重点城建项目档案管理的问题与对策研究

重点城建项目档案管理的问题与对策研究

陆爱娟

（海宁市城乡建设档案馆）

摘　要:本文认为重点城建项目档案管理中存在着“重建设、轻档案”思想，存在着不按建设程序办事、对验收工作重视不够、监督指导力度不够等问题，要解决这些问题，进一步加强和规范重点城建项目档案管理，需要采取建立健全管理体制、职能部门齐抓共管、加强业务指导、纳入法制化轨道以及数字化存档等对策措施。

关键词:档案管理　重点城建项目　对策研究

重点城建项目档案是指从项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到竣工验收的全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件资料。它反映着城市风貌和经济、文化发展历程，在保护城市文化遗产，提升城市文化品位中发挥着重要作用。目前，重点城建项目档案管理中还存在着不少的问题，解决这些问题，需要我们深入研究并采取行之有效的对策措施。

一、重点城建项目档案管理存在的问题

（一）重建设、轻档案的思想普遍存在，影响了项目档案资料的完整与质量

重点城建项目的实施主体大多是临时机构，往往重视建设进度、到位资金、工程质量，而轻视项目资料文件的归档工作，认为项目档案只要施工单位资料员“闭门造车”就可以了。等到项目竣工验收时，也只是为了审计而敷衍了事，工程完工，人员解散，档案无人负责，致使建设项目档案收集不齐全、不规范的情况比较普遍。如某机关办公大楼急于竣工验收和投入使用，忽视了项目档案的收集与管理，等到城建档案馆接收该工程资料时发现，大楼筹建办机构已经撤销，项目档案缺失严重，专项工程竣工资料及工程竣工验收资料不齐全，竣工图编制不符合规范，归档材料有大量复印件，影响了进馆项目档案的完整与质量。

（二）不按建设程序办事，影响了项目文件材料的及时归档和移交

有些建设单位不按正常的建设程序办事，前期报建手续办理不及时，一些按常规该办的手续普遍存在着迟办或边施工边办理现象，甚至到竣工时，前期的相关手续还不完备，从而导致了应该形成的文件材料不能及时形成和归档。如海宁市游泳馆项目，由于是省运会游泳项目承办点，时间非常紧，有些手续走的是绿色通道，项目如期完工，但至今消防手续没办好，项目综合验收未能正常进行，影响了工程档案资料的及时移交。

（三）对项目竣工验收工作重视不够，影响了项目档案的接收进馆

对项目竣工验收工作重视不够，不组织竣工验收，或在项目验收时不重视验收档案质量，直接影响了档案的接收进馆。如有些建设单位以工程尾款抵消施工单位应移交的项目施工技术档案。到最后，建设单位也只能编制一个情况说明或补充相关资料草草收场。还有些建设单位因为施工资料不齐全无法进行竣工验收时，聘请有资质的工程质量鉴定机构对房屋进行质量鉴定，将房屋安全质量鉴定报告代替了施工资料。

（四）对重点城建项目监督指导力度不够，影响了项目档案管理水平的提高

重点城建项目普遍存在工程量大、工期长、涉及的部门多、档案形成的数量也多的情况，需要有关部门加强监督指导和业务培训。但从实际情况看，这方面的工作做得还很不够。一般说来，如果项目开工前，没有对项目档案管理提出明确的要求，建立相关的组织和制度，施工中及竣工后又没有专人收集和整理，就会造成项目文件材料管理的无序与散失，更妄谈项目档案管理水平的提高了。

二、加强重点城建项目档案管理的对策研究

（一）提高认识，建立健全管理体制以增强依法归档的自觉性

提高认识，建立健全管理体制，是加强和规范重点城建项目档案管理的前提。重点建设项目档案涉及工程方方面面，贯穿于工程全过程，必须发挥整个工程全体管理人员的档案意识，应建立相应的档案管理体制，明确分管领导和管理机构，使重点城建项目档案工作有人管、有人抓、有人干。如海宁市城建档案馆每年都会面向全市各项目建设单位和项目主管部门、施工单位等举办一次城建档案工作业务培训班，相关重点城建项目建设单位的档案意识明显增强，多数建设单位都能自觉做好职责范围内的档案管理工作，为保证建设项目档案的齐全、完整、准确打下了良好的基础。近几年已基本建立了较完善的重点建设项目档案管理的制度体系，《海宁市重点建设项目档案管理办法》及《海宁市城乡建设档案管理办法》等对重点城建项目档案的登记、验收、移交等问题作出了明确具体的规定。

（二）加强协作，努力形成各有关职能部门齐抓共管的良好环境

做好重点城建项目的档案工作仅靠城建档案馆的努力是远远不够的，需要各相关部门的共同重视和支持。作为重点城建项目主管部门的政府重点办公室要高度重视重点城建项目的档案管理工作，并将档案管理作为工程质量的重要内容，积极支持、配合城建档案馆对重点城建项目档案工作的监督指导。在组织重点城建项目竣工验收前，应认真审查其档案的管理和验收情况，并向项目建设单位提出档案收集、整理、验收的要求。交通局、供电局、水务集团、城投集团等单位作为项目主管部门也应切实加强对所属重点城建项目档案工作的监督、指导，在工程建设过程中经常检查指导，督促项目建设单位建立健全有关规章制度，加强项目档案的收集、整理工作。项目完工后认真组织有关单位进行项目档案的自检，并督促项目建设单位严格履行档案验收手续，并向城建档案馆移交相关档案。

（三）严格把关，加强业务指导，确保进馆档案的质量关

城建档案馆要及时了解掌握信息，做好指导并督促各建设、施工、监理单位文件资料的及时建档工作。在办理施工许可证时，市城建档案馆与各参建单位签订建设工程档案移交责任书，并告知档案移交的程序、所需要的资料、档案移交的时间等；在工程施工过程中，城建档案馆接受建设单位或者施工单位的有关档案资料归档咨询，或者进行现场指导；在组织竣工验收时，由城建档案馆对其建设工程的技术档案和施工管理资料是否完整提出意见。总之，城建档案馆要通过对建设单位的全程指导和服务，确保进馆档案的高质量。

（四）依法治档，将重点城建项目档案管理逐步纳入法制化轨道

要加大执法力度，提高依法管档、依法行政的水平，真正把城建档案事业纳入法制化轨道。各地城建档案管理部门虽然都在积极推进执法查处工作，但怕得罪人，“好好先生”思想还是存在，特别是重点城建项目的建设单位多为党政机关部门，执法难度大，推进城建档案管理法制化的任务还很艰巨，需认真研究并加以解决。海宁市城建档案管理部门在这方面已作了有益的探索，从已处罚的案例来看，都是先对未按期移交工程档案的相关责任单位下发了档案催缴通知书，对于情节严重的单位进行了行政处罚，形成了一套合法、规范的档案行政处罚程序，取得了很好的效果。

（五）转型发展，将重点城建项目档案进行数字化存档

由于重点城建项目的主管部门或建设单位都是政府部门，都建立了规范的档案室，而重点城建项目的工程资料特别是前期资料只有一份原件，就会出现城建档案馆和建设单位“抢”原件存档的局面。随着档案数字化建设的发展，城建档案馆或建设单位可以考虑一方存档案原件，另一方存档案数字化成果，这样不但可以避免为了存档而大量进行档案复印，而且也实现了档案安全备份。如某个重点城建项目档案，经过整理后有125卷档案，每卷是2厘米的盒子，档案排架厚2.5米，重量是45公斤，而数字化的成果是三张光盘（12.9GB）。所以，将重点城建项目档案进行数字化存档，可以有效缓解当前城建档案馆馆藏量快速增长导致存储空间不够的问题。