记账凭证与原始凭证的核对方法

第一节　会计凭证的意义和分类

一、会计凭证的意义

会计凭证就是记录经济业务，明确经济责任，具有法律效力，作为记账依据的书面证明。在会计工作中，账簿记录必须以真实的会计凭证为依据。

会计凭证是记录经济业务的发生和完成情况，明确经济责任，作为记账依据的书面证明。填制和取得会计凭证是会计工作的起点和基础。任何会计主体在经济业务发生时，都要填制或取得一定的会计凭证，详细记录该项经济业务的内容，并由有关经办人员在会计凭证上签名或盖章，以明确经济责任。只有经过有关人员审核无误的会计凭证，才可以作为记账的依据。因此，填制和审核会计凭证，对于如实反映经济业务的内容，保证账簿记录的真实性和可靠性，有效监督和控制经济业务的合法性和可靠性，为会计信息的使用者提供真实可靠、相关有用的会计信息，具有重要的意义。

填制和审核会计凭证的意义，可以从以下三方面来理解。

1.记录经济业务，提供记账依据

会计凭证是登记账簿的依据，会计凭证所记录的有关信息是否真实、可靠、及时，对于能否保证信息质量，具有至关重要的影响。

2.明确经济责任，强化内部控制

任何会计凭证除记录有关经济业务的基本内容外，还必须由有关部门和人员签章，对会计凭证所记录经济业务的真实性、完整性、合法性负责，以防止舞弊行为，强化内部控制。

3.监督经济活动，控制经济运行

通过会计凭证的审核，可以查明每一项经济业务是否符合国家有关法律、法规和制度的规定，符合计划、预算进度，是否有违法乱纪、铺张浪费行为等。对于查出的问题，应积极采取措施予以纠正，实现对经济活动的事中控制，保证经济活动健康运行。

二、会计凭证的分类

会计凭证的种类很多，可以按照不同的标准予以分类，其最基本的方法是按照填制的程序和用途分类。按填制程序和用途，会计凭证可以分为原始凭证和记账凭证两大类。

(一)原始凭证

原始凭证又称单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务具体内容和完成情况的书面证明，是进行会计核算的原始资料和重要依据。原始凭证的种类、格式多种多样，可以按照不同的标准进行分类。

1.原始凭证按其来源不同，可分为外来原始凭证和自制原始凭证两种

(1)外来原始凭证。它是指在经济业务活动发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证。例如，购货时从供应单位取得的增值税专用发票，归还欠款时由收款单位或个人开来的收据，出差乘坐交通工具时取得的车票、飞机票等。格式见表6-1、表6-2。

表6-1　增值税专用发票

表6-2　收据

(2)自制原始凭证。它是指由本单位有关业务经办人员在发生经济业务时，自行填制的原始凭证。

例如，材料验收入库时填制的收料单，生产领料时填制的领料单、产品完工入库时填制的产品入库单等。格式见表6-3、表6-4、表6-5。

表6-3　收料单

表6-4　领料单

表6-5　产品入库单

2.原始凭证按其填制方法不同，可分为一次原始凭证、累计原始凭证、汇总原始凭证和记账编制凭证四种

(1)一次原始凭证。它是指对一项或若干项同类经济业务，在发生或完成时一次填制完成的原始凭证。所有的外来原始凭证和绝大多数的自制原始凭证都属于一次原始凭证，如发货票、收料单、领料单、产品入库单和借款单等。一次原始凭证是一次有效的凭证。

(2)累计原始凭证。它是指在一定时期内，连续多次记载不断重复发生的同类经济业务，定期根据其累计数作为记账依据的原始凭证。累计原始凭证是随着经济业务的发生而分次登记使用的，可以减少凭证张数，简化填制手续；同时，也可以随时计算累计发生数，以便与计划或定额数量进行比较，反映经济业务执行或完成的情况，便于控制管理。限额领料单就是一种具有代表性的累计原始凭证，一般格式如表6-6所示。

表6-6　限额领料单

(3)汇总原始凭证。它是指对一定时期内反映经济业务内容相同的若干张原始凭证，按照一定标准综合填制的原始凭证。例如收料凭证汇总表、发料凭证汇总表、工资结算汇总表和差旅费报销单等，发料凭证汇总表的一般格式如表6-7所示。汇总原始凭证合并了同类型经济业务，既可以提供经营管理所需要的总量指标，又可以大大简化核算手续。

(4)记账编制凭证。它是指根据账簿记录结果和其他有关资料，把某一项经济业务加以归类、整理而重新编制的一种自制原始凭证。如月末计提折旧时，编制的固定资产折旧计算表；月末分配制造费用时，编制的制造费用分配表；月末分摊待摊费用时，编制的待摊费用分配表；等等。待摊费用分配表的一般格式见表6-8所示。

表6-7　发出材料汇总表

3.原始凭证按适用范围不同，可分为通用原始凭证和单位内部使用原始凭证两种

(1)通用原始凭证。它是指由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。通用凭证的使用范围因制作部门不同而异，可以是某一地区、某一行业，也可以是全国通用。例如，由某省(市)印制的发货票、收据等，在该省(市)通用；由人民银行制作的银行结算凭证，在全国通用等。

(2)单位内部使用原始凭证。它是指根据单位自身经济业务特点自行设计印制，且仅限于在本单位使用的原始凭证，如领料单、差旅费报销单等。差旅费报销单格式如表6-8所示。

表6-8　差旅费报销单

(二)记账凭证

由于原始凭证内容广泛、种类繁多、格式不一，不能直接表明应记入会计账户的名称和方向，不适于作为直接登记账簿的依据，为了便于登记账簿和查账，必须填制记账凭证。编制记账凭证，不仅可以减少记账错误，而且便于对账和查账，保证记账工作的质量。我国《会计基础工作规范枠规定，会计机构、会计人员要根据审核无误后的原始凭证编制记账凭证。

所谓记账凭证是指会计人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表填制的、用来反映经济业务简要内容、确定会计分录，并直接作为记账依据的会计凭证。记账凭证可以按不同的标志进行分类。

1.记账凭证按照其格式的不同，可以分为通用记账凭证和专用记账凭证

(1)通用记账凭证。它是指凭证格式具有通用性，可以记录各种经济业务的记账凭证。这种凭证适用于规模小、经济业务较简单、收付款业务较少的经济单位。

例6-1　惠民公司以银行存款向市电视台支付电视广告费10 000元。根据广告业专用发票和银行结算凭证编制通用记账凭证，如表6-9所示。

表6-9　记账凭证

(2)专用记账凭证。它是指格式适用特定业务种类的记账凭证。专用记账凭证按照其反映经济业务内容的不同，又可以分为收款凭证、付款凭证和凭证三种。

①收款凭证。它是用来记录现金和银行存款收款业务的记账凭证。它是根据现金和银行存款收款业务的原始凭证填制的。

例6-2　惠民公司销售HR 5180型机床10台，货款100 000元，增值税额17 000元，款项已全部收到存入银行，根据销售发票和银行结算凭证编制收款凭证，如表6-10所示。

表6-10　收款凭证

②付款凭证。它是用来记录现金和银行存款付款业务的记账凭证。它是根据现金和银行存款付款业务的原始凭证填制的。

例6-3　惠民公司以现金支付业务招待费860元，根据餐饮服务业专用发票编制付款凭证，如表6-11所示。

表6-11　付款凭证

对于涉及现金和银行存款之间相互划转的经济业务，如从银行提取现金，或将现金存入银行，在编制记账凭证时，一般只编制付款凭证，而不编制收款凭证，这样既可避免重复过账，又可加强对付款的审核与检查。

③转账凭证。它是用来记录不涉及现金和银行存款业务收付业务的转账业务的记账凭证，它是根据有关转账业务的原始凭证填制的，其格式与通用记账凭证基本相同。

例6-4　外购材料电解铜板＃2已验收入库，结转其实际采购成本。根据收料单，编制转账凭证，如表6-12所示。

表6-12　转账凭证

使用专用记账凭证，有利于对不同经济业务进行分类管理，有利于经济业务的检查，但工作量较大，适用于规模较大、收付款业务较多的单位。在实际工作中，为了便于识别及减少差错，往往采用不同颜色分别印制。

2.记账凭证按其填制方式的不同，可分为复式记账凭证和单式记账凭证

(1)复式记账凭证。它是指在一张记账凭证上完整地反映一项经济业务的记账凭证。这种记账凭证有利于经济业务的全貌，便于查账，同时减少编制记账凭证的工作量，减少记账凭证的数量。缺点是，在手工会计条件下，不便于分工记账和汇总。前述各种记账凭证均属于复式记账凭证。

(2)单式记账凭证。它是指将一项经济业务所涉及的账户，按照每个账户分别单独填制的记账凭证，而对应账户的名称仅供参考，不据以记账。单式记账凭证将一项经济业务所涉及的会计科目及其对应关系，通过借项记账凭证和贷项记账凭证分别予以反映，所以单式记账凭证又称单项记账凭证。由于单式记账凭证中每个凭证只反映一个记账科目，因而便于进行汇总，也便于记账分工。在手工会计方式下，单式记账凭证对于业务量大、会计部门分工较细的单位可以提供方便。其缺点是不便于反映经济业务的全貌及其会计科目上的对应关系，同时编制记账凭证的工作量大，出现差错不易查找。

例6-5　惠民公司以银行存款支付厂部电话费1 000元，根据电信服务业专用发票和银行结算凭证编制单式记账凭证，见表6-13、表6-14。

表6-13　借项记账凭证

表6-14　贷项记账凭证

3.记账凭证按照其内容分类，可分为单一记账凭证、汇总记账凭证和记账凭证汇总表等

(1)单一记账凭证。它是指只包括一笔会计分录的记账凭证。前面的专用记账凭证和通用记账凭证等复式记账凭证，以及单式记账凭证均属于单一记账凭证。

(2)汇总记账凭证。它是指根据许多同类的单一记账凭证定期加以汇总而另外编制的记账凭证，目的是简化登记总分类账的手续。汇总记账凭证，也可按其反映经济业务的内容分类，分为汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证三类。

①汇总收款凭证。它是根据收款凭证分别按现金和银行存款账户的借方设置，并按对应的贷方账户归类汇总。“现金”汇总收款凭证的格式如表6-15所示。

表6-15　汇总收款凭证

②汇总付款凭证。它是根据付款凭证分别按现金和银行存款账户的贷方设置，并按对应的借方账户归类汇总。“现金”汇总付款凭证的格式如表6-16所示。

③汇总转账凭证。它是根据转账凭证按账户的贷方设置，并按对应的借方账户归类汇总。汇总转账凭证的格式如表6-17所示。

表6-16　汇总付款凭证

表6-17　汇总转账凭证

上述按类别编制各种汇总记账凭证的做法，也可以在一张按凭证种类设置专栏的凭证上进行，格式如表6-18所示。

表6-18　汇总记账凭证

(3)记账凭证汇总表(亦称账户汇总表、科目汇总表)。它是指将一定时期内所有的单一记账凭证定期加以汇总而另外编制的记账凭证。其目的也是简化登记总分类账的手续，格式如表6-19所示。它实质上也是一种汇总记账凭证，不过汇总的方法与汇总记账凭证有所不同。在大中型企业中，由于经济业务、事项繁多复杂，为了简化登记总分类账的手续，可以在月中分数次把记账凭证进行汇总，编制汇总记账凭证或记账凭证汇总表，然后据以登记总分类账。

表6-19　科目汇总表

原始凭证和记账凭证同属于会计凭证，但两者存在着以下差别：

(1)填制人员不同。原始凭证是由经办人员填制的；记账凭证一律由会计人员填制。

(2)填制时间不同。原始凭证是根据发生或完成的经济业务填制；记账凭证是根据审核后的原始凭证填制。

(3)填制依据不同。原始凭证仅用以记录、证明经济业务已经发生或完成；记账凭证要依据会计科目对已经发生或完成的经济业务进行归类、整理。

(4)填制用途不同。原始凭证是填制记账凭证的依据，记账凭证是登记账簿的依据。

会计凭证的分类如图6-1所示。

图6-1　会计凭证分类