交通工具的安排

一、交通工具的安排

会议组织者必须对当地的交通状况有充分的了解，以便为与会者的离场，甚至于离开当地提供或安排最便捷的交通工具。这需要会议组织者在会前就作出细致周到的安排，会中根据会议进程各与会者的要求做好随时调整的准备。

1.是否能集体运送与会者到机场

在大型会议结束后，与会者通常自行安排接下来的事务，如果交通便利的话，这样做不会产生什么问题。但是，如果大量与会者需要同时离开，若交通不便，结果可能导致不必要的混乱。

2.是否需要安排搭车

虽然这项工作似乎给会议组织者增添了额外的负担，但是这可以在所有牵涉其中的人之间建立起心理上的联系，从而为会议吸引更多的与会者。搭车可以减少与会者的交通费用，充分利用有限的停车场地，同时减少会议地点附近的交通问题。

如果与会者相互搭车离开，最好安排一些吸引人的活动，使他们等到招待会结束之后再出发。由于这个时候停车场有很多空间，这也是吸引他们留下的—个因素。不过，如果招待会上供应酒水饮料的话，应该提醒将要开车的与会者控制饮酒量，并为他们提供其他饮料。

3.每辆车的合法承载量

每辆车都有一个法定的承载量，通常在车内标明。在客车和小客车中却很少有这类标志，但是会议组织者应该弄清这些车辆的承载量，以及相关的站立空间规定。

4.是否需要都有卫生间

短途旅行不必要求车上有卫生间，但是车载卫生间却可以使长途旅行变得更加舒适。当然，配备了卫生间的车辆比没有这些设备的车收费要高。在大多数情况下，只要安排适当的停车休息，使用普通的车辆就足够了。

5.是否需要有空调的车辆

如果在炎热潮湿的地区使用车辆，与会者肯定希望车内配备空调设备。在多尘或吵闹的地区，空调设备也可以使与会者感到比较舒适。

6.中途是否安排停车休息

旅行的距离应该为所有相关人员所了解，尤其是那些在旅行之后还有其他安排的与会者，他们会认为自己能够在某个特定时间之前回来参加会议。

需要吃药的与会者必须知道旅行中什么时候安排了停车休息。如果车上没有卫生间，与会者也必须得知什么时候安排停车休息。