城建档案信息资源开发利用工作探析

城建档案信息资源开发利用工作探析

黄亚铭

（余姚市城建档案馆）

摘　要：城建档案在城市规划、建设、管理中发挥着不可替代的服务保障作用。随着城市化进程和城市建设的发展，如何开发利用城建档案信息资源，已成为城建档案部门十分关注的问题。

关键词：城建档案　信息资源　开发利用

城建档案是在城市规划、建设、管理活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图表、图纸、声像、电子文件等各种载体的文件材料。它是城市历史和现状的记录，是城市规划、建设、管理的重要组成部分。它具有极强的查考凭证作用，汇集着大量的知识和丰富的信息内容。不仅具有现实利用价值，而且具有长效利用价值。随着社会政治文明、经济文明和精神文明建设的深入开展，如何更好地发挥城建档案信息资源的作用，更好地服务于经济建设及城市规划、建设、管理，更好地提升城建档案馆的认知度，更好地实现城建档案馆和城建档案工作者的自身价值，已是摆在我们每一个城建档案人面前需要认真思考的问题。本人结合多年的工作实践，谈谈对城建档案信息资源开发利用的认识。

一、城建档案信息资源开发利用的必要性

（一）开发利用城建档案信息资源，是城市发展的必然要求

现代城市建设，不是盲目的，而是有计划的；不是空想的，而是立足于现实的；不是要求一步到位的，而是层层推进的。这就必然需要在它的周围有一个强有力的保障体系，既有积极的推进因素，又有可借鉴的经验教训；既有前人的知识成果，又有对未来的精心规划。所有这些都离不开城建档案，城建档案正是记录下了城市不同发展过程的档案，为我们了解城市、认识城市、分析城市建设、规划城市建设提供了依据。城建档案所具有的原始性和真实性，是其他信息资源无法取代的。因此，从城建档案中汲取成果，借鉴经验教训，探索规律性的内容，为城市的科学发展提供了可能。从我馆近几年的城建档案利用反馈信息来看，城建档案信息资源在抢险救灾、维修、改建工程、评定优质工程、提升城市品位等方面发挥了经济和技术作用。

（二）开发利用城建档案信息资源，是城建档案工作的最终目的

只保存不利用或者不能充分利用，城建档案工作就没有生命力。随着城市建设和经济建设的发展，人们对城建档案信息的需求呈现多元化、多层次、多变量的发展趋势。我们要适应新形势的要求，结合本地区、本馆的实际情况，通过有效的方式方法做好城建档案信息资源的开发利用工作，及时为社会各界提供信息服务，体现城建档案的社会效益和经济效益，在现实社会中求得生存和发展，提高城建档案事业的地位。

（三）开发利用城建档案信息资源，是城建档案事业持续发展的有效推动力

城建档案馆的基本职责是城建档案的收集、管理、开发利用。其中，收集是基础，管理是手段，开发利用是目的。正是档案的收集、管理、开发利用这些子系统构成了城建档案工作的大系统。各子系统互相配合，才促进了城建档案系统最大限度地发挥城建档案信息资源的作用。开发利用城建档案信息资源，在体现档案工作目的的同时，可以有效地检验档案的各项基础工作，发现工作中的不足，进一步完善和提高档案基础工作；在开发利用资源过程中，还可以了解社会需求的馆藏资源方向与矛盾，便于有针对性地加强馆藏资源建设，满足社会多方面的需求。

二、城建档案信息资源开发利用存在的问题

（一）“重管轻用”意识导致城建档案信息资源开发利用滞缓

多年来，我们的城建档案工作、城建档案馆在城市建设管理中始终没有走到前台，社会整体对其认识模糊，举步维艰。产生这一状态的原因是多方面的，但与我们自身认识的缺失存在着较大关联。俗话说，“有为才有位”。长期以来，社会、档案管理部门、档案工作者，普遍认为档案就是一个记录历史的凭证作用，保管好档案是档案工作最重要的职责。这种“重管轻用”的意识，导致了城建档案信息资源开发利用缺乏主观能动性，不能发挥城建档案信息的优势；导致了城建档案工作不被领导重视、不被社会认知，造成一种恶性循环。

（二）馆藏档案内容不丰富，门类不齐全

城建档案馆普遍存在馆藏资源匮乏，馆藏结构不合理，部分重要的城建档案无法进馆的问题。有分量、有利用价值的馆藏欠缺，社会需求高的城建档案信息又与馆藏现状不符。例如，我馆馆藏档案十八大类中，民用建筑、工业建筑两大类房屋建筑工程档案占了馆藏档案86%。档案载体以纸质为主，声像档案、电子档案甚少。反映城市历史发展面貌的档案少。馆藏中缺乏有影响的、珍贵的镇馆档案，社会大众的关注度、兴趣度不高。俗话说得好，“巧妇难为无米之炊”，没有内容丰富、含金量高的馆藏档案，用什么来加工提炼有价值的汇编材料呢？档案开发困难、利用难以满足社会需求也就不言而喻了。自然，馆藏档案信息资源服务的范围、社会影响力受到了限制。

（三）服务意识淡薄，服务方式和手段单一

长期以来，城建档案信息资源的利用仅停留在被动接待查档利用这个层面上，提供利用的主要方式是为上门利用者查找所需，利用者对原件进行抄录或复制，受工作时间的限制，有时用户要往返数次才能完成查阅。在利用手段上，以手工查阅提供复制件为主，既影响了档案利用的效率，也不利于档案查全率、查准率的提高。

（四）城建档案宣传的力度不够，深度不广

在城建档案系统内部搞得有声有色，而与城建档案界之外的单位接触显得冷冷清清。目前，社会上往往是以经济效益明显的工作为重，对于价值相对滞后的城建档案，没有充分认识。一些急需城建档案信息资源的单位和部门，不知道到哪里去利用。从来馆内查阅城建档案的群众中发现，许多群众不了解城建档案，对城建档案馆的职能、保管哪些档案及性质和用途了解甚少，甚至也有认为城建档案部门是没有什么事可做的部门，这与宣传力度、广度、深度不够有着直接关系。

三、城建档案信息资源开发利用的措施

（一）优化馆藏结构，丰富馆藏内容，提高馆藏质量

馆藏档案是城建档案信息资源开发利用工作的基础和先决条件。只追求馆藏数量而忽略馆藏的结构及档案质量，难以真正发挥城建档案潜在优势。加大城建档案收集范围，改变建设工程项目档案为主的局面；重视建设工程项目建设过程中与百姓的拆迁、安置等档案收集；重视建设工程项目前期和竣工验收阶段文件收集；重视规划模型、实物（如文物、古代建筑材料等）、照片（如古建筑、征地拆迁前后面貌等）、录音、录像等特种载体档案收集；重视CAD图纸、电子公文等电子档案收集。针对城建档案利用出现的新动向，有目标地开展征集工作。提高馆藏质量，从源头把好进馆档案的质量关；加强业务指导，从工程开工起主动与建设单位联系，保证进馆资料的完整、准确；加强全程跟踪，做好建设工程现场的第一手资料收集，丰富档案的原始积累；根据建设工程项目建设的新情况，及时调整和完善档案的收集归档内容，提高其利用价值。对破损、褪变的馆藏档案及时抢救复制，延长档案的使用寿命。对馆藏档案进行数字化扫描处理，保护档案原件。加强对档案资料人员的业务培训，提高档案业务水平。只有馆藏档案达到较高的标准、数量、质量，开发档案信息资源才有意义。也只有这样，才能为城市建设提供优质服务，才能充分体现城建档案馆存在的意义和价值。

（二）转变工作意识，创新工作思路

档案管理者要充分认识到档案特有的作用，切实改变工作作风，树立档案管理正确的价值观。在服务态度上，变消极为积极，变被动为主动，努力提供热情、周到、细致的优质服务，自觉接受监督。在服务程序上，变繁琐为简洁，档案管理者在现有的条件下，站在利用者的角度多想想，努力寻求科学有效的信息资源开发利用的方法。在服务措施上，变坐等上门为主动出击，变“重管轻用”为“管用并重”，拓宽信息资源开发利用渠道，如主动上门、现场指导、电话咨询、网站浏览、展览、汇编等，使死档案变为活资料。同时，针对当前社会的热点、难点、焦点问题，利用档案信息资源进行二次、三次加工，编研出有价值的成果。通过一系列方式，提高城建档案馆的社会认知度和影响力，向社会展示城建档案的价值和魅力。

（三）注重档案人员业务能力，提升其业务素养

城建档案信息资源开发利用的关键条件是人，档案管理者要“知己”，全方位地熟悉馆藏，掌握馆藏档案的数量和种类，了解其价值、质量和完整、准确程度以及形成的年代、历史变化、利用情况等，编制并熟悉灵活运用多套检索工具，做到心中有档案，提高查档的速度、准确度，提供适时、有效的服务。档案管理者还应更新档案专业知识、现代信息技术知识以及与城市建设档案的知识，跟上时代发展的步伐。档案管理者还要“知彼”，调查分析利用情况及收集到反馈信息，掌握利用者的需求，找出带有规律性的东西加以总结。如哪些档案利用率高、实践证明价值大，哪些工程档案其工程实体已拆，等等，进而促进城建档案信息资源的开发利用。

（四）加快档案信息化建设步伐，提高档案信息资源开发利用水平

信息资源已成为当今社会生活、经济活动的重要战略资源，城建档案作为城市规划、建设管理的信息资源，其重要性正日益凸显。因此，将城建档案信息化建设纳入城市信息化建设规划，重视软硬件投入。摸清馆藏档案量，制订信息化建设计划，有步骤地开展馆藏档案数字化转换。进馆档案接收标准应及时调整，明确在移交实体档案同时，移交电子档案；利用方式，以电子查阅代替单一的原件查阅。实现馆藏档案管理现代化、存储电子化、利用网络化，全面提升城建档案信息资源开发利用水平。

综上所述，城建档案开发利用作为城建档案工作的重要环节，虽然受到诸多因素的影响未能充分开发利用，制约了城建档案工作的发展。但是，我们也应该看到在城市建设快速发展的今天，城建档案信息资源潜在的价值渐渐地被认识、被重视。我们要抓住机遇，在城建档案信息资源的开发利用上不断深化，最大限度地满足城市规划、建设、管理及社会公众对城建档案信息资源多层次、全方位的利用需求。

参考文献：

［1］吴广平，向阳．档案工作实务［J］．中国档案出版社，2009（6）．

［2］罗敏．关于城建档案开发利用的几点思考［J］．城建档案，2011（9）．

［3］张垒．微博：档案馆服务利用的新平台［J］．浙江档案，2011（11）．

［4］李丹．强化城建档案服务利用工作　推动城建档案工作创新发展［J］．城建档案，2013（3）．