秘书工作机构的设置原则介绍

（二）秘书工作机构的设置原则

秘书工作机构的设置原则包括三个方面:一是凡是独立单位必须设置秘书工作机构。独立单位的划分标准在于是否能够独立负责、是否被授予对外独立解决工作问题的权力。二是秘书工作机构的组织形式、人员配备必须符合精简、合理、高效的要求。更确切地说，就是精简、纵向层次尽量少、横向幅度可适当加大。根据我国政府的有关规定，“办公厅一般可分设两层，最多不超过三层”。尖型组织构（锐角三角形），纵向层次多，横向幅度小，控制严，但上下沟通不便；为军队所常用。扁型组织结构（钝角三角形式），纵向层次少，横向幅度大，灵活性、自由度大，上下沟通方便；这是秘书工作机构所宜采用的模式。三是秘书工作机构与所属机关在工作性质上必须相适应。比如，决策机关的秘书工作机构侧重于决策的贯彻实施，监察机关的秘书工作机构侧重于法纪政令的检查落实，执行机关的秘书工作机构侧重于政策推行和专业实际。

1.各级各类秘书工作机构

各级各类秘书工作机构的组织形式主要有两种:一是综理制，就是将全部秘书工作集中在一个部门中办理，由这一部门的秘书人员与领导机关和职能机关直接联系。如一般中小型企业中“党”、“政”、“群”三个系统成立三合一的秘书工作机构，企业全部的秘书工作均由这一秘书工作机构办理，社会团体的秘书工作机构如“中国高教秘书学会秘书处”，人大和政协实行的也是这种综理制。二是分理制。就是将秘书工作分散在机关各个部门分别办理，每个部门分别承担秘书工作的一个或几个环节。如国务院机关以及各级党政机关实行的就是分理制，国务院办公厅下设秘书局、机要局、信访局等，省级政府办公厅下设秘书处、机要处、信息处等。

各级各类秘书工作机构的名称大体有三类:一是“办公厅（室）”，就是在秘书长或办公厅（室）主任领导下的广义的秘书工作机构，其名称的构成是机关、单位或首长名称加“办公厅（室）”组成的。如中共中央办公厅、国务院办公厅、上海市人民政府办公厅、杨浦区人民政府办公室等。这类秘书工作机构统管政策研究、日常行政和机关事务三大方面工作。大中型企事业单位如宝钢集团、同济大学等的秘书工作机构只能叫办公室而不能叫办公厅。二是以“秘书”命名的秘书工作机构。如秘书处、秘书科、秘书室。它们一般属办公厅（室）下设的部门机构，具体负责文书、会议、联络、接待等工作。三是以秘书组织承担的具体职能来命名的秘书工作机构。比如，信访办公室就是专门接待人民群众来信来访的秘书工作机构。机要科就是专管机要工作的秘书工作机构。这类秘书工作机构一般承担组织内部信访、机要等专职工作。在了解秘书工作机构的名称时，我们要分清两个误区:第一个误区是并非所有的“办公室”都属于秘书工作机构。如国务院台湾事务办公室、上海市人民政府办公室、外事办公室、侨务办公室、征兵办公室等就不是秘书工作机构。因为这些机构所承担的是专项职能并非综合职能。第二个误区是在秘书工作机构内也有非秘书性质的部门。有些机关把一些领导活动所必需的，但又非秘书性质的部门，如“汽车队”、“保卫科”、“文印室”等归入秘书工作机构。另外有些地方也会把一些尚未成熟的或难以独立的部门也纳入秘书工作机构，于是就出现了秘书工作机构中也存在着非秘书性质的部门的现象。

2.秘书工作机构的领导关系

秘书工作机构的领导关系包括两方面:一是秘书工作机构只直接对所属机关负责。各级秘书工作机构之间不实行自上而下的、独立的垂直领导体系，秘书工作机构之间存在相对的封闭性。二是秘书工作机构存在一些纵向和横向联系。纵向上，上级秘书工作机构有义务对下级秘书工作机构进行业务上的指导。横向上，秘书工作机构之间就一些共同性问题或业务问题，相互交流经验或开展研究。