是采购订单的制订。

采购计划的制订，一般可从三个方面考虑。

①根据前期销售的情况进行统计分析，拟出本期应该进货的品种、名称、型号、规格和数量。

②参照库存量，库存多的可少进。如果资金充裕，销路好的产品也可适当多进。

③根据当前市场行情，做适当调整。

1．采购预算的确定

采购预算一般以销售预算为基础予以制订。

如某零售商店某月的销售额达到200美元，假定商店的平均利润率为15%，那么，商店的采购目标就是：200×（1－0．15）＝170（美元）。

按同样的道理，也可以推算出商品的年采购目标。当然，以上这个公式仅仅是销售成本计算公式，它并没有估计到库存量的实际变化。采购预算还要加上或减去希望库存增加或削减的因素，其计算公式应为：采购预算＝销售成本预算＋期末库存计划额－期初库存额。

实例：某商店一年的销售目标为2 000万美元，平均利润率是15%，期末库存计划额为200万美元，期初库存为180万美元，求其全年的采购预算。

2 000×（1－0．15）＋200－180＝1 720（万美元）

即一年的采购预算为1 720万美元。再将其分月分配到各个月，就是每月的采购预算。

采购预算在执行过程中，有时会出现情况的变化，所以有必要进行适当的修订。如商店实行减价或折价后，就需要增加销售额的部分；商店库存临时新增加促销商品，就需要从预算中减少新增商品的金额。

2．商品采购数量的确定

采购商品数量，会影响到销售和库存，关系到销售成本和经营效益。如果采购商品过多，会造成商店商品的保管费用增多；资金长期被占用，也会影响资金的周转和利用率。但如果商品采购太少，不能满足客户的需要，会使商店出现商品脱销，失去销售的有利时机；而且，每次采购商品过少又要保证商品供应，势必增加采购次数，频繁地采购会增加采购支出。为了避免出现商品脱销和商品积压两种经营失控的现象，有必要确定最恰当的采购数量。

确定了采购商品的品种和数量后，还要确定从哪里采购，什么时间采购，以保证无缺货事故的发生。应当注意选择信誉好的制造商，供应商进货，这样可以使商品质量和供应时间都得到保障。商品有一定的采购季节。适时采购不仅容易购进商品，而且价格也较为便宜，过早购入会延长商品的储存时间，导致资金积压。应权衡利弊，选择合理的采购时间。

3．采购计划的编制流程

编制采购计划是采购员工作的起点，其重点在于确定什么时候采购多少物料。采购计划用金额来表示就是采购预算。

采购计划（预算），是属于生产／销售计划中的一部分，也是公司年度计划与目标的一部分。通常，销售部门的计划（即销售收入预算）是公司年度营业计划的起点，然后生产／销售计划才随之确定。而生产／销售计划则包括采购预算（直接原料／商品采购成本）、直接人工预算及制造／销售费用预算。由此可见，采购预算是采购部门为配合年度的销售预测或采货数量，对所需求的原料、物料、零件等的数量及成本做出的详细计划，以利于整个企业目标的达成。采购计划（预算）虽是整个企业预算的核心，但是如果单独编制，不但缺乏实用的价值，也失去其他部门的配合。

（1）采购计划由销售预测，加上人为的判断，即可拟订销售计划或目标

销售计划，是表明名种产品在不同时间的预期销售数量；而生产计划即依据销售数量，加上预期的期末存货减去期初存货来拟订的。

（2）采购商品／物料清单

采购计划只列示产品的数量，并无法直接知道某一产品需要用哪些物料，以及数量多少，因此必须借助采购商品和物料清单。清单是由公司市场部配合采购部门所拟订的，内容列示各种产品由哪些基本的商品所制造或组合而成。根据清单可以精确计算某种商品及组合架存和库存的安全数量。清单所列的基本安全量，即通称的标准用量（以15日或30日为一个周期），与实际用量相互比较，作为成本控制的依据。

（3）存量管制卡

若商品有存货，则采购数量不一定要等于销售数量。所以商品采购数量也不一定要等于根据清单所计算的基本商品需用量。采购员应依据实际和计划商品需求数量，并考虑采购的安全在途时间和安全存量水准，算出正确的采购数量，然后才开具请购单，进行采购活动。