媒介组织的设计理论及程序

四、媒介组织的设计理论及程序

组织设计是导致一个组织结构形成的管理决策和行动。这个过程可以是外显的,也可以是内隐的；可以是一次性的,也可以是不断发展的；可以由一名管理者完成,也可以由一个管理团队来完成。无论决策是如何完成的,决策的内容都是一样的,第一个决策关注的是个体的工作,第二、三个决策关注的是部门或群体的工作,第四个决策是考虑通过结构进行授权。

第一个决策:管理者决定如何将一项任务分解为工作单元。管理者将整项任务的活动分为很多相关的小单元活动。决策的结果是定义工作的具体活动和责任。虽然工作有很多特性,但最重要的特性是工作具体化的程度。

第二个决策:管理者将个体以小组的形式进行分组。此决策如同任何一种分类决策一样,它能够导致相对一致的工作或不同工作群体的形成。

第三个决策:管理者决定每一名监管者负责的群体的合适大小,明确规定控制幅度的宽窄。

第四个决策:管理者在工作中分配权力,做出决策而不需要更高管理者批准的权力,以及所授权范围内其他人的服从。所有工作都包括某种程度的在允许范围内决策的权力。但不是所有的工作都包含让其他人服从的权力。权力的后一个方面将管理工作与非管理工作区分开。管理者能够要求服从,而非管理者则不能。

(一)组织设计理论

1.理查德·达夫特(Richard L. Daft)的观点

美国的理查德·达夫特教授认为,组织设计的变量可分为结构变量(structure dimensions)和情境变量(contextual dimensions)两类。结构变量包括正规化、专业化、职权层级、集权化、职业化和人员比率。情境变量包括组织规模、技术、环境和目标等,它们反映了整个组织的特征(如图3-1所示):

图3-1　组织设计的情境变量和结构变量^[9]

2. Galbraith Jay R.的观点

Galbraith Jay R.在《设计组织——战略、结构和流程的实用指南》一书中提出了组织设计的框架模型(如图3-2所示)。在这个模型中,设计的要素被分成五类。第一类是战略,用来确定组织的方向；第二类是结构,用来确定组织中决策权的位置；第三类是流程,它与信息的流动有关；第四类是报酬和报酬系统,报酬系统的目的是把员工的目标和组织的目标结合起来,并为组织战略的完成提供了动力和激励；第五类是人事,它负责员工的招募、挑选、轮换、训练和开发。

组织的结构确定组织中职权的位置,组织结构的要素分为四类,即专业化、控制幅度、权力的分配(包括集权和分权)、部门化。

图3-2　组织设计的框架^[10]

(二)组织设计程序

1.演绎的设计程序

(1)了解组织的目标。目标是组织赖以建立和存在的出发点与前提,一个没有目标的组织,本身就失去了建立和存在的必要。组织不是存在于真空中,它既有自己所处的系统,也依赖于外在的社会环境。组织是由个体组成的,个体均有自己的需要与愿望,个体之参加组织,主要是借助组织来实现自己的目标。在组织中,往往还存在团伙、派系等。

(2)根据已确定的目标,决定达成目标所需的计划与配置单位,制定工作计划。决定实施计划的作业与配置职位工作计划及配置单位所完成的只是中层的设计,计划的实施须通过具体的作业,而具体的作业又是由拥有不同职位的个体来完成的。演绎的设计程序中,尚需考虑权责区分等其他因素。在对组织的设计中,尚需考虑其变通员工的职位,除所管辖或经办工作的职位外,尚需规定其处理工作的权责,以提高效率,避免纷争、拖拉。

2.归纳的设计程序

归纳的设计程序,主要有三个步骤的工作要做:

(1)决策所需作业活动与组合职位。这里所说的组合职位,是先将组织内的各种作业活动组合为职位。

(2)根据管制幅度将若干个职位归纳为单位。在归纳的设计程序中,组合职位的工作较为彻底。因为它是从最基层的现有职位开始,不会有遗漏。组合职位时也要注意三个原则,即:性质相同的业务活动,尽量组合为一个职位；程度相当的作业活动,尽量组合为一个职位；使每一个职位都有适当的工作量。同时要注意的是:组合职位时将性质相同的职位组合成一个单位；将目的相同的职位尽量组合至同一单位；把工作程序前后相联的职位组合至一个单位；把服务对象相同、管辖地区相同的职位尽量组合至一个单位。

(3)决定组织内部层次。导致增设单位层次的原因主要来自三个方面:专业的限制、地区的限制和管辖幅度的限制。

一般来说,影响管理幅度的因素主要来自七个方面:

①与管理者所处的纵向层有关；

②下属工作性质及难易程度制约着管理幅度；

③管理者的管理水平与能力直接制约着管理幅度；

④被管理者素质的高低也制约着管理幅度；

⑤集权、分权与授权程度影响着管理幅度；

⑥下级单位所在地集中的程度及交通和信息传递状况影响着管理幅度；

⑦技术设备与工作条件也制约着管理幅度。

总而言之,就演绎的组织设计程序而言,其明显的优点是它可以使组织系统明确,计划与配置单位良好对计划的实施也较为顺利。而归纳的设计程序,因为是由基层做起,容易使职位与实有作业活动配合良好。由于两种设计程序各有利弊,故在设计组织时,应考虑两种方法并用。根据具体的组织设计条件,扬其长避其短,而不应固守某一种设计程序。

(三)媒介组织设计的特点

媒介组织的设计程序,除了要遵循演绎和归纳两种主要的组织原则外,更要注意以下原则:

(1)传媒是现代社会必不可少的信息生产者和提供者,在满足社会的普遍信息需求方面起着一种公共服务的作用。

(2)大众传媒的信息生产和传播活动对社会的政治、经济、文化道德具有广泛而强大的影响力。这种影响力涉及到普遍的社会秩序和社会公共生活。

(3)传媒是某些稀有资源的使用者,作为公共财产的使用人,必须对社会和公众承担相应的义务和责任:效率原则和社会责任相结合；效率原则和公平原则相结合；商业化和非商业化相结合。

(4)权变原则。我们所处的时代正是信息化从各个方面向个体冲击的时代,从什么样的媒介获取什么样的信息,需要的是不断关注技术的革新和社会思潮的变迁,在充分考虑到所要设计的媒介组织所处的大的环境的变迁因素,再考虑从微观角度上来设计媒介组织的基本结构。