秘书职场与秘书的角色认知

第一单元　秘书职场与秘书的角色认知

秘书在世界范围内是最广泛的社会职业之一，常被誉为世界上常青的职业。“秘书”一词在我国由来已久，据史籍记载最早出现于汉代。其含义几经变化，主要有宫禁藏书、谶纬图录、官署名称等几种，与今天所说的现代意义上的“秘书”的含义大不相同。

我国现代意义上的秘书始于孙中山先生领导的南京临时政府，当时仿照欧美等国的政治体制实行总统制，在总统府设立了秘书处，有秘书长一人，秘书若干；政府各部局也设立秘书室、秘书科和秘书官；各省都督府也设立秘书。这时的秘书才真正指称现代意义的秘书职务。

我国原国家劳动和社会保障部颁布的《秘书国家职业标准》（2006年版）中是这样定义秘书的：秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。秘书是企事业单位管理中一个很重要的岗位，是实行就业准入的职业之一。现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和管理，帮助组织或个人实现“效能最大化”的管理类应用型技术人才。

如果想成为一名优秀的秘书，就要学会对秘书职业生涯进行规划和管理，做到对本职工作科学的认知，对职业角色准确的定位，对秘书岗位从内心深处真正的理解和热爱。

一、秘书的角色认知

社会生活中的任何一个岗位，都需要各种不同的人物来完成社会成员所期望的行为，这些各式各样的人物，被称为不同的社会角色。所谓角色，指在一定的社会关系中占有某一社会地位或具有某种身份并遵守相应的行为规范的一类人物。秘书的角色定位是指秘书对自己在社会组织中所扮演的角色、所处的地位的衡量和确定。秘书进行角色定位的前提是理解和把握秘书工作的特征。

（一）秘书的角色定位

秘书的角色定位是一个动态的、循环往复的过程，见图1－1。

1.角色初始定位

秘书以自己对秘书角色的认知和理解为基础，结合自己与组织的实际情况，初步明确自己的职能和在组织中的角色定位，并以此开展工作，在一定范围内发挥作用。

2.角色期望

角色期望是指每个人在特定的社会关系中，人们对他的态度、行为提出合乎身份要求并寄予的期望。角色期望具有一定导向性，对秘书的职业道德、行为、习惯、职业技能带来直接的约束和规范。

图1－1　秘书角色定位过程图

3.角色冲突

秘书的自我角色定位与各种角色期望出现矛盾时就产生角色冲突。主要表现为：①自我角色定位与面对的角色期望发生冲突；②自我角色定位与自身能力发生冲突；③多种身份关系失调引起冲突。

4.角色互动与调整

出现角色冲突后，秘书在角色期望的压力下，与期望发出者之间就要通过各种方式进行必要的角色定位与角色期望的互动与调整。

5.角色再定位

经过角色的互动与调整，秘书重新找准了自己在组织中的合适位置，并被组织认可，角色再定位完成。完成角色再定位的途径：①秘书主动调整自身的角色认知，使自己能胜任岗位要求；②组织根据秘书的实际能力调整其工作岗位。

（二）秘书的角色条件

1.秘书的年龄条件

目前，我国对秘书从业者的年龄并没有明确的规定，但是从职业化的趋势来看，整体上呈现年轻化的特征。从某种意义上来讲，秘书的成熟是与年龄成正比的。我们不能绝对地说秘书就是年轻人的职业，具体情况还是要结合具体的岗位要求来定。

2.秘书的性别条件

从职业化的角度考察，秘书职业呈现女性化的特征。女性从事秘书职业有其自身优势：一是思维能力优势；二是交际能力优势；三是语言能力优势；四是操作能力优势；五是审美愉悦优势。

3.秘书的健康条件

各种社会角色对角色健康的要求基本上是一致的，即要求身心健康。秘书角色也不例外：一要生理健康；二要心理健康。二者相互联系又相互制约，生理健康是心理健康的自然条件，而心理健康又影响着生理健康。

4.秘书的文化程度

文化程度是秘书角色条件不可或缺的条件之一。担任秘书角色的学历一般要根据所任职位的职级而定，所任秘书职位的职级越高，对任职者的学历要求也越高，其处理工作事务就越复杂，就要求具备相应的学历。

二、秘书的岗位职责

（一）秘书岗位职责的含义

岗位，是组织为完成某项任务而确立的，由工种、职务、职称和等级内容组成。职责，是职务与责任的统一，由授权范围和相应的责任两部分组成。秘书岗位职责是指秘书的岗位所要求的需要去完成的工作内容以及应当承担的责任范围。

（二）秘书岗位说明书

岗位说明书是指对岗位工作的性质、任务、责任、环境、处理方法，以及对岗位工作人员的资格条件的要求所做的书面记录。它是根据岗位分析的各种调查资料，加以整理、分析、判定所得出的结论而编写成的一种文件，是岗位工作分析的结果。秘书岗位说明书对秘书岗位职责进行合理有效的分工，促使秘书人员明确自己的岗位职责，从而认真履行岗位职责，出色完成岗位职责任务。

1.编写秘书岗位说明书的作用

1）为招聘、录用秘书提供依据

确定秘书岗位的任职条件，秘书岗位说明书将作为签订劳动合同的附件、作为秘书入职培训的教材，并有助于节省上级主管培训秘书的时间及精力。

2）对秘书进行目标管理

秘书岗位说明书是给秘书下达目标的凭证，依据秘书岗位说明书可清晰设计目标。

3）秘书岗位说明书为岗位管理、评价与薪酬体系的合理化提供了依据

秘书岗位说明书为秘书岗位评价提供了依据；秘书岗位说明书对秘书职责进行清晰明了的描述和界定，明确考评内容，为绩效考核提供了帮助。

4）秘书教育与培训的依据

对秘书进行培训是为了满足岗位职务的需要，有针对性地对秘书进行岗位专业知识和实际技能的培训，完备上岗任职资格，提高秘书胜任本岗本职工作的能力。根据秘书岗位说明书的具体要求，对一些任职条件不足，但其他方面优秀、符合公司急需人才要求的秘书进行教育和培训，提升其素质，最后使其达到秘书岗位说明书的任职要求。

5）为秘书晋升与开发提供依据

秘书的晋升与开发，离不开人事考核。人事考核是以秘书为对象，以秘书岗位说明书的要求为考核依据，通过对秘书德、能、勤、绩等方面的综合评价，判断其是否称职，并以此作为任免、奖罚、报酬、培训的依据，促进“人适其位”。因此，秘书岗位说明书也为秘书工作提供了一个依据。

2.编写秘书岗位说明书的原则

首先要让秘书自己真正明白岗位的工作性质。岗位工作的压力不是来自他人，而是秘书人员发自内心自觉自愿产生的，能够转变为主动工作的动力。要推动秘书人员参与设定岗位目标，并努力激励其实现这个目标。因此秘书岗位的目标设定、准备实施、实施后的评定工作都必须由秘书人员承担，让秘书人员认识到这个岗位中所发生的任何问题，并由自己着手解决，他的上司仅仅起辅助作用，他的岗位工作是为他自己做的，而不是为他上司做的，这个岗位是秘书展现个人能力和人生价值的舞台。在秘书岗位上各阶段工作的执行，应该由秘书人员主动发挥创造力，靠自我努力和自我协调的能力去完成。秘书必须在本职岗位的工作中主动发挥自我解决、自我判断、独立解决问题的能力，以求实现工作绩效最大化。

3.秘书岗位说明书的内容

秘书岗位工作说明书是根据工作编制的一份书面材料，可用表格显示，也可用文字叙述。秘书岗位说明书应该包括以下几个主要内容。

1）岗位基本资料

包括岗位名称、岗位工作编号、汇报关系、直属主管、所属部门、工资等级、工资标准、所辖人数、工作性质、工作地点、岗位分析日期、岗位分析人等。

2）岗位分析日期

目的是避免使用过期的秘书岗位说明书。

3）岗位工作概述

简要说明岗位工作的内容，并逐项说明岗位工作活动的内容，以及各活动内容所占时间百分比、活动内容的权限、执行的依据等。

4）岗位工作责任

包括直接责任与领导责任，要逐项列出任职者工作职责。

5）岗位工作资格

即从事该项岗位工作所必须具备的基本资格条件，主要有学历、个性特点、体力要求，以及其他方面的要求。

此外，有必要注意的是，秘书岗位工作说明书的内容，可依据岗位工作分析的目标加以调整，内容可繁可简。

岗位说明书模板（一），见表1－1。

表1－1　岗位说明书模板（一）

续表

岗位说明书模板（二），见表1－2。

表1－2　岗位说明书模板（二）

续表

三、秘书的职业形象

职业形象是指从业者的仪容仪表及言谈举止所塑造出来的能够体现出其所从事职业的特点及需求的形象。良好的职业形象是一个人职业素质的良好体现，是对其所从事职业的尊重，也是获得职场身份认同的重要因素。

秘书的职业形象是指秘书在公众面前树立的印象，它是通过衣着打扮、言行举止反映出的专业的态度、知识、技能等。同时，也是与社会沟通、并使之接受的重要条件。香港女作家梁凤仪有一句话：一个秘书的形象与教养可以代表上司的江湖地位和分量。一个人的仪表在社会交往过程中是构成第一印象的主要因素，因此，秘书的仪容仪表会影响别人对其专业能力和任职资格的判断。

（一）仪容礼仪

1.面部修饰

1）面部修饰的原则

（1）适度原则：面部修饰首先必须注意与时间、空间相适应，与个人衣着、周围环境相协调。除了特殊需要外，在一般工作环境下，以淡妆为宜，既修饰了自己，又不至于在整体环境中显得过于突出而不和谐。

（2）协调原则：是指化妆必须与自身的整体相协调，不致令他人有突兀和不舒服的感觉。与自身的整体相协调主要指化妆要与全身的服饰、自己的年龄及身份、职业等相称。

（3）个性原则：通过化妆，对自我形象进行重新塑造，扬长避短，从外部形式上能够充分体现内在气质和性格，也就是说能够充分表现个性和魅力。

2）面部修饰的禁忌

（1）不要当众化妆或补妆。

（2）不要非议他人的化妆。

（3）不要使自己的妆面出现残缺。

（4）不要借用他人的化妆品。

（5）化妆的基本步骤：洁肤→护肤→打粉底→描眉→描眼线→涂眼影→画睫毛→打鼻影→描口红→涂腮红。以上步骤可根据需要适当增减。

2.发型修饰

头发是人体的制高点，很能吸引他人的注意力。因此，要经常洗头，保证头发不粘连、不板结、无头屑、无汗味。尤其在秋季要对头发进行精心保养，因为这个季度头发会出现皮屑增多、脱发和断发等现象，如果发现发尖打岔，必须及时修剪。

（1）男士发型要求：前不过眉；后不过衣领；鬓不过耳；发质清洁、无头屑。

（2）女士发型要求：前发不挡眼；后发不过肩；长发过肩者上岗时应该盘发、束发；发质清洁、无头屑。

（二）仪表礼仪

仪表礼仪的基本原则是TPO，TPO是英文time，place，object三个词首字母大写的组合。“T”代表时间、季节、时令、时代；“P”代表地点、场合、职位；“O”代表目的、对象。着装的TPO原则是世界通行的着装打扮的最基本的原则。

TPO原则要求人们的服饰力求和谐，以和谐为美。着装要与时间、季节相吻合，符合时令；要与所处场合环境，与不同国家、区域、民族的不同习俗相吻合；符合着装人的身份；要根据不同的交往目的、交往对象选择服饰，给人留下良好的印象。

1.男士仪表礼仪

1）西装

在正式的商务场合，男士着装以穿西装打领带最为稳妥，衬衫的搭配要适宜。一般情况下，杜绝在正式的商务场合穿夹克衫，或者西装与高领衫、T恤衫或毛衣搭配。男士西装的颜色一般以深色的为主，避免穿着有格子或者颜色艳丽的西服。男性西服一般分为单排扣和双排扣两种。在穿单排扣西装的时候，特别要注意扣扣子，一般两粒扣子，只扣上面的一粒，如果有三粒扣子，只扣上面的两粒，最下面的一粒不扣；穿双排扣西服的时候，则应该扣好所有扣子。

2）衬衫

衬衫的颜色要和西装颜色整体协调，同时衬衫不宜过薄或过透，特别是穿着浅色的衬衫的时候，衬衫里面不要套深色的内衣或保暖防寒服，特别要注意不要将里面的内衣或防寒服露出领口。

3）领带

打领带的时候，衬衫的所有纽扣，包括衬衫领口、袖口的纽扣都应该扣好。领带的颜色要和衬衫、西服颜色相互配合，整体颜色要协调，同时要注意长短配合，领带的下端应正好抵达腰带的上方或距离腰带的上方一两厘米，这样最为适宜。

4）鞋袜

穿西服要配皮鞋，杜绝出现运动鞋、凉鞋或布鞋，皮鞋要保持光亮、整洁。要注意袜子的质地、透气性，同时袜子的颜色必须保持和西服颜色整体协调。如果穿深色皮鞋，袜子的颜色应该以深色为主，同时要避免出现比较花的图案。

2.女士的仪表礼仪

1）西装套裙

西装套裙是女士的重要正装之一。著名设计师韦斯特任德说过：职业套装更能显露女性的高雅气质和独特魅力。在女性所有的服装中，西装套裙是所有职业女性的正式场合穿着的首选，也是标准的职业装。

2）连衣裙

连衣裙的穿着，虽以个人爱好、流行时尚而定，但社交场合穿着的连衣裙还应以大方典雅为宜。单色连衣裙在大多数场合效果都很好，点、条、格等面料的连衣裙图案也要力求简洁。穿连衣裙要注意避免：一是受时髦潮流的影响，太流行或趋于怪异，变得俗不可耐或荒诞；二是不顾及环境，而穿着过低的领口，过紧的衣裙，过透的面料，使人感到极不雅观。

3）旗袍

旗袍被公认是最能体现女性曲线美的一种服装，源自满族旗袍，有着300多年的历史，近年来旗袍带着一股从未有过的震撼力在影响着世界各地女性的穿着，它像一种特殊的世界语，迅速被各种族的人们接受，打破了只有东方女性才适合穿着的传统论断，因而旗袍也可作为社交中的礼服。旗袍作为礼服，一般采用紧扣的高领、贴身、衣长过膝，两旁开衩、斜式开襟、袖口至手腕上方或肘关节上端的款式，面料以高级绸缎为主，配以高跟鞋或半高跟鞋。

3.饰物佩戴原则

1）数量规则

戴首饰时数量上的规则是以少为佳。在必要时，可以一件首饰也不必佩戴。若有意同时佩戴多种首饰，其上限一般为三，即不应当在总量上超过三种。除耳环、手镯外，最好不要使佩戴的同类首饰超过一件。

2）色彩规则

戴首饰时色彩的规则是力求同色。若同时佩戴两件或两件以上首饰，应使其色彩一致。戴镶嵌首饰时，应使其主色调保持一致。千万不要使所戴的几种首饰色彩斑斓，使佩戴者像一棵“圣诞树”。

3）质地规则

戴首饰时质地上的规则是争取同质。若同时佩戴两件或两件以上首饰，应使其质地相同。戴镶嵌首饰时，应选择被镶嵌物的质地一致，托架也应力求一致。原因是其总体上显得协调一致。另外还需要注意，高档饰物，尤其是珠宝首饰，多适用于隆重的社交场合，但不适合在工作、休闲时佩戴。

4）身份规则

戴首饰时，身份上的规则是要令其符合身份。选戴首饰时，不仅要照顾个人爱好，更应当使之服从于本人身份，要与自己的性别、年龄、职业、工作环境保持大体协调，而不宜使之相去甚远。

5）体型规则

戴首饰时，体型上的规则是要让首饰使自己的体型扬长避短。避短是其中的重点，扬长则需要适时而定。

6）季节规则

戴首饰时，季节上的规则是所戴首饰应与季节相吻合。一般而言，季节不同，所戴首饰也应不同。金色、深色首饰适于冷季佩戴，银色、艳色首饰则适合暖季佩戴。

7）搭配规则

戴首饰时，搭配的规则是要求尽量使之与服饰协调。佩戴首饰，应视为服装整体上的一个环节。要兼顾同时穿着的服装的质地、色彩、款式，并努力使之在搭配、风格上相互匹配。

8）习俗规则

戴首饰时，习俗上的规则是遵守习俗。不同的地区、不同的民族，佩戴首饰的习惯做法多有不同。对此一是要了解，二是要尊重。戴首饰不讲习俗，是万万行不通的。

4.仪容仪表自我检测

1）男士形象自检项目

（1）发型款式大方，不怪异，头发干净整洁，长短适宜。

（2）鬓角及胡须已剃净，鼻毛不外露。

（3）衣服上没有脱落的头发和头皮屑。

（4）衬衣领口整洁，纽扣已扣好。

（5）耳部清洁干净，耳毛不外露。

（6）领带平整、端正。

（7）衣、裤袋口平整伏贴。衬衣袖口清洁，长短适宜。

（8）手部清洁，指甲干净。

（9）裤子熨烫平整，裤缝折痕清晰。裤腿长及鞋面。拉链已拉好。

（10）鞋底与鞋面都很干净，鞋跟无破损，鞋面已擦亮。

2）女士形象自检项目

（1）头发保持干净整洁，有自然光泽，不要过多使用发胶；发型大方、高雅、得体、干练；前发以不要遮眼、遮脸为好。

（2）化淡妆：眼亮、粉薄、眉轻、唇浅红。

（3）服饰端庄：不太薄、不太透、不太露。

（4）饰品不过于夸张和突出，款式精致、材质优良，耳环小巧、项链精细，走动时安静无声。

（5）指甲精心修理过，不太长、不怪、不太艳。

（6）裙子长短、松紧适宜。拉链拉好，裙缝位正。

（7）衣裤或裙子以及上衣的表面无明显的内衣轮廓痕迹。

（8）鞋洁净，款式大方简洁，没有过多的装饰与色彩，鞋跟不太高、不太尖。

（9）衣服上没有脱落的头发和头皮屑。

（10）丝袜无勾丝、无破洞，无修补痕迹，包里有一双备用丝袜。

（三）仪态礼仪

1.挺拔的站姿

站姿的要领是：头正（两眼平视前方，嘴微闭，脖颈挺直，表情自然，稍带微笑）；肩平（微微放松，稍向后下沉）；臂垂（两肩平整，两臂自然下垂，中指对准裤缝）；躯挺（挺胸收腹，臀部向内向上收紧）；腿并（两腿立直，贴紧，脚跟靠拢，两脚夹角成60°）。

1）男士站姿

（1）标准式站姿：身体立直，抬头挺胸，下颌微收，双目平视，嘴角微闭，双手自然垂直于身体两侧，双膝并拢，两腿绷直，脚跟靠紧，脚尖分开呈“V”字形（见图1－2）。

（2）前腹式站姿：身体立直，抬头挺胸，下颌微收，双目平视，嘴角微闭，双脚平行分开，两脚间距离不超过肩宽，一般以20cm为宜，双手手指自然并拢，右手搭在左手上，轻贴于腹部，不要挺腹或后仰（见图1－3）。

（3）后背式站姿：身体立直，抬头挺胸，下颌微收，双目平视，嘴角微闭，双脚平行分开，两脚之间距离不超过肩宽，一般以20cm为宜，双手在身后交叉，右手搭在左手上，贴于臀部（见图1－4）。

图1－2　男士标准式站姿

图1－3　男士前腹式站姿

图1－4　男士后背式站姿

2）女士站姿

（1）标准式站姿：身体立直，抬头挺胸，下颌微收，双目平视，嘴角微闭，面带微笑，双手自然垂直于身体两侧，双膝并拢，两腿绷直，脚跟靠紧，脚尖分开呈“V”字形（见图1－5）。

（2）前腹式站姿：身体立直，抬头挺胸，下颌微收，双目平视，嘴角微闭，面带微笑，两脚尖略分开，右脚在前，将右脚跟靠在左脚脚弓处，两脚尖呈“V”字形，双手自然并拢，右手搭在左手上，轻贴于腹前，身体重心可放在两脚上，也可放在一脚上，并通过重心的移动减轻疲劳（见图1－6）。

3）站姿训练

（1）个人靠墙站立，要求后脚跟、小腿、臀、双肩、后脑勺都紧贴墙，进行整体的直立和挺拔训练。每次训练20 min（应坚持每天一次）。

（2）在头顶放一本书使其保持水平，促使人将颈部挺直，下巴向内收，上身挺直，每次训练20 min（应坚持每天一次）。

（3）为了使双腿站直，可两腿之间夹一本书进行训练。

（4）训练时可以配上优美的音乐，放松心情，减轻单调、疲劳之感。女士穿半高跟鞋进行训练，以强化训练效果。

图1－5　女士标准式站姿

图1－6　女士前腹式站姿

2.优雅的坐姿

坐姿的要领是：坐立时，上身正直而稍向前倾，头、肩平正，腰部内收，通常只坐椅子的1/2到2/3处，两臂贴身下垂，两手可以搭放在椅子扶手上，无扶手时，女士右手搭在左手上，放于腹部或者轻放于双腿之上；男子双手掌心向下，自然放于膝盖上。男士膝盖可以自然分开，但不可超过肩宽；女士膝盖不可以分开。

1）男士坐姿

（1）标准式坐姿：上身正直上挺，双肩正平两手放在两腿或扶手上，两膝自然分开，小腿垂直地落于地面，两脚自然分开成45°（见图1－7）。

图1－7　男士标准式坐姿

（2）前伸式坐姿：在标准式的基础上，两小腿前伸一脚的长度，左脚向前半脚，脚尖不要翘起（见图1－8）。

（3）重叠式坐姿：右腿叠在左腿膝上部，右小腿内收、贴向左腿，脚尖自然地向下垂（见图1－9）。

2）女士坐姿

（1）标准式坐姿：上身挺直，双肩正平，两臂自然弯曲，两手交叉叠放在两腿之间；两膝并拢，小腿垂直于地面。两脚尖朝向正前方（见图1－10）。

图1－8　男士前伸式坐姿

图1－9　男士重叠式坐姿

图1－10　女士标准式坐姿

（2）曲直式坐姿：右脚前伸，左小腿曲回，大腿靠紧，两脚前脚掌着地，并在一条直线上（见图1－11）。

（3）侧点式坐姿：两小腿向一侧斜摆，双膝并拢（见图1－12）。

（4）侧挂式坐姿：在侧点式基础上，左小腿后屈，脚绷直，脚掌内侧着地，右脚提起，用脚面贴住左踝，膝和小腿并拢，上身右转（见图1－13）。

图1－11　女士曲直式坐姿

图1－12　女士侧点式坐姿

图1－13　女士侧挂式坐姿

3）坐姿训练

（1）面对镜子，按坐姿基本要领，着重脚、腿、腹、胸、头、手部位的训练，体会不同坐姿，纠正不良习惯，尤其注意起座、落座练习。每次训练20 min（应坚持每天一次）。

（2）训练时可以配上优美的音乐，放松心情，减轻单调、疲劳之感。女性穿半高跟鞋进行训练，以强化训练效果。

（3）利用器械训练，增强腰部、肩部力量和灵活性，进行舒肩展背动作练习。

3.潇洒的走姿

1）正确的走姿要求

上身基本保持站立的标准姿势，挺胸收腹，腰背笔直；两臂以身体为中心，前后自然摆动。前摆约35°，后摆约15°，手掌朝向体内；起步时身子稍向前倾，中心落前脚掌，膝盖伸直；脚尖向正前方伸出，行走时双脚踩在一条线上（见图1－14）。

图1－14　女士正确的走姿

2）变向时的行走规范

（1）后退步　向他人告辞时，应先向后退两三步，再转身离去。退步时，脚要轻擦地面，不可高抬小腿，后退的步幅要小。转体时要先转身体，头稍后再转。

（2）侧身步　当走在前面引导来宾时，应尽量走在宾客的左前方。髋部朝向前行的方向，上身稍向右转体，左肩稍前，右肩稍后，侧身向着来宾，与来宾保持两三步的距离（见图1－15）。当走在较窄的路面或楼道中与人相遇时，也要采用侧身步，两肩一前一后，并将胸部转向他人，不可将后背转向他人。

3）走姿训练

在地面上画一条直线，行走时双脚内侧踩在绳或线上。若稍稍碰到这条线，即证明走路时两只脚几乎是在一条直线上。训练时配上行进音乐，音乐节奏为每分钟60拍。

4.得体的蹲姿

首先要讲究方位，当需要拣拾低处或地面的物品的时候，可走到该物品的左侧；当面对他人下蹲时，要侧身相向；当需要整理鞋袜或于低处整理物品时可面朝前方，两脚一前一后，一般情况是左脚在前，右脚在后，目视物品，直腰下蹲。直腰下蹲后，方可弯腰捡低处或地面的物品，及整理鞋袜或低处工作。取物或工作完毕后，先直起腰部，使头部、上身、腰部在一条直线上，再稳稳站起。

图1－15　侧身步

1）高低式蹲姿

下蹲时左（右）脚在前，右（左）脚稍后（不重叠），两腿靠紧向下蹲。左（右）脚全脚着地，小腿基本垂直于地面，右（左）脚脚跟提起，脚掌着地。右（左）膝低于左（右）膝，右（左）膝内侧靠于左（右）小腿内侧，形成左（右）膝高右（左）膝低的姿态，臀部向下。基本上以膝低的腿支撑（见图1－16）。

2）交叉式蹲姿

下蹲时，右（左）脚在前，左（右）脚在后，右（左）小腿垂直于地面，全脚着地，左（右）腿在后与右（左）腿交叉重叠，左（右）膝由后面伸向右（左）侧，左（右）脚跟抬起，脚掌着地，两腿前后靠紧，合力支撑身体。臀部向下，上身稍前倾（见图1－17）。

图1－16　高低式蹲姿

图1－17　交叉式蹲姿

5.表情

1）目光语

（1）目光注视区域：

①公务注视区域，以两眼为底线、额中为顶角形成的三角区；

②社交注视区域，以两眼为上线、唇心为下顶角所形成的倒三角区；

③亲密注视区域，亲人和恋人之间使用，从双眼到胸部之间。

（2）目光的运用：

①注视的方式，平视、友好、亲切、宁和；

②注视的时间，以关系疏密而定。

（3）眼神训练，以下两种方法坚持天天训练，不要间断，必使目光明亮有神：点上一支蜡烛，视点集中在蜡烛火苗上，并随其摆动，坚持训练可达目光集中、有神，眼球转动灵活；追逐鸽子飞翔可使目光有神。

2）微笑

（1）微笑是有规范的，一般要注意四个结合。

一是口眼结合。要口到、眼到、神色到，笑眼传神，微笑才能扣人心弦。

二是笑与神、情、气质相结合。这里讲的“神”，就是要笑得有情入神，笑出自己的神情、神色、神态，做到情绪饱满，神采奕奕；“情”，就是要笑出感情，笑得亲切、甜美，反映美好的心灵；“气质”就是要笑出谦逊、稳重、大方、得体的良好气质。

三是笑与语言相结合。语言和微笑都是传播信息的重要符号，只有注意微笑与语言相结合，声情并茂，相得益彰，微笑方能发挥出它应有的特殊功能。

四是笑与仪表、举止相结合。以笑助姿、以笑促姿，形成完整、统一、和谐的美。

（2）微笑训练。

①情绪记忆法，即将自己生活中，最高兴的事件中的情绪储存在记忆中，当需要微笑时，可以想起那件最使你兴奋的事件，脸上会流露出笑容。注意练微笑时，要使双颊肌肉用力向上抬，嘴里念“一”“七”“茄子”“威士忌”，用力抬高口角两端，注意下唇不要过分用力。

②把手指放在嘴角并向脸的上方轻轻上提，一边上提，一边使嘴充满笑意。

③情景熏陶法，通过美妙的音乐创造良好的环境氛围，引导会心的微笑。

3）手势

手势是人们在交往或谈话过程中用来传递信息的各种手势动作。

（1）情意性手势，主要用于带有强烈感情色彩的内容，其表现方式极为丰富，感染力极强。

（2）象征性手势，主要用来表示一些比较复杂的感情和抽象的概念，从而引起对方的思考和联想。

（3）指示性手势，主要用来指示具体事物或数量，其特点是动作简单，表达专一，一般不带感情色彩。

（4）形象性手势，主要作用是模拟事物的形状，以引起对方的联想，给人一种具体明确的印象。

四、秘书的职业生涯规划

（一）秘书职业生涯规划的含义

所谓职业生涯，是指一个人一生在职业岗位上所度过的、与职业活动相关的连续经历。它不仅表示职业工作时间的长短，而且内含着职业发展与变更的经历和过程，包括从事何种职业工作、职业发展的阶段、由一种职业向另一种职业的转换等具体内容。职业生涯规划，是指组织系统或员工把个体发展与组织系统发展相结合，对决定个人职业生涯的个人因素、组织因素和社会因素等进行客观、全面的分析，确定个人一生事业发展的战略设想与计划安排。它可以看做是一种对个人开发、实现、监控职业生涯目标与策略的过程，它能够使我们认识自我、工作和组织，设定个人的职业目标，发展实现目标的战略，以及在工作和生活经验的基础上修正目标。

从个人的角度讲，职业生涯规划就是一个人对自己所要从事的职业、要参与的工作组织、在职业发展上要达到的高度等作出规划和设计，并为实现自己的职业目标而积累知识、开发技能的过程，它一般通过选择职业、选择工作组织、选择工作岗位，在工作中技能得到提高、职位得到晋升、才干得到发挥等来实现。

个人职业规划是个人的主动行为或活动，是个人职业生涯的设计与策划。通过制订自我职业发展计划，个人明确究竟应当向哪个方向发展，有效整合各种可利用资源，最大限度地发挥自身的能力，减少人力资源浪费。同时，通过了解自己的个性和心理特征，个人在不断变化的环境中有意识地调整自己的设想，增强职业生活的适应性，促进个人职业生涯的成功发展。

秘书职业生涯规划，就是秘书或准秘书针对个体主客观因素、业已具备的条件，具体设计合理的职业奋斗目标，并选择实现这一目标的发展路径（含教育、培训计划）的过程。在这一过程中，秘书要依据行为主体自身的专业教育背景、兴趣特长，将自己定位于一个最能发挥自己长处的职能位置，选择最适合自己能力的事业。秘书职业生涯规划的实质是为自己实现职业生涯目标而制订的行为方向、行动时间和具体实行方案。

秘书在进行职业生涯规划时，首先要了解职业锚的概念。职业锚是美国埃德加·施恩教授提出的，是指当一个人不得不做出选择的时候，他或她无论如何都不会放弃的职业中的那种至关重要的东西或价值观，即人们选择和发展自己的职业时所围绕的中心。所以，秘书人员制订自己的职业生涯规划时，在寻找工作或准备跳槽时，一定要了解自己的职业锚是什么。

（二）秘书职业生涯规划的意义

秘书职业生涯规划的意义见图1－18。

图1－18　秘书职业生涯规划的意义

（三）秘书职业生涯规划的内容和步骤

秘书职业生涯规划在设计过程中因人、因时、因环境不同而不同，在实施中也在不断修正和调整，但秘书职业生涯规划设计和实施中也存在着共性，一般要经历如下阶段：自我分析与环境分析、选择职业生涯发展目标与标准、制订职业生涯计划与措施、实施效果评估与调整（见图1－19）。

1.自我分析与环境分析

1）秘书自我分析

秘书自我分析见图1－20。

秘书自我认识橱窗分析法见图1－21。

2）秘书职业分析与秘书职业环境分析

秘书职业分析是指：分析现代秘书职业具有的特性；分析秘书职业的行业现状和发展前景，以及该职业与自己是否适应的行为。

秘书职业环境分析包括对秘书从业的宏观政治环境、经济环境、社会环境、地域环境，微观意义上的组织环境、办公室内外环境、硬件软件环境，以及秘书个人家庭背景、经济状况、成长环境等的分析行为。

图1－19　秘书职业生涯规划的内容和步骤

图1－20　秘书自我分析

图1－21　秘书自我认识橱窗分析法

秘书职业生涯规划要考虑城乡之别、行业之异；要考虑从业地区经济社会整体发展水平与发展趋势。如从业地区的特殊优惠政策、环境特征等。不能仅看组织系统的大小、名气，不仅要分析秘书职业对自身素质和能力的要求，还需要了解非职业素质要求和特殊职业能力要求。

很多企业对这方面都有自己的要求，所以在这方面一定要做到心中有数，一定不要存在侥幸心理，因为这些因素可能会给你造成极大困扰。如秘书职业往往需要有广泛的人脉，如果秘书所具有的广泛人脉是装出来的，那么很多工作秘书做起来就会相当费劲，而对真正具有良好人际关系的人来说就完全是另一个样子了。

3）秘书自我优缺点分析

自我优缺点分析是秘书在其个体与现代秘书职业的契合性和游离性两个方面对自己的个性、行为习惯进行较为客观的理性分析，找出与之相适应、相契合的方面，将其确立为优点、优势，找出与之不相适应、相游离的方面，将其确立为缺点、缺陷。优点和优势是完成秘书职业活动的基本保障，是树立自信的基础，是积极的因素；缺点与缺陷是完成职业活动的消极的破坏性因素，既要正视它，又要正确地加以分析，因势利导，注意不断完善自我，就能化不利为有利，为职业生涯服务。

2.选择职业生涯发展目标与标准

1）秘书职业生涯发展目标

（1）短期目标，是指新任秘书1年左右的目标。新任秘书在文员、行政助理等初级秘书岗位上1年以内应该做到熟悉本组织系统的基本情况，包括办事程序、业务标准等，也应该建立基本的人际关系，了解并掌握某些潜规则。

（2）中期目标，是指职业秘书1～3年的职业生涯目标。

职业秘书完成短期目标的标志是由文员、行政助理岗位晋升为办公部门业务主管，或者成为办公部门公认的业务骨干。

在这一阶段，职业秘书应能结合本组织系统具体实际情况有效地开展各项办公室业务活动，其工作思路、工作方法能与领导保持一致，具有解决实际问题的能力与技巧，且口碑良好，能得到组织系统上、中、下各个层面的认可。

（3）长期目标，是指职业秘书5～10年或更长远的职业生涯目标，通常是成为办公部门主要负责人，如办公室主任、行政经理等，也可能是成为其他部门负责人。

2）秘书职业发展周期

秘书职业发展周期见图1－22。

3）秘书职业生涯成功标准

（1）整体标准。

一般而言，职业秘书能够胜任人力资源部门规定的岗位描述、岗位职责所规定的工作内容，技术娴熟，整体效率高，办事能力强，实际效果好，就应该考核为优秀或称职，这是衡量秘书职业生涯成功的客观标准。

秘书职业生涯成功与否的主观标准表现为两点。

一是秘书个人心理预期。按期达到或超过了秘书的心理预期，其心理上产生了满足感和愉悦感，其就会认定业已实现预定的职业生涯目标。如果到了规定的期限，只是部分达到或完全没有达到自己的心理预期，秘书产生了挫折感或失败感，其就会认定未能实现预定的职业生涯目标。

图1－22　秘书职业发展周期

二是秘书的业缘。秘书工作效果的评价一定程度上取决于领导、部门和员工，同样的一种职业行为，评价标准可能因人而异。而要断定秘书职业生涯取得了成功，就应该是领导认可，部门、员工满意，所以，秘书职业生涯的成功与秘书的业缘关系密切，是多赢格局下的一种心理状态。

（2）具体标准。

秘书职业生涯成功的具体标准见图1－23。

图1－23　秘书职业生涯成功的具体标准

4）秘书职业关键问题分析

秘书职业关键问题分析见图1－24。

图1－24　秘书职业关键问题分析

3.制订职业生涯计划与措施

1）秘书职业生涯发展途径

（1）组织系统内部发展。

在组织系统内部发展基本分为三个方向：

①纵向发展，即职业秘书由初级秘书到高级秘书的提升；

②横向发展，是指在同一层次不同职务之间的调动，如由办公室主任调为部门经理。这种横向发展可以发现秘书潜能的最佳发挥点，同时又使职业秘书积累各个方面的经验，为以后的发展创造更为有利的条件；

③向核心方向发展，虽然职位没有变化，但却担负了更多的责任，有了更多参加组织系统的各种决策活动的机会。

（2）组织外部发展。

秘书组织外部发展时机见图1－25。

图1－25　秘书组织外部发展时机

2）秘书职业生涯发展策略

秘书职业生涯发展策略，是指职业秘书为实现自己的职业生涯规划目标而制订的具体行动计划。它既是一种执行力，又是一种执行技巧与技术。如何将自己的职业规划变成现实，确实是一件很重要的事情。否则，再好的规划也只能是一个梦想，永远无法实现，那样的职业生涯规划没有任何意义。

3）秘书职业生涯发展方案

（1）大学期间应该问问自己：我要做什么？

（2）刚步入职场应该问问自己：我在做什么？

（3）职业成熟期应该问问自己：我能做什么？

4.实施效果评估与调整

1）秘书职业生涯角色转换

秘书职业生涯角色特征见表1－3。

表1－3　秘书职业生涯角色特征

制订了恰当的职业生涯发展规划后，在实施过程中应适时进行效果评估，调整职业角色。

2）秘书职业生涯能力转换

（1）不同层级秘书人员需要的能力见表1－4。

表1－4　不同层级秘书人员需要的能力

（2）秘书能力的开发方法见表1－5。

表1－5　秘书能力的开发方法

总之，秘书职业生涯规划的制订因人而异，关键是有职业目标，制订周密的实施计划，再不断地评估和修订。