财产物资管理工作

一、财产物资管理工作

（一）概述

1．财产的分类

（1）固定资产。

①固定资产的概念与标准。概括地讲，固定资产是指使用期限较长，单位价值较高，并且在使用过程中保持原有实物形态的资产。

使用期限在1年以上的房屋、建筑物、机器、设备、器具、工具等资产应作为固定资产；不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用期限超过两年的，也应作为固定资产。

②固定资产的分类。单位的固定资产种类繁多，规格不一，为加强管理，便于组织会计核算，有必要对其进行科学、合理的分类。根据不同的管理需要和不同的分类标准，可以对固定资产进行不同的分类。

a．按固定资产的经济用途分类，可分为经营用固定资产和非经营用固定资产。经营用固定资产是指直接服务于单位生产、经营过程的各种固定资产。如生产经营用的房屋、建筑物、机器、设备、器具、工具等。

非经营用固定资产是指不直接服务于生产经营过程的各种固定资产。如职工宿舍、食堂、浴室、理发室等使用的房屋、设备和其他固定资产等。

按照固定资产的经济用途分类，可以归类反映和监督单位经营用固定资产和非经营用固定资产之间以及经营用各类固定资产之间的组成和变化情况，借以考核和分析单位固定资产的利用情况，促使单位合理地配备固定资产，充分发挥其效用。有关制度规定，单位的固定资产应按经营性和非经营性固定资产分别核算。

b．按固定资产使用情况分类，可分为使用中的固定资产、未使用的固定资产和不需用的固定资产。使用中的固定资产是指正在使用中的经营性和非经营性固定资产。由于季节性经营或大修理等原因，暂时停止使用的固定资产，仍属于单位使用中的固定资产；单位出租给其他单位使用的固定资产和内部替换使用的固定资产也属于使用中的固定资产。未使用的固定资产是指已完工或已购建的尚未交付使用的新增固定资产以及因进行改建、扩建等原因暂停使用的固定资产。如单位购建的、尚待安装的固定资产，经营任务变更停止使用的固定资产等。不需用的固定资产是指本单位多余或不适用，需要调配处理的各种固定资产。

按照固定资产使用情况分类，有利于反映单位固定资产的使用情况及其比例关系，便于分析固定资产利用效率，挖掘固定资产的使用潜力，促使单位合理地使用固定资产，也便于单位合理地计算固定资产的折旧。

c．按固定资产的所有权分类，可分为自有固定资产和租入固定资产。自有固定资产和租入固定资产的区别在于：自有固定资产属于单位的财产，单位可以自由地支配、使用而不需支付租金；租入固定资产是不属于本单位的财产，单位对租入的固定资产，依照合同拥有使用权，同时负有支付租金的义务。这种分类的作用在于分析、考核单位固定资产的实有数额及其利用情况，分析和考核自有和租入固定资产的经济效益。

d．按固定资产经济用途和使用情况分类，可分为经营用固定资产、非经营用固定资产、租出固定资产、未使用固定资产、不需用固定资产、土地和融资租入固定资产七大类。由于单位的经营性质不同，经营规模各异，对固定资产的分类不可能完全一致，单位可以根据各自的具体情况和经营管理、会计核算的需要进行相应的分类。

（2）无形资产。

①无形资产的概念与性质。无形资产是指单位长期使用而没有实物形态的资产，包括专利权、商标权、非专利技术、著作权、土地使用权、商誉等。主要有以下几个方面：

a．不存在实物形态。无形资产通常表明单位所拥有的一种法定权力或优先权，或者单位所拥有的高于一般水平的获利能力，如商标权、专利权、商誉等。但应指出，并不是所有没有实物实体的资产都是无形资产，如应收及预付项目、应付及预收项目，以及尚待递延配比的费用。虽然它们都不具有实物形态，但却不是无形资产，而是分别归入流动资产、流动负债和递延资产。因此，以是否具有实物形态为识别无形资产的惟一特征，是不全面的。

b．能为单位带来未来的经济利益，但具有很大的不确定性。资产的特性之一是能为单位带来未来的经济利益，无形资产作为一项资产，当然具有这一特性。但无形资产带来的未来经济利益与实物资产相比，难以确定。因为随着新技术、新能源、新材料、新工艺、新产品的出现，使无形资产确认时的经济价值与以后实际的经济价值相差甚远。

c．有效年限在一年以上，但有效期限又不易确定。无形资产属于长期资产，其有效期限超过一年，但除法定期限外，其有效期限究竟有多长，难以确定。因此，在会计工作中，只能根据法律规定期限或人为地为某项无形资产规定一个有效期限，以将其成本分摊到各期。

d．有偿取得的。单位取得无形资产的途径大体有购入、自创和其他单位投资转入。但无论是购入、自创还是其他单位投资转入，都要花费一定代价，即有偿取得。当然，单位也可无偿接受其他单位、个人或团体的捐赠而获得无形资产，但在绝大多数情况下是有偿取得的。

e．要与单位或单位的有形资产结合，并在生产经营中加以利用。单位一般是为了进行生产经营活动才取得无形资产，而且其经济效用只有和有形资产相结合在生产活动中才得以体现。因此，某些无形资产不能与特定单位或单位的有形资产及相关的经营活动相分离，脱离了特定单位及其相关生产经营活动，无形资产就失去了其经济价值。

②无形资产的内容。

a．专利权。专利权是指经政府依法批准的发明人或权利受让人，对某一发明成果在一定年限内享有的独占权或专用权。专利权的主体是依据专利法被授予专利权的个人或单位。专利权的客体是受专利法保护的专利范围。

专利权是一种有期限的工业产权。专利权包括发明专利、实用新型专利和外观设计专利三类。

专利权具有收益性。专利权给单位带来的收益主要在三个方面：降低制造成本；确立独占优势，增加竞争能力，使产品畅销；通过出售专利权，获取转让费收入，或通过特许使用合同获取使用费收入。专利权的收益是潜在的、间接的，其收益大小具有不确定性。

b．商标权。商标权是使用特定名称或符号的专有权利。它通过单位向政府注册取得，一经注册，便归单位专用，并获得法律保护。

c．土地使用权。土地使用权是指使用特定的土地的专门权利。

d．著作权。著作权是指书籍著作人享有的对其著作依法享有的特殊权利。

e．专有技术。专有技术是指工业上实用的未经公开亦未申请专利权的先进技术，也叫非专利技术、技术秘密或技术诀窍。它不受法律保护，但事实上具有专利的效用。

专有技术可以作为投资入股，也可以转让。

f．商誉。商誉是指一个单位由于种种有利因素而形成的可以取得高于同行业正常经营利润率的能力。这些有利因素包括技术先进、质量优良、地理位置优越、历史悠久、深得顾客信任等。

商誉是一种非常特殊的资产，它与整个单位的存在有关，不能单独存在，也不能单独出售。它的价值不能用任何方法单独计量。

2．财产物资的技术管理

（1）财产物资的编目。要根据国家和上级的有关规定及本单位的具体情况，编制物资设备管理目录。物资设备目录，就是各单位对自己使用的各种物资设备按一定的标志进行分类，按一定的顺序进行排列，并赋予一定代号的物资设备名称表，以便整理原始资料，编制物资设备计划的统计，适应计算机程序的编排，加强物资设备的保管使用，制定物资消耗定额和进行物资设备核销。

制定财产物资管理目录时，必须服务于本单位工作，方便职工，便于核算，便于查阅和记忆。具体应做到：

①统一财产物资名称。如果物资名称不统一，就容易产生混乱，把一种物资当成几种物资。

②统一计量单位。在以瓶、坛、包、箱、桶为计量单位时，应同时注明重量和数量。

③使用标准释号。要采用国家规定的最新标准。

④次序排列科学。在财产物资管理目录里，每一类、每一组、每一项物资名称和次序排列，都要按统一的方法，并与库存物资排列方法一致，以便查找管理。

财产物资分类管理目标确定后，还需进行物资设备编号。

（2）设备的选择与使用。设备选择即设备选型。选择的目的就是要求技术上先进、经济上合理、生产上适用，就是保证生产发展，提高单位后勤经济效益，实现技术进步必不可少的措施。选择设备应考虑以下几个问题：

生产性，应当选择高效率的设备；可靠性，即选择精确度、准确度高，耐用时间长，可靠性好的设备；安全性，即安全生产保障性能好；节能性；维修方便；环保性；成套性；适应性。

实行企业化管理的单位，还应进行经济评价。如果是采用投资回收期法进行评价，一般来说，在其他条件相同的条件下，应选择投资回收期短的设备；如果是采用费用效率分析法又叫寿命周期费用法进行评价，就应选择寿命周期费用最经济，综合效率最高的设备。

（3）设备的维护、检查和修理。设备维护又叫保养，其内容是润滑、坚固、调整和保洁。设备的检查是对其运行状况、工作程序、磨损或腐蚀情况进行检查和校验，及时查明和清除隐患。修理就是对设备磨损进行修复。

（4）设备的改造和更新。设备的改造是指对原有设备进行技术改造，以改善其性能，提高其设备条件和劳动效率。设备更新主要是以新的、效率更高的设备，去更换陈旧的和经济上不合理的设备。设备的改造与更新，要根据实际需要与可能，有计划、有步骤、有重点地进行。

（二）财产管理的基本要求

现代企业或企业化管理的单位加强财产管理具有重大意义，这是由于财产作为单位资产的一个重要组成部分，其利用效率的高低将直接影响单位的经营成本，进而影响其经济效益和市场竞争力。所以，现代企业或企业化管理的单位必须加强财产管理，使其得到充分利用和保护。单位财产管理的内容很多，一般包括房产、设备、车辆等。单位财产管理，也可分为不同的形式，且这些形式之间有很大的差异。因而单位的财产管理具有很大的复杂性，单位管理者要对财产进行科学管理，必须制定规范完善的财产管理制度。

单位财产管理即是对单位所有财产的购设、运用、维护等方面进行控制，具体说来，单位财产的采购、损耗、登记等均属于单位财产管理的范畴。单位财产管理制度则是对单位财产管理工作的规范，它是单位行政办公管理制度中的重要组成部分。单位财产管理的对象有流动资产和固定资产两种形式。

1．流动资产管理的基本要求

一个单位的流动资产管理是否合理，关系到单位再生产过程能否顺利地进行。流动资产管理的基本要求如下：

（1）合理预测和控制流动资产的需要与占用量。单位在保证生产经营需要的前提下，要尽量避免流动资产的积压。合理占用是单位正常的耗费，而占用量过多或者发生不必要的占用则是一种浪费。

（2）加强内部资产管理。建立和完善单位内部资产管理责任制。加强单位内部资金管理，必须建立和完善资金管理责任制，以制度形式规定管理资金的权利、责任和义务，并将集中管理与分级管理有机地结合起来，加速流动资产的循环与周转，从而提高单位的资金效益。

（3）合理组织和筹集资金。单位根据需要量及时合理地筹集和供应流动资产所需的资金是保证单位生产经营正常进行的前提条件。

2．固定资产管理的基本要求

（1）固定资产的使用管理方法。

①固定资产的编号。行政机关的固定资产，为了便于登记和保管，应由财产管理部门根据固定资产的分类，结合本系统单位的实际情况，制定适合于本系统的“固定资产目录”，对每件固定资产进行编号，予以标记，实行管理。

②固定资产的领用、调出。

a．固定资产的领用。行政事业单位的部门领用固定资产，应由使用部门主管人员和经办人员填制“财产物资领用单”，向财产管理部门申请领用；经单位领导人批准后，财产管理部门凭此发放财产物资，并在“财产物资领用单”上注明实发数量和财产编号，同时作财产分布记录。“财产物资领用单”，如表21－1所示。

表21－1　　　　　　　财产物资领用单

b．固定资产的调出。行政事业单位由于工作任务和计划变更，或者因为采购计划不同，或者因机构缩小和人员减少，可能使一部分固定资产闲置不用。对于闲置不用的固定资产，必须从国家整体利益出发，向上级主管部门主动提出调拨。凡调出固定资产，应凭上级签发的“固定资产调拨单”办理调拨手续。但是，行政机关和事业单位调出固定资产，不论无偿或有偿，原则上应报主管部门审查批准。未经过批准，不得随意处理。

向外借出的固定资产，借用单位必须出具借据，并按商定归还的日期如期归还。借出的固定资产，在借出和归还时，应由借出与借用单位共同检验有无损坏。如在借出期间，借用单位对借出的固定资产损坏时，应按损坏程度进行赔偿。

③固定资产的报损、报废。行政事业单位使用的固定资产，由于正常使用，磨损到一定程度，不能继续使用和修复，就应予以报废。如果由于遭受非常事故，使固定资产受到严重破坏，不能修复使用，则需要进行清理报损。固定资产报损、报废，都要减少固定资产的数量，必须报经主管部门审查批准，然后填制“固定资产报损、报废单”，凭以销账。

对于固定资产的报损、报废，应分别不同情况，按照下列要求加以妥善处理：

a．固定资产的自然损耗，可由使用部门或个人填具“固定资产报销报废单”，如表21－2所示。经主管人员审查并签注意见后，报单位领导或其授权人批准。对于特别贵重的财产，还应通过群众和有关部门讨论、鉴定，再行提出处理意见，报单位领导审批，并报上级备案。

表21－2　　　　　　　　固定资产报销报废单

b．凡是使用人或管理人玩忽职守或保管不力，致使财产物资发生被窃、遗失等，应认真查清责任，分情节轻重，给予应有的处分。

c．凡是损坏公共财物，一般都要按价赔偿。

d．凡经批准报损、报废的财产残品，应如数交由财产管理部门核对、验收，并加以利用或变价处理。

④建立固定资产的账卡制度。行政事业单位的每一件固定资产，都必须根据其不同的特点，设立账、卡进行登记。使用单位和财产管理部门，都要有按品名登记的固定资产明细账或卡片，记录所有使用和管理的固定资产，以便查对。“固定资产管理卡片”如表21－3所示。

表21－3　　　　　　　　　固定资产管理卡片

续表

（2）固定资产的维修和盘存的管理方法。

①固定资产的维修。固定资产在正常使用过程中，由于长期磨损或其他原因造成局部磨损，为恢复其正常使用能力，发挥其应有的功效所进行的修理，称为固定资产修理。固定资产的修理，按其修理规模和性质不同，可分为大修理和经常修理两种。

固定资产大修理是对机器设备进行全面拆卸修理，更换主要部件、配件；对房屋建筑物的主要结构或其他严重损毁而进行的翻修和比较全面的修补、粉刷、油漆，都属于大修理。由于大修理范围较广，修理的间隔期较长，需要费用也较大，单位在正常经费中很难调剂解决，因此必须向专项主管部门报告，由主管部门报财政部门审批，按专项资金处理。

在企业化管理的单位，则按固定资产平均总值和规定的提存率，从生产成本中提取大修理基金，作为固定资产大修理的资金来源。

经常修理是为保持固定资产的正常能力而进行的维护保养性修理。特点是：修理范围小，发生次数较多，每次修理的间隔较短，费用较少。例如，对机器设备进行维护保养，拆卸擦洗，更换小部件等，对房屋建筑物的轻微损坏进行的一般性维修等。

②固定资产的盘存。为了切实保护国家和单位财产的完整和安全，对于各类固定资产，每年必须全面清点一次。固定资产的盘存工作，应由领导人员、专业人员（包括财产管理人员、财务会计人员和使用部门负责人）和职工代表组成的盘点小组负责进行。办公室主管更应协调好每个工作人员的工作。

在固定资产盘点清查的过程中，除了查明固定资产的实有数与账面余额是否相符外，还应注意各项固定资产的保管、使用、维修、保养等情况，如有保管不善、使用不当、维修保养欠妥以及修理不及时等情况，应及时采取有效措施加以改进。固定资产如有盘盈、盘亏和毁坏，盘点清查工作人员应深入实际，依靠群众，进行调查研究，查明原因，报告单位领导进行处理。同时，研究和提出改进意见，以便进一步做好固定资产的管理工作。

为了避免年终进行全面盘点清查时工作负担过重，也可采取定期轮点清查办法，即在年度中间，按照财产类别或部门，进行轮转盘点。

各项固定资产经过盘点清查，应当根据实存数和账存数编制“固定资产盘盈、盘亏表”，反映盘点清查结果。对于盘盈的固定资产，即账外财产，应在表内列明数量、金额和原因，作为研究处理和批准入账的依据。对于盘亏的固定资产，应当说明情况，分析原因，提出处理意见，提请领导审查批准，并相应调整账面金额。

3．材料及低值易耗品管理的方法

（1）材料及低值易耗品的分类。

①材料的分类。各单位需要的各种材料，按其特点和用途可分为五类：

a．原材料和各种辅助材料。原材料是指使用后能构成另一物品主要实体的各种材料，如水泥、钢材、木材等。辅助材料是指使用后不能构成另一物品主要实体的各种材料，如油漆、防腐剂等。

b．燃料。是指用于燃烧的各种材料，如煤炭、石油、天然气等。

c．修理备用件。是指用于修复各种物资设备的零配件，如汽车和各种专用设备的零配件等。

d．医疗辅料和药品。是指用于职工医疗保健的各种辅助材料和药品，如药棉、纱布和药品等。

e．其他材料。

②低值易耗品的分类。单位使用的低值易耗品，按其特点和用途可分为八类：

行政办公文具用品；文娱体育用品；各种劳动用具；清洁卫生用品；劳保用品；玻璃仪器、器皿；低值仪器、仪表和医疗器械；其他易耗品。

（2）材料与低值易耗品的购进管理体制。

①购置物资材料的购置管理体制大致有三种类型。

a．集中制。各单位所需物材由专门机构统一集中购置。这种体制的优点是有利于实现有效控制，节省费用，便于协调和审核。缺点是限制较死，灵活性较差，难以照顾到各部门对物材的特殊需要。

b．分散制。各单位所需物材，由各部门、单位自己购置。这种体制的优点是物材对路，灵活方便，能及时满足各部门、单位对物材的特殊需要。缺点是不利于控制整个单位的物材购置数量，也不利于统一物材标准和进行余缺调剂，同时还增大了购置费用和审核工作的难度。

c．分配制。各单位所需物材，由主管部门统一制定购置计划，按计划分配到各部门、单位执行，并由主管部门监督。这种体制既有利于集中控制和审核，又给了部门、单位一定的物材购置权，把统一性和灵活性有机地结合起来，有利于物材的管理和使用。

一般地讲，县级单位的物材购置宜采用集中制，地级单位的物材购置宜采用分配制，省级单位的物材购置宜采用分散制。

②物材购置原则与程序。单位物材购置应坚持适用、经济和标准化的原则。适用，是指适合单位使用，能满足工作需要。经济，是指价格合理，经费节省。标准化，是指采购的材料和办公用品尺寸、规格要标准化，以便使用和管理。

单位购置物资材料的一般程序是：

a．使用部门根据工作需要提出用料计划，注明品种、规格、数量、用途和经费来源等；

b．管理部门根据使用部门提出的用料计划和库存情况，编制采购计划，送主管领导审批；

c．主管领导审查批准采购计划；

d．管理部门按批准的计划采购物资。属于国家统配物资，应按国家规定的统配物资分配办法进行采购。属于大宗购置，应在了解市场行情，产品质量和价格之后，通过比较择优购置；

e．验收付款，登记入账。采购回来的物资材料，要按购货合同或进货凭证进行验收。验收合格后，由购方填制验收单两份，一份交供方收执作为领款凭证，一份由购方留存作为付款凭证备查。

③物材购置限制。为防止经费超支和积压、浪费，必须对物材购置进行必要的限制。限制的方法有两种：

a．总额限制。即限制物材购置费用的总额。各部门、单位的物材购置费用总额由主管部门核定，无特殊情况不准突破。

b．个别限制。即对一种物材的购置数量和经费进行限制。各部门、单位购置每一种物资材料，都应事先送主管领导审核批准，财务部门还要审核其支出是否符合制度要求，以防止出现购物失控的情况。

（3）材料及低值易耗品的保管方法。

①物材保管原则。

a．集中保管原则。各机关单位所有未发放使用的各种物资材料，应集中在一起，指定专人负责管理，以节省人力、物力、财力和防止物材散失。

b．分类保管原则。为方便管理和发放，进库的各种物资材料，应按其性能、用途和保管要求，分门别类地存放和保管，以提高管理水平和工作效率。

c．缜密保管原则。单位的物资材料是国家的财产，保管不善会给国家和人民造成损失。因此，在整个管理过程中，都应认真负责，仔细周到，防止出现丢失、损坏等现象发生。

②物材保管的工作内容。

a．验收入库。单位购入或调入的物资材料，在入库之前必须严格验收。仓库保管员要根据购货合同或进货凭证等，认真核对进库物材的品种、数量、规格、质量等，准确无误后才能填制“财产物资验收单”，并通知财务入账。

b．科学分类，定点放置。进库的物材要按照其性能、用途和保管要求进行科学分类，定点放置，做到有利于取放，有利于保管，有利于安排。

c．定期检查，科学保养。进库的物材要按照其性能和保管要求，采取必要的防锈、防腐、防霉、防爆、防火、通风、排湿等措施，使库存物材在保管期间保持完好状态，不致出现变形、变质、损坏和影响使用的情况。在保管过程中，应加强对库房的巡视，发现问题，及时采取措施解决。

（4）材料及低值易耗品的发放方法。

①物材发放原则。

a．按需要发放。物材领用部门和管理部门都要根据实际工作需要申请领用和核实发放办公用品，以免造成损失浪费。

b．按计划发放。物材使用部门应根据工作需要和工作进度情况编制物材领用计划，经主管领导审核同意后，交物材保管部门按计划采购和发放，以实现物材采购、供应的计划化。

c．按进库先后发放。物材都有一定的保管期限和使用期限，超过期限会降低使用效果或者变质损坏。因此，在物材领发中，应坚持“先进先出，后进后出”的原则。先购进的物材未发放完，后购进的同类物材应暂不发放。对回收复用的物材，在保持质量的前提下，应按先旧后新的顺序发放。

②物材发放的注意事项。

a．领用物材必须填写领料单，注明物材的品种、数量、规格、价格和金额等，经审核无误后发放，完善手续。

b．领发物材应当面点清。

c．物材发出后要及时登记，并通知财务注账。

（5）材料及低值易耗品的储量控制与盘存方法。

①物材的储量控制。为保证单位工作和各项业务活动的正常开展，各种材料物资必须有一定的储备。储备过小不能保证及时供应，会影响工作的开展；储备过大，占用资金过多，会降低资金使用效果。因此，合理确定并控制物材储备量，是保证物材供应，提高工作质量和经济效益的重要一环。

确定储备定额，应考虑下列因素：

a．物材实际耗用量（可参照上年度的实际耗用量确定）。

b．不同物材的品质、性能和耐用期限。

c．年度预算的经费多少。

各种物材的储备定额一般用下述公式计算：

储量定额＝物材耗用量×单价×日数

②物材盘点。库房物材经常进出，极易出现差错。为了准确地掌握材料进出变动情况，财产物资管理部门除了建立必要的账、卡，详细记载材料的进出情况外，还必须建立盘点制度，坚持日检查、月抽查、年总清查，以确保账物相符。

上述这些工作比较繁多，每一个环节的工作人员工作质量、态度尤为重要。办公室主管应充分发挥自己的职能，帮助领导协调督促，从总体上调度财产管理各部门的各方面工作。

另外，对于单位无形资产的管理，包括专利权、商标权、著作权等，办公室主管应了解相关法律法规，如《专利法》、《商标法》等，激发员工的创造发明能力，扩大无形资产在单位资产中的影响和地位，从而提高单位的整体竞争力。