记账凭证与原始凭证的核对方法

第二节　会计凭证的种类

会计凭证按填制程序和用途的不同，可分为原始凭证和记账凭证两大类。

一、原始凭证的概念与种类

原始凭证是指记载和证明有关经济业务实际执行和完成的具体情况、明确经济责任的书面原始凭据。任何单位进行的每一项经济活动或财务收支，都应当取得或填制原始凭证，因此，原始凭证是进行会计核算的基本资料，也是填制记账凭证的重要依据。原始凭证种类较为繁多，一般有两种分类方法，一是按取得时的来源分类，二是按记载经济业务的数量进行分类。

（一）原始凭证按取得时的来源分类

原始凭证按其来源不同，可以分为外来原始凭证和自制原始凭证。

1.外来原始凭证

外来原始凭证是指在经济业务发生或完成时，由经办人员从其他单位和个人取得的原始凭证。如购买材料从外单位取得的发票和货料清单、从运输部门取得的货运单以及银行结算单据，车、船票以及住宿费发票等都是外来原始凭证。部分外来原始凭证样式见图表6-1所示。

图表6-1　

2.自制原始凭证

自制原始凭证是指经济业务发生时，由本单位内部经办业务的部门或人员，自行填制的原始凭证。例如：材料验收入库时由仓库保管人员填制的“材料入库单”、材料发出时由车间或部门填制的“材料出库单”、财务部门填制的“固定资产计提折旧计算表”等。自制原始凭证“材料入库单”一般格式见图表6-2所示。

图表6-2　材料入库单

（二）原始凭证按记录经济业务的数量分类

原始凭证按记录经济业务数量的多少，可分为一次原始凭证和汇总原始凭证。

1.一次原始凭证

一次原始凭证是指一次完成填制手续的原始凭证，一般在一张原始凭证上一次记录一项经济业务，或若干项同类经济业务同时在一张原始凭证上反映。所有的外来原始凭证和大部分的自制原始凭证都属于一次性原始凭证，例如：发票、收料单、提货单等。

2.汇总原始凭证

汇总原始凭证是将一定时期内若干份记录同类经济业务的原始凭证汇总编制成一份凭证，用以集中反映某项经济业务总括发生情况的会计凭证。汇总凭证便于简化记账凭证的编制工作，便于装订保管，例如“出库料单汇总表”、“工资结算汇总表”等都是根据同类业务编制的汇总原始凭证。汇总原始凭证“出库料单汇总表”的一般格式见图表6-3所示、“工资结算汇总表”的一般格式见图表6-4所示。

图表6-3　出库料单汇总表

二、记账凭证的概念与种类

记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证编制的，对经济业务事项进行财务处理的会计凭证。记账凭证是用来确定会计分录、登记会计账簿的依据，从原始凭证到记账凭证是经济信息转换为会计信息的过程。

根据原始凭证编制记账凭证是会计核算的必经程序，因为，原始凭证只是证明经济业务发生和完成的情况，并且是零星分散、多种多样的，不能反映其归类的会计科目和记账方向，直接根据原始凭证登记账簿容易发生差错。为了做到分类反映经济业务的内容，必须按会计核算方法的要求，将其归类、整理为能据以入账的形式，将零星、分散的经济业务登记入账。

记账凭证是由会计人员根据审核无误的原始凭证为依据填制的。与原始凭证相比，两者的不同主要表现在：第一，原始凭证一般是由业务经办人员根据发生或完成的经济业务填制，而记账凭证统一由会计人员根据审核后的原始凭证填制。第二，原始凭证能证明经济业务已经发生或已经完成，一般不要求具备登记账簿的要素，即不必运用规定的会计科目按复式记账要求编制会计分录；而记账凭证要根据会计科目对已经发生或完成的经济业务进行归类、整理，必须具备记录账簿的要素。

记账凭证一般按凭证适用范围和填制方法不同划分为二大类。（一）按其使用范围分类

记账凭证按其使用范围不同分为专用记账凭证和通用记账凭证。

1.专用记账凭证

专用记账凭证是指按照经济业务的内容定向使用的凭证。按其经济业务是否涉及货币资金的收付，分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。

（1）收款凭证

收款凭证是用来处理现金和银行存款收入业务的记账凭证。对货币资金业务量大的单位，也可将收款凭证分为现金收款凭证和银行存款收款凭证两种。收款凭证通用格式见图表6-5所示。

图表6-5　收款凭证

（2）付款凭证

付款凭证是用来处理现金和银行存款支付业务的记账凭证。对货币资金业务量大的单位，也可将付款凭证分为现金付款凭证和银行存款付款凭证两种。付款凭证通用格式见图表6-6所示。

图表6-6　付款凭证

（3）转账凭证

转账凭证是用来处理与现金和银行存款的收、付款业务无直接关系的转账业务的记账凭证。转账凭证通用格式见图表6-7所示。

图表6-7　转账凭证

2.通用记账凭证

通用记账凭证是指各类经济业务共同使用、具有统一格式的记账凭证。这种记账凭证既可用于反映收付款业务，又可用于反映转账业务，其格式与转账凭证相似。通用记账凭证格式见图表6-8所示。

图表6-8　记账凭证

（二）按其填制方法分类

会计凭证按填制的方法不同，可分为复式记账凭证、单式记账凭证和汇总记账凭证三种。

1.复式记账凭证

复式记账凭证是指对每项经济业务所涉及的会计科目都集中填列在一张记账凭证上。由于复式记账凭证是根据借贷记账法设计的，因此，能够集中反映两个或两个以上会计科目之间的对应关系，便于了解有关经济业务的全貌，还可以减少凭证的数量。但是不便于汇总每一会计科目的发生额和进行分工记账。

2.单式记账凭证

单式记账凭证是指对每一项经济业务所涉及的每个会计科目分别填制的记账凭证。采用单式记账凭证，经济业务的处理涉及几个账户，就必须编制几张记账凭证，由于一张凭证只填列一个会计科目，因此，每笔经济业务要分别编制几张记账凭证。在会计实务中，填列借方账户的称为借项记账凭证，填列贷方账户的称为贷项记账凭证，对应账户的名称仅作参考，不据以记账。借项记账凭证格式见图表6-9所示、贷项记账凭证格式见图表6-10所示。

图表6-9　借项记账凭证

图表6-10　贷项记账凭证

使用单式记账凭证便于汇总每个会计科目的发生额和进行分工记账，但填制工作量大，在一张凭证上反映不出经济业务的全貌，不便于查账。

3.汇总记账凭证

汇总记账凭证是指为了简化按照会计分录逐笔登记总分类账的过程，将许多同类记账凭证定期加以汇总后重新填制的记账凭证。汇总记账凭证，也可进一步按其反映经济业务的内容，详细分为汇总记账凭证、汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证。汇总记账凭证也称为科目汇总表，它是根据一定时期的全部记账凭证，按相同会计科目的借方和贷方分别汇总编制的记账凭证。科目汇总表的一般格式见图表6-11所示。

图表6-11　科目汇总表