（四）会议的控制与管理
1.会议的控制
会议的控制主要有内容控制、规模控制、地点控制、时间控制、经费控制等五种控制方式。
内容控制是指对目标、议题、发言的控制。要做到目标不明确的会议坚决不开，可用现代通信手段联系解决问题的会议不要开，准备不充分的会议推迟开，涉及相关工作的会议合并开，议题过多的会议分段开。
规模控制是指要严格控制参加会议的人数，建立审批制度，克服凡会必请主要领导到场讲话的倾向。
地点控制是指要做到内外有别，要限制在旅游风景区召开国内会议，反对利用参加会议游山玩水。会场选择要经济实用，反对动辄借住豪华宾馆。如有条件，提倡开电话会议。
时间控制是指尽量做到长会短开，准时开会、准时结束，对发言时间进行限制，已有书面文件的，不必照本宣读。对单位内的所有准备召开的会议，在时间上要统筹安排，避免重要会议在时间上重叠。有的单位提倡实行站着开会或发言限时的做法。
经费控制是指会前就要作好成本预算，严格控制成本，使用的经费要加强管理、监督，提倡勤俭节约，还应提高人们对会议效率的意识。会议成本的公式为:会议成本＝隐性成本＋显性成本。
2.会议规划
会议的成功与否，75%取决于会议前的准备工作，主要体现在要有一个可行的、完备的会议规划。会议规划一是确定会议的要素（会议目的、会议名称、会议时间、会议地点、与会人员和会议议题）；二是拟订会议的日程（包括确定会议方式，明确会议议程和日程两个方面）；三是预算会议经费。
会议的秘书系统:组织组（资格审查、编组召集）；文件组（文件起草和会议记录）；提案组（提案和议案）；宣传组（内外宣传工作，如编写会议简报、快报，记者采访，发布消息）；后勤组（文件证件印制、活动安排联络、设施和生活服务）；保卫组（负责会议期间的安全保卫工作）。
3.会前事务工作
会场的准备（形状、视听通讯、会徽会标、标语画像、花卉、灯光色调等）、文件的制发、接待、通讯、膳宿、安保等方方面面的工作。
会议文件的制发:开幕词、工作报告、发言稿，其他会议文书，如会议通知、会议议程表、日程表、会议须知、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等等。
会议文件的准备程序:领导授权——秘书起草——领导审阅——秘书修改——领导签发——打印制作。
大中型会议需制作会议证件，为了便于辨认与会者的身份，各种证件应当用不同的颜色和字体相区别。会议的证件有代表证（正式成员，又称出席证）、列席证、旁听证、来宾证（特邀代表）、记者证、工作证、签到证（亦可与代表证合制）等等。
会前的接待工作:根据参加会议的实际人数和接待的要求预定住房、安排伙食、准备车辆等。
会前检查的内容包括前面所述的全部项目，重点有两个:一是会议文件的准备情况；二是会场的布置。会前检查的方式有两种:一是领导听取秘书的汇报，然后作出指示；二是现场实地检查。这两种方式相辅相成，不可偏废。
4.会中事务工作
会议进行中的主持技巧:准时开会、介绍与自我介绍、点题迅速、掌控有度、鼓励发言、议题集中、及时总结、及时准确评估反馈信息。
结束会议的技巧:判断时机、简短地报告此次会议的决定、对与会者再次表示感谢、安排与会者退场、及时清理会场。
会议信息工作的基本程序是:记录、核实、汇总、整理与筛选、编写、发送或归档。
会议简报:每期简报的字数在两三千字左右，可是内容很广，既有会议的综合报道，又有发言摘要，也有花絮新闻，内容都经过核实，具有高度的真实性和新闻性。简报属于内部文书，简报上所登载的信息往往未经原发言人审核，仅供会上交流之用。
会议中的服务工作:接站；报到与签到。
会场服务和会间服务:引导与会者入席、退席、纸笔及茶水供应，指引与会者使用会场的生活设施，照顾与会人员会间休息，满足与会人员的临时需要；接听会场外打来的电话，接待来访的客人，尽可能排除场外因素对会议的干扰。当会场发生意外情况或意外事故时，秘书应及时建议会议主持人修改会议程序或暂时中止会议，必要时协助主持人，组织与会人员撤离会场。会议期间要为与会者的吃住行提供全面的服务。对于与会者的合理要求要予以满足。要认真做好与会者回程票的预定工作。还应安排文化娱乐活动，使与会者劳逸结合。
会议效果的衡量:简单的做法是在出席者离开会场之前，请他们填写一份事前准备好的简单表格。
5.会后事务工作
（1）会场清理，人员离会，会议决算。
（2）会议文书的立卷归档。
（3）会议传达:内容与程度、范围与层次、时间、方式。
会议传达的内容与程度，应视会议的性质、任务与要求而定。如代表会议一般应将会议的精神、决议、情况作较详细的传达；领导干部会议则应将决定传达给下一级的组织或全体成员；工作例会只需将任务、措施等传达给有关执行人员等。有些重大会议往往在会议结束前制定宣传提纲，统一传达口径。
会议传达对象的范围大小和层次高低。如范围是部分成员还是全体成员；层次是中层干部、基层干部还是全体群众。有些会议内容还需分级、分层次传达，每个级别、层次传达的内容、程度以及时间都不一样。
时间有两种含义:一是指传达所需的时间。传达时间总是少于会议时间，比如会议开三天，传达也许只用一两个小时。传达时间视传达的内容与程度、范围与层次而定。另一种含义指的是传达的时限，如有些工作例会要求在一周内传达，有些紧急会议（抗洪、抢险）则要求几小时内甚至会后立即传达。
传达有不同方式，也由会议的性质、内容、要求而定。有的以文件为依据宣读，有的按照宣传提纲讲解，有的则可以凭与会者的记录和理解，有的还允许结合谈谈与会者自己的体会和感受。
（4）会议催办:发文催办、电话催办、派员催办。
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