媒介组织的沟通与决策的分析介绍

三、媒介组织的沟通与决策

(一)媒介组织的沟通特点

媒介组织的沟通与一般组织的沟通并不完全相同,其特殊性在不同的媒介组织形态中的表现也不相同。但是又具有共同的特点。同样的,媒介组织的沟通也分为媒介组织内部和外部的沟通。媒介组织的内部沟通也有正式沟通和非正式沟通。正式沟通模式主要表现在:

1.综合沟通模式——编前会制度

编前会制度是传统媒介采用的媒介组织内部共同的主要方式之一。由于媒介产品是一种注重时效性的产品,及时的交流和沟通对于产品的生产和系统化有着很重要的作用。编前会对于不同的媒介组织形式也不完全相同。根据所生产的产品的时段,决定编前会的时间,可以是每天两次,也可以是每天一次,对于周期性较长的媒介产品而言,也可以是几天一次。

编前会的参加人员基本上是媒介组织的管理者以及各部门的主任。主要的任务是评论上一期进入市场的媒介产品,并进行总体交流,决定下一期的媒介产品。传统的编前会在中国媒介组织内,经营人员是不参加的；随着媒介产业属性的提出,媒介组织内部的沟通模式编前会也要求经营部门的主任参加,以协商好媒介产品和广告营销以及其他策划活动之间的关系,以此来保证媒介组织的收益。这种沟通模式可以称之为横向和纵向相结合的组织传播模式,参加的各职能部门之间、高层管理者和下一层管理者之间、经营部门和编辑部门之间、高层管理者之间的沟通在这种形式下得以完成。下面是《芝加哥论坛报》的一次编前会描述:

时间：2001年8月14日下午4时

编前会的与会者包括：主管新闻的第一副执行总编、负责综合新闻版编辑的助理执行总编、头版新闻主编、国际新闻主编、本市新闻副主编、体育新闻主编、负责版面设计的助理执行总编、版面设计副主编、广播主编(该报办有广播电视节目)、负责副刊的助理执行总编、写作顾问(Writing Coach)、财经新闻主编、互联网站主编、公共事务新闻主编、负责摄影的助理执行总编。

这次编前会的目的是决定次日头版的稿件。会议开始前,与会者收到本市新闻、国内新闻、国际新闻、财经新闻、体育新闻等部推荐上次日头版的稿件摘要目录(打印稿),其中包括拟见报日期、稿件标题或主题词、作者(记者)、稿件行数、内容摘要和各部提议的排序。各部报来的稿件共16条。

会议由负责综合新闻版的助理执行总编主持,各部主编先后发言,介绍本部推荐上一版的新闻及推荐理由。其间,接通驻华盛顿办事处记者的电话,由该记者介绍当日美国国会、联邦最高法院、白宫政府等国家机关有何重要事项,与会者不时插话询问具体问题,记者也一一作答。摄影主编通过投影展示了七八幅新闻图片,有的是配新闻的,有的是独立图片。

然后是讨论。这一天并无重大新闻或重大突发事件,这给上一版稿件的选择增加了难度,因此大家发言热烈,对一些稿件在一版的排序争执不下。讨论中,副总编乔治一言不发,只是仔细听着、记着。在大家对上一版的稿件基本取得一致意见时,主持人要求每人报出自己建议的一版稿件次序。

报完后,大家的目光都集中在第一副执行总编乔治身上。他这才胸有成竹地说：“我建议明天一版的稿件依次为：不公平收入(U NFAIR PA Y)、油价回升(GAS OLINE)、主教离婚(BISH OP)、破伤风(TET AN US)和爱尔兰生变(IRISH),共5条。自杀事件(SUICIDES)和住房抵押贷款上升(MORTGAGE)两稿备用,其余9条稿件各版酌用或暂时搁置。”这次会上,体育部推荐的6条稿件无一入选。

这次会议大约用了40分钟。会后,大多数人离席,留下副执行总编、负责新闻的助理执行总编、一版主编以及摄影主编、版面设计主编等,继续商量次日头版的版面详细安排。

2.日常沟通模式——编辑部管理沟通

除了编前会之外,编辑部的日常管理模式也决定了媒介组织自身的日常沟通模式。下面是《美国日报》编辑部的日常运作模式:

《美国日报》编辑部(指晨报)新闻方面的运作程序大体如下:

(1)回顾夜间新闻。早班新闻编辑早晨6时左右即到达办公室(是整个编辑部上班最早一族,人数屈指可数),随即阅读各通讯社、特稿社发来的本地、全国、全球夜间电讯稿,收看早间电视新闻节目,了解警察局及其他紧急救援机构夜间的重要活动(这些机构如遇重要活动通常会发传真给报社)。这些工作大约在8时结束,然后他们会列出当天需跟踪或重点采访的清单交给各部主编。

(2)选题初定。美国报纸的记者,特别是负责报道罪案、险情及其他突发事件的记者,基本是全天候工作。一名记者每天给警察局打五六次电话或多次造访是很普遍的,但早上仍是各记者一天内的首次工作高峰。他们通常于上午8时至10时到达办公室,立即与警察局、消防局、法医、地区律师办公室、海岸警卫局、边防局、联邦调查局等单位联系,以获得上次接触以来的最新情况,然后将值得报道的事项写成提要,交给本部白班编辑。其他非突发新闻记者,如经济、教育、科技、政府其他部门、文化、宗教、城市管理等领域的跑线记者,一般也需在上午10∶30之前将当天计划报道的简要内容提交有关编辑或主编(美国报纸和中国报纸一样,记者都有明确的分工报道范围,但也有综合记者,类似我们一些报社的机动记者,可超范围领受任何报道任务)。此后,记者们纷纷外出采访。

(3)编辑计划。各部白班主编或编辑审核记者的新闻提要和通讯社发来的电讯稿,与记者作必要的沟通,列出当天第一个菜单,同时将一些特别报道任务或某分工领域记者难以完成的部分任务分配给综合记者(综合记者也需要自己发现选题)。

(4)第一次编前会。美国的日报每天召开两次编前会,其中第一次是在上午,通常11时开始,为期半小时。参加者为总编辑、执行总编及各有关采编部门的负责人。会上,由本市新闻主编、经济主编、副刊主编、图片主编、电讯稿主编等报告当天各部的稿件安排和有可能上一版的稿件或新闻线索。会上将讨论有关稿件的安排和篇幅。由于这时大多数稿件还在采访中,会议也会就某些新闻的采写角度及可能衍生出的新闻提出建议,由有关主编会后转达给有关记者。

(5)第一次截稿。到了下午,编辑部就开始进入繁忙和紧张的工作阶段。这时候,采访归来的记者在忙着赶稿,并通过电话向被采访者了解更新的情况；编辑及时处理写好的稿件,拟写各版的菜单,确定头版推荐稿件。而副刊编辑就更忙了,必须在下午5时之前将所有专版和副刊定版(包括审改大样),以不耽误首批版面的开机印刷。对副刊部而言,一天的最后截稿期就在下午,具体时间各报略有差异,但通常必须赶在5时前完成所有的编辑工作,送交印刷厂。

(6)第二次编前会。这是最重要的一次编前会,从形式到内容都与中国报纸相仿,通常在下午4时举行,也有5时举行,与会者主要是正副总编、各部主编及当日要闻版面设计等。会上,除各部报告稿件安排外,还要听取驻外记者站、特别是驻华盛顿记者站当日的选题报告(通常有专门设备将电话接到编前会上,所有与会者都能听到驻外记者的声音并与之讨论)。会议的重点是确定次日报纸头版新闻及排序。有的报社会将各部拟推荐的头版新闻打印分发给与会者,并注明各条新闻的字数和段落数。图片主编推荐的新闻图片也在会上展示。这次编前会通常开30～50分钟。会后,一些报社的总编辑或执行总编还会和城市新闻主编、图片主编、版面设计等商量具体稿件在头版的安排。

(7)最后截稿期。一般情况下,总编辑无须上夜班,而由执行总编、副总编或助理总编甚至本市新闻主编总负责晚间编辑部的工作。由于在下午的编前会之后还会有新情况发生,有时夜间总值班也会召集主要新闻部门的主编商量新的稿件安排,相当于又开了一次小型的编前会。美国报纸新闻版的截稿期比中国报纸早,一般要求晚上11时完成大多数新闻版编辑工作,仅留少数几个版等待突发事件和体育赛事的最后消息。如无重大突发事件,最后的编辑部工作一般也在晚上12∶30前结束。美国报纸要求编辑工作结束与印刷厂开机印刷之间的空隙,至少为1小时。^[5]

媒介组织内部的非正式沟通和其他组织内部的非正式沟通基本是相同的,主要指的是媒介从业人员之间所发生的各种制度化之外的沟通。媒介组织的从业人员除了要和他所隶属的媒介组织内部的从业人员进行沟通外,还要和个体自身的成长背景进行沟通,也即自我的内部协调和沟通。

从宏观而言,媒介组织内部的沟通过程与传播学理论上的守门人理论的发展历史紧密相关。可以说,这些沟通之所以会发生并完成,正是因为这些沟通发生在不同层次的守门人之间,他们代替我们大众共同做出媒介产品的种类和内容的决定。因此,媒介组织内部沟通就其实质而言是媒介守门人之间对于大众社会媒介产品的生产和供应的过程。与这个过程关联密切的就是媒介组织与外部之间的沟通过程。可以说,媒介组织内部的沟通和外部沟通是一个连体婴儿,尽管守门人可以有抉择的权力,但是这种抉择取决于媒介组织外部的各种因素。这各种因素恰恰是媒介组织外部沟通的核心因素。

媒介组织外部的沟通大而言之,包括媒介组织和其所处的环境之间的沟通。主要包括:媒介组织和媒介组织之间,媒介组织和所关联的社会、政治、经济组织之间,媒介组织和它所服务的受众所构成的社会组织、文化组织之间的沟通。

(二)有效的媒介组织沟通

媒介组织的沟通,在管理上,以采编直接见面、指挥迅速到位、管理高效准确为主要目标,因此,有效的媒介组织沟通应具备以下主要特点:

1.组织结构的“扁平”化管理。在媒介组织日益发展和技术更新加快的趋势影响下,媒介组织日常工作的分工就更加严密精细,“扁平式”管理模式可以拉近最高管理层与基层一线的距离,减少管理的中间环节。相对于“纵深式”模式而言,“扁平式”增加了横向的部门设置,使高层管理者控制面增宽,穿透力增强。体现在报纸的编辑部,就是总编辑直接管理的部门多,而部门以下尽量不再设机构。

2.编辑指挥记者,不设中间环节。就编辑部而言,媒介组织应严格实行总编辑负责制下的主编(编辑)责任制,编辑部方面的一切事务,由总编辑一人说了算,发行人通常不再过问。就位于采编第一线的各部而言,由主编或编辑决定记者的工作方向、工作任务,并对其工作质量和勤勉程度予以评价。记者将任何采访线索或选题想法直接告诉本部主编或编辑,主编或编辑也直接将自己的编辑意图和选题策划下达给记者,并随时跟踪记者完成任务的进度和质量。当需要决定一名记者的去留时,其直接上司——本部主编的意见是极其重要的。媒介组织的决策和执行部门之间不会出现脱节的问题。

3.有效的沟通还表现在对媒介组织的从业人员实行动态管理。媒介组织不应该给组织成员制订按月或按周计算的工作定额。以记者和编辑为例:记者的工作业绩与编辑密切相关,编辑充分了解记者的工作量,否则编辑就失职；媒介组织产品的重心是如何管理和组织好编辑队伍。因为,为所有记者制订一套统一的标准是很难的。

4.专业化是媒介组织进行有效沟通的重要条件之一。媒介组织规模的扩大和业务的多元化,对于其组织成员而言,更要具备各个方面专业化的水平。以美国报纸编辑部为例,其编辑部各部门的分工很明确,并要求其带头人熟知相关领域的情况,采编人员掌握相关领域的新闻报道规律和特征,成为这方面的新闻专家。

5.加强组织成员的民主参与意识,缔造民主参与的气氛和环境,定期组织业务讨论,并形成相关的制度和法规。媒介组织的管理者要关注组织成员的参与意识,在业务交流中关涉到他们的个人发展目标,在完成组织沟通的同时给予组织成员一种信念和发展的前景描述。