岗位设置与工作分析

1.汽车服务行业岗位设置

根据相关调查归类，汽车服务行业所涉及的经营活动范围，从不同的角度可划分为不同的类型，按消费过程可划分如下:

表5-1　汽车销售企业中业务部门划分表

2.工作分析

一个组织要有效地进行人力资源的开发与管理，一个重要的前提就是要了解组织中各种工作的特点以及能够胜任相应工作的人员的特点，这就是工作分析的主要内容。工作分析是人力资源管理活动的平台，人力资源管理的很多职能活动，都需要由工作分析为之提供准确的信息。

(1)工作分析的概念

对于未正式组建的企业，人力资源管理工作首先是人力资源规划工作，而对于已经存在的企业，人力资源规划仍然是一项重要的常规工作。人力资源规划就是企业的管理者在科学设计企业工作流程的基础上，通过工作分析确定职务数额与岗位责任，并通过管理与规划确保在恰当的时间，为各个职位配备恰当数量、质量与类型的工作人员，以保障企业目标顺利实现的工作。其中包括对企业现有工作岗位的评价及对企业未来发展的战略人才需要的预测。

工作分析就是全面地收集某一工作岗位的有关信息，对该工作从6个方面开展调査研究:工作内容(what)，责任者(who)，工作时间(when)，工作岗位(where)，怎样操作(how)，以及为什么要这样做(why)，然后再将该工作的任务要求和责任、权利等进行书面描述，整理成文，形成工作说明书的系统过程。其中，5W1H的具体内涵是:

1)员工完成了什么样的体力和脑力劳动(what);

2)由谁来完成上述劳动(who);

3)工作将在什么时间内完成(when);

4)工作将在哪里完成(where);

5)工人如何完成此项工作(how);

6)为什么要完成此项工作(why)。

以上6个问题涉及了一项工作的职责、内容、工作方式、环境以及要求5大方面的内容。工作分析也就是在调查研究的基础上，理顺一项工作在这5个方面的内在关系。所以，工作分析的过程，从某种意义上来说，也是一个工作流程分析与岗位设置分析的过程。

工作说明书主要包括以下两方面:

1)工作描述，对岗位的名称、职责、工作程序、工作条件与工作环境等方面进行一般说明。

2)岗位要求，说明担负该工作的员工所应具备的资格条件，如经验阅历、知识、技能、体格、心理素质等各项要求。工作说明书为人员招聘提供了具体的参考标准，工作分析则提供了需要招聘人员的工作岗位，之后，招聘与甄选到合适的人员成为企业人力资源管理的一项重要工作。

(2)工作分析所需的信息

工作分析是一个描述和记录工作的各个方面的过程，它主要收集和工作本身相关的各项信息。在一般情况下，进行工作分析的目的会对信息收集的种类产生影响。如果企业进行工作分析主要用于建立比较科学的薪酬体系，那么工作分析所涉及的信息主要是工作过程中的各项报酬因素以及影响这些报酬因素的其他信息，下面介绍一个有效的工作分析应该包括的内容。

1)工作职责范围和工作职责内容，包括:工作中所含的各项任务;每项任务的工作流程;工作流程与其他工作的关系;工作各个阶段成果的表现形式和保存形式。

2)人的活动包括:与工作相关的基本动作和行为;工作方式;沟通方式。

3)工作特征具体包括:工作的时间特征;工作条件;工作的空间环境特征;工作的人际关系特征;工作的技术性、创新性和复杂性。

4)所采用的工具、设备、机器和辅助设施，具体包括:使用的机器、工具、设备和辅助设施的清单;应用上述各项加上处理的材料;应用上述各项生产的产品或服务。

5)工作的任职要求，包括:个性特点;所需的学历和培训程度;工作经验;基本能力要求;基本知识要求;对身体条件的要求。

6)工作业绩，包括:工作目标;记录工作业绩的方式;业绩考核标准。

(3)工作分析实施过程

1)工作分析的实施步骤。

①成立工作分析的工作组。

一般包括数名人力资源专家和多名工作人员，它是进行工作分析的组织保证。工作组首先需要对工作人员进行工作分析技术的培训，制订工作计划，明确工作分析的范围和主要任务。同时，配合组织做好员工的思想工作，说明分析的目的和意义，建立友好的合作关系，使员工对工作分析有良好的心理准备。

其次，工作组还需要确定工作分析的目标和设计职位调查方案。在一开始就确定通过工作分析所获得信息的使用目的。信息的用途直接决定了需要收集哪些类型的信息，以及使用哪些方法来收集这些信息，在此基础上，对信息调查方案进行设计，不同的组织有其特定的具体情况，可以采用不同的调查方案和方法。当然，如果能够把工作分析的任务和程序分解为若干工作单元和环节，将更有利于工作分析的完成。

②收集与工作相关的背景信息。

工作分析一般应该得到的资料包括:劳动组织和生产组织的状况、企业组织机构和管理系统图、各部门工作流程图、各个岗位办事细则、岗位经济责任制度等。

很多组织都会有自己的“定岗、定编、定员”的具体规章制度，这些背景信息将会对下一步的调查和分析过程产生重要的作用。其中一个最重要的作用在于，它能帮助工作分析人员进行有效的清岗工作，即对组织当前所有部门的岗位进行清理。在背景信息的帮助下，通过与该组织的人事部门的工作人员进行讨论，分析人员能够清楚地了解组织各个部门的岗位以及各岗位上的人数和大致的工作职责，并可以用一个标准的职位名称来规范各岗位。

③收集工作分析的信息。

职位调查是调查收集和工作相关的资料，为正确地进行编写职位说明书提供依据。这个阶段的任务是根据调查方案，对组织的各个职位进行全方面的了解，收集有关工作活动、职责、工作特征、环境和任职要求等方面的信息。在信息收集中，一般可灵活运用访谈、问卷、实地观察等方法，来得到有关职位的各种数据和资料。职位调查是工作分析中十分必要的准备工作，它的真实程度以及准确性，直接关系到工作分析的质量。

④整理和分析所得到的工作信息。

工作分析并不是简单机械地积累工作的信息，而是要对各职位的特征和要求作出全面的说明，在深入分析和认真总结的基础上，创造性地揭示出各职位的主要内容和关键因素。整理和分析过程应该包括以下3种措施。

首先整理访谈结果和调查问卷，剔除无效的访谈信息和调查问卷，并按照编写职位说明书的要求对各个职位的工作信息进行分类;

其次把初步整理的信息让在职人员以及他们的直接主管进行核对，以减少可能出现的偏差，同时也有助于获得员工对上作分析结果的理解和接受。

最后修改并最终确定所收集的工作信息的准确性和全面性，作为编写职位说明书的基础。

⑤编写职位说明书。

职位说明书在企业管理中的作用非常重要，不但可以帮助任职人员了解其工作，明确其责任范围，还可为管理者的决策提供参考。一般而言，职位说明书由工作说明和工作规范两部分组成。工作说明是对有关工作职责、工作内容、工作条件以及工作环境等工作自身特征等方面所进行的书面描述。而工作规范则描述工作对人的知识、能力、品格、教育背景和工作经历等方面的要求。当然，工作说明和工作规范也可以分成两个文件来写。

2)职位说明书的编写与管理。

职位说明书要求准确、规范、清晰。在编写之前，需要确定职位说明书的规范用语、版面格式要求和各个栏目的具体内容要求。

职位说明书一般包括以下几项内容。

①职位基本信息。

职位基本信息也称为工作标识。包括职位名称、所在部门、直接上级、定员、部门编码、职位编码等。

②工作目标与职责。

重点描述从事该职位的工作所要完成或达到的工作目标，以及该职位的主要职责权限等。

③工作内容。

这是最主要的内容。此栏应详细描述该职位所从事的具体工作，应全面、详尽地写出完成工作目标所要做的每项工作，包括每项工作的综述、活动过程、工作联系和工作权限。同时，在这一项中还可以同时描述每项工作的环境和工作条件，以及在不同阶段所用到的不同的工具和设备。

④工作的时间特征。

反映该职位通常表现的工作时间特征，例如，在流水线可能需要三班倒;在高科技企业中需要经常加班;市场营销人员需要经常出差;一般管理人员则正常上下班等。

⑤工作完成结果及建议考核标准。

反映该职位完成的工作标准，以及如何根据工作完成情况进行考核，具体内容通常与该组织的考核制度结合起来。

⑥教育背景和工作经历。

教育背景反映从事该职位应具有的最低学历要求。在确定教育背景时应主要考虑新加员工的最低学历要求，而不考虑当前该岗位在职员工的学历。工作经历则反映从事该职位所具有的最起码的工作经验要求，一般包括两方面:一是专业经历要求，即相关的知识经验背景;二是可能需要本组织内部的工作经历要求，尤其针对组织中的一些中高层管理职位。

⑦专业技能、证书和其他能力。

此项反映从事该职位应具有的基本技能和能力。某些职位对专业技能要求较高，没有此项专业技能就无法开展工作，如财务主管，如果没有财务、金融等相关基础知识以及国家的相关基本法律知识，就根本无法开展此项工作。而另一些职位则可能对某些能力要求较高，如市场部主管这一职位，则要求具有较强的公关能力、沟通能力等。

⑧专门培训。

此项反映从事该职位前应进行的基本的专业培训，否则将不允许上任或不能胜任工作。具体是指员工具备了教育水平、工作经历、技能要求之后，还必须经过专业培训。

职位说明书一般由人力资源部统一归档并管理。然而，职位说明书的编写并不是一劳永逸的工作。实际工作中组织内经常出现职位增加、撤销的情况，更普遍的情形是某项工作的职责和内容也会出现变动。每次工作信息的变化都应该及时记录在案，并迅速反映到职位说明书的调整之中。在这种情况下，一般由职位所在部门的负责人向人力资源部提出申请，并填写标准的职位说明书修改表，由人力资源部进行信息收集并对职位说明书作出相应的修改。