期末业务处理

第一节　期末业务处理

会计期末业务处理是财务处理系统中的一项重要环节，会计期末一般要进行期末业务处理，以使会计资料完整、正确。期末会计业务是指会计人员在每个会计期末都需要完成的会计工作，主要包括定义并生成各类转账凭证（主要是各种成本费用的结转、汇兑损益的结转）、各类会计账户的试算平衡、对账、结账等工作。

一、定义自动转账凭证

自动转账是指通过用户的设置，由系统自动生成指定业务的标准化记账凭证的一种操作功能。在软件运行中，自动转账凭证的设置工作主要在系统初始化阶段完成，每一会计期间结束时将对这一功能进行常规性运用。

自动转账分为外部转账和内部转账。外部转账是将其他专项核算子系统生成的凭证转入总账系统中；内部转账是指在总账系统内部把某个或某几处会计科目中的余额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中。

一般来说，自动转账业务有如下特点。

（1）转账业务大多都在各个会计期的期末进行。

（2）转账业务是会计部门自己填制的凭证，但不同于日常核算，不必附有反映该业务的原始凭证，且凭证的摘要、借贷方科目固定不变，金额的来源或计算方法也基本不变。

（3）转账业务的数据大多来源于账簿，这就要求在处理转账业务前必须先将其他具体业务登记入账。

（4）有些转账业务必须依据另一些转账业务产生的数据，这就要求填制转账凭证时需要根据业务的特点分批按步骤来进行处理。基本的业务处理顺序是：无形资产摊销→工资、折旧费用的分配与计算→其他待摊、预提费用的摊提→辅助生产成本的结转→制造费用的结转→生产成本的结转→库存商品成本的结转→期末损益结转。

（5）生成的自动转账凭证必须经过审核才能记账。

自动转账凭证可分为两类：第一类为独立自动转账凭证，其金额的大小与本月发生的任何经济业务无关，如每月提取折旧费和预提修理费等。此类凭证可在任何时候使用；第二类为相关自动转账凭证，其金额的大小与本月发生的业务有一定的联系，必须放在月底结账时按顺序使用。

设置自动转账凭证就是将凭证的摘要、会计科目、借贷方向以及金额计算方法存入计算机的过程，包括增加、删除、修改分录或对自动转账分录进行查询打印。如何设计金额的计算公式是自动转账凭证设置的关键。

自动转账主要包括：自定义结转、对应结转、销售成本结转、售价（计划价）销售成本结转、汇兑损益结转和期间损益结转等。

自动转账的运用可以极大地提高账务处理系统的使用效率。但在账务处理系统运行初期，由于用户未掌握自动转账设置的技巧，可以不使用或少使用自动转账功能，随着系统应用的深入，逐步增加自动转账分录，直至大部分转账凭证都能用自动转账方式来实现为止。

（一）自定义转账设置

由于各个企业情况不同，各种计算方法也不尽相同，特别是对各类成本费用分摊结转方式的差异，必然会造成各个企业这类转账的不同。在电算化方式下，为实现在各个企业的通用，使用者可以自行定义自动转账凭证。

自定义转账一般适用于以下业务内容。

（1）费用分配与结转。如工资费用分配、制造费用分配、待摊费用分摊、无形资产摊销等。

（2）税金计提。如增值税、营业税、城建税、教育费附加、所得税等。

（3）各项费用的计提。如提取福利费、提取借款利息等。

（4）具有配比关系科目的对应结转。如销售成本结转，期末损益结转。

例4－1

提取短期借款利息业务，利息为短期借款期末余额的0．165%。

该凭证中其对应的会计分录应为：

借：财务费用——利息支出

贷：应付利息

操作步骤如下。

1．输入转账目录条件

（1）在“期末”菜单中，指向“转账定义”，单击“自定义结转”，进入“自动转账设置”窗口，单击“增加”按钮，可定义一张转账凭证，如图4－1所示。

图4－1　“转账目录”窗口

（2）依次输入转账序号、转账说明和凭证类别“转”。

【小提示】　转账序号是指该转账凭证的代号，不是凭证号，转账凭证的凭证号在每月转账时自动产生。

（3）单击“确定”按钮，返回，继续定义转账凭证分录信息。

2．定义借方转账分录信息

（1）在“科目编码”栏中，选择“660301”，在“方向”栏中，选择“借”，如图4－2所示。

图4－2　“自定义转账设置”窗口一

（2）移动下方滚动条到“金额公式”栏。

3．直接输入金额公式

金额公式是指今后让系统自动生成转账凭证时，发生额的数据来源取数公式。输入金额公式有两种方法：一是直接选择计算公式；二是向导方式录入公式。一般初级使用者可通过引导方式录入公式，对于高级用户若已熟练掌握公式，也可直接输入公式。

操作步骤：在“自动转账设置”窗口中，双击“金额公式”栏，直接输入公式“JG（）”，如图4－3所示。

图4－3　“自定义转账设置”窗口二

公式说明如表4－1所示。

表4－1　公式说明

4．引导方式录入公式

输入公式时，如果公式的表达式不太明确，可采用向导方式输入金额公式。

（1）在“自动转账设置”窗口中，单击“增行”按钮。依次输入摘要、科目编码和方向等内容，如图4－4所示。

图4－4　“自定义转账设置”窗口三

（3）拖动左边上下滚动条，选择“期末余额QM（）”，如图4－5所示。

图4－5　“公式向导”窗口一

（4）单击“下一步”按钮，如图4－6所示，输入短期借款科目2001。

图4－6　“公式向导”窗口二

（5）依次选择期间及方向。选择期初、期末时，方向一般为空，避免由于出现反向余额时发生取数错误；选择“按默认值取数”选项。

（6）选择“继续输入公式”；选择运算符“＊（乘）”。

（7）单击“下一步”按钮，如图4－7所示。

图4－7　“公式向导”窗口三

（8）在“公式名称”栏中，拖动上下滚动条，选择“常数”，单击“下一步”按钮，在“常数”栏中输入“0．001　65”（利率），如图4－8所示。

如果输入常数的窗口没有打开，可以单击“上一步”按钮返回后，再单击“下一步”按钮重新进入。

（9）单击“完成”按钮，得到公式“QM（2001，月）＊0．001　65”，如图4－9所示。

（10）单击“保存”按钮。

图4－8　输入常数利率

图4－9　“自定义转账设置”窗口四

重复以上操作，继续定义其他自定义转账分录，完成后单击“退出”按钮，结束转账凭证设置。

（二）对应结转设置

对应结转又称平行结转，是指两个科目之间的下级科目一一对应的结转。对应结转通常只允许输入两个科目，这些科目的下级科目必须一一对应（即具有相同明细科目），科目如有辅助核算，则两个科目的辅助账类也必须完全一致。

对应结转还提供科目的一对多结转功能，对应结转的科目可为上级科目，但其下级科目的科目结构必须一致（相同明细科目），如有辅助核算，则两个科目的辅助账类也必须一一对应。

对应结转的要点如下。

（1）转入科目可定义多个。

（2）转入、转出科目可为上级科目，但其下级科目的科目结构必须相同，若转出科目定义辅助项，则转入科目的辅助项不能为空。

（3）对应结转只能结转期末余额。

（4）一张凭证可定义多行，转出科目及辅助项必须一致，转入科目及辅助项可不相同。

（5）转出科目与转入科目必须有相同的科目结构，但转出辅助项与转入辅助项可不相同。

（6）同一编号的凭证类别必须相同。

（7）自动生成转账凭证时，如果同一凭证转入科目有多个，并且若同一凭证的结转系数之和为1，则最后一笔结转金额为转出科目余额减当前凭证已转出的余额。

（三）销售成本结转设置或售价（计划价）销售成本结转设置

销售成本结转，是指将月末商品（或产成品）销售数量乘以库存商品（或产成品）的平均价计算各类商品销售成本并进行结转。

在总账系统中，可输入总账科目或明细科目，但输入时要求这三个科目具有相同结构的明细科目，即要求库存商品科目、商品销售成本和商品销售收入科目下的所有明细科目必须都有数量核算，且这三个科目的下级必须一一对应，输入完成后，系统自动计算出所有商品的销售成本。

其中：

数量＝商品销售收入科目下某商品的贷方数量

单价＝库存商品科目下某商品的月末金额／月末数量

金额＝数量×单价

操作步骤如下。

（1）在“总账系统”窗口，选择菜单“期末→转账定义”，再选择其下的“售价（计划价）销售成本结转”项，屏幕显示“售价（计划价）销售成本结转”窗口，如图4－10所示。

图4－10　“售价（计划价）销售成本结转”窗口

（2）在“差异额计算方法”栏中，选择“售价法”或“计划价法”。

（3）在“凭证类别”下拉列表框中选取凭证类别，如记账凭证。

（4）在“库存商品科目”输入框中，输入库存商品；在“商品销售收入科目”输入框中，输入主营业务收入；在“商品销售成本科目”输入框中，输入主营业务成本；在“差异科目”输入框中，输入“销售成本差异”科目。

（5）在“月末结转方法”栏中，选择“月末结转成本”或“月末调整成本”项。有些商业企业月中发生销售业务时不计算成本，在月末按当月销售情况结转成本；有些工业企业平时发生销售业务时即结转成本，到月末对成本及差异科目进行调整。

（6）在“差异率计算方法”栏中，选择“综合差异率”或“个别差异率”项（注：综合差异率即按当前结转科目的上一级科目取数进行，计算出当前科目的差异率，若当前结转科目为一级科目，则按该科目本身取数计算差异率。若当前结转的是项目，则按其隶属的科目进行计算。个别差异率即按当前结转科目或项目本身取数计算成本差异率。）

（7）在“差异率计算公式”栏中，单击四个科目后面的下拉箭头可选择“期初余额、期末余额、本期借方、本期贷方、本期净额”项，输入科目之间的“＋、－”运算符号。

（8）单击“确定”按钮，完成销售成本结转的设置，返回“总账系统”窗口。

（四）汇兑损益结转设置

汇兑损益结转设置用于期末自动计算外币账户，并在转账生成中自动生成汇兑损益转账凭证。汇兑损益只处理以下外币账户：外汇存款户、外币现金、外币结算的各项债权、债务，不包括所有者权益类账户，成本类账户和损益类账户。

为了保证汇兑损益计算正确，填制某月的汇兑损益凭证时必须先将本月的所有未记账凭证先记账。汇兑损益入账科目不能是辅助账科目或数量外币。

若“账簿选项”中的“往来控制方式”为“客户往来业务由应收系统核算”或“供应商往来业务由应付系统核算”，则计算汇兑损益的外币科目不能是带客户或供应商的科目。可到应收、应付系统中对这些科目进行汇兑损益的结转。

设有外币核算科目的单位，每月月末在将本月所有凭证记账后，均应通过系统提供的汇兑损益结转功能进行本月汇兑损益的计算和结转处理，其一般处理步骤如下。

（1）通过系统的汇率管理功能输入本月各种外币的月末汇率。

（2）选择输入应计算汇兑损益的科目，同时输入汇兑损益的入账科目，系统即可自动计算并生成汇兑损益的结转凭证。

（3）每月自动生成的汇兑损益结转凭证将自动进入临时凭证数据库。

（五）期间损益结转设置

期间损益结转设置用于在一个会计期间终了时，将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况，主要是对于管理费用、销售费用、财务费用、销售收入、营业外收支等损益类科目的结转。

期间损益结转设置的要点如下。

（1）结转期末损益只有在其他结转业务均已完成并已登记入账的情况下才可进行，否则，有可能因为损益事项的不完整处理而影响核算结果的正确性。

（2）每个损益类科目的期末余额将结转到与其同一行的本年利润科目中去。

（3）若损益科目与本年利润都有辅助核算，则辅助账类必须相同。

（4）本年利润科目必须为末级科目，且为本年利润入账科目的下级科目。

（5）损益科目结转表中将列出所有的损益科目。如希望某损益科目参与期间损益的结转，则应在该科目所在行的本年利润科目栏填写相应的本年利润科目，若不填本年利润科目，则将不转此损益科目的余额。

二、生成转账凭证

转账定义完成后，每月月末只需执行转账生成功能，即可快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去了。

独立自动转账分录可以在任何时候用于填制机制凭证，通常一个独立自动转账分录每月只使用一次，相关自动转账分录只能在某些相关的经济业务入账后使用，否则，计算金额就会发生差错。因此，在生成转账凭证之前，必须将以前的经济业务全部登记入账，方可采用已定义的转账分录格式生成机制凭证。生成转账凭证时应按照合理的先后次序逐一填制机制凭证。

在产生机制凭证时，自动转账分录中的摘要、借贷标志、会计科目直接作为凭证的内容存入凭证临时文件；同时，计算机根据金额计算公式自动计算结果存入机制凭证的金额栏。转账凭证生成后，并未记账。

同一张转账凭证，年度内可根据需要多次生成，但每月一般只需结转一次。

（一）生成自定义转账凭证

自定义转账凭证是企业根据自身业务需要所采用的转账方式，因此，在生成凭证时必须注意业务发生的先后次序，否则，计算金额时就会发生差错，特别是相关自动转账分录。

例4－2

根据已设置转账分录生成自动转账凭证。

操作步骤如下。

（1）在“总账系统”窗口，选择菜单“期末→转账生成”，出现“转账生成”窗口后，选择“自定义转账”单选框，显示用户在“自动转账设置”中定义的内容；如果对转账设置不满意，单击其右边的参照标志按钮，调出相应的转账定义功能，对转账定义进行修改。

（2）单击“结转月份”下拉列表框，选取结算月份，如2007．01。

（3）在要结转的凭证的“是否结转”处双击，打上标记“√”，也可单击“全选”或“全消”按钮，选择或取消所有要结转的凭证，如图4－11所示。

图4－11　“转账生成”窗口

（4）选择要结转的凭证后，单击“确定”按钮，即可生成凭证，如图4－12所示。

图4－12　生成凭证

（5）单击“保存”按钮，系统自动将当前凭证追加到未记账凭证中。

（6）若在凭证生成前有凭证未记账，系统将出现如图4－13所示提示，此时可根据需要进行相关操作。

图4－13　未记账凭证的系统提示

（二）生成期间损益结转凭证

生成期间损益结转凭证的操作与自定义转账生成的操作基本相同。期间损益既可以按科目分别结转，也可以按损益类型结转，还可以按全部结转，结转方式应视实际情况而定。

生成期间损益结转之前，应先将所有未记账凭证审核记账，否则，生成的凭证数据可能有误。

操作步骤如下。

（1）选择菜单“期末→转账生成”，出现“转账生成”窗口后，选择“期间损益结转”单选框，如图4－14所示。

（2）在“类型”下拉列表中选择“全部”。

（3）单击“确定”按钮，即可生成凭证，汇兑损益生成结转凭证方法如同生成期间损益结转凭证，如图4－15所示。

（4）单击“保存”按钮，系统自动将当前凭证追加到未记账凭证中。

图4－14　“转账生成”窗口

图4－15　生成转账凭证

三、试算平衡和对账

试算平衡就是将系统中所设置的所有科目的期末余额按会计平衡公式“借方余额＝贷方余额”进行平衡检验，并输出科目余额表及是否平衡信息。

对账是对各个账簿数据进行核对，以便检查各个对应记账数据是否正确和账簿是否平衡，主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。

一般来说，实行计算机记账后，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后各种账簿都应是正确、平衡的，但由于非法操作、计算机病毒或其他原因，有时可能会造成某些数据被破坏，因此，许多财务软件，为在期末结账前进一步确保账证相符和账账相符，仍然保留了控制系统进行自动试算平衡与自动对账的功能，为了保证账证相符、账账相符，应经常进行对账，至少一个月一次。一般应在每月月底结账前，通过调用试算平衡和对账功能，再一次进行正确性检验。

有些软件在程序中固化了对账功能，在一定条件下，系统会自动对机内数据进行校验。这时用户很可能感觉不到系统的对账动作。而在提供内部对账命令的情况下，由于系统是根据用户的指令执行对账操作的，用户就能够在发出相应指令后查看对账操作的过程。

例4－3

对1月份的会计核算进行对账。

操作步骤如下。

（1）选择菜单“期末→对账”，显示“对账”窗口，如图4－16所示。

图4－16　“对账”窗口

（2）将鼠标指针定位在要进行对账的月份，如“2007．01”，单击“选择”按钮。

（3）单击“对账”按钮，开始自动对账，并显示对账结果。

（4）单击“试算”按钮，可以对各科目类别余额进行试算平衡，如图4－17所示。

图4－17　试算平衡表

（5）单击“打印”按钮，可打印试算平衡表，单击“确认”按钮，返回“对账”窗口。

（6）单击“退出”按钮，完成对账工作。

四、结账

每月月底都需要进行结账处理，结账实际上就是计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。在电算化环境下，结账工作与手工相比简单多了，结账主要是对当月日常处理的限制和对下月账簿的初始化，将由计算机自动完成。

（1）结账主要完成的工作如下。

①停止本月各账户的记账工作。

②计算本月各账户发生额合计。

③计算本月各账户期末余额并将余额结转到下月月初。

（2）结账过程如下。

①选择结账月份。

②核对账簿，核对内容如下：

·检查本月凭证是否全部入账，有未记账的凭证不能结账；

·检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能结账；

·核对总账与明细账是否一致，如果不一致，总分类账不能结账；

·损益类账户是否全部结转完毕，如果未全部结转完毕，则本月不能结账。

（3）向硬盘或U盘备份，保存结账前的数据，同时输出月度工作报告。

如果第一次使用系统是在年中，还必须先把以前各月份的空账进行结账处理后，才能进行本月结账处理。

（4）完成结账，若符合结账要求，系统将进行结账，否则不予结账。

①月结账，做月结标志。

②年结账，做年结账标志，产生下年度的数据库文件结构、结转年度余额。

结账也是一种成批数据处理，但每月只能结账一次。结账后，不能再输入该月的凭证，终止本月各账户的记账工作；计算本月各账户发生额合计和本月各账户期末余额并将余额结转下月月初。

例4－4

对1月份的会计核算进行结账。

操作步骤如下。

（1）选择菜单“期末→结账”，进入“结账”向导一“开始结账”窗口，选择结账月份，如“2007．01”，如图4－18所示。

图4－18　“结账”窗口

（2）单击“下一步”按钮，显示出“结账”向导二“核对账簿”窗口。

（3）单击“对账”按钮，系统对要结账的月份进行账账核对。

（4）单击“下一步”按钮，显示“结账”向导三“月度工作报告”窗口。可查看工作报告，若需打印，单击“打印月度工作报告”按钮即可打印。

（5）单击“下一步”按钮，屏幕显示“结账”向导四“完成结账”窗口，单击“结账”按钮，若符合结账要求，系统将进行结账，如果提示“未通过检查不能结账”时，可单击“上一步”按钮，查看月度工作报告，仔细查找原因。

（6）在“结账”向导一中，选择要取消结账月份，按Ctrl＋Shift＋F6键即可取消结账。