涉外秘书和美国秘书任职资格比较

三、涉外秘书和美国秘书任职资格比较

将我国社会招聘涉外秘书的十条要求，与《全美秘书协会章程》中对秘书的九条要求相对照，可以看出，存在如下异同：

1．双方的共同点

涉外秘书和美国秘书任职都采用向社会公开招聘的方法。由招聘单位公布招聘启事，应聘者可以从工资待遇、工作环境、发展机会等方面进行询问，了解该单位是否符合自己的要求。如有意，则发出响应的求职信，或直接前往应聘。用人单位以面试、书面考试、情景模拟考试等方法，从素质、资历、学历、能力等方面全面考查应聘者，然后择优录用。

用人单位一旦发现被录用者不称职，或对其不满意时，即可解聘。秘书认为工作环境或待遇不理想时，也可辞职。

我国以往任用秘书的方法，大多是先由组织、人事部门经过调查了解，物色对象，经领导认可，再由组织、人事部门任用。秘书一经任用，只要不违法乱纪，即使素质、能力、工作表现不佳，也不能解聘，只能调动岗位而已。这是计划经济下的“铁饭碗”。

涉外秘书和美国秘书的招聘制，采用公开竞争，有利于广泛选择高素质的秘书人才，也避免了开后门、靠关系、靠背景谋取秘书职位的不良社会现象，并使录用者充分发挥自己的专长，于社会、于个人都有益。

双方对应聘者的修养、知识、技能都提出了高要求。

在这一方面，涉外秘书已经和国际接轨。

2．双方的区别

第一，国内招聘涉外秘书首先注重身高、相貌等外在美，要求“五官端正”等，在实际面试中，外貌美丽的应聘者容易入选。这反映出将涉外秘书过分“门面化”的倾向。

美国聘用秘书则注重于外美内秀，两者并重，如上述九条要求中“像外交官一样有潇洒风度”，此处的风度不仅指身材外貌，还包括气质、修养等内在美的要求。

第二，国内对涉外秘书的要求侧重于基本技能，如能熟练使用外语，会操作电脑，会英文打字等。

美国对秘书的能力要求却由低至高分成三个层次：

技能，如上述会操作电脑、打字等，这些技能在美国和经济发达地区，凡受过中等以上教育的人都普遍具备的，且那里大多是英语国家，英语是日常通用语言，凡秘书都能使用。因此，具有这些技能仅是秘书必备的初级能力，而非能当秘书的主要条件。

处理人际关系，美国将能否处理好人际关系作为能否当秘书的首要条件，上述九条要求中的第一条就是“像心理学家一样善于观察和理解他人”，这是处理好人际关系的出发点。作为秘书，联系上下，沟通内外，涉及到大量的人际关系，只有一一处理妥当，才能使工作顺利开展。国外不少企业首脑指出：合适称职的秘书，不是看她能否打字，而是看她能否协调关系。

参谋作用，美国要求秘书积极思维，为首脑提供咨询意见，帮助首脑决策，起参谋作用。所以，上述九条中的第2条就是“像政治家一样有灵敏的头脑”，即能迅速洞察市场或形势的变化，提出对策，供首脑参考。

处理好人际关系和起参谋作用的要求，反映出美国社会将秘书视作首脑的助手。这是高层次的要求。为此，企业首脑要求秘书“有调查各种棘手问题的丰富经验”、“具备相当的金融税务方面的知识”、“熟谙各种商业往来中的法律关系”。

与美国相对照，可见，我国对涉外秘书的要求尚处于初级阶段，且仅从技能上相比，在操作电脑的深度和打字的速度等方面，也落后于美国。这固然是由于国情和涉外秘书产生时间不久所造成的。但是，面对迅速发展的改革开放的形势，尤其是面临我国已经“入关”，国内经济与国际经济不断深入接轨的形势，为经济服务的涉外秘书工作也必将随之进一步接轨，这就需要我们瞄准国外秘书的素质要求，努力提高涉外秘书的综合素质，以适应形势的需要。^[1]