秘书的职能

一、秘书职能的基本内容

所谓职能，根据《现代汉语词典》的解释，是指“人、事物、机构应有的作用；功能”。^[59]如此，秘书的职能，应该是秘书应具备的职责、作用和功能的总称。对于秘书或者说是秘书机构、秘书部门的职能，秘书学界早有论及，但是，对秘书职能的内容的认识却各不相同。

对秘书职能的基本内容的不同认定，典型地体现在众多的秘书学教材中。笔者选择了20世纪90年代以后出版或修订出版的，目前在高等院校中普遍使用、或者在秘书学研究领域比较有代表性的十种秘书学教材，对其关于秘书职能的基本内容问题进行综述分析，可以较好地体现秘书学研究领域在秘书职能问题上的研究成果。

笔者选取的十种教材分别是：（1）全国普通高校优秀教材二等奖，陈贤华教授主编的《秘书工作论》（四川大学出版社2000年第4版）；（2）秘书学的学术权威，以理论性和学术性见长的董继超主编的《普通秘书学》（中央广播电视大学出版社1997年版）；（3）由秘书学著名学者张清明、方国雄、楼宇生、董继超参编，袁维国主编的《秘书学》（高等教育出版社1990年版）；（4）原《秘书工作》杂志主编傅西路编著的《秘书学论纲》（中国档案出版社1999年版）；（5）杨尚昆同志作序，集中了大批党政机关秘书工作领导人，由徐瑞新、安成信、李欣等同志主编的《秘书学导论》（高等教育出版社1993年版）；（6）普通高等教育“十五”国家级规划教材，方国雄、方晓蓉主编的《秘书学》（高等教育出版社2003年版）；（7）浙江省影响最大的、发行量达九万余册的朱传忠、叶明主编的《秘书理论与实务》（浙江大学出版社1995年版）；（8）中国高教学会秘书学专业委员会副会长任群主编的《中国秘书学》（重庆出版社1999年版）；（9）具有较强的理论色彩的，由吕发成、方国雄主编的《秘书学基本原理》（兰州大学出版社1996年版）；（10）司徒允昌、陈家桢主编的《秘书学教程》（上海人民出版社2003年版）。

现将十种教材认定的秘书职能的基本内容列表如下：

表9-1 十种教材中秘书职能的基本内容

以上表格我们可以得出：（1）职能的主体有所差异。上述教材在说明职能的基本内容时，其主体的表述有多种情况，分别是对秘书职能、秘书工作职能、秘书机构或部门职能、秘书活动职能的基本内容的阐述。大部分教材选择秘书、秘书机构、秘书工作三种主体中的一种对其职能的基本内容进行论述，也有少数教材对秘书工作和秘书机构的职能作了分别阐述。（2）部分教材将秘书职能的概念进行分解，从基本职能和一般职能或者具体职能等不同的角度说明秘书职能的基本内容。（3）大部分教材对秘书工作的内容和秘书工作的职能的关系的认识比较含混，有的认为“在秘书活动的全部内容中，既有撰写文稿、管理文书、组织会议、操办事务这样一些任务确定、外延明晰、具体而又实在的专项实务，又有一些伸缩性较大，外延不太确定但有重要作用的综合职能。……综合职能与专项实务是构成秘书活动基本内容的两大方面”。^[60]也就是说，综合职能和专项实务是两个具有并列关系的概念，共同构成了秘书活动的基本内容。有的教材认为就秘书工作的基本职能或基本任务而言，应是对秘书工作15项具体工作内容的概括；^[61]也有教材将秘书工作的基本职能与秘书工作的总体内容等同起来；^[62]或者认为秘书工作的基本职能是处理事务和辅助政务，将职能按性质分，就是具体的秘书工作任务^[63]等等。（4）对秘书职能的基本内容的确认共同点和分歧并存。就秘书的基本职能而言，两大职能的提法有一定的普遍性，但表述存在一定的差异。两大职能一般表述为办事职能和参谋职能，也表述为辅助政务和处理事务，辅助政务与参谋职能相对，处理事务则与办事职能相近。另外，辅助决策、处理信息、协调关系、督促检查等内容也被许多教材认定为秘书职能的基本内容，但也是各有侧重。

二、笔者的观点

对于秘书职能问题，笔者的意见是：

1．应明确职能的行为主体

从表9-1中可见，各家在论述职能问题时，其行为主体并不相同，分别有秘书、秘书机构或部门，秘书工作或秘书活动三类，尽管有人认为，秘书职能的基本内容对上述三类都有适应性，可以不加区分，但是，笔者认为在研究职能的基本内容时，其行为主体应该是明确的，不同的行为主体，其职责内容尽管相近，但是其角度和侧重点应该有一定的差异。从表9-1中可见，《秘书学论纲》中对秘书部门的职能和秘书工作的职能就作了不同的区分。根据职能的定义和研究范畴的大小，笔者以为研究秘书的职能或者说研究秘书的职业职能比研究其机构职能和工作职能更为典型，特别是对于秘书机构而言，从党政机关、企事业单位及其他社会组织的机构设置情况分析，除了党政机关和规模较大的一部分企事业单位设置专职的秘书机构以外，大部分社会组织机构并没有专职的秘书机构。同时，秘书学界对秘书机构的认定也没有过硬的标准。所以，首先应该确认的是秘书职业或者说秘书人员的基本职能。

2．应区分秘书职能同秘书实务、秘书业务概念的关系

上述三个概念的内涵有较大的交叉面，因此许多教材对上述概念并不作区分，互相通用。事实上，这三个概念的内涵并不完全一致，有着各自的侧重点和使用习惯。

（1）秘书实务。秘书实务是与秘书理论相对的一组概念，比较多地出现在课程名称和教材名称上。就秘书专业而言，秘书实务是一门主干课程的名称，它既包含了秘书工作的具体内容，也包含着秘书工作的方式方法。因此，笔者以为，将秘书的职能与秘书实务两个概念并列起来并不妥当。

（2）秘书业务。业务，根据《辞海》的解释，指“有关一种事业或学问的事情”。^[64]如果说实务是强调操作性，弱化理论性的话，那么秘书业务则主要强调秘书工作的专业性，它突出了秘书工作中专业色彩比较明显的部分，或者说从专业上强调了秘书工作，它是秘书工作的主体部分。董继超在《普通秘书学》中就把文字工作、文书工作、信息工作、协调工作、督查工作、信访工作、接待工作、会议工作、值班工作作为秘书业务的基本内容，^[65]这些内容也是秘书工作的主体内容。

（3）秘书职能。秘书职能是秘书职业活动的任务、职责、作用和效能的统称。秘书职能与秘书实务、秘书业务相比，更具有概括性，“它从宏观上规定秘书的工作方向，活动范围和办事标准。而秘书实务和秘书业务，则是操作层面上的具体秘书事物，且因主管或组织的需要不同而各有不同”。^[66]秘书职能不但要概括地体现秘书活动的基本内容，同时也要体现出秘书职业的功能和作用。因此，笔者以为，上述教材中，把秘书职能等同于秘书工作的基本内容的认识，值得商榷。

3．秘书职能不宜做一般职能、基本职能和具体职能的划分

上述所选十种教材中，有三种教材对秘书职能作了进一步的划分，有一般职能、基本职能、具体职能之说，也有对职能进行分类的情况。对此，笔者以为，秘书职能既然是对秘书工作的具体概括，就没有必要再做一般和具体的分辨。从有些分类的内容上看，如《中国秘书学》中对秘书职能的分类，其分类的秘书职能就是具体的秘书工作。

4．事务辅助和参谋辅助应该是秘书职能的基本内容

如上所述，就秘书的基本职能而言，两大职能的提法有一定的普遍性。

1951年，政务院颁布了《关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》，该《决定》将“既要参与政务，又要掌管事务”确定为政府机关秘书长和办公室主任的职责。由于该《决定》在新中国秘书工作历史上具有里程碑的地位，影响广泛，很长时期内，人们将“参与政务，掌管事务”作为秘书职责来理解。尽管有研究者提出要注意区分秘书与秘书长的职责范畴，应该将“掌管事务”该成“处理事务”，但“政务”和“事务”始终被人理解为是秘书职责的两个基本点。董继超的《普通秘书学》和任群的《中国秘书学》都将“辅助政务、处理事务”作为秘书的基本职能。

另外一种两大职能的提法是“参谋和助手”，如《秘书学导论》就持此说法。“参谋和助手”的提法与“辅助政务、处理事务”存在着一定的呼应关系。一般认为，辅助政务，发挥的是参谋的作用，处理事务则更多地偏向助手作用。换言之，“参谋和助手”与“辅助政务、处理事务”有着异曲同工的效果。

同时，“参谋和助手”作为秘书的主要作用在社会上有广泛的认可度。根据对嘉兴地区企业秘书的问卷调查，“您认为秘书所起的作用是：A参谋作用；B助手作用；C信息处理作用；D协调作用；E门面作用；F其他。”结果表明，认为助手作用最重要的占57％；参谋作用最重要的占25％；协调作用最重要的占6％；信息处理作用和门面作用最重要的各占2％。也就是说，有百分之八十以上的人认为秘书最主要的作用是“参谋和助手”。^[67]

从秘书职能的定义出发，秘书职能的基本内容不能纠缠在具体的秘书工作之中，辅助性是秘书工作的本质属性，“领导的助手”是秘书角色的基本内涵，结合秘书两大职能的提法，笔者以为，事务辅助和参谋辅助应该是秘书职能的基本内容。其原因是：其一，事务辅助和参谋辅助延续了两大职能的基本精神，体现了前人的研究成果，李欣在《现代秘书工作基础》中指出：秘书工作的职能“一是办事，二是当参谋，即所谓出谋献策”。^[68]陈贤华教授主编的《秘书工作论》对此作了肯定的评价，“我赞成李欣的办事、参谋这两项的提法。这个提法简练、明确、概括性强，抓住了事物的本质属性。”^[69]其二，事务辅助和参谋辅助既概括了秘书工作的中心内容，同时体现了秘书的职责和作用。辅助是秘书工作最本质的作用的体现。用“办事和参谋”来表述秘书的职能，似乎缺乏职能中“功能”层面上的意义，因此，笔者以为，用事务辅助和参谋辅助表述秘书职能更为完整。其三，尽管秘书“辅助政务、处理事务”的职能在秘书学界中有广泛的影响，但对“政务”和“事务”的概念却一直没有界定。政务，根据《现代汉语词典》的解释，是“关于政治方面的事务，泛指国家的管理工作”。^[70]从这一概念中，我们也可以得出这样的理解，政务是一种特定的事务。当然，此处的政务不应该局限在“政治方面的事务”，应该是“泛指国家的管理工作”，但是，即使是泛指的概念，对于广大的秘书从业人员特别是私人秘书来讲，也是没有机会参与或辅助的。因此我们说，对于党政机关的秘书而言，“辅助政务”可以说是其基本职责之一，但是它不适合作为秘书职业的基本职能。