档案安全管理的问题及对策

档案安全管理的问题及对策

朱莉敏

（衢州市残疾人联合会）

摘　要:当前，许多单位的档案安全管理工作存在着重视程度不够、认识不到位、规章制度不健全等问题。本文对档案安全管理工作中的问题进行了分析，并提出了解决方案。

关键词:档案管理　安全　现状　对策

档案安全管理是指立档单位、档案馆对馆（室）藏档案实体和信息内容采取有效保护措施，避免受到自然灾害或人为侵害，并使其处于安全状态的管理工作。档案的安全关系到国家的兴衰及个人的荣辱。国家档案局局长杨冬权在全国档案安全体系建设工作会议讲话中指出:“档案安全，始终是档案工作的生命线和底线，是档案部门的基本任务和第一要务。确保档案安全是党和人民对档案工作者的基本要求，是档案工作者的职责和天大责任。”全国档案局长馆长会议在部署全国档案工作任务时提出:各级档案部门和全体档案工作者都要从对党、对国家、对人民负责的高度，深刻认识档案安全的极端重要性，切实履行党和国家赋予的责任，确保档案安全万无一失。

近年我国没有发生严重的档案安全事故，使得一些地方或一些人安全观念淡漠，日常工作中重业务轻安全，导致了档案安全管理松懈。2008年国家档案局派出6个督查组对6个省级档案馆进行了档案安全专项督查，在各个档案馆中都不同程度地发现了安全漏洞。这些漏洞，对档案安全构成了现实的威胁。档案工作者一定要认识档案安全的重要性，认清档案安全形势的严峻性，树立“为党管档，为国守史”的高度责任心，严格管理，警钟长鸣，确保国家档案资源的绝对安全。

一、档案安全管理存在的主要问题

目前，多数单位都能认识到档案安全的重要性，但也有不少单位对档案的价值认识不足，在管理上或多或少存在一定的安全隐患，主要表现在以下几个方面。

（一）认识不到位

由于档案工作是基础性工作，并非处于经济建设一线，很难直接创造经济价值，很多单位因此对档案工作重视不够，档案安全问题更是未提到议事日程。往往说起来重要，做起来不重要。在资金投入上优先照顾有直接经济效益的业务部门，对档案部门的合理要求置之不理，因此造成档案安全工作基本条件不足，资金投入、人员配备不足，保障档案安全的设施设备不到位。

（二）制度不健全

一个健全的安全体系需要有制度作保障，很多单位对于档案安全保管和利用缺乏制度约束，随意性较大。如归档缺乏明确规定，很多业务档案散存于个人手中；档案保管则依赖于档案工作人员对档案安全的认识程度；档案利用又往往听从单位领导安排，弹性较大，借阅登记手续不健全，容易造成安全隐患。

（三）缺乏档案安全工作专业人才

很多企事业单位的档案部门成为职工亲属或没有功劳但有“苦劳”的人员的避风港，普遍存在工作人员年龄偏大、档案安全意识差、专业知识不足，甚至不会使用现代办公设备等现象。有的企事业单位虽引进档案专业管理人才，但由于待遇普遍低于其他部门工作人员，而且缺乏继续深造的机会，成长空间受限，致使档案专业人才发挥才能的积极性遇阻。经过专业训练的档案保密人才匮乏，保密问题大多取决于档案人员自身的道德素质。

（四）库房设施不达标

很多企事业单位的档案室没有专门的档案库房，更未做到办公用房、库房、阅览室三者分开，致使档案处于无保护状态。即使设有专门档案库房的单位，应具备的库房现代化设施设备也没有全部到位，有的库房温湿度不达标，有的库房缺乏防磁柜，不能保证磁介质档案的安全保管。

以上不足给档案安全工作带来很大的隐患。因此必须引起档案部门高度重视，采取切实有效的措施和手段，确保档案管理工作的安全。

二、加强档案安全管理工作的对策

档案工作的安全管理不仅要落实在平时，还要在重大灾难和突发情况来临前，加强管理和保护，争取使破坏性降至最低，保护绝大多数档案以及重要档案文件的安全。针对档案安全方面存在的问题，采取的对策是:

（一）加强组织领导，提高档案安全防范和自我保护意识

各单位领导要切实提高对档案重要性的认识，要建立健全组织保障体系，坚持一把手负总责，实行安全责任一票否决制。建立档案安全管理领导小组，责任到人，层层负责，从归档、整理、保管到提供利用等各个环节实施专人负责制。要落实责任制，相关规定及责任划分要上墙公布，便于群众监督。单位领导要定期组织检查，督促档案部门搞好安全工作。坚持警钟长鸣，制定档案安全防范和保护制度，防患于未然。各立档单位要将灾害预防作为一项长期的工作，并且将其视为档案安全工作的核心环节和主要任务之一。提高安全意识和自我防护意识，做好处置档案突发事件的思想和行动上的准备，对已有档案文件信息要加强安全和保密意识，完善工作体制，强化安全管理。

（二）建立健全规章制度

建立严谨完备的档案安全归档、保管、利用、保密制度，将档案安全制度宣传到每一个人。引入必要的奖惩措施，对于违反规章制度，造成不良后果的部门或个人给予严惩，必要时要用法律手段加以解决。加强对档案利用的安全管理，按照相关规定设定查阅权限，对于企事业单位核心机密、涉及个人隐私的档案要严格管理，设置查阅权限，严格借阅登记手续。对于档案库房的管理，要严格执行国家档案行政管理部门的相关技术要求，严格库房管理规范，坚决落实突发事件应对措施，杜绝一切隐患，从硬件和软件上确保档案的安全。

（三）提高干部队伍整体素质

档案的安全工作关键还是要靠人来管理。因此提高档案人员的安全责任意识，增强档案安全防范能力，是加强档案安全工作的重中之重。要加强档案专业管理人员的安全技能培训，学习相关安全知识，学习相关部门的先进经验，提高应对突发事件的能力，使档案部门人员整体水平有所提升。鼓励档案专业人员学习计算机知识、网络知识，提高其应对档案数字化进程中出现的档案安全问题的能力。

（四）加强对新型载体档案的安全保管

严格划分保管期限和密级，涉密档案由专人负责保管。在办公自动化逐渐普及的今天，电子档案大量产生，电子档案的安全保管已经成为各企事业单位必须面对的重要问题。现阶段，在尚不具备绝对安全的电子档案保管手段之前，要实行电子档案与纸质档案双套归档制度。电子档案在归档后要另外备出两份，一份异地保管，一份对外提供利用，实行体外循环，防止被篡改和丢失。对光盘、录音磁带等特殊介质档案，要做好防尘防磁工作，定期进行转录，防止内容丢失。

（五）增强抵御自然灾害能力

档案库房建设以及设施设备的添置要符合预防地震、火灾的要求。档案要实行分级保管，一旦发生灾害，要能做到先抢救重要档案。档案工作人员要定期开展消防演练等活动，确保在特殊情况下临危不惧，处变不惊，给予档案最恰当的保护。

档案安全管理是一项长期性工作，档案工作者不能有丝毫懈怠，只有时刻绷紧安全保密这根弦，才能做好档案安全保管和利用工作，为单位的发展做出更大贡献。

参考文献:

［1］邸辉，刘剑峰.信息网络安全问题探析［J］.中国商界，2010（3）.

［2］黄晓艳.浅谈保障档案安全的管理措施［J］.中国科技信息，2010（9）.