论高校机关精细化管理

论高校机关精细化管理

高　裕

(学生工作部)

在2010年“两会”上，教育改革成为会上代表、委员们热议的话题。《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010—2020年)》提出要“推进政校分开，管办分离”，“逐步取消实际存在的行政级别和行政化管理模式”;温家宝总理在政府工作报告中也提出，要推进高校管理体制改革。而教师和学生都提出了他们的质疑，比如:“官本位”色彩浓厚、部门内部权力过于集中、缺少部门间协作、服务意识差、办事效率低等。面对质疑，“高校去行政化”、“教授治校”、“教授治学”等大讨论也应运而生。

虽然高校“去行政化”是大势所趋，但教育管理体制的改革必将经历漫长的时间。如何在现有管理体制之内提高我们的机关管理水平是本文的出发点。

老子曾说:“天下难事，必作于易;天下大事，必作于细。”精细化管理来源于企业管理，是一种意识、一种观念、一种认真的态度、一种精益求精的文化。将精细化管理理念引入高校机关管理具有很强的现实意义。

一、在高校机关中引入“精细化管理”的背景

1.高校机关的概念

所谓“机关”，原指整个机械的关键部分，现代社会中常用机关一词代指政府职能部门。高校机关就是指高等学校中的职能部门，通常包括党群部门和行政部门两大类。

2.高校机关在高校中的地位和作用

众所周知，高等学校内分为三支队伍:教师队伍、管理队伍和后勤保障队伍。教师队伍是教书育人的第一生力军，而管理队伍的职能也逐渐由管理转向服务，后勤社会化也是大势所趋。这三支队伍相辅相成，缺一不可，共同构筑起学校生存和发展的人本资源，共同为实现高等学校的四项职能而努力。这四项职能是:人才培养、科学研究、社会服务、文化引领。其中，管理队伍主要指高校机关部门的工作人员。

高校机关部门，在学校担负着繁重的管理工作重任，管理着学校的人、财、物，在学校的各项工作中起着举足轻重的作用，概括起来有:调查研究、组织协调、咨询服务、督察督办、控制反馈、参谋助手、指挥决策、信息利用、具体执行、对外联络等。

3.高校机关管理体制概述

管理体制，就其本质而言，是权力在管理的各阶层和高校内各个不同利益群体间的分配，以及它们相互间的权力作用关系。这种分配的模式和作用关系，即构成权力结构。从权力的性质分析，人们通常认为，高校的权力包括两种类型，即行政权力和学术权力。

这里主要讲讲行政权力。所谓行政权力，严格地讲，它表现出“科层化”特征。正如韦伯所认为的，科层化的权力属于法定的权力，它本来指在经济领域中明确分工，以效率化为行动的追求目标，以严格的等级制度为依托，因此又可称为“制度化”的权力。高校的行政权力一般分为三个等级，即校、院、系，三者间构成了一个自上而下的权力体系，维持着高校的日常运作。从现状看，我国高校的权力大多属于行政权力模式。高校机关行使的是行政权力，具有典型的“科层化”特性。

二、高校机关精细化管理的可行性和必要性分析

笔者认为，在现有管理体制内，提高管理水平既要“反观自照”，剖析自身存在的不足，更要实行“拿来主义”，吸收和借鉴其他行业的先进管理理念。换言之，要想提高高校机关管理水平，就要提高行政管理体制内的管理水平，对此，我们可以借鉴企业管理理念、公共管理理念等。精细化管理就是一种先进的企业管理理念。当然，“拿来主义”不是全盘照搬，而是需要深入分析哪些可以借鉴，哪些无法借鉴。下面笔者就从可行性和必要性两方面分别进行论述。

1.高校机关精细化管理的可行性分析

(1)精细化管理从理论层面上是可行的，主要体现在精细化理念方面

精细化管理是源于发达国家的一种企业管理理念，它是社会分工的精细化，以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求，是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的一种基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。

可见，精细化管理理论是一套起源于企业管理，运用于企业管理的理论。精细化管理倡导的是一种理念，一种文化。高校机关是在行政管理体制内的管理，在不改变现有管理体制的前提下，借鉴企业管理理念和方法以提高行政管理效能在理论层面上是可行的。

(2)精细化管理从操作层面上是可行的，但不能照搬

精细化管理是管理者用来调整产品、服务和运营过程的技术方法。它以专业化为前提、系统化为保证、数据化为标准、信息化为手段，把服务者的焦点聚集到满足被服务者的需求上，以获得更高效率、更多效益和更强竞争力。可见精细化管理的研究对象是服务和过程。精细化是一种意识，是一种观念，是一种认真的态度，是一种精益求精的文化，精细化管理是企业管理理念上的重大转变。

可见，无论是管理理念的转变还是过程的优化，这套理论对高校机关来说都有可以吸收和借鉴的地方。

同时，我们也需看到，企业管理和高校管理存在很大的区别，主要有以下几点:第一，价值取向不同。企业是以盈利为目的的组织，而高校是不以盈利为目的的，它是具有人才培养、科学研究、服务社会、文化引领四大价值取向的组织。第二，服务对象不同。企业服务于市场和顾客，而高校则服务于学生和社会。第三，管理结果不同。产品需要规范化生产，学生则需要个性化培养。因而，高校机关应该借鉴的是精细化理念，从而形成一套适合于高校的精细化管理体系。

2.高校机关精细化管理的必要性分析

笔者认为在高校引入精细化管理理念和方法具有以下几点意义。第一，是提高机关管理水平的需要;第二，是提高机关服务意识的需要;第三，是提高机关办事效率的需要;第四，是高校合力培养人才的需要。通过PEST分析方法可以看出，高校精细化管理十分必要。

(1)从政治方面看，精细化管理有助于控制管理成本，是建设节约型社会的必然要求。另外，精细化管理有助于优化管理流程，是科学发展观在管理科学中的具体表现，也是高校机关践行科学发展观的必然选择。

(2)从经济方面看，精细化管理有助于提高管理效率，实现成本控制，增加管理效益，具有重大的经济意义。

(3)从社会方面看，高校机关实行精细化管理，建设服务型机关是大势所趋。

(4)从技术层面看，各级职能部门基本具备实行精细化管理的硬件条件，各个职能部门已基本实现办公自动化，有的部门还拥有本单位的数据库等，如组织部门的党员信息系统、人事部门的教师档案数据库等。

三、高校机关精细化管理的内涵

通过以上分析，我们可以看出高校机关实行精细化管理是必要的也是可行的。那么高校机关如何才能实现精细化管理呢?笔者借鉴精细化管理的理念，融汇高校机关管理的特点，提炼出“四精、三细、五化”的高校机关精细化管理理论体系。

1.四精

(1)精神:人有精神，大学也有精神。中国高校的四职能观(人才培养、科学研究、社会服务、文化引领)决定了高校的普遍精神，而个性蕴藏于共性之中，不同的大学有不同的精神，“自强、弘毅、求是、拓新”就是武大精神的浓缩写照。高校机关作为连通内外、协调上下的枢纽，因此，将学校精神贯穿于管理始终、于机关内外、于人人心底应是机关必然的担当。高校机关与企业不同，它的服务对象是老师、学生，对老师要尊敬、客气，以服务者自居;对学生要引导、培育，与教师形成合力，“学高为师，行为示范”。寓精神于服务，寓品格于行动。

(2)精通:精通意味着专业。每个机关部门都承担着某一方面的职能，职能是以权力作保证的，权力越大，责任越大。专业化是职业化的基础。因为专业，所以卓越。要想精通，需要钻研。“在其位，谋其政。”所以坚持学习相关领域的理论知识，创新理论成果;努力提高业务能力和业务水平;不断完善业务流程等都是机关工作人员的必修课。

(3)精密:部门内有分工有合作，部门间有协作有协调，权利与责任不交叉不重叠。只有精确分工、精密配合、精诚合作，才能提高办事效率，才能提高服务水平。这一点在部门内比较容易做到，但是部门与部门间却难以实现。因此，遇到需要多部门合作的事情，就要进一步完善“协调会”机制，通过协调，尽量简化、优化流程，减少服务对象“跑来跑去”的尴尬。对学生要形成育人合力，对老师要形成服务合力，对社会要形成贡献合力。

(4)精确:精确意味着程序化、规范化、量化。首先，办事需要程序化，进而才能规范化。将程序确定出来，将每一环节规范下来才符合现代管理科学的精神。程序化、规范化之后还要形成长效机制。另外，管人、管财、管物的工作需要量化，并且做到数字化，信息化，争取做到用数据库等办公自动化手段提高管理水平。因为精确，所以专业。

2.三细

(1)细分:美国管理学家曾说:“每一个大问题里，都有一系列的小问题露面。”所以要细分机关部门内部的权利和责任;细分部门内部岗位职能;细分所负责事宜的制度流程;细分服务对象。

(2)细节:细节决定成败。细节的变化，更能体现观念上的更新和进步。海尔集团负责人张瑞敏曾说:“把每一件简单的事做好就是不简单，把每一件平凡的事做好就是不平凡。”美国企业家格瑞斯特说过:“杰出的策略必须加上杰出的执行才能奏效。”细节考量着每一个高校机关工作人员的素质，考量着每一个高校机关的服务水平，细节造就现代服务型机关。

(3)细心:高校机关既要有管理职责也需要服务意识。无论管理还是服务都需要细心。例如，高校事务多，有填表、签字、盖章等，同时也有个先后逻辑顺序。可是不是每个学生每个老师都明白其中的逻辑顺序，因此除了“盖好我这个章”之外，还需主动告知服务对象接下来该去什么部门哪个办公室甚至找谁等。有时，主动多说一句话，就会避免教职工和学生走很多“冤枉路”。

3.五化

(1)数字化:数字化即量化。量化的管理方法可以应用于工作的方方面面，如目标量化、任务量化、时间量化、计划量化、实施量化等。精细化管理是相对于粗放式管理而言的，是符合现代管理科学精神的产物。凡是管人、管财、管物的部门都可以将管理对象量化。例如，人事部应当建立根据不同维度划分的学校不同工作性质的人员数据库;再比如管理辅导员队伍建设的学工部应该有历年辅导员按年龄、性别、学历、专业、职级等维度划分的数据库，这样才能对目前的辅导员队伍的整体情况和队伍的发展沿革有个精确的了解，从而为队伍建设提供更精确的数据支持，使辅导员队伍得到更好的发展。

(2)流程化:流程化指将任务或工作事项，沿纵向细分为若干个前后相连的工序单元，将作业过程细化为工序流程，然后进行分析、简化、改进、融化、优化。这要求我们要明确办事流程，并将流程制度化、规范化、标准化。这些要求与人性化服务并不冲突。比如开学注册时期开通的绿色通道就是人性化服务的具体例证。像这样的服务和管理是值得每个部门学习和借鉴的。

(3)经济化:经济化是指通过成本控制节约管理成本，提高管理效率。“文山会海”是对中国管理体制内大量会务工作和文字工作的形象描述，造成了巨大的浪费，需要我们及时革新，小到办公室内的打印纸的使用，大到高校间的大大小小的会务经费，都可纳入成本控制范围内，以最大限度地节约开支。

(4)协同化:协同化强调各部门、各环节、各成员、各个工作单元之间，要良好地衔接配合，协同运作，从而提高系统的整体效能。部门内的协同较易实现，部门间配合在高校中则显得薄弱。各部门条块分割严重，严重影响跨部门的办事效率。为此需要在部门间强化“合力意识”，以服务凝人心，以奉献促发展。

(5)精益化:精益即精益求精。一是实现专业化;二是需要每个机关工作人员肯钻研，钻研“现有”、“可以有”、“需要有”、“如何有”等问题，尤其对本职工作要多思考、多琢磨;三是鼓励创新，创新工作思路、创新工作方法、创新工作流程等，要不断地进行改进，保持领先优势。

“四精、三细、五化”的精细化管理理论体系有助于高校机关明确定位、明确管理理念和服务意识，提高管理水平，实现精细化管理目标。

◎参考文献

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［2］汪中求.细节决定成败［M］．新华出版社，2004．

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