原始凭证与记账凭证的填制与审核

原始凭证的填制就是把经济业务的具体事项反映在原始凭证上的过程。一个单位的会计工作是从取得或填制原始凭证开始的，原始凭证填制的正确与否将直接影响会计核算的质量。因此，填制原始凭证时必须按照《会计法》和《会计基础工作规范》的相关规定、要求进行。

(一)原始凭证填制的要求

1.记录真实、手续完备

由于原始凭证是具有法律效力的证明文件，所填列的经济业务的实际情况、凭证的日期、所有的数据必须真实可靠，符合实际情况，所以要求会计人员严肃认真地填制原始凭证。所有的经办人员和有关部门的负责人都要在凭证上签名或者盖章，对凭证的真实性和完整性负责。而且原始凭证因其来源不同，所需的手续也不同:单位自制的原始凭证必须有经办单位领导人或者其他指定的人员签名盖章；对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章；从外部取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名盖章。

2.内容完整，书写清楚规范

原始凭证所要求填列的项目必须逐项填列齐全，不得遗漏和省略。各种凭证的书写要用蓝黑墨水，文字不得使用未经国务院公布的简化汉字。金额必须大小写相符且填写规范。

(1)小写金额用阿拉伯数字逐个书写，不得写连笔字；在金额前要填写人民币符号“￥”，人民币符号“￥”与阿拉伯数字之间不得留有空白；金额数字一律填写到角、分，无角、分的，写“00”或符号“—”；有角无分的，分位写“0”，不得用符号“—”。

(2)大写金额前未印有“人民币”字样的，应加写“人民币”三个字，“人民币”字样和大写金额之间不得留有空白；大写金额到元为止的，后面要写“整”或“正”字；到角为止的，可以写“整”或“正”字；有分的，不写“整”或“正”字。

(3)有关零的写法:金额数字尾部的“0”，不管有一个还是有连续几个，大写金额到非零数位后，用一个“整 (正)”字结束，都不需用“零”来表示；小写金额数字中间只有一个“0”的，大写金额数字要写成“零”字；小写金额数字中间连续有几个“0”的，大写金额数字可以只写一个“零”字；小写金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”，元位也是“0”，但角位不是“0”时，大写金额数字中间可以只写一个“零”，也可以不写“零”；小写金额数字角位是“0”，而分位不是“0”时，大写金额“元”字后必须写“零”字。

(4)原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或更正；更正时，应采用划线更正法，即将错误的文字和数字，用红色墨水划线注销，再将正确的数字和文字用蓝色字写在划线部分的上面，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。

3.编号连续，及时填制

如果原始凭证已预先印定编号，在写坏作废时，应加盖“作废戳记”，妥善保管，不得撕毁。经济业务发生时，应及时填制原始凭证，并按规定送交会计机构。一般来说，原始凭证送交会计机构的时间最迟不应超过一个会计结算期。

(二)原始凭证的填制方法

由于企业的经济业务内容和经济管理要求不同，原始凭证的名称、格式和内容也各不相同。现分别以常见的几种类型为例说明原始凭证的填制方法。

1.自制原始凭证的填制。

(1)一次凭证的填制。

以“收料单”和“领料单”为例。

①“收料单”的填制。

“收料单”是在外购的材料物资验收入库时，由仓库保管员根据供货单位开来的发票账单和购入材料的实际验收情况填制的凭证。“收料单”通常是一料一单，一式三联，一联验收人员留底，一联交仓库保管人员据以登记明细账，一联连同发货票交财会部门办理结算。

【例7-1】2015年5月25日，企业从邯郸钢铁厂购入ϕ25mm圆钢6吨，每吨2500元，计15000元，发生运费1200元，材料由保管员王致文如数验收入库。要求填制“收料单”一套 (专用发票编号为2013000087)。其格式和内容如表7-1所示。

表7-1　收　料　单

②“领料单”的填制。

“领料单”是车间或部门从仓库领用各种材料时，由领料经办人根据需要材料的情况填写的一次性原始凭证。为了便于分类汇总，领料单要“一料一单”地填制。领用原材料需经领料车间负责人批准后，方可填制领料单；车间负责人、收料人、仓库管理员和发料人均需在领料单中签章，无签章或签章不全的均属无效，不能作为记账的依据。“领料单”通常都是一式三联，一联留领料单位备查，一联留仓库据以登记材料明细，一联交财会部门作为材料总分类核算的依据。

【例7-2】2015年6月4日，企业加工车间为生产轴承从仓库领用ϕ5cm圆钢2吨，每吨实际成本2800元。领料人唐灿，发料人王致文。要求填制“领料单”一套，其格式和内容如表7-2所示。

表7-2　领　料　单

(2)累计凭证的填制。

累计凭证是在一张凭证上连续、累计登记一定时期内相同的经济业务，可反映同类业务的累计发生额，也可减少凭证数量。典型的累计凭证是企业的“限额领料单”。

“限额领料单”是在有效期间内 (通常是一个月)，只要领用数量累计不超过限额就可以连续使用的累计领发料凭证。“限额领料单”由生产计划部门根据下达的生产任务和材料消耗定额按每种材料用途分别开出，一料一单，一式两联，一联交仓库据以发料，一联交领料部门据以领料；领料单位领料时，在该单内注明请领数量，经负责人签章批准后，持往仓库领料。仓库根据材料的品名、规格在限额内发料，同时将实发数量及限量余额填写在限额领料单内，领发料双方在单内签章。月末，在此单内结出实发数量和金额转交会计部门。其具体格式如表7-3所示。

(3)汇总原始凭证的填制。

汇总原始凭证是将许多同类经济业务的原始凭证进行汇总编制，能简化核算手续，提高核算工作效率。常见的汇总原始凭证包括发料凭证汇总表、工资结算汇总表、差旅费报销单等。“发料凭证汇总表”具体格式如表7-4所示。

表7-3　限　额　领　料　单

表7-4　发料凭证汇总表

2.外来原始凭证的填制方法

这里主要以普通发票和增值税专用发票的填制为例。

(1)普通发票的填制。

填制普通发票首先要写清购货单位的全称，不能过于简略 (如仅填写××公司，不写明是××市公司还是××县公司)。然后按凭证格式和内容逐项填列齐全。发票要如实填写，不能按购货人的要求填写。经办人的签章和单位的公章都要齐全。具体格式如表7-5所示。

表7-5　××市普通发票

(2)增值税专用发票的填制。

增值税专用发票是一般纳税人于销售货物时开具的销货发票，一式四联，销货单位和购货单位各两联。其中留销货单位的两联，一联存有关业务部门，一联作为会计机构的记账凭证；交购货单位的两联，一联作为购货单位的结算凭证，一联作为税款抵扣凭证。购货单位向一般纳税人购货，应取得增值税专用发票，因为只有专用增值税发票税款抵扣联支付的进项税才能在购货单位作为“进项税额”列账，销货单位也不漏税，否则销货单位就会漏税，给国家带来损失。

具体格式如表7-6所示。

表7-6　增值税专用发票

外来原始凭证一般由税务局等部门统一印制，或经税务部门批准由经济单位印制，在填制时加盖出具凭证单位公章方有效。

(三)原始凭证的审核

我国《会计法》第十四条规定:会计机构、会计人员必须按照国家统一的会计制度的规定对原始凭证进行审核，对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受，并向单位负责人报告；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求其按照国家统一的会计制度的规定更正、补充。对原始凭证进行审核，是确保会计信息质量，充分发挥会计监督作用的重要环节，也是会计机构、会计人员的法定职责。原始凭证的审核内容主要有以下几个方面。

1.原始凭证的真实性和完整性

真实性的审核包括:凭证日期是否真实、业务内容是否真实、数据是否真实等。外来原始凭证，必须有填制单位的公章和填制人员签章；自制原始凭证，必须有经办部门和经办人员的签名或盖章。此外，还应审核通用原始凭证本身的真实性。

完整性的审核包括:审核原始凭证各项基本要素是否齐全，日期是否完整，数字是否清晰，文字是否工整，有关人员签章是否齐全，凭证联次是否正确等。

2.原始凭证的合法性和合理性

合法性审核是指审核原始凭证所记录经济业务是否有违反国家法律法规的情况，是否符合规定的审核权限，是否履行了规定的凭证传递和审核程序，是否有贪污腐化等行为。

合理性审核是指审核原始凭证所记录经济业务是否符合企业生产经营活动的需要，是否符合有关的计划和预算等。

3.原始凭证的正确性和规范性

审核原始凭证中摘要的填写是否符合要求，数量、单位、金额、合计数的计算和填写是否正确，大小写金额是否相符，书写是否清楚规范。

原始凭证的审核是一项十分细致而严肃的工作，会计人员必须坚持原则、严格履行会计人员的职责。在审核过程中，对于不真实、不合法的原始凭证，会计人员有权不予受理，并向单位负责人报告，请求查明原因，追究有关当事人的责任；对于真实、合法、合理但内容不够完整、填写有错误的原始凭证，会计人员应退回给有关经办人员，由其负责将有关凭证补充完整、更正错误或重开后，再办理正式会计手续。