秘书工作室人员配置

5.3.2　秘书工作室人员配置

秘书工作室虽是一个模拟型的公司，但它却完全按照一个公司体制的模式运行。内部设置总经理办公室、人事部、通联部、业务部等部门，而且各部门又设有部门经理，各科室设有科室长，有分工明确的人员安排，形成了运转有效的公司体制。

秘书工作室为文秘专业的学生们打造了一个学习和施展专业技能的新舞台，它面向全校提供各种秘书服务，让文秘同学将所学的理论知识付诸实践活动，从而掌握并提高专业技能，形成良好的专业素养，为实现“零距离”就业做准备。

公司总经理即“秘书工作室”的负责老师;秘书工作室可以进驻学校党政部门提供长期蹲点服务;担任秘书的同学们面向全校各部门提供专项服务;总经理办公室以办公室为办公地点，是秘书工作室的综合办公室，处理日常性内部事务。下设的各部(组)设负责人一名，由学生担当。

一、人员聘任

秘书工作室人事部在正式招聘前一段时间内向学生公开发布招聘通知，本着公开、公平、公正的原则面向整个学院文秘专业的学生进行招聘，上岗学生按照不同年级学生的工作能力和工作任务要求安排到各个工作岗位。

二、轮换办法

根据发展和学生锻炼需要，秘书工作室实行人员轮换制。驻地服务部人员的轮换期限因工作部门情况不一，从一学期到两学年长短不等，不断进行人才更新，剔除不合格员工，保留优秀员工。基地秘书以大一、大二学生为主，实行岗位轮换，以老带新，全方位训练，形成综合素质较强的秘书队伍。这样，不同年级的学生根据实训要求都可以在秘书公司找到不同的实训任务，获得相应的实训机会。

在秘书工作室中，大一的学生主要是充当助手的角色，大二的学生已基本成为骨干。当学生的工作任务与上课时间相冲突时，可根据具体情况灵活变通，选派其他没课的“员工”去完成或利用课余时间完成工作任务。大三的学生作为公司的主要流动学生员工，除写毕业论文外没有其他课程学习，因此有充足的时间来完成工作，实现以老带新，并完成兼任初、中级“秘书”的“指导老师”的任务。

三、选拔要求

秘书人员任职条件视部门的不同要求而定，业务能力是秘书人员必备的。时代的发展要求秘书不但要具备较强的语言文字表达能力，而且应具有较高的组织能力、管理能力和关系协调能力以及适应社会的独立工作能力，并在此基础上形成的创造性工作能力。概括起来既为办文、办会、办事的能力。

除了要具备业务能力外，秘书人员还应具备一定的应用能力，主要指一些与秘书工作有关的基本技能。随着现代科技的日益发展，办公现代化程度的不断提高，秘书人员必须掌握相应的技能。技能大体有三个方面:第一，基本技能，如打字、速记、接听电话、档案资料检索以及打印机、复印机、摄像机等的使用。第二，电子计算机应用技术，如进行文字编辑、表格图形处理、编写基本程序等。第三，通信技术，即基本通信设备使用的基本技能，熟练地使用电子邮政系统、远程会议系统等通信设备，进行信息的传递和交换。