账务处理系统期末处理

时间：2022-11-24 理论教育版权反馈

【摘要】：账务处理的期末处理是指在每个会计期间的期末所要完成的特定业务，主要包括会计期末的转账、对账、结账、银行对账等。将凭证的既定模式录入并保存到系统中的过程称为“自动转账定义”；向系统发出指令，由系统根据事先的定义生成记账凭证的过程称为“自动转账生成”；生成的这类凭证称为“自动转账凭证”、“机制转账凭证”或简称“机制凭证”。

第五节　账务处理系统期末处理

账务处理的期末处理是指在每个会计期间的期末所要完成的特定业务，主要包括会计期末的转账、对账、结账、银行对账等。由于这部分处理有较为固定的处理流程，所以在电算化环境下，此部分的很多工作可以由计算机来完成，以减轻会计人员的工作量，充分发挥电算化环境的优势。其中银行对账是在期末进行，属于出纳工作范围，已在出纳工作中介绍，本节就不再赘述。本节主要介绍期末的自动转账、对账和结账业务。

一、账务处理系统期末处理功能

（一）自动转账

在每个会计期间的期末，都存在一定的固定业务需要完成相应的凭证，如销售成本结转、汇兑损益结转、期间损益结转等。这些业务的记账凭证的凭证类别、摘要、借贷方科目固定不变，发生金额或金额的计算方法基本不变，即这类记账凭证按照既定的模式即可生成。因此，可以将凭证的既定模式事先录入并保存到系统中，在需要的时候，让系统按照既定模式，根据对应会计期间的数据生成对应会计期间所需要的凭证。这样每个月月末就不用会计人员重复地录入此类凭证，而是只需要向系统发出生成指令，即可由系统完成对应凭证的生成。将凭证的既定模式录入并保存到系统中的过程称为“自动转账定义”；向系统发出指令，由系统根据事先的定义生成记账凭证的过程称为“自动转账生成”；生成的这类凭证称为“自动转账凭证”、“机制转账凭证”或简称“机制凭证”。

机制凭证生成后，需要执行自动转账的人员检查其内容是否正确，如果正确则将凭证保存，凭证的制单人即是执行自动转账的人员。机制凭证生成只是完成了凭证填制的工作，仍需要进行后续的审核、记账程序。

需要注意的是，自动转账功能并不是账务处理流程的必需流程或功能，从性质上说，自动转账功能只是一种辅助工具，可以使用此项功能来利用系统完成固定业务的凭证填制工作以提高效率，同时，也可以不使用该项功能，完全由手工填制该类凭证。无论是自动转账还是手工填制的这类凭证，在系统中都是一视同仁地需要经过后续的审核、记账流程，所有的其他操作也是没有区别的。

另外一个需要注意的问题是，自动转账定义时需要定义分录发生额的计算方法，在自动转账生成时，大多数情况下，其计算过程需要使用相关科目的账簿数据，所以计算执行时账簿上相关科目的数据状态是否正确或完整将会决定计算结果是否正确。因此，自动转账生成能否得到正确的数据依赖于两个因素：计算方法的定义是否正确以及计算执行时点的账簿状态是否正确。如果凭证数据错误导致账簿数据错误，或凭证数据正确，而在计算执行时点未执行记账而导致账簿无数据或数据不全，那么即使是正确的计算方法也无法得到正确的结果。保证凭证数据的正确性和及时完成记账操作以使账簿数据完整，是计算正确的一个必要前提条件。

自动转账凭证根据其与当期其他业务数据是否存在关联分为独立转账凭证和相关转账凭证。

独立转账凭证是指凭证分录发生金额的计算与当期其他业务的发生不存在任何关联，如发生额为常数的摊销费用类的凭证。

相关转账凭证是指凭证分录发生金额的计算与当期其他经济业务有关，或者说必须相关经济业务的记账凭证都已经记账后，才能计算得到正确和完整的数据。相关转账凭证利用自动转账机制生成时，必须把当前系统内当月的所有记账凭证都完成记账，以保证其计算的数据正确。例如，在进行期间损益结转的自动转账时，如果还有记账凭证没有记账，将有可能会导致某些损益类科目账簿上的数据不完整，这样转入本年利润的数据也将不完整。

在自动转账功能里分为两个步骤，即自动转账定义和自动转账生成。自动转账定义一般只需要执行一次，主要是进行凭证生成的相关设置；自动转账生成在每次需要生成具体记账凭证时都需要执行。

1．自动转账定义

自动转账定义的工作是在系统中事先定义需要系统自动生成凭证的相关内容，包括填制一张记账凭证所包含的所有内容。此外，由于系统中会进行多个记账凭证生成的定义，所以每个定义需要有一个系统编号。对于用户而言在定义自动转账凭证时需要设置的内容一般包括：定义编号、凭证类别、摘要、发生科目、辅助项目、发生方向、发生额计算公式等。在完成相关内容的定义后，进行保存，以便真正需要生成凭证时使用。

例如：利用自动转账定义来进行期末坏账准备的计提，计提方法采用应收账款余额百分比法，计提比例是5‰。由于这张凭证具有固定的生成模式，则可以利用自动转账功能，其自动转账定义如下：

自动转账定义编号：001

凭证类别：转账凭证

摘要：计提坏账准备

借方科目：资产减值损失

发生金额：取对方科目发生额

贷方科目：坏账准备

金额：“应收账款”科目本期期末借方余额×0．005－“坏账准备”科目本期期末贷方余额

对分录科目的定义时一定要是系统中的末级科目。

在实际应用软件中，发生金额的计算方法将会使用软件提供的特定计算公式来实现相应数据的取数和计算。

2．自动转账生成

当自动转账定义完成后，在每个月月末，需要生成相应的记账凭证时，可以直接调用已经定义好的自动转账定义进行具体的凭证生成。一般需要进行的操作步骤包括：

（1）选择要生成的记账凭证；

（2）选择结转的月份；

（3）系统执行具体记账凭证的生成；

（4）检查凭证无误后进行保存；如果凭证有误，可以放弃凭证或进行修改后再进行保存。

凭证在进行保存时，系统同样会对凭证进行相关内容的校验，只有通过了系统校验才能完成保存。

生成后的记账凭证被保存到系统的记账凭证文件中，制单人签名为执行自动转账生成的操作员姓名。生成的凭证同样要进行后续的审核、记账流程。

（二）期末对账

期末对账是指系统能提供总账与明细账、总账和辅助账之间数据的核对，以检查账簿数据是否存在错误，以进一步保证会计数据的正确性和可靠性。在手工方式下，账证之间、账账之间都是进行数据的手工转抄，其工作量大，很容易出现错误，所以对账环节是手工方式下内部控制非常重要的环节，需要进行账证核对、证证核对、账账核对，以发现错漏。在电算化账务处理方式下，系统内的数据的输入环节是凭证填制步骤，之后的记账环节都是系统根据既定流程自动完成的，不存在人为因素，在一般情况下出现差错的可能性很低。同时，对账的工作也是由系统自动完成的，不需要操作人员进行干预。因此，在电算化账务处理环境下，只要对输入的数据进行控制，提高输入数据的正确性，则能提高整个处理流程的数据正确性和完整性。一般对账至少一个月进行一次，可以在月末结账前进行。只有对账正确，才能进行结账操作。

（三）期末结账

在一个月的核算工作都完成后，对当月要进行结账操作。执行结账操作时，系统会首先进行工作检查，对当月的会计数据和会计工作进行全面检查，确定是否还有未完成的工作或不正确、不完整的数据状态，如果有，则不能进行结账。

一般结账前需要检查的内容包括：

（1）本月是否所有记账凭证都完成记账；

（2）损益类科目是否全部结转；

（3）其他核算子系统是否都已经结账；

（4）对账结果是否正确等。

这些条件要全部满足，系统才能执行结账。当月结账后，就不能再填制当月的凭证了。会计年度的最后一个月结账后整个会计年度结账，可以建立新的年度账，并进行年度账的结转工作了。

需要注意的是，上月如果没有结账，本月是不能结账的，但是可以填制、审核本月记账凭证。另外，结账前的工作检查所包含的内容是结账能够进行的前提条件。其中特别应当注意的是，如系统除了启用账务处理系统外，还启用了其他业务子系统，则只有所有其他业务子系统都结账后，账务处理子系统才能结账。结账后，当月的数据都不能修改，只能查询。

二、用友软件应用操作

（一）自动转账

自动转账功能在具体操作时分为自动转账定义和自动转账生成两个步骤。

1．自动转账定义

自动转账定义是对期末需要使用自动转账生成的记账凭证的生成进行相关内容的定义。在用友系统中，自动转账定义功能在【总账】—【期末】—【转账定义】菜单项下，具体包括【自定义转账】、【对应结转】、【销售成本结转】、【售价（计划价）销售成本结转】、【汇兑损益】、【期间损益】、【自定义比例转账】和【费用摊销和预提】。见图3－44。

3－44　用友软件转账定义菜单结构

（1）自定义转账

自定义转账是使用范围比较广泛的功能，它允许定义凭证中的所有内容。在各项内容的定义中，科目发生金额的计算公式是比较关键的步骤。

分录中科目发生金额的计算主要是通过系统提供的账务取数函数从账簿中取出相应科目的数据，需要的时候再进行计算来完成的。用友系统提供丰富的账务取数函数。表3－11列出了常用的账务取数函数。

表3－11　常用账务取数函数

每个函数的名称都是用中文拼音的首字母组成。函数QC（）、QM（）、JE（）、FS（）和LFS（）是取某个科目某会计期间借方或贷方相应的数据（如期初余额、期末余额、发生额等），其数据来源是账务处理系统中的账簿。函数JG（）和CE（）是对于当前凭证上的数据进行计算得到结果的，其数据来源是当前凭证中已经产生的数据。如JG（）是取凭证中已经计算出来的对方科目的发生额，CE（）是取其他科目发生额借贷的差额。每个函数都有三种形式：金额式、数量式和外币式，这是因为在有些业务的凭证中，其发生金额的计算过程需要使用到相关科目的数量或外币信息，如涉及了数量核算和外币核算的科目。

账务取数函数的基本格式是：函数名（科目编码，会计期间，方向，辅助项1，辅助项2，……）。在函数名后的括号里的是函数运行的参数，随着函数版本的不断升级，函数的参数也在不断增加以增强函数的功能。在具体设置函数时，操作人员不需要具体撰写函数的每个参数及格式，系统提供函数向导功能提供参照，操作人员可以选择需要的函数，并在向导窗口中选择所需要的具体参数的值，系统会根据操作人员的选择自动生成完整、正确的函数格式。操作员只需要选择正确的函数和进行函数参数的正确设置就可以了。

函数的参数中主要的内容包括“科目编码”、“会计期间”、“方向”、“辅助项”等。“科目编码”是用于确定函数的取数是对那个科目进行的，必须是总账系统中已经定义的会计科目编码。“会计期间”可以是“年”或者“月”。如果输入“年”，则按当前会计年度取数，如果输入“月”则按结转的当月取数。当“会计期间”为空时，默认为“月”。“方向”是指在账簿中是在借方还是贷方取数。在函数向导中可以选择“借”或者“贷”。“辅助项”是当科目有辅助核算时，可以具体指定去特定辅助项的数据，当某个科目有多个辅助核算时，可以有多个辅助项参数进行设置。账务取数函数之间也可以使用数学公式进行组合计算得到需要的数据。

具体操作步骤（见图3－45至图3－49）：

·选择【期末】—【转账定义】—【自定义转账】，屏幕显示自动转账设置窗。

·单击【增加】按钮，可定义一张转账凭证，屏幕弹出凭证主要信息录入窗口。

·输入以上各项后，单击【确定】，开始定义转账凭证分录信息。

·录入摘要、科目编码、辅助核算项目、发生方向等，再利用公式向导选择需要的账务取数函数并设置相关参数。

·公式录入完毕后，按【Enter】键，可继续编辑下一行转账分录。

·单击【插入】按钮，可从中间插入一行。

续表

图3－45　用友软件增加转账定义窗口

图3－46　用友软件自定义转账设置窗口

◆公式组合举例

例1

QM（1001，月）＋QM（1002，月）

含义：将1001科目和1002科目当月的期末余额相加。

例2

QM（410201，月，836号工程）－QM（4102，月）

含义：将410201科目的836号工程项目核算的余额与4102科目当月的期末余额相减。

说明：如果函数参数“方向”没有指定，则为该科目在系统的默认余额方向，默认余额方向为会计科目设置时设置的方向，与科目类别相关。

图3－47　用友软件自定义转账设置——公式选择窗口

图3－48　用友软件自定义转账设置——参数设置窗口

◆应用举例

例3

分摊结转，将某科目的余额等数据摊入多个科目，可参考该例。

期末将“制造费用—技改办”科目余额按生产车间分摊。

当用户没有设置部门核算，则转账分录为：

借：生产成本—一车间—制造费用（41010105）

生产成本—二车间—制造费用（41010205）

图3－49　用友软件自定义转账设置示例

生产成本—三车间—制造费用（41010305）

贷：制造费用—技改办（410504）

定义操作过程如下（见表3－12）：

表3－1 2　例3自定义转账分录设置

【注释1】将科目410504余额的33%摊入一车间

【注释2】将科目410504余额的33%摊入二车间

【注释3】将科目410504余额的34%摊入三车间

【注释4】将科目410504余额转出，摊入有关部门

例4

利用账务数据计算城建税。分录为：

借：主营业务税金及附加—城建税　（540202）

贷：应交税金—城建税　（217108）

定义操作过程如下（见表3－13）：

表3－13　例4自定义转账分录设置

【注释1】使用净发生额函数按应交增值税的净发生额计提城建税

【注释2】将计算城建税的结果转入应交税金—城建税科目中使用以下公式效果相同：JG（540202）或CE（）或JE（217101，月）＊0．07

（2）对应结转

当两个或多个上级科目的下级科目及辅助项有一一对应关系时，可将其余额按一定比例系数进行对应结转，可一对一结转，也可一对多结转。本功能只结转期末余额。

具体的操作步骤如下：

·选择【期末】—【转账定义】—【对应结转】，屏幕显示对应结转设置窗；

·单击【增加】按钮，开始对应结转设置；

·输入这张转账凭证的编号、凭证类别、摘要、转出科目编码、转出科目名称和转出辅助项；

·点击【增行】按钮，增加一空行开始输入转入科目编码、转入科目名称、转入辅助项和结转系数等项；

·输入完成后点击【保存】按钮保存这张转账凭证的设置。

·按【删除】按钮可删除当前对应结转凭证。

转出科目与转入科目必须有相同的科目结构，但转出辅助项与转入辅助项可不相同。自动生成转账凭证时，如果同一凭证转入科目有多个，并且若同一凭证的结转系数之和为1，则最后一笔结转金额为转出科目余额减当前凭证已转出的余额。

（3）汇兑损益结转

汇兑损益结转用于期末自动计算有外币核算性质的账户的汇兑损益，并在转账生成中自动生成汇兑损益转账凭证。汇兑损益处理以下外币账户：外汇存款户，外币现金，外币结算的各项债权、债务；不包括所有者权益类账户，成本类账户和损益类账户。

具体操作步骤如下：

·选择【期末】—【转账定义】—【汇兑损益】，屏幕显示汇兑损益设置窗口。

·设置计算汇兑损益的记账凭证的凭证类别。

·在“汇兑损益入账科目”输入该账套中汇兑损益的入账科目编码，如“财务费用—汇兑损益”，也可以通过科目参照功能来直接选择入账科目。

·系统会自动列示有外币核算性质且需要进行汇兑损益计算的科目，在需要计算汇兑损益的科目的“是否需要计算汇兑损益”栏按空格键或者用鼠标双击进行选择，选择完毕后单击【确定】按钮。

（4）期间损益结转

期间损益结转用于在一个会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况；主要是对于管理费用、销售费用、财务费用、销售收入、营业外收支等科目向本年利润的结转。

在执行此功能时，系统能够自动搜索和识别需要进行损益结转的所有科目，即损益类科目。用户在操作时需要设置凭证类别，一般凭证类别为转账凭证；用户还需要指定本年利润科目，可以直接录入账套中本年科目的科目代码，也可以使用参照功能。损益科目结转表的每一行中的损益科目的期末余额将转到该行的本年利润科目中去。

若损益科目结转表的每一行中的损益科目与本年利润科目都有辅助核算，则辅助账类必须相同。

损益科目结转表中的本年利润科目必须为末级科目，且为本年利润入账科目的下级科目。见图3－50。

图3－50　用友软件期间损益设置窗口

2．转账生成

在完成相关自动转账的定义后，在每个月末可以直接执行相关凭证的自动转账生成功能，即可生成相应记账凭证。见图3－51。

具体操作步骤如下：

·选择【期末】—【转账生成】，显示“转账生成”界面，选择您要进行的转账工作（如：自定义转账、对应结转等），选择要进行结转的月份和要结转的凭证。操作方法：在“是否结转”栏内选择是否结转，选中后显示不同的背景颜色。这里的转账凭证是在转账定义中设置好的凭证。

·选择完毕后，按【确定】按钮，屏幕显示将要生成的转账凭证。

·按【首页】、【上页】、【下页】、【末页】可翻页查看将要生成的转账凭证。

·若凭证类别、制单日期和附单据数与实际情况略有出入，可直接在当前凭证上进行修改即可。当确定系统显示的凭证是希望生成的转账凭证时，按【保存】按钮将当前凭证追加到记账凭证库中。

图3－51　用友软件自定义转账生成窗口

（1）自定义转账生成

自定义转账生成是选择在自定义转账定义中设置好的内容来生成需要的记账凭证。具体操作步骤如下：

·单击【转账生成】—【自定义转账】，屏幕显示自定义转账凭证信息。

·选择需要结转的转账凭证，在“是否结转”处双击鼠标打上“Y”，表示该转账凭证将执行结转。也可按【全选】、【全消】按钮，全部选择、全部取消选择要结转的凭证。

·若转账科目有辅助核算，但未定义具体的转账辅助项，则应选择按所有辅助项结转还是按有发生的辅助项结转。

·按所有辅助项结转：转账科目的每一个辅助项生成一笔分录，如有10个部门，则生成10笔分录，每个部门生成一笔转账分录。

·按有发生的辅助项结转：按转账科目下每一个有发生的辅助项生成一笔分录，如有10个部门，其中转账科目下有5个部门有余额，则生成5笔分录，每个有余额的部门生成一笔转账分录。

·按所有科目有发生的辅助项结转：按所有科目下有发生的辅助项生成分录，如有10个部门，其中所有科目下有发生的5个部门有余额，则生成5笔分录，每个有发生且有余额的部门生成一笔分录。

·选择完毕后，按【确定】按钮，系统开始进行结转计算，利用计算公式在总账系统中的账簿上取数和计算。

·生成完毕后，操作人员检查凭证内容是否正确，如果正确，点击【保存】按钮保存生成的记账凭证，此时生成的记账凭证的状态为未审核状态。

（2）汇兑损益结转

汇兑损益凭证的自动生成操作过程如下：

·单击“汇兑损益结转”，则屏幕显示要计算汇兑损益的科目。

·选择需要结转的科目，在“是否结转”处双击鼠标打上“Y”，表示该科目将执行结转。也可按【全选】、【全消】按钮，全部选择、全部取消选择要结转的凭证。另外，也可通过币种下拉框选择相应的币种进行结转，为空表示对所有币种进行结转。

·选择完毕后，按【确定】后屏幕显示汇兑损益试算表。损益试算表会显示当期每个结转科目的汇兑损益的详细结算过程和数据，如果计算结果有需要检查的地方，可以在汇兑损益试算表中找到详细的信息。

·如果汇兑损益试算表中数据正确，点击【确定】按钮，系统按照汇兑损益试算表的计算结果生成转账凭证。

·检查凭证生成数据是否正确，需要根据记账凭证分录的具体内容确定该张记账凭证的凭证类别是收款凭证还是付款凭证，确定后，即可点击【保存】按钮保存生成的凭证。

需要注意的是，在进行汇兑损益结转时设置的记账凭证类别不一定符合最终生成的记账凭证的内容。在生成汇兑损益记账凭证时，由于汇率变动方向的不确定性，生成的记账凭证可能是收款凭证，也可能是付款凭证，所以在具体生成记账凭证时，需要根据实际情况对凭证类别进行修改后再保存。

（3）期间损益结转

·单击【转账生成】—【期间损益结转】，则屏幕显示要结转期间损益的损益类科目。

·选择需要结转的科目，在“是否结转”处双击鼠标打上“Y”，表示该科目将执行结转。也可按【全选】、【全消】按钮，全部选择、全部取消选择要结转的科目。

·选择完毕后，按【确定】即按计算结果生成转账凭证。

如果损益科目在当前执行期间损益结转时没有余额，则不参加该凭证的结转生成。如果当前所有损益类科目都没有余额，则系统会提示凭证没有发生额，不能生成凭证。

窗口中可以选择【类型】：全部、收入、费用。如果选择全部，则所有损益类科目一次性结转到本年利润科目，生成一张凭证。如果选择收入，则当前只把收入类科目进行结转，生成一张凭证，之后还要重新进入该窗口，再选择费用，把费用类科目进行结转，再生成一张凭证。见图3－52。

自动转账功能能够避免重复工作，提高会计核算工作的效率。自动转账功能只是一个应用工具，可以选择使用也可以选择不使用该功能，手工填制相应的凭证。

自动转账功能分为转账定义和转账生成两个步骤，其中转账定义一般是一次性定义，需要的时候进行修改，转账生成则是在每个月都需要来执行生成需要的凭证的。转账定义正确是生成正确凭证的前提条件。同时，在执行转账生成时，总账账簿的数据状态是否正确也会影响到生成的凭证是否正确。如果总账账簿数据在执行转账生成时数据状态不完整或不正确，如存在相关凭证没有记账等，即使转账定义是正确的，由于数据源不正确，也不会得到正确的分录数据。

图3－52　用友软件期间损益结转窗口

（二）期末对账

在会计期末结账前，要进行对账工作。对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确、账账是否相符。对账包括总账与明细账、总账与辅助账、明细账和辅助账的核对。试算平衡时系统会将所有账户的期末余额按会计平衡公式“借方余额＝贷方余额”进行凭证检验，并输出科目余额表及是否平衡信息。在实行电算化核算后，记账凭证完成填制进行保存时，系统都会检查每张记账凭证的借方发生额合计和贷方发生额合计是否相等，只有相等了才能保存。记账过程也是计算机根据程序自动完成。因此，在一般正常情况下，计算机自动记账后的各种账簿都应该是正确、凭证的。某些不当操作、系统遇到异常情况、计算机病毒等原因有可能会造成数据被破坏而发生账账不符的现象。为了保证账证相符、账账相符，应经常进行对账，一个月至少要对账一次。一般在每个月月末结账时，系统会自动进行对账和试算平衡。

对账的具体操作步骤如下（见图3－53）：

·选择【期末】—【对账】，显示对账窗口。

·选择要对账的会计期间和对账内容。将鼠标点击需要对账的月份，单击【选择】按钮。

·系统默认选中“是否检查科目档案辅助核算项与账务数据的一致性”选项。否则，只检查明细账、总账与辅助账的数据一致性，不再检查科目档案与明细账、辅助账的一致性。

·确定后，单击【对账】按钮，系统开始自动对账。在对账过程中，按【对账】按钮可停止对账。

·若对账结果为账账相符，则对账月份的对账结果处显示“正确”；若对账结果为账账不符，则对账月份的对账结果处显示“错误”，按【错误】可查看引起账账不符的原因。

·按【试算】按钮，可以对各科目类别余额进行试算平衡，显示试算平衡表。