账务处理系统日常业务处理

时间：2022-11-24 理论教育版权反馈

【摘要】：前台处理是指会计人员根据发生业务的原始凭证直接在计算机上填制记账凭证。后台处理，一般适用于需要人机处理并行的阶段，如企业还处在手工系统向电算化系统转换的阶段。这些控制都是符合日常操作逻辑的，一旦违反，系统将视为逻辑错误，拒绝保存该张凭证，要求修改。一般的总账系统都会遵守此规定对凭证的审核人和制单人进行控制。

第四节　账务处理系统日常业务处理

在初始化设置完成后，就可以进行日常会计业务的处理了。日常会计业务处理的内容主要包括：凭证处理（凭证的填制、修改、审核、查询、输出等）、出纳管理、记账、账簿管理等。

一、账务处理系统日常业务处理功能

（一）凭证填制

在实际工作中，根据凭证填制的方式分为：后台处理和前台处理。前台处理是指会计人员根据发生业务的原始凭证直接在计算机上填制记账凭证。后台处理是指在会计业务发生时，先是在手工方式下制单，而后根据手工制单的记账凭证再录入到总账系统。企业可以根据自身特点和核算要求选择合适的方式。前台处理一般适用于信息化基础较好、人员电算化技能较熟练的企业，此种方式下，记账凭证直接在总账系统中生成，在需要的时候可以进行查询和打印输出。后台处理，一般适用于需要人机处理并行的阶段，如企业还处在手工系统向电算化系统转换的阶段。

电算化方式下的记账凭证录入的一般格式如图3－30所示。

图3－30　会计电算化下记账凭证的一般格式

·凭证类别：在初始化时，定义了记账凭证的具体分类，则每增加一张记账凭证时，系统会要求制单人员选择一个凭证类别。在记账凭证上显示的是类别字。

·凭证编号：按照会计制度的规定，不同类型的记账凭证每月从“1”开始连续编号。在初始化时选择了系统自动编号的控制参数后，凭证编号由计算机自动根据已录入的该类别的凭证的最新编号、连续的编号，会计软件一般会对记账凭证编号进行连续性控制，不允许漏号、跳号。

·制单日期：填制记账凭证当天的计算机系统日期可作为默认的凭证日期。用户也可以根据需要对日期进行修改。但凭证的制单日期一般都有序时控制的要求，即同一类别的记账凭证，后一张凭证的制单日期需要大于或等于前一张凭证的制单日期。同时，在填制一张记账凭证时，该凭证的制单日期也应该大于或等于系统中已填的所有记账凭证的日期。此外，记账凭证的填制日期还应该大于或等于总账的启用日期，小于或等于系统的当前日期。这些控制都是符合日常操作逻辑的，一旦违反，系统将视为逻辑错误，拒绝保存该张凭证，要求修改。

·附件张数：是指填制记账凭证所依据的原始凭证的数量。

·摘要：摘要是用来简单说明发生的业务内容。摘要可以手工录入，也可以使用初始化过程中设置好的常用摘要。第一行分录的摘要是必须录入的，后面每行分录的摘要是否一定要录入在不同软件中要求不同。

·会计科目：会计科目的录入方式有多种可供选择。用户一般可以直接输入会计科目代码、会计科目名称、会计科目助记码以及通过科目参照的方式选择需要的科目。输入的科目如果有相应的辅助核算性质，会弹出相应的输入窗口供辅助信息的录入。在会计科目录入后，系统会对录入科目的合法性进行校验，校验的内容包括：会计科目的存在性、会计科目是否为末级科目、科目与凭证类别是否相符。会计科目是否存在是根据初始化时进行的会计科目设置，检查录入到记账凭证的科目是否存在于已设置好的科目文件中，如果不存在，将进行提示，要求修改，不能保存。输入的会计科目必须是末级科目，否则系统校验不通过，无法保存。在填完凭证进行保存操作时，系统还会检查凭证的分录内容和凭证的类别限制条件是否相符。如选择的凭证类别是“收款凭证”，其凭证类别限制条件是“借方必有”“现金”或“银行存款”科目，而输入的凭证在分录借方没有出现“现金”或“银行存款”，则系统提示错误，要求修改，不能保存。

·发生金额：在一张记账凭证中的每行分录都需要录入发生金额，在录入凭证进行保存操作时，系统会检查凭证中分录是否满足“有借必有贷，借贷必相等”，并且在分录的同一行，不能同时既出现借方金额又出现贷方金额。

·制单人：在凭证填制完毕，通过系统校验保存后，在凭证制单人一栏将会出现进行输入操作的用户的姓名，明确责任。

·辅助信息：在凭证输入过程中，如果输入的会计科目有辅助核算的设置，如部门核算、个人核算、往来单位核算、项目核算、外币核算、数量核算、银行账等，则系统会根据该科目的核算性质弹出输入窗口，要求输入。在辅助核算选择对象时，是根据在初始化录入的基础档案中进行选择。如某科目如果有客户辅助核算的要求，在将该科目录入到凭证中时，系统会要求输入分录发生的具体客户，操作员通过参照的方式在客户档案中进行选择，如果客户是新发展客户，在初始化的客户档案中不存在时，可以由有操作权限的操作人员对客户档案进行编辑，增加新客户的信息，再选择新客户作为该分录的客户辅助核算对象。如果科目有外币核算的要求，则制单人员根据系统提示输入外币金额，系统自动读取初始化时设置的外币汇率，按照“外币金额×汇率”计算本位币金额进行填列。如果科目有数量金额核算的要求，系统会提示录入单价和数量，并自动按照“数量×单价”计算出金额，填列到相应的金额栏。如果科目是银行账，则系统提示制单人员录入单据日期、结算方式、结算票号等信息，以供支票登记簿报销、银行对账等功能使用。

（二）凭证审核

对于录入的记账凭证，系统自带的校验功能只能检查出其中一部分可能存在的错误，还有一部分可能出现的错误系统是无法检查出来的，因此，录入的凭证还需要经过审核的环节，才能进入到记账操作。

凭证审核一般采用静态屏幕审核法，即由计算机根据审核人员的要求将需要审核的凭证输出显示在屏幕上，审核人员通过目测等方式对已录入的凭证进行检查，查看是否存在错误。如果审核人认为凭证有错误，审核人在凭证上作出“有错”的标记，该凭证交由填制人进行修改，修改后再进行审核；如果审核人认为该凭证没有错误，通过审核，则通过“签章”功能在凭证的“审核人”栏签上自己的姓名，表示审核通过。由以上所需的操作过程和需求可以看出，软件提供的静态屏幕审核法应包含的功能主要是由查询和标记两项功能组成。首先软件根据审核人员的要求将需要审核的凭证显示在屏幕上，然后提供两种对被审核凭证进行标记的功能，即“有错”或“签章”分别表示存在错误，需要修改，还是通过审核。在这个过程中，系统并不进行实质性的审核工作，只是为审核人员提供了能够进行审核的工作环境和条件。

在审核过程中，需要注意操作规范。首先，根据会计制度规定，凭证的审核人和制单人不能是同一人。一般的总账系统都会遵守此规定对凭证的审核人和制单人进行控制。其次，已经通过审核的凭证不能被修改或删除，如果要修改或删除，需要审核人员取消审核签字后，才能进行。对于审核未通过标错的凭证，不能记账，直接修改。作废凭证和已标错凭证不能被审核。

（三）出纳签字

为了加强对现金日记账和银行存款日记账的管理，保证现金日记账和银行存款日记账的账簿记录正确无误，出纳人员可通过出纳签字功能对制单人员填制的现金科目、银行存款类科目发生的凭证进行检查核对。出纳人员需根据原始凭证，对凭证中涉及企业现金、银行存款类科目的收入与支出的分录进行审查，审查认为记录正确的进行出纳签字操作，审查认为记录有错误或有异议的凭证，应标错后交与填制人员修改后再核对。

出纳签字的程序在很多系统中是可选的，不是必需的程序，企业可以根据自身的内部控制要求和内部控制制度进行选择并进行系统运行参数的控制来设置出纳凭证是否一定要出纳签字。在选择了出纳签字作为必需的程序后，则出纳凭证需要通过审核、出纳签字才可以进入记账程序。如果没有将出纳签字设为必需的程序，则凭证在通过审核后就可以进入记账程序了。

出纳签字和凭证审核的功能从本质上可以理解为功能是相同的，但两者存在着区别：1．凭证审核是对所有凭证都要进行审核，出纳签字只是对涉及出纳科目的凭证才需要执行。

2．凭证审核是所有企业在进行账务核算时所必须完成的核算步骤，对出纳签字功能企业可以根据自身核算流程和内部控制要求选择是否为必需的程序。

3．凭证审核是由具有审核权限的人员执行，出纳签字一般由出纳执行。

（四）凭证修改

修改凭证的功能一般在填制凭证或者查询凭证的功能下进行，而不单独设置功能菜单。进入凭证填制窗口后，通过查询凭证找到需要修改的凭证，然后将光标移到需要修改的项目，进行修改。但是，不是凭证中的所有项目都可以修改的。凭证中的凭证类别、凭证编号不能修改，因为这两项的变动可能会影响系统中凭证编号的连续性。在对凭证修改时以及修改后，系统仍然会按照凭证录入时的校验标准来对修改后的凭证内容进行检查，只有满足了校验条件后才能进行保存。

凭证的修改不是在任何时候都可以进行的，只有当凭证处于未审核或审核标错状态下，才是可以修改的。如果凭证已经审核或已经记账，则需要进行相应的逆操作，让凭证回到可修改的状态，或者用红字冲销法或蓝字补充法对错误凭证进行更正。

1．修改未审核或审核标错的凭证

对未审核的凭证或审核标错的凭证可以直接进行修改，由填制人在填制窗口下，通过查询调出需要修改的凭证，直接进行修改后保存。未审核凭证的这种修改不留下任何痕迹。审核标错的凭证在修改后，出错的标记将会消失。

2．修改已审核而未记账的凭证

经过审核人员审核通过，并已签章而未记账的凭证如果存在错误需要修改，应该由审核人员首先在审核模块中取消对该凭证的审核标志，使凭证恢复到未审核状态，然后再由制单人员对凭证进行修改。这种修改方式也是不留下任何痕迹的。

3．修改已经记账的凭证

对于已经记账的凭证发现错误，在实际操作中，可以进行有痕修改或无痕修改。有痕修改主要是使用红字冲销法或蓝字补充法。

（1）对于凭证金额少计、借贷科目和方向都正确的凭证采用蓝字补充法。凭证的摘要填写“蓝字补充调整╳╳字╳╳号凭证发生额”，借贷科目和方向与原凭证相同，凭证发生金额为原凭证少计的金额。更正错误，只需要一张凭证。

（2）对于凭证金额多计、借贷科目和方向都正确的凭证采用红字冲销法。凭证的摘要填写“红字冲销调整╳╳字╳╳号凭证发生额”，借贷科目和方向与原凭证相同，凭证发生金额为原凭证多计的金额负数，用以冲销原凭证多计的金额。更正错误，只需要一张凭证。

（3）对于会计科目用错的凭证，先用一张红字凭证将原错误凭证完全冲销，然后再填制一张正确的凭证。即先填制一张凭证，摘要为“冲销╳╳字╳╳号凭证”，凭证的科目与原错误凭证完全相同，发生金额大小和方向相同，金额为负数，以达到彻底冲销原错误凭证的目的，然后再编制一张正确的凭证。通常需要两张凭证来完成更正。在很多系统中提供自动冲销凭证的功能，用户只需要找到需要冲销的凭证，系统便可以完成红字冲销凭证的编制。对于涉及银行存款类科目的错误凭证，由于涉及期末银行对账，一般宜采用完全红字冲销后，再编制正确凭证的方法。

若采用无痕修改法，则将需要修改的凭证取消记账、取消审核，然后再对该凭证进行修改。修改后，再依次进行审核、记账操作。

（五）记账

记账是将通过审核的凭证根据发生的会计科目将发生金额登记到相关账簿中，据以得到科目的当前发生额和当前余额。在手工方式下，记账是由会计人员根据已审核的记账凭证及所附原始凭证逐笔或汇总后手工登记到有关总账和明细账中。在手工方式下，记账是一项工作量很大、且容易出错的环节。在计算机环境下，账务处理系统提供的记账功能可自动对已经审核的记账凭证实现记账，不再需要手工记账，大大减少了会计人员的工作量，也保证了记账数据的正确性。

在计算机环境中记账后，和手工方式下记账后一样，能得到每个会计科目的明细账中的逐笔发生记录、每个会计科目的累计发生额、每个会计科目的当前余额等，但其实际的记账过程却和手工方式下的记账过程有着本质的区别。记账的目的是使分录按照科目进行分类、汇总，将记账凭证上按照经济业务生成的分录数据转化成账簿上按照科目分类、汇总的数据。账簿数据中，明细账、日记账提供的是科目逐笔发生的记录、累计发生额、当前余额等数据，总账则提供更总括的汇总数据。手工方式下只有将会计凭证上的分录数据转抄到相应的账簿中，才能按科目得到相应的数据，而在计算机环境下，通过计算机技术中的数据共享、指针技术、索引技术等数据库技术获得账簿所需要的所有数据，并不是采用数据转抄、重复存放等低效方式。计算机系统中，并不存在手工核算环境下的账簿和账页，所有的数据都是存放在数据库文件中的，如“记账凭证文件”、“科目余额发生额文件”等。记账过程在计算机系统中是把要求记账的记账凭证从临时记账凭证文件中转移到正式的记账凭证文件中，正式记账凭证文件中的数据是不能修改的，是会计核算系统稳定的数据源。同时，根据记账凭证的数据按科目更新科目余额发生额中各科目的累计发生额和当前余额等数据。当操作员需要查看相应账簿时，计算机首先在屏幕上绘制账页的格式，然后根据账页中所需要的数据到相应的数据文件中去提取数据项，显示在对应的格式中，以视图的方式展现给用户。查询结束后，临时绘制的视图不复存在，系统内真实存在的只有用以存放数据的数据库文件。所以，在计算机系统内，并不存在手工意义下的账簿，用户查询看到的账簿及账页只是一个临时存在的视图。

在计算机环境中，记账是由有记账权限的人员，通过记账功能发出指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动执行的。一般的记账过程包括以下步骤：

1．选择需要记账的凭证。系统会显示所有符合记账条件的凭证，列示本期通过审核而记账的凭证，由用户选择参与记账的凭证。

2．记账前的检查工作。执行记账功能前，系统会检查需要记账的凭证状态是否正确，凭证借贷金额是否平衡，还要检查当前系统状态是否符合记账要求。记账要求一般包括：如果是系统第一次记账，会检查期初余额是否试算平衡，如果不平衡，不能执行记账操作；上月是否结账，如果上月未结账，本月不能记账。

3．对记账前数据状态进行备份。由于记账过程数据操作量较大，耗时较长，为防止记账过程中出现断电、死机等意外情况使记账过程异常中断，而使系统中的数据处于不正常的状态，在进行记账前需要进行数据的备份，将数据状态备份到硬盘相关目录中。如果出现需要恢复数据的情况，则可以使用备份恢复到记账前状态。这个数据备份工作一般是系统自动执行的，不需要操作员手工执行。

4．开始记账。记账处理过程是对计算机系统内数据库文件的更新，主要包括：记账凭证文件的更新、科目余额发生额文件的更新、辅助账的更新。

5．记账完成。记账完成的凭证处于已记账的状态，存放于正式记账凭证文件中。

记账过程中应该注意的控制有：

（1）上月未结账，本月不可记账。

（2）未审核凭证不能记账。

（3）一个月可以一天记一次账，一天记多次账，多天记一次账。

（4）记账过程中，不要人为终止记账。

（六）出纳管理

出纳管理是总账系统中涉及出纳人员工作范围的一系列功能，主要包括现金、银行存款日记账和资金日报表的查询和输出、支票登记簿的管理以及银行对账。

1．日记账及资金日报表

进行会计科目设置时，在“指定科目”里设置了现金总账科目和银行存款总账科目后，系统将会识别现金和银行存款科目，将其设置为日记账核算。其日记账由出纳人员专管，出纳人员可以对现金及银行存款日记账进行查询和输出。

资金日报表是反映现金、银行存款日发生额及余额情况的报表，手工方式下，资金日报表由出纳人员逐日填写，反映当天营业终止时现金、银行存款的收支情况及余额。电算化方式下，资金日报表主要用于查询、输出或打印资金日报表，提供当日借、贷金额合计和余额，以及发生的业务量等信息。

2．支票登记簿

在手工记账环境下，银行出纳人员通常利用支票领用登记簿来登记支票领用情况。为此总账管理系统为银行出纳人员提供了“支票登记簿”功能，以供其详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等情况。

支票登记簿的功能分两个步骤，首先，在支票领用的时候，登记详细的领用记录，如领用部门、领用人、领用日期、支票用途、支票金额、支票号、备注等。然后，当支票实际支出后，经办人持相关原始凭证到财务部门报销时，会计人员根据相关原始凭证填制记账凭证，录入该支票的结算方式和支票号，系统会在支票登记簿中查询该支票的领用记录，对领用记录予以报销处理，即对该支票予以报销。报销的功能是系统根据结算方式和支票号自动完成的。

支票登记簿的功能能提供支票的自动报销，减轻了报销核对的工作量，降低了错漏发生的可能。

3．银行对账

银行对账是出纳管理的一项最基本、很重要的工作，此项工作通常是在期末进行的。企业的经济业务通过银行进行时，企业和银行的账务处理和入账时间不一致，往往就会发生企业银行存款日记账和银行对账单之间的账面不一致的现象，这种由于入账时间不同造成的双方账面不一致的记录就是“未达账项”。每月月末，企业的出纳人员将企业的银行存款日记账和开户银行发来的当月银行存款对账单进行逐笔核对，勾对已达账项，找出未达账项，编制每月的银行存款余额调节表。通过期末银行对账，可以确定企业账面和银行账面差异的原因，也有利于发现错漏、舞弊等现象。

未达账项包括四类：（1）银行已收，企业未收；（2）银行已付，企业未付；（3）企业已收，银行未收；（4）企业已付，银行未付。通过对账，发现这四类未达账项后，根据调节公式，编制银行存款余额调节表。调节公式如下：

企业银行存款日记账余额＋银行已收企业未收款－银行已付企业未付款＝银行对账单余额＋企业已收银行未收款－企业已付银行未付款

在计算机软件中执行银行对账功能，一般主要需要经过的步骤包括：输入银行对账期初数据；录入本月银行对账单；自动对账；手工对账；查询和输出银行存款余额调节表等。

（1）银行对账初始化

在会计电算化软件中首次启用银行对账功能时，需要首先进行银行对账初始化工作。它的主要工作是将启用电算化银行对账功能的上一个月月末编制的银行存款余额调节表录入到系统中，上一个月月末编制的银行存款余额调节表就成为了银行对账的初始数据，包含截至上月月末的未达账项的详细记录，这些未达账项作为启用电算化银行对账功能月份的初始未达账项，将参与以后月份的银行对账。从启用月份开始，系统能自动将上月对账的未达账项自动参与到以后月份的对账过程中。只是在启用银行对账的第一个月份时，需要手工录入上月的银行存款余额调节表。

银行寄送的对账单上记录的发生额方向在银行未进行调整的情况下与企业银行存款日记账上记录的发生额方向是相反的。但有的银行会在寄送前进行调整，调整为企业相同方向。银行对账初始化时，一般需要设置对账单录入的记录的发生额方向是和企业银行存款日记账相反还是相同，以便后续系统对账时进行已达账项的勾对。

（2）录入银行对账单

在每个月的月末，在对账之前，需要将银行发来的对账单录入到软件系统中。对账单的内容一般包括具体明细记录的入账日期、结算方式、票号、借方发生金额、贷方发生金额以及余额。现在在我国，银行对账单还多以纸质形式寄送企业，出纳人员需要将收到的银行对账单上的数据逐笔手工录入到软件中。从我国整体的信息化发展的趋势来看，只要银行系统和电算化系统具有统一的数据接口，即可实现银行的对账单数据的电子传输，银行系统可以提供接口统一的电子对账单文件，电算化系统通过统一数据接口可以直接将电子对账单中的记录读入数据库。这样就可以省去手工输入银行对账单的步骤，可以提高工作效率，避免错漏。

（3）自动对账

对账是将银行对账单上的记录、企业银行存款日记账上的记录以及期初未达账项进行逐一核对，对双方都已经入账的记录进行勾对，打上核销标志，即为已达账项，未勾对的即为未达账项。企业银行日记账的记录能从系统数据中自动导出或共享。

在电算化环境中，系统提供自动对账的功能，即系统可以根据用户设置的对账条件进行逐笔检查，对达到对账标准的记录进行勾对。一般系统进行自动对账的条件包括：结算方式、结算票号、发生金额相同等。对于业务发生的日期，一般不要求相同，因为实际业务中，同一笔业务在企业和银行的入账时间本身就会存在差异。对于发生方向，在银行对账初始化时，进行了方向设置，设置企业发生额与对账单发生额相反或相同。这些对账条件，系统一般允许用户进行设置。

（4）手工对账

手工对账是对自动对账功能的一种补充。在自动对账过程中，系统根据对账条件自动进行勾对。但在某些特殊情况下，有些已达账项通过设置的对账条件系统无法识别，这就需要出纳人员进行人工识别来进行勾对。如收到的某张支票的金额中一部分是收到的销售款，一部分是客户前欠应收账款，会计可能分开制作两张记账凭证，这样在企业银行存款日记账上将有两笔记录，而银行对账单上只会是一笔记录，这样自动对账功能要求发生金额相同，则无法识别该项已达账项。系统一般提供用户可以手工对账的功能来完成此类业务的勾对。

（5）银行存款余额调节表的查询与输出

当对账完成后，已达账项被打上了标识，剩下的未达账项未进行标识。系统根据本期期末的银行存款日记账的余额、银行对账单的余额、已达账项和未达账项按以上调整公式进行银行存款余额调节表的编制。调整后双方的余额应该相等。

二、用友软件应用操作

（一）凭证填制

在用友U－8．72系统中，拥有填制凭证操作权限的操作人员登录到企业应用平台的相应账套，在【业务工作】窗口中，点击【财务会计】—【总账】—【凭证】菜单项，便可以进入填制凭证的操作窗口。如图3－31所示。

1．增加凭证

记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分；二是凭证正文部分。如果输入的会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多个辅助核算，则同时要求输入多个辅助核算的有关内容。

凭证头部分的内容：

·凭证类别：可以输入凭证类别字，也可以参照输入

·凭证编号：一般情况下，由系统分类按月自动编号，即每类凭证每月都从0001号开始，对于网络用户，如果有几个用户同时在线制单，系统会在凭证的左上角提供一个参考凭证号，在用户填制完毕完成凭证保存时，系统才会真正根据保存时间的先后给出最终的凭证编号。如果只有一个操作人员制单或使用的是单用户版制单，则凭证左上角的凭证号就是最终的凭证编号。当用户填制的凭证的分录的行数较多，超过窗口的一屏5行显示时，系统会自动根据分单分页编号，如转字0005－0001／0003，即表示转账凭证0005号有3张分单，当前显示的是第一张分单。

·制单日期：即填制凭证的日期。系统自动将进入账务系统时的业务日期作为记账凭证的填制日期，操作人员也可以对填制日期进行修改。制单日期也不是可以随意修改的，系统对制单日期有一定的规范性控制。首先，制单日期具有序时控制，即当前记账凭证的填制时间应该大于或等于系统中已有的所有记账凭证的填制时间，这是从产生和存在的先后次序上来控制的。其次，制单日期应该大于或等于总账启用时间。最后，制单日期不能大于当前系统时间。

图3－31　用友软件填制凭证窗口

·附单据数：即输入原始凭证的张数。

·凭证自定义项：凭证自定义项是由用户自定义的凭证补充信息。用户根据需要自行定义和输入，系统对自定义信息不进行校验，只进行保存。

凭证正文部分包括如下内容：

·摘要：简要说明本币分录的业务内容，一般尽量简洁，不能为空。如果在初始化设置时设置了常用摘要，可以从常用摘要中直接选择。在贷方发生金额格回车进入下一行后，下一行会自动复制上一行摘要，就不需要重复输入了。

·科目：录入分录发生的科目，必须是末级科目，科目名称或代码必须与初始化会计科目设置的内容相一致。科目输入的方式包括直接输入科目、科目中文名称、科目英文名称、助记码或使用参照功能。

·辅助信息：对于要进行辅助核算的科目，系统提示输入相应的辅助核算信息，如客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算等信息。如果科目有外币核算的要求，凭证格式会发生变化，会多出“外币”一列，用以填写外币金额以及汇率。制单人员根据系统提示输入外币金额，系统自动将初始化时设置的外币汇率取出，系统自动按照“外币金额×汇率”计算出本位币金额进行填列。如果科目有数量金额核算的要求，系统会提示录入单价和数量，并自动按照“数量×单价”计算出金额，填列到相应的金额栏。如果科目是银行账，则系统提示制单人员录入单据日期、结算方式、结算票号等信息，以供支票登记簿报销、银行对账等功能使用。如果对输入的辅助信息需要修改，可以将鼠标点击对应的科目，然后将鼠标移到辅助项内容上，当鼠标箭头变为钢笔的图标后，双击鼠标，即可弹出辅助项窗口进行修改。

·金额：即是该笔分录的借方及贷方发生额，每行分录的发生额不能为零。当为红字时，输入负号表示。整张凭证的发生额必须满足借贷合计相等，系统才能进行保存。

如果在科目设置时设置了客户往来或供应商往来辅助核算，系统会自动将科目设为科目受控于应收系统或应付系统，那么此科目的相应凭证则不能在“填制凭证”功能中制单，都在应收或应付系统中生成凭证，再传递给总账系统。如果这类科目仍然需要在总账中生成凭证，则在总账初始化的选项设置时，选择“可以使用应收受控科目”和“可以使用应付受控科目”。

如果某个业务发生非常频繁，每次分录只是发生金额不一样，则可以将该笔业务的凭证作为常用凭证存入常用凭证库，即类似凭证模板，以后可以按照所存代号直接调用这张常用凭证，填写发生金额即可。

对于使用支票登记簿功能的用户，若希望在制单时进行支票登记，进行相应的结算方式和票号的登记，需要在总账的选项设置里选择“支票控制”选项，并且其结算方式启用了“票据管理”标志，系统才会自动检索此张支票是否已经在支票登记簿中登记。如果已经登记，则系统会提示询问是否报销该张支票，如果用户选择“是”，则系统会在支票登记簿中报销该支票，即在报销日期栏填上制单日期。如果系统检测该支票未在支票登记簿中登记，则系统会提示支票登记以及报销操作。

2．修改凭证

在填制凭证过程中，可以通过翻页查找或输入查询条件，找到需要修改的凭证，将光标移到需要修改的地方进行修改。可以修改的内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增加或删除分录等。对于辅助项目的修改，需要将鼠标点击对应的科目，然后将鼠标移至辅助内容显示处，当鼠标图表变成钢笔图形时，双击即可弹出辅助内容窗口，进行修改。

如果凭证不是总账系统输入的，是通过自动转账机制从外部系统传递过来的，则这类机制凭证或成为外部机制凭证则不能在总账系统中修改，需要在生成该凭证的系统中进行修改。

凭证填制人员可以修改自己填制的凭证，如果需要修改他人填制的凭证，则在总账选项设置时需要设置“允许修改、作废他人填制的凭证”，但在修改了他人填制的凭证后，凭证的制单人将会变为修改人。

3．作废／恢复凭证

当某张凭证出现了不便于修改的错误时，可将其作废。在填制凭证界面，找到需要作废的凭证，点击【制单】—【作废／恢复】命令，凭证上即会显示“作废”字样，表示该张凭证已经作废，作废凭证仍保留凭证内容和凭证编号，存在于系统中；如果想取消作废，找到需要取消作废的凭证，点击【制单】—【作废／恢复】命令，凭证上“作废”字样即会消失，该凭证恢复正常。

作废的凭证不能修改、不能审核。在记账时，已作废的凭证必须参与记账，否则系统将会检查到有未记账凭证，当月不能结账；系统记账不会对作废凭证作任何数据处理，只是对其作一个记账标志，不会影响账簿数据。

4．整理凭证

整理凭证即是将所有作废的凭证删除，并对未记账凭证重新编号，以保证系统中凭证编号的连续性。若需要删除的凭证之后有已经记账的凭证，则不能进行凭证编号的整理，因此需要将其之后的所有记账凭证都“恢复到记账前状态”至当月月初状态后，才能执行凭证的整理。其操作是点击【制单】—【整理凭证】命令，选择要整理的月份，然后点击【确定】按钮，系统将把已经作废的凭证从数据库中删除，并对剩下的凭证重新编号。

5．制作红字冲销凭证

对于已经记账的凭证，如果发现错误，可以制作一张红字冲销凭证进行更正。点击【制单】—【冲销凭证】命令，在“冲销凭证”对话框中一次输入被冲销凭证的月份、凭证类别和凭证号，单击【确定】按钮，系统会自动根据所选的凭证，生成一张对应的红字冲销凭证。利用系统功能自动生成红字冲销凭证必须是已经记账的凭证，可以是以往年月的凭证。由系统生成的这张红字冲销凭证和一般凭证一样需要进行后续的审核、记账操作。凭证的制单人是执行冲销凭证操作的人员。

（二）凭证查询

凭证查询功能可以用于根据用户需要的条件查询各类凭证。对于全部凭证、已记账凭证、未记账凭证可以分类进行查询，也可以根据凭证标志如作废凭证、有错凭证进行查询。在查询的辅助条件里还可以根据凭证头尾内容和凭证主体内容来进行查询。

凭证查询单独在菜单项上作为一个功能可以执行，在凭证填制、凭证审核等操作窗口中【查看】—【查询】命令也可以执行查询。如图3－32所示。

凭证查询窗口打开时，默认只显示“记账范围”、“凭证标志”和“凭证头尾内容”的查询条件。如果需要对凭证体内容中的项目进行查询，可以点击左侧的【辅助条件】按钮，窗口就会完整的显示出来。“记账范围”选项可以选择查询是在全部凭证里进行，还是针对已经记账的凭证或还未记账的凭证进行。“凭证标志”可以选择查询只在“作废凭证”或“标错凭证”中进行。

（三）科目汇总

科目汇总功能可以按照条件对记账凭证进行汇总，生成科目汇总表。在汇总时，可以选择汇总的对象是全部凭证或已记账凭证，或还未记账的凭证。通过该功能对某期间内所有凭证汇总，可以在记账前就可以查看科目的发生额，方便财务人员随时查看企业当前的经营状况和当期发生金额。见图3－33、图3－34。

（四）凭证打印

凭证打印功能用于打印需要打印输出的记账凭证。企业可以将凭证打印在一般的A4纸张上，也可以使用已有记账凭证格式和排版的用友凭证打印纸。记账凭证作为会计档案为了妥善保管，要求将其以纸质形式进行保存。打印出来的记账凭证需要按照编号顺序装订成册，进行保管。

图3－32　用友软件查询凭证窗口

图3－33　用友软件科目汇总窗口

（五）凭证审核

审核凭证是审核人员按照会计制度规定，对于完成制单的记账凭证的正确性、合规合法性等进行检查核对，审核记账凭证的内容、金额是否与原始凭证相符，会计分录的制作是否符合会计准则，所附单据是否真实、完整等。如果审核发现记账凭证存在问题或错误，需要打上错误标记，交由制单人员进行修改，修改后，再对凭证进行审核。

根据会计制度规定，审核人和制单人不能是同一人，即审核和制单是两项不相容职责。审核凭证只能由具有审核权限的人员进行。见图3－34、图3－35和图3－36。

图3－34　用友软件科目汇总表窗口

图3－35　用友软件凭证审核—选择凭证范围窗口

具体操作是由审核人员进入企业应用平台，进入【业务工作】—【财务会计】—【总账】，点击【凭证】—【审核凭证】，在“凭证审核”窗口中根据需要审核的凭证范围，输入相应的查询条件，单击【确定】按钮后，打开满足条件的凭证的列表，双击需要审核的记账凭证，该记账凭证就显示在屏幕上。检查凭证内容，如果凭证正确，则单击【审核】按钮，系统会在凭证的审核人的签名栏签上审核人的名字，表示该凭证通过审核；如果审核发现凭证存在错误，单击【标错】按钮，则凭证的左上角会显示红色的“有错”标记，被标错的凭证将需要填制人员在“填制凭证”窗口进行修改，修改后需要再进行审核。在填制人员对有错凭证修改后，“有错”标记会自动消失。

系统还提供成批审核凭证的功能。点击【审核】—【成批审核凭证】菜单项，系统自动对当前范围内的所有未审核凭证执行审核签名操作；点击【审核】—【成批取消审核】，系统会自动对当前范围内的所有已审核凭证执行取消审核的操作。

作废凭证不能被审核，也不能被标错。

图3－36　用友软件审核凭证窗口

（六）出纳签字

对于涉及企业资金的业务填制的凭证，如果企业要求必须由出纳人员进行凭证的检查核对工作，则此类凭证需要经过出纳签字流程，由出纳人员审核记账凭证的科目、金额是否正确。如果正确，执行出纳签字操作，系统会在签字栏的“出纳”处签上出纳的姓名，表示出纳审核通过；如果审核发现有问题或有错误，交由填制人员进行修改。其操作流程与凭证审核大致相同。

企业可以根据实际需要决定是否必须要对出纳凭证进行出纳签字，该项选择可以在总账的控制参数选项设置时选择“出纳凭证必须经由出纳签字”。如果选中了该选项，则出纳凭证必须经过出纳签字后才能进入到记账程序；如果没有勾选该选项，则对出纳凭证可以执行出纳签字，也可以不执行出纳签字，均可进入记账流程。

凭证一经签字，就不能再修改、删除，只有取消签字后才可以进行修改或删除。取消签字只能由出纳人员自己进行。

启用出纳签字功能必须在初始化会计科目设置时进行指定科目中现金和银行类科目的指定操作，这样系统才能识别出涉及现金、银行类科目的需要进行出纳签字的记账凭证。否则，在执行出纳签字功能时，系统会提示没有需要出纳签字的凭证，其原因就是系统找不到涉及现金和银行类科目的记账凭证。

（七）凭证修改

在用友软件系统中，凭证修改的操作是在填制凭证的窗口中执行的。在填制凭证的窗口可以显示所有未记账的凭证，即已完成填制的未审核的记账凭证和已审核未记账的记账凭证。凭证一旦完整记账后，在填制凭证的窗口中将不再能看到，需要到查询窗口中去查看。

对于未审核的凭证，在填制凭证窗口中可以直接修改，然后保存。如果在总账控制参数设置时，设置了“可以修改、作废他人填制的凭证”，则在对他人填制的凭证修改完点击保存按钮后，被修改凭证的制单人签名栏将会变为修改人的名字。如果未设置“可以修改、作废他人填制的凭证”，则只能对自己填制的凭证进行修改。

（八）记账

在会计电算化系统中，记账操作是由有记账权限的操作员点击【记账】按钮，系统就自动根据记账程序完成一系列的记账工作，其过程是自动执行的，与手工方式下需要会计人员每笔分录进行转抄相比，工作量大大减少，并且会计电算化系统中记账的数据处理方式采用计算机的数据共享技术，也与手工方式下数据的冗余存储的方式不同，降低了错误，提高了效率。

1．记账

在用友系统中执行记账操作需要经过以下几个步骤：

（1）点击【总账】—【凭证】—【记账】菜单项，启动记账操作窗口。

（2）在记账操作窗口中选择需要记账的月份，系统会显示该月份可以记账的凭证，再选择需要记账的凭证范围。可以点击【记账报告】按钮，系统会对记账范围的记账凭证进行发生金额的汇总并显示。点击【记账】按钮，系统会首先对记账月份的科目期初余额进行试算，检查试算是否平衡，只有试算平衡才能进行后续操作步骤。试算平衡后，系统自动完成记账过程，窗口中记账操作的进度条向前推进，直至完成，显示“记账完毕”。记账完成后，系统内部的相关数据文件得以更新，如科目余额发生额文件、记账凭证文件、相关辅助账数据库文件等；每张凭证的“记账”签字栏处也会由系统签上记账操作人员的姓名。

记账操作顺利的执行需要遵守以下操作规则和控制：

·记账凭证通过审核后方可记账。

·上月未结账，本月不能记账。

·试算不平衡，不能记账。

·作废凭证无须审核，必须直接记账，但作废凭证的数据不会影响账簿数据。

·在一个月内，可以记账多次。

·只有在记账后，账簿才有最新的数据，如果只是填制凭证而未记账，则来源于账簿的功能将都无法得到最新数据。

2．恢复记账前状态

当记账后因为各种原因需要恢复到记账前的状态时，例如在记账过程中出现异常中断使数据状态不正确时需要恢复到记账前状态重新进行记账操作，或发现有已经记账的凭证存在错误，需要修改，则恢复记账前状态，取消记账，取消审核，对记账凭证进行修改，再进行审核、记账操作。由于恢复记账前状态的操作对于系统中数据具有很大的影响，其操作重要性很高，系统在登录后默认显示设置是不显示“恢复记账前状态”菜单项的，需要执行菜单项激活功能才能显示出“恢复记账前状态”菜单项。激活的具体操作是点击【期末】—【对账】菜单项，在“对账”窗口界面下使用“Ctrl＋H”组合键，“恢复记账前状态”菜单项则被激活，显示在【凭证】菜单下，点击“恢复记账前状态”菜单项，弹出操作窗口。在操作窗口中可以选择需要恢复的月份和恢复的方式。在恢复方式下可以选择恢复到最近一次记账前状态或恢复到当月初状态。选择恢复到最近一次记账前状态则是取消最后一次记账的凭证的记账操作；如果选择恢复到月初状态，则是取消当月所有记账凭证的记账操作。

取消记账后的记账凭证处于已审核未记账状态。在确认需要恢复到记账前状态时系统需要输入主管口令。见图3－37。

图3－37　用友软件恢复到记账前状态窗口

（九）出纳管理

1．现金日记账、银行日记账的查询及管理

在系统初始化的会计科目设置工作中设置了“指定科目”后，系统能识别出纳管理的科目即现金科目和银行存款科目。出纳管理的工作也是针对这两类科目进行的。在设置了指定科目后，系统会自动将现金科目设置为“日记账”，将银行科目设置为“日记账”和“银行账”。“库存现金”和“银行存款”科目的账簿将在日记账中查询。

日记账的记账规则是“日清月结”，即账簿每日需要将当日凭证记账，账簿将按照每天的发生额计结“本日合计”项目，需要合计出本日累计的借方发生额和贷方发生额。在现金日记账中，账簿上除了需要登记每张凭证上的借方发生额或贷方发生额以外，还需要登记“对方科目”，即凭证上分录的对方科目。银行存款日记账除了要登记“对方科目”外，还需要登记结算方式及相应的票号。

对于现金日记账和银行存款日记账的查询一般只允许出纳和账套主管有权限进行。现金和银行存款的账簿数据就不再能在系统明细账查询中看到。在不同系统中，现金日记账、银行存款日记账也可以根据用户需要进行打印或转换成其他格式的文档进行输出。比较方便的是通过【输出】按钮，将日记账内容输出为EXCEL文件，然后可以对EXCEL文件进行需要的操作。见图3－38至图3－40。

图3－38　用友软件银行日记账窗口

友软件现金和银行存款日记账菜单项

2．资金日报的查询和管理

资金日报按照每日资金类科目的发生额和余额进行编制。资金日报以日为单位，列示资金类科目当日累计借方发生额和累计贷方发生额，计算出当日的余额，并累计当日发生的业务的笔数，为每日的资金收支业务、金额进行详细的汇总和汇报。资金日报的相关操作一般也只能由出纳和账套主管进行。资金日报也可以根据用户需要进行打印或转换成其他格式的文档输出，如EXCEL文件。

图3－40　用友软件银行存款日记账格式

3．支票登记簿的管理

在用友系统中，要启用支票登记簿需要进行相应的设置。首先在进行会计科目设置时，需要进行指定科目中的银行总账科目的设置，这样系统才能识别银行存款科目来启用支票管理。其次，需要在结算方式中，将需要在支票登记簿中登记的结算方式进行“票据管理”设置。再则，在总账系统的选项中，要选中“支票控制”选项。完成这些设置后，支票登记簿功能才能正常启动和运行。

支票登记簿功能的使用分两个步骤。首先，在有人员领用支票时，企业的银行出纳员进入“支票登记簿”功能进行支票领用具体信息的输入，如支票领用日期、领用部门、领用人、支票票号、金额、用途等。当支票支出后，经办人持原始凭证到财务部门报销，会计人员根据原始单据填制记账凭证。在填制记账凭证时，会计人员在分录贷方录入科目“银行存款”时，系统会要求输入结算方式和票号，当会计人员录入了相应信息后，系统会自动检测支票登记簿中是否存在相同支票号，如果存在，系统会将支票登记簿上的对应领用记录进行报销处理，填写对应记录的报销日期，即为填制凭证的日期，并会以不同底色显示已报销的记录。对于支票登记簿中的领用记录，如果由于各种原因，系统没有进行自动报销，也可以采用手工填写报销日期来实现报销操作。

在实际工作中，由于领用支票时需要领用人的亲笔签名，所以支票登记簿功能并不能完全替代纸质的支票领用登记簿。

支票登记簿功能从【出纳】—【支票登记簿】菜单项进入，进入后，通过【增加】按钮来进行支票领用记录的增加及相关信息的录入。未报销的记录系统以白色底色显示，已报销的记录系统以黄色底色显示。

4．银行对账

银行对账是每月月末企业银行出纳员需要进行的一项重要工作，将企业银行存款日记账和银行发来的对账单进行核对，通过逐笔核对勾对已达账项，找出未达账项，并据此编制每个月的银行存款余额调节表。从工作内容上来说，银行对账属于出纳的工作，从操作的时间上，银行对账也可以属于期末处理。

用友系统中，银行对账功能在【出纳】菜单项下，包括银行对账期初录入、银行对账单录入、银行对账、余额调节表查询、核销银行账及长期未达账项审计等。

（1）银行对账期初录入

银行对账期初录入属于银行对账功能的初始化，录入启用银行对账功能的期初未达账项，以保证数据的连续性。在进行初始化时，录入上期的银行存款余额调节表。录入时系统会要求录入未达账项的详细信息，作为期初未达账项，以便参与后续的银行对账工作。

银行对账初始化时需要设置启用时间，因为用户在启用总账系统进行账务核算时，可以暂时先不启用银行对账功能，在以后的某个月份再启用，因此银行对账的启用日期就应该可能晚于总账启用的日期。启用日期通常设为启用银行对账的月份的第一天。启用日期设置后一般不得随意调整。

在进行银行对账期初录入时，首先选择具体的银行账款末级科目，然后可以通过点击【方向】按钮来设置银行对账单记录的发生额方向是与企业银行存款日记账上记录发生额方向相反或相同。

录入银行对账期初数据包括单位日记账调整前余额、银行对账单上调整前余额及期初未达账项，其具体数据即为上月的银行存款余额调节表数据，只是未达账项需要明细录入。单位日记账和银行对账单的调整前余额可以直接录入，未达账项需要点击【对账单期初未达项】和【日记账期初未达项】进行明细信息的录入。录入完成后，系统自动根据调整公式进行调整，得到的调整后余额应该相等。见图3－41。

图3－41　用友软件银行对账期初数据输入窗口

具体操作时应该注意以下问题：

·如果科目是外币核算的银行存款科目，则在银行对账初始化时应该录入外币余额以及外币未达账项。

·银行对账期初功能属于银行对账初始化功能，只在第一次使用银行对账功能前使用，以后每个会计期间进行银行对账就不用在进行此功能了。

·银行对账启用日期不能早于总账启用日期。

·期初未达账项的发生日期不能晚于银行对账启用日期，因为其表示的是在启用银行对账日期前就已经存在的未达账项。

·在完成银行对账初始化录入后，系统会自动对调整后的余额进行检查，只有当单位日记账调整后余额等于银行对账单的调整后余额，才能进行后续对账工作，否则会导致期末银行对账的余额调节表的不平衡。

·期初未达账项需要明细输入，便于后续对账。

（2）录入银行对账单

在每个月进行银行对账时，要首先输入银行寄送来的对账单数据。通过点击【出纳】—【银行对账】—【银行对账单】菜单项可以进入相应功能，然后选择需要对账的银行存款科目和对账期间即可开始录入。

（3）银行对账

银行对账采用自动对账和手工对账相结合的方式。

自动对账是系统根据对账条件将企业银行日记账中记录与银行对账单中记录以及期初未达账项进行核对、勾销。对账条件通常是“结算方式＋结算号＋方向＋金额”，其中，“结算方式”和“结算号”属于可选项，“方向”和“金额”的条件是必须满足的条件。对于已核对上的业务，系统会自动在银行存款日记账和银行对账单双方标上两清标志“○”，视为已达账项，并用不同的底色予以区别显示。自动对账的功能是要求记录完全符合所选择的条件才能认定为已达账项。

在某些情况下，所设定的自动对账条件不能识别出所有的已达账项，这时，就需要进行手工对账来进行勾销。手工对账勾销后，其两清标志会和自动对账的两清标志有所区别，会显示“Y”。手工对账是对自动对账的补充，在自动对账完成后检查是否存在自动对账不能识别的业务，来进行调整勾对。

手工对账功能没有菜单项对应，用户直接分别双击对应的记录即可，对应的记录就会标上两清标志，并以黄色底色显示。

单位日记账的记录来自系统中银行日记账，因此，此处单位日记账要有正确的数据出现，前提条件必须是当月的凭证已经全部完成记账。如果凭证全部没有记账，则此处单位日记账处会无记录显示。另外，在进行系统初始化时，进行会计科目设置时完成指定科目中的银行总账科目的设置也是银行对账功能能够正常进行的前提。见图3－42。

（4）余额调节表查询

在完成银行对账后，已达账项都被标上了两清标志，计算机自动整理、识别未达账项及其分类，完成余额调节表的编制，以检查对账是否正确。点击【出纳】—【银行对账】—【余额调节表查询】菜单项，双击相应的银行科目，即可以查询对应银行科目的余额调节表。如果需要查看未达账项的具体分类和明细，可以点击“银行存款余额调节表”中的【详细】按钮来查看具体的未达账项的分类和明细数据。如果编制的余额调节表调整后余额不相等，则说明银行对账过程存在错误，如输入数据错误、对账错误等，需要检查并修改。