采购岗位设置

任务二　采购岗位设置

任务引入

西门子公司的全球化采购策略

西门子公司是一家有着150多年历史、横跨数个产业的航空母舰式公司，仅仅西门子信息与移动通信一家公司，2001年的采购额就达到了20亿欧元。西门子信息与移动公司的供应商浩如烟海，分布在全球的各个角落。西门子信息与移动公司全球采购中国部门的德籍副总裁柯逸华告诉记者，全球集约化采购是西门子公司进行采购管理、节约采购成本的关键，西门子信息与移动公司的采购系统是西门子公司整个全球采购网的一部分。试问：对于这样的大公司我们应该如何进行采购岗位设置才能确保各个子公司之间的协同作战？如何做到精益采购？又如何从采购环节中节省成本？

【任务1】　请根据西门子公司的具体情况进行分析，阐述采购岗位与精益采购之间的关系。

【任务2】　请你根据以上信息分析采购岗位设置要考虑的主要因素。

任务分析

要清楚采购岗位与精益采购之间的关系，首先必须了解采购部门与采购需求之间的关系；其次还要弄清全球化采购策略下公司自身的核心竞争力优势；最后就看通过怎样的岗位设置来实现协调全球的采购需求目标。

根据西门子公司的全球化采购策略不难看出，他们公司内部需要进行很好的协同来完成采购工作，采购岗位设置本身涉及诸多要素，如系统性要素、采购部门的职责定位、采购岗位的服务定位、岗位结构的优化配置及各采购岗位的素质要求等均属考虑范围。企业采购管理组织的岗位要依据采购管理的职能、任务和管理机制设置。岗位的设置不是一成不变的，既要遵循精简、科学、合理的原则，还要根据本企业管理的实际情况来进行设置。

知识链接

一、采购部门的建立

1．采购部门的建立方式

所谓采购部门的建立，也称为采购内部组织的部门化，也就是将采购部门应负责的各项功能整合起来，并以分工方式建立不同的部门来加以执行。一般来讲，规模较大的采购组织是按照其职能来建立部门的。

图1－8所示为某金属制造企业组织表。采购科负责执行购买，并与供应商议价；稽催科负责使供应商如期交货并确保品质；管理科负责采购文件和报告的准备工作，以及电脑的系统工程工作；研究科则负责收集、分类及分析采购决策的资料。

图1－8　某金属制造企业组织表

不过，一般的中小型规模的采购组织，通常缺乏稽查、管理、研究的功能，或者因为这三种功能并不明显就没有分别设置部门，最多将其部分功能合并为管理科或并入采购科。因此，对于采购部门的建立，我们分别就执行购买功能的采购组织来说明。

1）按物品类别建立

图1－8所示的采购科，按物品类别分别设立原料、燃料、设备、办公用品、维修五组，而原料可以再细分为铅、铜、化学品、电器及机械，交由不同的采购人员来负责。

此种采购部门的建立方式，可使采购人员对其经办的项目更加专业，比较能够达到“熟能生巧”及“触类旁通”的效果，这也是最常使用的采购部门的建立方式，对于物品种类繁多的企业与机构最为适合。

2）按采购地区建立

依照物品的采购来源分别设立部门，此种建立方式主要是由于国内、国外采购的手续及交易对象有显著差异，因而对于采购人员的工作条件也有不同的要求。

由于国内、国外采购作业方式的不同，因此分设采购部门有利于管理。不过，上级主管必须就所购买的物品比较国内、国外采购的优劣，判定采购事务交给哪一部门承办，才能事半功倍。否则，国外采购归业务处管辖，国内采购归工厂管辖，“井水不犯河水”，国内、国外采购就无法比较成本、品质等优劣，也就无法获得国际供应的好处。

3）按采购物品的价值或重要性建立

把采购次数少但价值高的物品，交给采购部门主管负责处理；反之，将采购次数频繁，但价值不高的物品，交给基层采购人员办理，参见表1－3。

表1－3　按物品价值分工的采购组织

按照物品价值建立部门的方式，主要是保障主管对重大的采购项目能够集中精力加以处理，达到降低成本及确保来源的目的。此外，让主管有更多的时间对采购部门的人员与工作绩效加以管理。

另外，可以依据产品对企业的重要性，将策略性项目（利润影响程度高、供应风险程度大）的决定权交给主管（如主管采购的副总经理），将瓶颈项目（利润影响程度低、供应风险程度大）交给中级主管（如经理）办理，将杠杆项目（利润影响程度高、供应风险程度小）交给基层主管（如采购科长）办理，将非紧要关项目（利润影响程度低、供应风险程度小）交给采购人员办理，参见表1－4。

表1－4　按采购物品重要性分工的采购组织

4）按采购过程建立

这种方式指依照采购过程，把询价、比价、议价、决定等工作分别交由不同人员办理，产生内部牵制作用。

图1－9所示为某单位采购组织表，内购科分别设置访价组负责招标，议价组负责订约，结报组负责付款；外购科的访价与议价功能委托驻外采购单位负责，故只承担签约、履约及综合业务（包括外购法令的修订、申诉处理、进度管制等）。

图1－9　某单位采购组织表

这种以采购过程进行分工并建立部门的方式，以采购量及价值巨大、事务浩繁，而且作业过程复杂，交货期较长，以及采购人员众多的企业与机构为宜。

5）混合式建立

在许多稍微具有规模的企业或机构中，通常会兼有以采购物品、地区、价值等为基础来建立采购部门的内部组织。图1－10所示为某人造纤维企业采购组织表，先以地区划分为外购处及内购处，分设科长掌管，然后再按物品类别，交由不同的采购人员承办。同时，也以价值为基础，另外设立原料处，由副总经理兼任科长来掌管。因主要原料约占整个部门采购金额的70%，故由采购经理直接洽商决定，交收原料处人员办理有关交易的手续。

2．采购部门组织方式优劣的比较

以上采购部门内部组织的方式，除了第四种以采购过程为基础，也就是以功能编组的方式来建立部门（即分段作业的组织方式，每位采购人员只承担一个采购事务的部分过程，并承担局部责任）外，其余第一、二、三种分别按物品类别、采购地区、采购物品的价值为基础来建立部门，采购人员担任一个采购事务的全部过程与有关作业，包括开发来源、询价、订购、付款等功能，并承担一切责任，这就是一贯作业的组织方式。

图1－10　某人造纤维企业采购组织表

1）一贯作业

这种组织方式有以下几个优点。

（1）一位采购人员可以综合管理全部采购过程，权责比较分明。

（2）符合规模经济的原则。

（3）采购人员与供应商的关系良好。

（4）由于采购人员对供应商有取舍的权力，因此可以增强及时交货及改善品质管理效能。

其缺点有以下几个。

（1）一位采购人员负责全部过程的各项作业，工作相当复杂，无法做到非常专业精通。

（2）采购事务从头到尾，由一个采购人员全权负责，使得采购人员的权力过大，容易发生徇私舞弊、贪污受贿的事件。

（3）采购人员常常因为某一采购事务的羁绊，而无法进行其他的采购事务，致使采购完成效率低下。

2）分段作业

这种组织方式有以下几个优点。

（1）每位采购人员只负责过程中的一部分，因此能够做到熟能生巧，减少错误的发生，提高办事效率。

（2）一方面是分工合作，另一方面则是内部牵制，除非全体人员同心协力，否则容易串通舞弊。

（3）采购过程每一阶段均由专业人员负责，可以大大提升采购作业的品质。

其缺点有以下几个。

（1）采购过程由不同人员分段处理，收发转接手续较多，延误时效。

（2）各自为政，无人负责，而且采购与使用之间接手人员太多，会大量增加联系上的困难。

（3）因为对任何采购事务均无完整的决定权，因此采购人员的工作满足感比较低。

二、采购岗位设置及职责分析

1．采购部门的职能

采购部门的职能一般有以下几点。

（1）分析原材料市场品质、价格等行情。

（2）寻找物料供应来源，对每项物料的供货渠道加以调查和掌握。

（3）与供应商洽谈，建立供应商资料。

（4）要求报价，进行议价，有能力的可以进行估价，并做出比较。

（5）采购所需的物料。

（6）查证进厂物料的数量与品质。

（7）对供应厂商的价格、品质、交期、交量等做出评估。

（8）掌握主要物料的市场价格起伏状况，了解市场走势，加以分析并控制成本。

（9）依采购合约或协议控制实时调度交货期。

（10）呆料与废料的预防与处理。

2．岗位的设置

要想采购工作顺利进行，就要在企业内部建立一个高效率的、团结协作的采购团体，不同的团队发挥不同的采购职能。企业采购组织的岗位如下。

（1）采购主管。

（2）采购主管助理。

（3）采购工程师。

（4）采购员。

（5）采购文员。

3．各岗位的工作职责

1）采购主管的工作职责

（1）拟定采购部门的工作方针与目标。

（2）负责主要原料与物料的采购。

（3）编制年度采购计划与预算。

（4）签订审核订购单与合约。

（5）采购制度的建立与改善。

2）采购主管助理的工作职责

（1）协助主管进行材料采购渠道的搜集。

（2）协助采购主管制订计划。

（3）市场行情的调查分析与统计。

（4）供应站评估数据的统计与分析。

（5）采购人员的培训工作。

（6）采购有关文件的编写工作。

3）采购工程师的工作职责

（1）主要原材料的估价。

（2）供应商材料样板的品质初步确认。

（3）材料样板的初期制作与更改。

（4）替代材料的搜集。

（5）采购部门有关技术、品质文件的拟制。

（6）与技术、品质部门就有关技术、品质问题的沟通与协调。（7）与供应商就有关技术、品质问题的沟通与协调。

4．采购员的工作职责

（1）经办一般性物料的采购。

（2）查访厂商。

（3）材料市场行情的调查。

（4）查证进料的品质和数量。

（5）进料品质和数量异常的处理。

（6）与供应商谈判价格、付款方式、交货日期。

（7）确认交货日期。

（8）一般索赔案件的处理。

（9）处理退货。

（10）搜集价格情报及替代品。

5．采购文员的工作职责

（1）各种采购单据和报表的收集、整理与统计。

（2）采购品质记录的保管与维护。

（3）采购事务的传达。

三、采购人员的素质

采购人员是企业采购工作的主体，因此，采购人员的素质高低，会直接影响企业采购的效率和质量，应加强采购人员的培训，设置科学合理的岗位，使人尽其才，以保证采购任务的完成。一般来说，企业采购人员应具备以下一些素质。

1．强烈的敬业精神

采购工作是一项很辛苦的工作，采购人员既要了解各种材料和物品的市场行情，又要经常奔波于各个厂家之间，对材料进行质量和价格的比较。所有这些都需要采购人员有强烈的事业心和高度的责任感，有一股勇于进取、积极向上的劲头，有为企业奉献的精神。

2．敏锐的观察能力

市场是复杂多变的，材料和物品的价格也经常波动。一个有敏锐观察能力的采购人员，能眼观六方，耳听八方，及时发现和抓住市场机会，提高采购的成功率。

3．良好的交际能力

采购人员要经常和供应商打交道，就价格、付款方式、交货日期等与其进行协商。这些都要求采购人员有良好的交际能力和较强的语言表达能力。

4．丰富的知识

采购人员不仅要与静止的物体进行接触，还要与活生生的人打交道，这就要求采购人员要具有丰富的知识。知识面的宽阔与否一定程度上决定了采购人员的采购能力高低，所以，采购人员应有旺盛的求知欲，善于学习并掌握多方面的知识，这样工作起来才会游刃有余。典型采购人员的素质要求见表1－5。

表1－5　典型采购人员的素质要求

一个优秀的采购人员应该具备下列几方面的知识。

1）采购知识和实务

采购人员必须全面了解采购的各个环节和过程，懂得ISO　9000的认证体系知识。了解材料的性能和用途。

2）供应商管理的知识

采购人员应掌握供应企业的历史背景、在同行业中的地位、生产能力、材料品种、技术水平、设备状况、销售策略、交换方式、付款条件、服务项目等情况。

3）市场知识

采购人员应熟悉市场变化的一般规律，掌握影响价格的主要因素，了解材料的供需量及分布情况。还要对相关产品材料市场有一定了解。

4）法律知识

采购人员要经常签订供货合同，还要处理一般的索赔案件，这些都要求采购人员具有相关的法律知识。

5）高尚的品德

采购人员处理的“订购单”就是金钱，而采购人员本身就是财富的代表。拥有采购权的业务人员经常会被各种各样的供应商包围。无论是通过人际关系向采购人员打感情战，还是利用红包、回扣等物质条件进行利诱，采购人员都必须保持廉洁，不能牺牲企业的利益来换取个人财富的增加，君子爱财，取之有道，违背法律道德的做法终将害人害己。另外，在和供应商打交道的过程中，采购人员往往居主动地位，拥有局面的控制权，但是采购人员对供应商要保持公平互惠的原则，甚至要做到不耻下问、虚心求教，不可趾高气扬、傲慢无礼。

6）熟练操作计算机，熟悉MRP系统

采购人员必须具备与工作性质相适应的素质和能力，要通过专业化的工作和能力训练达到甚至超过与企业和市场所要求与之相适应的水平。采购人员的管理和培养作为企业管理与发展的一个重要组成部分，是保障采购能力形成与培养采购团队建设与发展的基本内容，因此采购人员的正确配岗对企业的发展也就显得尤为重要。

课后实训

三江公司采购人员角色及训练

三江公司认为，成功的采购人员应同时能够扮演以下的角色及具备相应的能力：①谈判者；②最佳供应商的选择能力；③与工程人员共事的能力；④人际关系处理能力；⑤法律专家；⑥生意人；⑦具有远见；⑧清楚地了解企业顾客的需求；⑨整体成本的考察；⑩后勤运送专家。

同时，为了使公司的采购员都有效地扮演上述角色并拥有上述能力，该公司安排其采购员接受相应的训练课程。例如，要想成为一名成功的谈判者，就要接受谈判技巧的训练；要有选择供应商的能力，就需要接受基本采购知识及ISO　9000相关认证的训练等。除了训练外，该公司的采购员培训计划还包括了采购人员的自我评估、采购技能鉴定与管理能力的培养等内容。通过自我评估的模式，采购人员可以了解其现有采购能力的优缺点，并根据其优缺点来设计改进计划。采购技能鉴定即借助外界的资格考试来取得技能的认证。最后，管理能力的提升则是对具有潜力的采购人员施以管理能力的训练，使他们在不久的将来可以进入管理层，成为经理级人才。

实训要求：

根据资料分析说明采购人员应具备的知识和能力。