美国秘书的种类

一、美国秘书的种类

美国秘书作为一个庞大的职业群，按其所在行业、资历、作用等不同的标准，划分成不同的种类。兹综合介绍如下：

美国政府秘书　即在美国联邦、州、市、县政府和驻外使、领馆，军事基地等处工作的秘书。其等级的划分和任命根据考试成绩而定。凡欲从事这类秘书工作的大学毕业生，须先取得会打字、速记的证书，并参加秘书能力考试。被录取者，第一年为试用期，三年后转为固定职业，并有资格申请担任联邦政府中任何机构的秘书工作。如离开联邦政府，只要在三年内回来供职，可保留其累计的可以请病假的天数而不扣工资。

美国行政秘书　也称行政助理、管理秘书，是美国行政管理协会(The Administrative Management Society)划定的四类秘书之一，指在各类机关、公司、企业中担任行政性职务的秘书，占美国秘书的大多数。行政秘书按职权可分为：

属于领导职位的秘书，如公司秘书、秘书长等，他们具有相当的权力。

一般行政秘书，其职责为记录上司口述、接答电话并向上司转达，接待来访，打印信函、文件，安排经理的约见，为上司起草信函、讲话稿、报告、备忘录，代上司阅读、签署、寄发某些信件，编辑、校对文件，为上司查阅资料、摘录有用的内容，选购办公设备与用品，等等。

美国法律秘书　指在美国司法机关、律师事务所、工商企业法律部门，作为法官和律师助手的秘书。法律秘书必须遵守职业准则，精通联邦及州法院条例、掌握法律专门术语和工作程序，能熟练使用规范的法律字典，熟悉司法文书形式，能起草法律文件，掌握打印、速记、录音等技术。初入法律系统从事秘书事务者，只是作速记员，待具有5年以上该专业工作经历，加入全国法律秘书协会，提出申请并经该会考试合格者，方被授予法律秘书名衔。法律秘书的薪金在秘书界为最高，不少人并跃升为律师。

美国公司秘书　美国公司中接受并执行董事长指令的秘书，属行政秘书中领导职位的秘书。其职责为监督、管理公司财务、人事、对外联络事务；与公司总经理采购、生产、销售、运输等部门经理保持联系；负责协调工作；向董事会汇报公司财务、人事关系状况、答复董事质询等。

美国经理秘书　美国公司经理的高级秘书。其职业为全面负责秘书及行政事务，制订有关计划、方案，并负责它们的按期完成等。经理秘书须对公司的结构、惯例、政策、工作程序相当熟悉，并具备秘书和行政工作的高级技能。担任这类秘书要求有6年以上的大学学历，经过严格考试而获得特许职业秘书资格证书者。

美国专业秘书　指与从事行政事务的行政秘书相对应。在专业部门或专业人员身边工作的秘书。类似于日本的事务秘书，包括法律秘书、医学秘书、技术秘书、教育秘书、通信秘书。他们除具有秘书工作知识和技能外，还须具有相当程度的专业知识，属于复合型秘书。

美国技术秘书　也称工艺秘书，美国政府技术部门、科研机构和工程技术公司中作为高级科学研究人员助手的秘书。其主要职责为：记录、编写技术资料、文件、报告和科研合同，编制技术项目预算、各种报表、图纸、保管技术性档案、承担实验室的事务工作等。技术秘书须掌握专业需要的科学技术及数学、会计学、物理学等知识，熟悉工程、技术术语，精通技术性口述的记录，并能从事收发邮寄、通讯联络等一般秘书事务，还得搜集资料，收藏技术书籍，剪辑技术报刊等。

美国医学秘书　也称医药秘书，美国医疗系统中作为医生助手的秘书。其职责为：与病人预约就诊时间，办理病人就诊手续，为医生指定的病人联系会诊医院，打印病人的医疗记录并归档，向病人收取医疗费用，订购医疗器械、药品等，有的还为病人测量体温、保管病人病历等。医学秘书要求具有良好的医德，掌握生物学、生理学、人体解剖学、心理学、护理常识等基础知识，熟悉医药法、医学术语、医疗工作程序等。

美国教育秘书　在美国教育系统担任秘书工作，分别为高等院校校长、院长、系主任、教授等服务的秘书，绝大多数为女性，属于教职编制。其职责根据服务对象不同而不同，大城市高等学府中的秘书要求较高，地方学院中秘书的职责较宽。一般承担接待来客、接答、转达电话，为校长、院长、系主任编制一周或一天的工作日程、安排约会，起草、修改、打印有关文件、报告，负责会议记录，收集资料，保管档案，协助管理学生学籍、考勤、成绩登记，与学生、家长、教师保持联系，定购、保管办公用品，为上司和教职员工收发邮件等。教授的秘书除替教授打电话、写信、安排约会和活动日程外，还须搜集专业书刊，整理学术会议上的文献报告，为教授准备教学讲义或科研论文资料，制作图表、录音带、幻灯片等。一位大学教授往往得有两三名秘书，才能完成教学、科研任务。教育秘书有自己的组织——全国教育秘书协会，为全国教育协会隶属组织，该协会为改善教育秘书的工作条件、增加薪金、保证退休福利以及保险等事项而努力。

美国财经秘书　美国协助雇主管理财务的秘书。其职责为掌理公司的财务事项，有的还兼管雇主私人的金融票据，如支票簿、薪金支票、股利支票、家庭证券等。平时的工作为去银行存款、开支票、调节银行结单、处理小额保证金、记录收入资金等。财经秘书除须掌握一般秘书知识、技能外，还必须通晓金融术语、银行工作程序等知识。

美国通信秘书　也称文字处理员，美国公司中专事文字处理的秘书。由于她们供职中所需要的设施、技术的高度专业化，故她们又属于专业秘书之列。美国行政管理协会将通信秘书划分为首席文字处理员和文字处理员两类。

美国首席文字处理员　美国公司中高级通信秘书。其职责为：操作各种文字处理装置；从复杂的信息源中制作和修订难度很大的各种文件，如长篇的技术、统计报告；检索以往输入的各种原文、数据；领导低级文字处理员等。她们除须具备相当的业务能力外，还需要具有一定的组织领导能力。

美国文字处理员　美国公司中的低级通信秘书。其职责为：按照规定的时间、质量输入、编辑、修改、传送中等难度的打印文件；校对、编辑自己的文字工作等。有些公司还要求他们承担一般性的秘书事务。文字处理员除须能操作文字处理设备外，还须通晓本部门技术性术语和本公司经营情况。