组织变革理论的分析介绍及原则与程序

一、组织变革理论

(一)组织的生命周期与组织变革的必然性

在组织成长过程中,如同人的成长要经历幼年、青年、中年、老年等阶段一样,也要经历不同的阶段,在每一阶段上,都具有独特的组织特征和不同的组织危机。组织的这种成长过程和阶段,称之为组织的生命周期。1972年,美国哈佛大学的葛瑞纳教授(Larry E.Greiner)在《组织成长的演变和变革》一文中,第一次提出了企业生命周期的概念,将其划分为五个阶段。1983年美国的奎因(Robert E.Quinn)和卡梅隆(Kim Cameron)在《组织的生命周期和效益标准》一文中,把组织生命周期简化为四个阶段:创业阶段、集合阶段、正规化阶段、精细阶段。

所谓组织的生命周期,指的是组织的产生、成长和最终衰落的过程；组织结构、领导体制及管理制度形成在组织生命周期各阶段上可预测的形态,各阶段实际上是一个连续的自然的过程。每个组织都有自己的生命周期,在每一个生命周期中,如同生命本身的发展一样,都有着上升和衰落的阶段。鉴于此,每个组织在不同的时期都需要不同的发展和变革,以便使得组织的生命力能够长期保存。

在不同的生命发展阶段,组织所表现出来的危机是不一样的。在创业阶段,组织还是一个刚诞生的婴儿,需要的是各个部分之间的联合和整合,管理者的工作只是集中在如何建构组织结构和组织设计上。随着组织自身的发展,管理的重要性日益凸现出来,因此,第一个阶段的后期开始出现管理者的危机,解决危机的出路是聘请一名优秀而合适的管理者。

与此同时,组织开始进入第二个阶段——集合阶段。在这一时期,管理者将工作重心放在整合资源上,组织结构逐渐完善,各项管理制度逐步建立,组织在创造阶段的活力却正在消退,缺乏自主的危机出现了。解决危机的出路是实行分权,并在分权后强调管理的正规化,以寻求适当的控制与协调。

正规化阶段的到来是伴随着组织的各项管理制度的逐步完善出现的,其特征是各基层部门的管理工作逐渐由专业的管理人员来完成,组织内部沟通的形式和效率也大大加强,组织的各项规章制度的系统化制定和执行成为可能,出现的危机是官僚主义或文牍主义。解决的办法是:加强组织各部分之间的团结与协作,贯彻灵活和柔性的管理理念,实行民主参与式的管理模式。

随着团队精神和协调合作的完善和发展,组织进入了另一轮的改革和创新阶段。组织的发展趋势可能有三种模式:一是进行人员培训,完成机构精简,为组织再创新提供新的途径；二是成为一个成熟的组织,稳定地保持组织的发展规模；三是在新的危机中不断挣扎,苦于找不到出路,从而走向衰落。

从表6-1中我们可以清晰地看出组织的生命周期在不同阶段的特征。

组织的生命周期的循环必然要求组织在不同的时期进行相应的变革。组织变革是指组织根据外部环境和内部情况的变化,及时地改变自己的内在结构,以适应客观发展的需要。一个组织的结构、人员之间的责任与权力关系确定之后,若想维持和发展,必须根据外界环境的变化,不断地对组织进行变革。

表6-1　组织生命周期在各个阶段的特征

(二)组织变革的原则及程序

一个组织要进行变革,或是由于外部环境发生了变化,或是由于组织内部发生了变化,又或者是组织者发生了很大的变动,等等,这些原因都迫使组织进行变革。一般而言,组织变革所要遵循的基本原则包括:

(1)变革组织必须以有效达成组织目标为前提。任何组织都是为达成预定目标而设计的。研究变革组织时,首先必须考虑组织变革是否有助于组织效率的增进以及目标的达成。

(2)变革组织须有助于员工的自我完善与发展。员工对组织的变革更新最为关心,他们希望能在组织内持续不断地完善发展,因而变革组织考虑为员工提供更多的发展机会。对于变革中需裁减的人员应给予优厚的经济补偿。

(3)防止利用变革组织机会变相增员扩大组织。出于私心或受利益的驱使,一些管理者常常利用变革组织的机会建立起庞大的组织结构,以提高自己的地位。这种情况不仅在增加业务时会发生,甚至在减少业务时也会发生。

(4)变革组织必须考虑人际关系的影响因素。组织内的员工均有其密切的人际关系,面临组织变革时很可能会影响及原有的人际关系,致使员工感到不满。因此组织变革更新时,原有的人际关系应尽量予以维持,以取得员工的信任与支持。

(5)营造变革组织的理想条件。包括:①公开。管理者需要面对事实,获取员工坦诚的反馈意见,并关注外界情况的变动,以利于组织的变革。②诚实。对于组织的变革更新,管理者应与员工开诚布公地沟通意见,接受合理化建议及批评。③相互尊重。管理者不要认为每一员工都是反对组织变革的,避免用强迫员工接受的方法来变革更新组织。只要变革组织是必要且合理的,员工自然会支持。这种想法可以促使管理者走向合理的更新途径。④激励员工接受变革。通过设置适当的激励手段,鼓励员工接受新技术、新社会关系与新行为规范,勇于为组织目标做奉献。

韦伯认为理想的组织变革程序应包括下列几步:

①产生或制造压力(尤其是高级主管),使多数员工感受此种压力并对现有行为与业务情况产生不满意；

②由受尊重的、有影响力的高级主管主持变革更新组织工作；

③在主持人的指导之下,坦诚分析现有的政策、实务,以评定其缺陷及对将来的影响；

④各级主管应密切参与变革更新组织的工作；

⑤在提出如何变革更新组织建议前,主管人员应与各层次员工深入分析现存问题；

⑥提供的变革更新组织意见不要受现有实务的约束；

⑦将变革更新组织意见先在小范围内试验,以确定有无缺陷并加以修正；

⑧经由小范围内试验成功后,可考虑扩大推行。

(三)组织变革的模式

不同的组织因为规模、性质和类型的不同,在变革中所发生的过程也不尽相同。总体而言,组织变革有以下几种模式:

1.组织变革的动因模式

组织变革的动因模式是通过原因、动机、选择、目标四个环节的发展顺序探讨组织变革的过程。它强调组织的变革过程首先是由内部和外部原因刺激引起的。这种刺激的结果使人们的观念发生了变化,即形成了某种动机,包括组织的发展要求和个人的发展要求两个方面。它突出了组织领导者所作出的选择在组织变革中的重要作用,这种选择包括改革的目标选择、途径选择和方式选择。组织变革目标的确定,如组织的协调发展、组织对环境的适应性、组织效能的提高等,其结果通过一定的反馈形式再次引起内部原因和外部原因的变化,形成一个新的组织变革过程。

2.组织变革的系统模式

由美国学者哈罗德·莱维特(H.J.Leavitt)提出。他认为组织变革是任务、结构、人员和技术四个变量相互作用、相互影响的过程。这四个变量是构成组织系统的四种要素。其要点在于:这四个变量是相互依存、相互联系的,当其关系较为稳定时,意味着组织系统处于相对平稳、相对均衡的状态；当其出现变动时,任何一个变量的改变均会引起其他变量的改变。组织变革的过程可以通过有计划地改变某一个或几个变量的方式来进行。这种模式把组织看做是一个由多种要素构成的复杂系统,其重点不在于找出组织变革的原因,而在于探讨有计划地进行组织变革的方法。

3.组织变革的心理活动模式

由美国心理学家库尔特·勒温(Kurt Lewin)提出。他特别重视组织变革过程中人的心理机制。针对职工的态度和行为提出组织变革应包括三个步骤:解冻、改变、再冻结。

(1)解冻。在这一步骤中,要激励要求变革的动机。

(2)改变。改变指实施某种改革方案或计划,通过认同内在化等方式使组织成员在变革过程中形成新的态度和行为。

(3)再冻结。再冻结指在改变发生后,利用必要的强化方法使新形成或新发展的态度、行为固定下来,并使之变成组织系统的一个持久部分。

组织变革的心理活动模式的特点主要描述了与组织变革过程相联系的组织成员的心理变化过程,它涉及到组织变革中的动力及阻力等问题,并阐明了组织变革过程与组织成员的心理变化过程的相互关系。

4.组织变革的组织活动模式

这种模式将组织变革过程分为诊断、阻力、变换、评价、制度化、扩展六个阶段。(1)诊断指识别和分析需要进行变革的问题以促进解冻。(2)阻力指对组织变革过程中常常受到的变革对象的抵制现象加以克服并促进改变。(3)变换指在从改变阶段、再冻结阶段转化的过程中,新的行为和机制有效取代旧的行为和机制的程度。(4)评价指对变换结果进行利弊分析以促进再冻结。(5)制度化指在变革结果受到肯定评价时,将其形成制度固定下来使之成为组织系统的一个持久部分,它体现为对再冻结的直接认可。(6)扩展指将在组织某一部门或某一区域进行的变革扩展到组织整体,意味着对组织的其他部分也逐步实行制度化。

(四)组织变革的目标指向

通常组织变革的目标指向,大致有以人为中心、以组织结构为中心、以技术为中心等三种方式。

1.以人为中心的组织变革

以人为中心的组织变革,即试图以直接改变员工的动机、态度和技能来改变员工的行为,进而实现组织的变革。韦伯在《组织管理》一书中,探讨了以人为中心的组织变革。他从改变员工的态度着手,其程序为:使员工对现状感到不满；使现状予以解冻,所谓解冻现状,指管理者取消对旧有态度的支持,输入新的价值观念,增加对变革的支持；改变态度与行为；将改变后的态度与行为予以冻结。

以人为中心的组织变革,试图通过一些专门的程序来提高组织成员的心理素质和处理人际关系的能力,进而提高组织的效能。其主要措施是从教育训练开始,疏通沟通网络,调整人际关系,转变员工的态度与行为,以促成组织目标的实现。重视提高员工的工作动机,实行有效的奖励制度和责任制等,进而推进整个组织的变革。

2.以组织结构为中心的组织变革

结构的改变即对组织进行调整,包括划分和合并新的部门；协调各部门工作；调整管理幅度与管理层次；对各层次管理人员与职工实行优化组合；给基层单位一部分自主权,等等。通过改革结构来实现组织变革的方法,比较直接,见效快,常常可以促使组织发生根本性的转变。以组织结构为中心的组织变革,其程序为:交付任务；分析组织结构；建立理想的组织结构模式；修正现有组织结构；将修正的组织结构付诸实施。

3.以技术为中心的组织变革

改革技术有两层意思:其一是直接工作技术的改变,即由引进一种机器或引进一种人—机系统所引起的变革。其二是改变管理技术,包括采用现代化的信息收集和处理系统；现代化的监控处理系统；现代化的办公系统及文件(文字)处理系统；工程管理或程序管理方法等。葛瑞格·希克斯(Greg Hicks)在其所著的《组织管理》一书中,提出以技术为中心更新组织的构想。他认为一个组织对技术的需求均呈现出一种典型的生命曲线,分为引进阶段、成长阶段、成熟阶段、衰退阶段。如果一个组织能经常引进新技术来代替衰退的技术,则组织的生命可以无限制地延长；如果引起新技术的比率等于被代替的衰退技术的比率,则组织可以继续维持现状而不衰老。组织并非必须成长否则就会死亡,而是必须更新否则就会死亡。因此管理者的主要责任之一是保持组织的更新。