组织结构及功能的分析介绍

四、组织结构及功能

组织结构是在组织理论指导下,经过组织设计而形成的相对稳定的结构模式。该模式能够表明组织各要素的排列组合方式,组织各部门及各层次之间、人与事或人与人之间的相互关系。它决定了组织中的指挥和意见沟通系统,影响着组织的工作效率,对有效的实现组织目标至关重要。换言之,组织结构是表现组织各部分顺序排列、空间位置、聚集状态、联系方式以及各要素之间相互关系的一种模式,它是执行管理和经营任务的体制。^[11]组织结构是组织的外在形式,是组织的各要素的一种特定安排,及组织各要素之间的排列组合方式。组织结构在这个管理系统中起着“框架”的作用。

从组织自身的灵活度和外界环境之间的联系角度,在宏观意义上,我们可以将组织结构分为刚性结构、计划结构、柔性结构和混乱结构四种形式。

刚性结构存在于低竞争环境中,即静态、简单、可预测的(没有竞争)环境中,其柔性组合、管理控制和组织控制水平都比较低,一般适用常规技术、机械结构和保守的文化。组织据此建立和保持竞争优势。

计划结构存在于中等动态程度的竞争环境中,即在动态的或复杂但大量可预测(中等竞争)的环境中。它主要适用运作柔性,采用非常规技术、有机结构及保守的文化。不同的组织类型适合相应的组织结构,例如:计划结构对于企业组织而言,便可使其在动态的环境中,借助良好的行业定位,保持可持续的竞争优势。

柔性结构处于超竞争环境中,即在一个根本不可预知的环境中,环境动态性极强而且很复杂。在此环境中,组织需要广泛的柔性组合,因而要采用非常规的技术、有机结构及创新文化。此外,为增强对新环境的适应能力,组织还需要在信息收集和信息处理方面具有较强的能力。

混乱结构存在于较广泛的受战略柔性支配的柔性组合中。在此阶段,最重要的特征是组织受环境的影响大,环境甚至在某一方向上可以完全控制和制约组织。组织缺乏特别的技术、管理结构和文化、价值观的分享。管理者因不注重组织管理结构而缺乏管理稳定性,在管理上因忽视一些日常问题而导致企业失败、衰退。同时,管理的不稳定使投资者易产生机会主义行为,并使其行为进一步恶化。战略管理目标的缺失,使管理者很难从多种方案中作出选择,其决策能力大大减退。

在微观层面上,组织结构具备一定的外在形式,这些形式,对于刚性、计划、柔性、混合性四种组织结构而言,也具备同样的效力。具体而言,组织的结构表现形式主要有:直线型组织结构、职能型组织结构、直线职能型组织结构、项目型组织结构和矩阵式组织结构。

(一)直线型组织结构(line organization structure)

这是最早、最简单的一种组织结构形式。其主要特征:组织按照纵向划分为若干等级,各等级的业务性质和职能基本相同,不同等级的管辖范围自上而下逐层缩小,各层级分别对上一级负责。这些部分共同结合而形成阶层制的组织体制。组织内上级管理层与下级管理层按垂直系统进行管理。信息沟通和传递渠道只有一条直线通道。一个下级只接受一个上级管理者的命令,而不设立专门的职能机构。下图是直线型组织结构的一种形式:

图1-3　直线型组织结构示意图^[12]

优点:结构简单,权责明确,上下级之间从属关系简单,命令与指挥统一,上呈下达准确,解决问题迅速,业务人员比重大,管理成本低。

缺点:没有专业管理分工,对组织者和管理者的技能要求高,组织者和管理者,尤其是管理者容易陷入实务主义,不能集中精力解决所面临的重大问题。

适应对象:适用于那些没有必要按照职能实行专业化管理的小型组织,或者是现场的作业管理。

(二)职能型组织结构(staffing organization structure)

职能型组织结构形式是指:组织同一阶层根据职能或业务分工,横向划分为若干部门,各部门之间的职能范围基本相同,但职能或业务性质不同,是相互间分工合作的组织体制。

职能型组织结构是按分工负责原则组成的机构,各级行政负责人都设有相应的职能机构,这些职能机构在自己的业务范围内,都有权向下级下达命令和指示。因此,下级行政负责人除要服从上级行政领导的指挥外,还要服从上级职能机构的指挥(如图1-4所示)。

优点:能够适应现代组织技术比较复杂和分工较细的特点,实行分工管理,利于专门人才发挥专业特长；利于业务专精,提高管理水平,减轻上层人员的负担；同类业务划归统一部门,职有专司,责任明确,利于建立有效的工作秩序。

缺点:妨碍了组织必要的集中和统一的指挥,形成了“多头领导”,对基层来说,“上边千条线,下面一根针”,无所适从；同时,它也不便于组织各部门之间的整体协作,容易形成部门间的各自为政的现象。

适应对象:适用于那些按照职能实行专业化管理的组织,尤其是专业性和技术性较强的组织机构。

图1-4　职能型组织结构示意图

(三)直线职能型组织结构(line staffing organization structure)

直线职能型组织结构是直线型和智能型组织结构在不同组织的运作过程中,逐渐结合而产生的,其主要是以直线型为基础,在各级管理者和组织者之下设置相应的职能部门,分别从事专业管理。直线管理人员——对下级发布命令,指令；职能管理人员——对下级进行业务指导,以贯彻直线管理的指示、意图,起参谋作用(如图1-5所示)。

图1-5　直线职能型组织结构示意图^[13]

优点:结合了前两种结构的优点,并试图克服其缺点,它设置了两套系统,一套是按命令统一原则组织的指挥系统,另一套是按专业化原则组织的职能系统；能较好地把命令统一和发挥部门的积极性结合起来,既保证了行动效率,又有利于集思广益。目前我国整个行政机构的体系设置基本是遵循这一形式的。

缺点:各职能部门之间横向联系较差,容易发生脱节和矛盾。特别是当各职能部门分别隶属于不同的管理者时,仍然存在多头管理的问题。

适应对象:适用于那些既有一定的职能部门,又必须有相应的行政部门或后勤部门的组织。在实际运作中,这种组织结构是否会使得该组织有效地运作,主要取决于职能部门的管理者和行政或后勤部门的管理者之间的权力协调和职责分工问题。

(四)项目型组织结构(project organization structure)

部门按照项目来设置的组织结构称为项目型组织结构。这一组织形式是伴随着现代社会的新型的业务形态和业务性质而出现的,其主要适用于以任务为中心、目标为导向的组织。其特点是:一套项目要配置一套人员,工作设备人员重复率高,资源利用率低；每个项目中的专业人员和其他项目之间缺乏沟通和协作,不像职能型组织中,专业人员集中在一个部门,便于技术合作和支持；在执行完一个项目,方等待下一个项目的过程中,造成资源的闲置和浪费。尽管如此,项目型组织结构因其现代社会发展步骤和发展趋势的天然的亲和力,已经成为普遍存在和被采用的一种组织结构和组织形式了(如图1-6所示)。

图1-6　项目型组织结构示意图

(五)矩阵型组织结构(matrix organization structure)

矩阵型组织是直线职能型和项目型组织机构的混合体。它是为了加强组织内各职能之间、职能部门与规划项目之间的协作,把组织内部各部门有机联系起来,把集权与分权更好地结合起来而建立的一种有效的、多功能的组织结构。在矩阵组织结构内部,存在着纵向的职能系统和为完成某一任务而组成的横向项目系统。在这一组织结构中,其成员由各相关的职能机关或部门根据任务的需要配备,隶属关系属于原单位；专门项目小组或委员会负责人对特定任务负领导责任,对整个工作统一协调和指导。相关的职能机关或部门对特定任务不负直接责任,但有义务予以支持和合作。对员工而言,他们既同原职能部门保持组织与业务上的联系,又参与项目小组,接受项目负责人的领导和指示。

根据结构中作用力量的强弱不同,矩阵型组织结构又分为:弱矩阵型组织、平衡型矩阵组织和强矩阵型组织三种形式。其结构图和比较示意图如下:

图1-7　矩阵型组织结构示意图

表1-1三种矩阵组织的特点比较

优点:

(1)把职能分工和组织合作工作结合起来,有利于专项任务的完成。

(2)常设机构和非常设机构的结合,既发挥了职能机构应有的作用,保持了常设机构的稳定性,又使组织具有适应性和灵活性；同时,由于专项任务一完成,非常设机构即撤销,避免了组织机构的膨胀。

(3)有利于个人的提高和发展,矩阵组织内的每个人都有更多的机会学习新的技术和技能。

缺点:

(1)由于员工往往接受双重甚至更多重领导,因而容易造成员工无所适从,尤其当他所接受的命令不一致时；很难保证组织的职能机构和专门机构小组的行动一致与意见协调,容易造成工作中的“扯皮”现象或低效率,因而,需要较高的协调成本。

(2)由于矩阵组织本身的不稳定性,往往导致组织工作人员缺乏归属感和安全感。^[14]

适用的可能性情况:在外部环境的压力下出现双重中心任务；当一个组织需要获取大量的信息情报时；当一个组织的下属部门同时要求分享资源时。^[15]